5.1. KẾT LUẬN
Hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh là rất cần thiết đối với tất cả các doanh nghiệp. Nó giống như một cơ chế giám sát, quản lý để giúp doanh nghiệp giảm bớt các rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh, bảo vệ nguồn tài sản của công ty, đem lại hiệu quả trong việc sử dụng tối đa nguồn lực, hoạt động sản xuất kinh doanh hiệu quả hơn để đạt được các mục tiêu đã đặt ra. Đổi mới và nâng cao hiệu quả hoạt động, không ngừng hoàn thiện Hệ thống KSNB là nhiệm vụ trọng tâm của các doanh nghiệp. Hệ thống KSNB tại Công ty TNHH Thanh Sơn đã bộc lộ nhiều hạn chế đặc biệt là trong trong thanh toán. Vì vậy, hoàn thiện việc KSNB trong thanh toán là yêu cầu cấp thiết đối với Công ty trong giai đoạn hiện nay.
Qua quá trình nghiên cứu và hoàn thành luận văn đề tài “Kiểm soát nội bộ trong thanh toán tại Công ty TNHH Thanh Sơn”, kết hợp giữa nghiên cứu lý luận với tổng kết thực tiễn tại Công ty TNHH Thanh Sơn từ đó đưa ra được giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB nhằm đưa hoạt động của hệ thống này có hiệu lực và hiệu quả trong quá trình quản lý, luận văn đã thực hiện được những nội dung chủ yếu như sau:
Thứ nhất, luận văn đã hệ thống những vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống KSNB, đặc biệt nhấn mạnh vai trò của hệ thống này trong các công cụ quản lý của doanh nghiệp. Luận văn cũng đưa ra một số đặc điểm trong công tác mua hàng - thanh toán và mối quan hệ giữa hai nội dung này trong doanh nghiệp. Khẳng định chu trình mua hàng - thanh toán bao gồm nhiều khâu vừa liên quan đến lợi ích của doanh nghiệp và lợi ích người lao động, vừa phụ thuộc vào quy định của doanh nghiệp và các chính sách của Nhà nước nên rất dễ xảy ra sai phạm, rủi ro trong thực hiện công tác này tại doanh nghiệp. Đây là những vấn đề đưa đến sự cần thiết phải thiết lập và thường xuyên hoàn thiện hệ thống KSNB trong doanh nghiệp nói chung, khâu mua hàng - thanh toán nói riêng.
Hệ thống KSNB là một hệ thống những hoạt động, chính sách và thủ tục nhằm bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các nội quy, quy chế và bảo đảm hiệu quả của các hoạt động.
Thứ hai, qua nghiên cứu thực trạng KSNB
- Công ty đã ban hành một số quy định liên quan đến công tác tuyển dụng, bố trí lao động và các quy định về tiền lương, tiền thưởng… phần nào đã hạn chế
được các sai phạm trong quá trình tuyển dụng, bố trí công việc và giải quyết chế độ tiền lương cho người lao động. Những kết quả trên đã giúp Công ty có đội ngũ lao động cơ bản đáp ứng được yêu cầu công việc và khuyến khích người lao động đóng góp tích cực trong các hoạt động của Công ty. Tuy nhiên, một số quy định, chính sách còn thiếu đồng bộ, chưa có cơ chế phối hợp tốt nên vẫn xảy ra một số sai phạm trong công tác nhân sự và tiền lương tại Công ty thời gian qua. Đánh giá một cách đầy đủ, trong công tác mua hàng - thanh toán hệ thống KSNB là “hiện hữu” nhưng về “hiệu lực” còn có một số hạn chế.
- Việc phân công chức năng giữa các Phòng ban còn chồng chéo, một số nội dung quy định chưa rõ ràng nhiệm vụ, chức năng, quyền hạn của các phòng ban, cá nhân. Nói khác đi, công tác tổ chức còn có mặt hạn chế; cơ chế hay các thủ tục kiểm soát chưa rõ ràng, cụ thể dẫn đến chưa có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận nên một số sai phạm liên quan đến nhân sự và tiền lương vẫn còn xảy ra.
Qua điều tra có tới 87.2% người được hỏi cho rằng họ vi phạm các quy định của Công ty là do không nắm được các quy định một cách rõ ràng đồng nghĩa với việc công tác truyền thông không tốt.
- Công ty đã trang bị những công cụ hiện đại phục vụ cho việc chấm công tính lương nhưng vẫn còn trường hợp nhầm lẫn công (51.6% người được hỏi trong quá trình điều tra) dẫn tới việc tính sai lương do sự bất cẩn của nhân viên chấm công. Trong quá trình thanh toán lương tồn tại việc thanh toán nhầm lẫn lương cho người lao động (qua điều tra có 39.5% người lao động bị nhầm lẫn tiền lương) nguyên nhân do sự bất cẩn của nhân viên tiền lương, hình thức thanh toán bằng tiền mặt bao gồm khá nhiều khâu đồng nghĩa với việc chứa đựng nhiều rủi ro.
Thứ ba, để khắc phục những hạn chế, tồn tại trên, Luận văn đề ra một số giải pháp hoàn thiện KSNB trong thanh toán tại Công ty TNHH Thanh Sơn cho thời gian tới, bao gồm: hoàn thiện quy trình, thủ tục mua hàng và thanh toán với người bán, hoàn thiện quy trình quản lý các khoản nợ phải trả, hoàn thiện đối với các khoản chi thanh toán tiền mặt, hoàn thiện quy trình thanh toán lương, hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán bằng phần mềm kế toán, tăng cường công tác truyền thông. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán.
5.2. KIẾN NGHỊ
Đối với chính quyền địa phương: Các Sở ban ngành địa phương cần phân chia cụ thể nhiệm vụ của từng cơ quan, tạo điều kiện kinh doanh minh bạch,
thuận lợi, khuyến khích doanh nghiệp đầu tư phát triển. Đồng thời, cần tiến hành các thủ tục nhanh gọn, rà soát và kiểm tra các quy định hành chính cũng như các vấn đề đất đai, thuế, thanh tra kiểm tra phối hợp lồng ghép tránh chồng chéo để
hỗ trợ doanh nghiệp.Tạo điều kiện và hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện tốt nhất các
quy định của pháp luật.
Đối với các cơ quan quản lý:
Cơ quan BHXH: Cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa cơ quan BHXH và doanh nghiệp theo hướng cải cách thủ tục hành chính theo hướng hồ sơ, biểu mẫu, trình tự đơn giản, gọn nhẹ, chính xác, đúng quy định; cơ quan BHXH thông tin, hướng dẫn cụ thể, rõ ràng… Cơ quan BHXH tiếp tục gộp và đơn giản hóa các thủ tục để tạo thuận lợi cho người lao động và doanh nghiệp. Thực hiện giải đáp, tháo gỡ kịp thời những vướng mắc, tạo điều kiện tốt nhất cho người lao động và doanh nghiệp.
Cơ quan Thuế: Cải cách thủ tục hành chính hoàn thiện theo hướng ngày càng minh bạch, cụ thể hơn, giúp người nộp thuế thực hiện chính sách thuế được đầy đủ, nhanh chóng, thuận tiện, góp phần khuyến khích đầu tư.
Đối với công ty TNHH Thanh Sơn:
Công ty cần thường xuyên cập nhật các kiến thức về KSNB thông qua các phương tiện thông tin đại chúng và thông qua đào tạo, thông qua các buổi tham quan, khảo sát thực tế để áp dụng vào cho Công ty của mình.
Công ty cần có những chỉ đạo sâu rộng việc triển khai những kiến thức về KSNB tới từng bộ phận, nhân viên để toàn thể nhân viên trong doanh nghiệp cùng tham gia vào việc thiết kế và vận hành hệ thống KSNB có hiệu quả. Hệ thống KSNB hoạt động hiệu quả sẽ giúp Công ty đảm bảo hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực để hoàn thành mục tiêu đề ra, ngăn chặn những gian lận, sai sót có thể xảy ra, bảo vệ tài sản, đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán.
Các nhà quản lý của Công ty cần xác định phải xây dựng các nhân tố cơ bản của hệ thống KSNB phù hợp với đặc thù ngành nghề của Công ty, có khả năng áp dụng vào thực tế cao và có hiệu quả.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Bộ tài chính (2001). Chuẩn mực kiểm toán 400 Rủi ro kiểm toán và hệ thống kiểm
soát nội bộ.
2. Hà Văn Hội (2006). Giáo trình Quản trị nhân lực. Học viện Công nghệ Bưu Chính
Viễn thông, Lưu hành nội bộ.
3. Phạm Kim Loan (2013). Hoàn thiện việc tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ và
đánh giá rủi ro kiểm soát trong kiểm toán báo cáo tài chính tại các công ty kiểm toán vừa và nhỏ Việt Nam. Luận văn thạc sĩ. Trường Đại học Kinh tế TP HCM
4. Trần Thị Thanh Tâm (2011). Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình nhân sự tiền lương
tại công ty TNHH Poongshin Vina. Luận văn Thạc sĩ. Trường Đại học Nông Nghiệp Hà Nội.
5. Business Edge (2007). Hoạch định và kiểm soát công việc. Nhà xuất bản Trẻ, Hà Nội.
6. Lại Thị Thu Thủy (2012). Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hướng đến quản lý
rủi ro trong doanh nghiệp. Truy cập ngày 07/08/2018 tại:
https://www.sav.gov.vn/Pages/chi-tiet-tin.aspx?ItemID=1624&l=Nghiencuutraodoi.
7. Nguyễn Phong (2018). Khái niệm tuyển dụng và vai trò của tuyển dụng nhân sự
trong doanh nghiệp. Truy cập ngày 21/07.2018 tại https://luanvan1080.com/khai- niem-tuyen-dung-la-gi.html.
8. Lê Quân (2010). Bài giảng đánh giá thành tích. Đại học Thương Mại.
9. Nguyễn Hải Quang (2014). Bài giảng Quản trị rủi ro. Truy cập ngày 14/08/2018
tại http://timtailieu.vn/tai-lieu/bai-giang-quan-tri-rui-ro-nguyen-hai-quang-50856/.
10. Đặng Như Lợi (2014). Quan điểm, nhận thức về tiền lương và chính sách tiền lương.
Truy cập ngày 17/08/2018 tại http://tapchitaichinh.vn/nghien-cuu-trao-doi/quan- diem-nhan-thuc-ve-tien-luong-va-chinh-sach-tien-luong-48843.html.
PHỤ LỤC
Phụ lục: Bảng câu hỏi khảo sát đánh giá hệ thống KSNB trong thanh toán tiền lương tại Công ty TNHH Thanh Sơn
Xin chào anh (chị), Tôi là: Dương Phúc, hiện tôi đang thực hiện đề tài "Kiểm soát nội nội bộ trong thanh toán tại Công ty TNHH Thanh Sơn". Xin anh (chị) vui lòng đánh dấu "X" vào các ô dưới đây tương ứng với mức độ đồng ý của mình về phát biểu đánh giá về mức độ đồng ý của Anh/Chị trong các nhận định về việc thanh toán tại Công ty.
STT Câu hỏi Có Thường
xuyên
Thỉnh thoảng
Chưa bao giờ
1 Anh/chị có thấy bảng chấm công
thường xuyên trên bảng tin không?
2 Anh/chị có bao giờ nhờ ký hộ bảng
chấm công không? 3
Anh/chị có bao giờ để hôm sau ký xác nhận chấm công ngày hôm trước không?
4 Anh/chị có bị nhầm lẫn công không?
5 Anh/chị có biết danh sách những
người được điều chỉnh lương không? 6
Anh/chị có thấy hài lòng với mức điều
chỉnh lương hàng năm không?
7 Phong bì lương của anh/chị có bị
nhầm số tiền không?
8 Tổ trưởng có chứng kiến anh/chị
đếm lương trong phong bì không? 9
Công ty có thanh toán lương đúng thời hạn vào ngày 15 hàng tháng 100% không?
10
Công ty người thay thế cho nhân viên tiền lương trong trường hợp nhân viên tiền lương nghỉ việc hay nghỉ phép đột xuất không?
11
Thắc mắc về lương của anh/chị có được bộ phận tiền lương giải đáp nhanh chóng và kịp thời không?
12 Anh/chị có bị nhầm lương bao giờ
không?
13 Công nợ của công ty anh/chị đã bao
giờ bị nhầm lẫn về số tiền không? 14
Công ty anh/ chị đã bao giờ nhận lại biên bản đối chiếu công nợ chậm trễ không?
15
Thời gian thanh toán công nợ cho công ty anh/chị của Công ty đã bao giờ chậm trễ không?
16 Khoản thuế của Công ty có bao giờ
diễn ra tình trạng chậm nộp không?
17
Số tiền thuế công ty nộp có xảy ra tình trạng bị sai so với số tiền thuế công ty kê khai trên tờ khai nộp thuế vào ngân sách nhà nước không? 18
Khi diễn ra tình trạng chậm nộp, công ty có nhanh chóng nộp phạt khoản chậm nộp không