3.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty
- Tên chính thức: CÔNG TY TNHH THANH SƠN
- Tên giao dịch: THANH SON CO,.LTD
- Tên viết tắt: THANHSONJSC
- Trụ sở chính: Khu công nghiệp La Xuyên , Yên Ninh, Ý Yên, Nam Định
- Văn phòng giao dịch: Khu công nghiệp La Xuyên, Yên Ninh, Ý Yên, Nam Định
- Điện thoại: (0228).382668
- Email: thanhson@gmail.com
- Đăng kí kinh doanh lần đầu số: 0600296856 ngày 21 tháng 02 năm 2002, do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Nam Định cấp.
- Số tài khoản: 102010000362267; 14022605577012; 104323539, tại
Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam- Chi nhánh Nam Định; TECHCOMBANK Nam Định; ACB Nam Định
- Mã số thuế: 0600966229
Công ty TNHH Thanh Sơn chính thức được thành lập đầu năm 2002, tiền thân là Văn phòng Thanh Sơn (được thành lập từ năm 2000). Công ty được thành lập với mong muốn “Kiến tạo nên những tinh hoa đồ gỗ mỹ nghệ xây dựng chất lượng, trường tồn cùng thời gian và góp phần xây dựng đất nước phát triển”. Hiện tại, công ty có đội ngũ cán bộ khoa học kỹ thuật đông đảo, có trình độ cao, đồng bộ, có nhiều kinh nghiệm trong công tác sản xuất gỗ nội thất, gỗ công nghiệp với đầy đủ tư cách pháp nhân, giấy phép hành nghề…
Ngay từ khi mới hoạt động, công ty đã xây dựng hoàn chỉnh hệ thống quản lý chất lượng sản phẩm theo tiêu chuẩn nhằm đảm bảo tính chuyên nghiệp cũng như đảm bảo chất lượng sản phẩm tư vấn từ khâu chọn mẫu đến hoàn thành sản phẩm đưa vào sử dụng.
Trong quá trình hoạt động, công ty đã hoàn thành nhiều sản phẩm chất lượng , công nghệ cao đảm bảo các tiêu chí về kinh tế, mỹ quan, thích dụng…
Chức năng hoạt động chủ yếu của Công ty, gồm:
- Bán buôn, bán lẻ đồ gỗ mỹ nghệ
- Bán buôn vật liệu, thiết bị khác trong ngành mỹ nghệ
- Kinh doanh các ngành nghề khác trong phạm vi đăng kí kinh doanh và
được pháp luật cho phép.
- Tư vấn lắp đặt các thiết bị đồ gỗ cho nhà ở , văn phòng ,công trình;
- Tư vấn lập dự án liên kết với các công trình xây dựng - Sản xuất sản phẩm từ gỗ;
- Bán buôn tổng hợp;
- Vận tải hành hóa bằng đường bộ.
3.1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
Về cơ cấu tổ chức các hoạt động của các phân xưởng, đội và hai phòng ban đều được sự chỉ đạo trực tiếp của ban giám đốc mà cụ thể là Giám đốc Công ty.
Sơ đồ 3.1. Cơ cấu tổ chức tại Công ty TNHH Thanh Sơn
Nguồn: Phòng tổng hợp Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty, gồm các bộ phận:
- Phòng Tổng hợp: Phòng Tổng hợp là bộ phận là bộ phận giúp việc cho
Ban giám đốc P. Tổng hợp P.Kế hoạch P.Vật tư đối ngoại P.Kỹ Thuật P.Tổ Chức P.Tài chính kế toán P. An toàn lao động P. Điều Độ P. Quản lý
Lãnh đạo Công ty về công tác Hành chính quản trị, Văn thư lưu trữ.
- Phòng kế hoạch: Là bộ phận tổng hợp và tham mưu cho Lãnh đạo Công ty, lập kế hoạch hàng tháng, hàng kỳ, hàng năm dựa trên nhu cầu phát triển của tỉnh và xử lý các mục tiêu, chỉ tiêu đột biến khác.
- Phòng vật tư đối ngoại: Trên cơ sở nhu cầu vật tư - thiết bị phục vụ sản xuất kinh doanh tham mưu cho lãnh đạo Công ty về lượng vật tư, trang thiết bị nhằm đáp ứng kịp thời công tác sản xuất kinh doanh.
- Phòng tổ chức cán bộ - lao động tiền lương: Phòng Tổ chức cán bộ - Lao động tiền lương là bộ phận tham mưu cho Lãnh đạo Công ty, quản lý cán bộ, quản lý lao động, giải quyết chế độ tiền lương, chính sách, đào tạo, điều dưỡng, công tác thi đua khen thưởng, đời sống của CNV trong toàn Công ty.
- Phòng kỹ thuật: Phòng Kỹ thuật là bộ phận tham mưu cho Lãnh đạo Công ty chỉ đạo công tác quản lý kỹ thuật sản xuất, công tác kỹ thuật vận hành.
- Phòng tài chính kế toán: Phòng Tài chính Kế toán là bộ phận tham mưu cho Lãnh đạo Công ty chỉ đạo và quản lý thống nhất các mặt hoạt động về Tài Chính - Kế toán trong toàn Công ty theo đúng Luật kế toán và các chính sách về quản lý kinh tế, tài chính do Nhà nước và Tổng Công ty ban hành.
- Phòng An toàn lao động: Tham mưu giúp Lãnh đạo Công ty chỉ đạo, quản lý việc thực hiện công tác kỹ thuật an toàn, BHLĐ, Y tế trong Công ty.
- Phòng điều độ: Phòng Điều độ là bộ phận tham mưu cho Lãnh đạo Công ty về công tác quản lý vận hành hệ thống máy móc, hệ thống thông tin của Công ty và thay mặt Lãnh đạo Công ty chỉ huy vận hành hệ thống máy móc an toàn, liên tục và kinh tế trong toàn Công ty.
- Phòng quản lý: Phòng Quản lý bộ phận tham mưu cho Lãnh đạo Công ty chỉ đạo.
3.1.3. Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty
Tuy là doanh nghiệp nhỏ nhưng những năm qua Công ty đã có nhiều cố gắng trong hoạt động kinh doanh nên các chỉ tiêu doanh thu, lợi nhuận của Công ty có xu hướng tăng đều qua các năm. Kết quả hoạt động kinh doanh chủ yếu của Công ty được phản ánh qua các bảng dưới đây.
Bảng 3.1. Một số chỉ tiêu kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty ĐVT: nghìn đồng Khoản mục 2016 2017 2018 Chênh lệch 17/16 Chênh lệch 18/17 Số tiền % Số tiền % 1. Doanh thu 1.000.156 1.318.483 1.569.905 318.327 31.83 251.422 19.07 + Doanh thu bán hang 991.159 1.308.430 1.552.628 317.271 32.01 244.198 18.66 + Doanh thu cung cấp DV 911 752 1.197 -159 -17.45 445 59.18 + Doanh thu khác 8.085 9.301 16.080 1.216 15.04 6.779 72.88 2. Các khoản giảm trừ 145 123 172 -22 -15.17 49 39.84 3. Giá vốn hàng bán 969.239 1.271.034 1.496.415 301.795 31.14 225.381 17.73 4. Lợi nhuận gộp (1-2-3) 30.903 47.326 73.318 16.423 53.14 25.992 54.92 5. Doanh thu từ HĐ tài chính 1.356 527 763 -829 -61.14 236 44.78 6. Chi phí từ hoạt động tài chính(lãi NH) 3.533 2.985 8.588 -548 -15.51 5.603 187.71 7. Chi phí bán hang 18.794 28.345 33.983 9.551 50.82 5.638 19.89 8. Chi phí quản lý DN 6.896 9.836 17.084 2.940 42.63 7.248 73.69 9. Lợi nhuận từ HĐKD (4+5-6-7-8) 6.569 6.687 14.426 118 1.80 7.739 115.73 10. Thu nhập từ HĐ khác 7.843 11.954 14.363 4.111 52.42 2.409 20.15 11. Chi phí khác 395 341 53 -54 -13.67 -288 -84.46 12. Lợi nhuận khác 7.449 11.613 14.310 4.164 55.90 2.697 23.22 13. Lợi nhuận trước thuế 14.018 18.300 28.736 4.282 30.55 10.436 57.03 14. Thuế thu nhập DN 1.962 2.562 7.633 600 30.58 5.071 197.93 15. Lợi nhuận sau thuế 13.056 15.738 21.103 2.682 20.54 5.365 34.09 16. Nộp ngân sách NN 865 1024 3.487 159 18.38 2.463 240.53 17. Thu nhập bình quân / thg 3.800 4.500 4.900 700 18.42 400 8.89
Qua bảng trên cho thấy Công ty đang hoạt động có hiệu quả, với mức tăng trưởng bình quân hằng năm là 284 triệu/năm. Nhưng nhìn vào từng năm hoạt động của Công ty thì: doanh thu bán hàng đều tăng với mức tăng trưởng bình quân 280 triệu/năm và chiếm trên 95% tổng doanh thu mà công ty có đựơc; song song với doanh thu bán hàng thì doanh thu do các hoạt động khác cũng mang lại cho Công ty mức lời khá cao đặt biệt là năm 2018 đã tăng lên gần khoản 42% so với năm 2017 nhưng khoản doanh thu này chỉ chiếm khoảng 4,5% trong tổng doanh thu của Công ty; về khoản doanh thu lại bị ảnh hưởng lớn của cuộc khủng hoảng toàn cầu nên trong năm 2017 đã giảm khoảng 20% so với năm truớc đó. Và 2018 kinh tế toàn cầu phục hồi lại thì khoản doanh thu này cũng tăng lên khoản 37% so với năm 2017. Mặc dù vậy, những biến động này không làm ảnh hưởng đến tổng doanh thu của Công ty. Và khoản doanh thu khác chỉ chiếm khoản 0.5% tổng doanh thu. Với mức tăng trưởng này thì Công ty đang trong giai đoạn phát triển nhanh và luôn đạt kế hoạch đề ra ngay cả khi có sự biến động của thị trường.
Do sự biến động của thị trường nên nguồn hàng nhập sản phẩm đầu vào cũng biến động theo chiều hướng tăng, nên giá bán sản phẩm cũng biến động theo cùng một quy luật cộng với những chính sách cạnh tranh và bán hàng nên về lợi nhuận của năm 2018 cũng đã tăng lên rất nhiều so với các năm 2016-2017. Mặt khác, năm 2018 là năm mà hầu hết các doanh nghiệp, Công ty trong giai đoạn phục hồi và xây dựng lại nên tình hình cạnh tranh rất cao vì vậy mà Công ty TNHH Thanh Sơn cũng đã đầu tư vào các khoản chi phí về bán hàng, quản lý doanh nghiệp và chi phí từ hoạt động tài chính (lãi suất ngân hàng tăng) gần như là gấp đôi so với năm trước đó.
Chúng ta thấy được qua các năm 2016 - 2017 - 2018 Công ty đều có lợi nhuận cao dù cho hiện tại thị trường đang gặp khủng hoảng, các công ty đang phải rất vất vả để chóng chọi với những tác động của nó. Cụ thể là năm 2016 lợi nhuận đạt 13.056 triệu VNĐ. Và trong năm 2017 lợi nhuận tăng lên đến 15.738 triệu VNĐ (gần 2 lần so với năm 2016) doanh thu tiếp tục tăng thêm và đạt đến mốc 21.103 triệu VNĐ (tăng gần 3 lần so với năm 2016). Qua đây ta cũng thấy được lợi nhuận ròng của Công ty không ngừng tăng là nhờ vào sự thích nghi cực tốt của Công ty đối với thị trường.
3.2. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 3.2.1. Phương pháp thu thập số liệu 3.2.1. Phương pháp thu thập số liệu
Từ thực tế trong công tác thanh toán tại công ty TNHH Thanh Sơn để phân tích, đề xuất, tìm ra biện pháp nâng cao hiệu quả thanh toán tại công ty trong thời gian tới. Đề tài đã sử tổng hợp các phương pháp nghiên cứu tài liệu, phương pháp nghiên cứu xử lý số liệu như phân loại số liệu, phân tích tổng hợp số liệu, phân tích chi tiết số liệu, thống kê số liệu v.v...
- Thu thập tài liệu thứ cấp:
Số liệu sử dụng cho nghiên cứu được thu thập từ các báo cáo về tình hình sản xuất kinh doanh, hoạt động của Công ty TNHH Thanh Sơn trong 3 năm, từ năm 2016 đến năm 2019. Các số liệu thông tin trên sách báo và các công trình nghiên cứu đã được công bố. Các số liệu về hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ, Báo cáo tài chính của công ty qua các năm; Số liệu về tình hình thanh toán mua bán, tình hình thanh toán tiền lương, … và các nguồn tài liệu liên quan khác.
- Thu thập tài liệu sơ cấp: Đây là nguồn dữ liệu thu thập được qua việc
quan sát và lấy ý kiến từ các cá nhân. Trong quá trình tìm hiểu thực tế tại công ty TNHH Thanh Sơn, tác giả đã trực tiếp quan sát quy trình làm việc, quy trình quản lý trong thanh toán,đồng thời, để thu thập thông tin một cách chính xác, đầy đủ, tác giả còn lấy ý kiến từ các cá nhân liên quan
Phương pháp tìm kiếm, nghiên cứu các tài liệu liên quan:
Tác giả đã tìm kiếm, nghiên cứu các tài liệu liên quan đến thanh toán như: Các giáo trình, các luận văn …
Phương pháp sưu tầm, nghiên cứu các bài viết, các ý kiến trao đổi của các chuyên gia trên sách, báo, tạp chí, internet… Thông qua các bài viết tác giả đã thu thập được các thông tin, các nhận xét, đánh giá cùng các đề xuất, kiến nghị trong thanh toán cả về mặt lý luận và mặt thực tiễn.
Phương pháp quan sát thực tế: Trong quá trình khảo sát tại công ty, tác giả đã trực tiếp quan sát những hoạt động đang diễn ra tại công ty, quan sát những tài liệu về thanh toán của công ty
Phương pháp điều tra:
Để thực hiện phương pháp điều tra với kết quả tốt nhất, chúng tôi đã tiến hành xây dựng mẫu phiếu điều tra (Phần phụ lục) và thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Xác định nội dung cần điều tra, cụ thể là liên quan đến thanh toán tại công ty TNHH Thanh Sơn
- Bước 2: Xác định số lượng và tên, vị trí của người cần điều tra. - Bước 3: Phát phiếu điều tra.
- Bước 4: Tập hợp lại phiếu điều tra.
Để bổ sung thông tin đánh giá hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ trong thanh toán của Công ty TNHH Thanh Sơn, chúng tôi đã lựa chọn điều tra 44 đối tượng, bao gồm Ban giám đốc 2 người,quản lý các bộ phận, công nhân lao động tại công ty, các bên liên quan của công ty. số lượng đối tượng điều tra được thể hiện qua Biểu 3.1.
Biểu 3.1. Số lượng đối tượng điều tra (người)
Đối tượng Số lượng Ghi chú
Tổng số 39
Trong đó: - Ban Giám đốc 02
- Quẩn lý các bộ phận 10
- Công nhân lao động tại các bộ phận 22
- Các bên liên quan: Đơn vị cung cấp 10
Ngoài ra chúng tôi còn sử dụng phương pháp quan sát, hỏi trực tiếp để bổ sung thông tin nhằm đánh giá đầy đủ hoạt động của hệ thống kiểm soát chu trình này tại công ty.
3.2.2. Phương pháp xử lý số liệu
Đối với tài liệu thứ cấp sau khi thu thập sẽ tiến hành tổng hợp và lựa chọn những tài liệu, số liệu liên quan đến đề tài phục vụ cho công tác nghiên cứu, như tài liệu về lý luận, thực tiễn và các tài liệu, số liệu thu thập được từ các phòng ban liên quan của công ty
Đối với thông tin sơ cấp: Đối với tài liệu sơ cấp sau khi thu thập, được làm sạch sẽ tiến hành tổng hợp xử lý bằng phần mềm Microsoft Excel , từ đó tính các chỉ tiêu bình quân như tốc độ phát triển, thu nhập bình quân, hệ số ổn định, tỷ lệ thanh toán đánh giá cao, thấp,… hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ để
phục vụ cho việc đánh giá, phân tích nhằm làm rõ đề tài nghiên cứu. Những phương pháp được sử dụng như bảng thống kê, sơ đồ, phân tổ tài liệu tổng hợp thống kê từ nguồn tài liệu được điều tra.
3.2.3. Phương pháp phân tích số liệu
Sau khi thu thập thông tin thì thông tin ban đầu sẽ có tính rời rạc, không theo một trật tự nhất định, nhìn vào đây chưa thể phát hiện điều gì phục vụ cho quá trình nghiên cứu. Do vậy, phải trình bày lại một cách có hệ thống làm cho dữ liệu gọn lại và thể hiện được tính chất nội dung nghiên cứu.
Sau khi thu thập số liệu, tiến hành phân tổ thống kê và tổng hợp thống kê, tính toán các loại số tuyệt đối, tương đối, số bình quân, các chỉ số. Sử dụng các chỉ tiêu số tuyệt đối, số tương đối, số bình quân để so sánh và phân tích làm rõ mối quan hệ của các hoạt động… Từ đó, đánh giá được mức độ ảnh hưởng của các nhân tố đến công tác KSNB trong thanh toán tại công ty.
- Phương pháp so sánh:
Sử dụng phương pháp so sánh để so sánh các chỉ tiêu qua các thời kỳ: tăng giảm như thế nào về số tuyệt đối, số tương đối (tỷ lệ phần trăm, cơ cấu). So sánh giữa cơ sở lý luận về KSNB với thực trạng KSNB tại Công ty TNHH Thanh Sơn, trên cơ sở đó đưa ra các đề xuất, giải pháp nhằm hoàn thiện KSNB trong thanh toán tại Công ty TNHH Thanh Sơn.
- Phương pháp đối chiếu:
Là đối chiếu giữa tình hình thực tế tại đơn vị và trên lý thuyết để từ đó thấy được những mặt giống nhau và khác nhau.
Trong phạm vi đề tài, phương pháp đối chiếu là xem xét việc thực hiện KSNB trong quản lý thanh toán tại Công ty và lý thuyết về KSNB trong quản lý thanh toán. Từ việc đối chiếu này cho ta thấy những mặt đã đạt được và chưa đạt được của KSNB trong quản lý thanh toán tại Công ty từ đó đưa ra một số giải