6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.1.1. Định hƣớng hoàn thiện công tác phân tích hiệu quả kinh doanh
Nhƣ đã trình bày ở chƣơng 2, công tác phân tích hiệu quả kinh doanh tại CTCP Dƣợc Danapha tuy đã đƣợc thực hiện nhƣng chƣa đáp ứng đƣợc nhu cầu cung cấp thông tin cho các bên có liên quan. Vì vây, hoàn thiện công tác phân tích hiệu quả kinh doanh tại CTCP Dƣợc Danapha cần phải đƣợc quan tâm nhiều hơn.
Để cho các đối tƣợng quan tâm có những thông tin hữu ích về tình hình hoạt động doanh nghiệp và đƣa ra các quyết định quản lý phù hợp và có tính hiệu quả cao nhất vì vậy hoàn thiện công tác phân tích hiệu quả kinh doanh là việc rất cần thiết và việc định hƣớng hoàn thiện công tác phân tích hiệu quả kinh doanh theo những hƣớng sau:
Thứ nhất: hoàn thiện công tác phân tích hiệu quả kinh doanh phải đảm bảo xây dựng đƣợc bộ phận chuyên trách quản lý, đảm nhận việc phân tích, phân công nhiệm vụ phân tích hợp lý, thiết lập đội ngũ nhân sự đủ chất lƣợng và ban hành hệ thống văn bản quy định quy trình thực hiện.
Thứ hai, cần hoàn thiện phƣơng pháp phân tích phù hợp với mục đích phân tích, phù hợp với điều kiện con ngƣời, biết kết hợp các phƣơng pháp truyền thống với các phƣơng pháp tiên tiến, sử dụng các phƣơng pháp hổ trợ hiện đại, đảm bảo dễ tính toán, khả thi và có hiệu quả.
Thứ ba, việc tổ chức mạng lƣới thông tin phục vụ cho công tác phân tích hiệu quả kinh doanh nói riêng và công tác quản lý doanh nghiệp nói chung phải đảm bảo tính chặt chẽ, đồng bộ, đảm bảo độ tin cậy của các thông tin cung cấp. Để cho phân tích đạt chất lƣợng thì ngoài những thông tin tài chính bên trong thì cần bổ sung thông tin phi tài chính nhƣ thông tin ngành, chính sách kinh tế.
Thứ tƣ, nội dung phân tích phải xây dựng hệ thống các chỉ tiêu phân tích đảm bảo tính khả thi hiệu quả, phản ánh rõ ràng chính xác, nhằm đem đến cho đối tƣợng sử dụng có đƣợc những thông tin thật sự hữu ích.
3.1.2. Quan điểm xây dựng giải pháp hoàn thiện công tác phân tích hiệu quả kinh doanh
a. Hoàn thiện công tác phân tích để doanh nghiệp đánh giá chính xác hiệu quả kinh doanh của mình nhằm nhận biết điểm mạnh, điểm yếu trong hoạt động kinh doanh để có các quyết định chính xác
Trình độ sử dụng các nguồn lực đầu vào của doanh nghiệp đƣợc thể hiện qua quá trình đánh giá hiệu quả kinh doanh. Hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp bị tác động từ tất cả các hoạt động diễn ra trong doanh nghiệp. Vì vậy, để có đƣợc hiệu quả kinh doanh cao, mọi hoạt động trong doanh nghiệp cần phải đƣợc quan tâm, kiểm soát và đánh giá hiệu quả. Điều này giúp doanh nghiệp nhận biết đƣợc điểm mạnh rồi phát huy thêm bên cạnh hạn chế các điểm yếu. Song song với đó là việc tổng hợp, đánh giá hiệu quả kinh doanh của mình là do những yếu tố nào tác động chính, trên cơ sở lựa đó chọn hợp lý chính sách, chiến lƣợc kinh doanh phù hợp.
b. Hoàn thiện công tác phân tích để cung cấp thông tin về thực trạng hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp cho các cơ quan quản lý.
Phân tích hiệu quả kinh doanh không chỉ cần thiết đối với doanh nghiệp mà còn là mối quan tâm của cả các cơ quan quản lý nhà nƣớc, bởi vì sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp tác động đến sự phát triển của cả nền kinh tế xã hội đất nƣớc. Thông tin về hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp sẽ giúp các cơ quan quản lý có cái nhìn toàn diện, chính xác về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, nhận biết đƣợc các nguy cơ tiềm ẩn, từ đó có biện pháp phối hợp với doanh nghiệp ngăn chặn và xử lý kịp thời.
Bên cạnh đó, thông tin hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp giúp Nhà nƣớc đánh giá đƣợc tình hình của toàn ngành, thấy đƣợc xu hƣớng phát triển của ngành từ đó có những chính sách hổ trợ doanh nghiệp hợp lý, cũng nhƣ giải quyết các nguy cơ có thể xảy ra.
c. Hoàn thiện công tác phân tích để cung cấp thông tin chính xác cho quá trình ra quyết định
Thông tin về mọi hoạt động của doanh nghiệp đều rất cần thiết, giúp cho việc ra các quyết định quản lý chính xác và đúng hƣớng cho các nhà quản trị cũng nhƣ các đối tƣợng quan tâm đến hoạt động doanh nghiệp( nhà đầu tƣ, tổ chức tín dụng, ngƣời lao động,...) Việc ra quyết định hợp lý, chính xác hay không sẽ quyết định sự thành công hay thất bại trong chiến lƣợc quản lý của những chủ thể ra quyết định. Chính vì vậy, đòi hỏi các thông tin về hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp phải thực sự là những thông tin chính xác, toàn diện và hữu ích.
Sự toàn diện của thông tin liên quan đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp đò hỏi phải phản ánh đƣợc tình hình sử dụng các nguồn lực đầu vào doanh nghiệp cũng nhƣ vận động của tất cả các nguồn lực đó. Do vậy, việc
hoàn thiện phân tích hiệu quả kinh doanh phải hƣớng đến việc sử dụng các số liệu ở nhiều thời điểm khác nhau trong phân tích, nghĩa là dùng số liệu ở cả trạng thái tĩnh và động.
Mặt khác, nếu không có một nội dung phân tích hoàn thiện, đầy đủ, phƣơng pháp phân tích phù hợp, hệ thống chỉ tiêu phân tích hợp lý thì thông tin hiệu quả kinh doanh đƣợc cung cấp cũng mất đi tính chính xác, đầy đủ, toàn diện và kịp thời.
d. Hoàn thiện công tác phân tích nhằm giúp doanh nghiệp chủ động về thời gian phân tích, thực hiện phân tích đúng kế hoạch thường xuyên và liên tục
Chủ động bao giờ cũng mang lại nhiều lợi thế và chủ động trong việc phân tích hiệu quả kinh doanh cũng vậy. Phân tích chủ động giúp doanh nghiệp cảm thấy dễ dàng hơn, giảm bớt áp lực về thời gian để ra quyết định một cách nhanh chóng. Hơn thế nữa, khi đã có một quy trình phân tích kết hợp với hệ thống chỉ tiêu và phƣơng pháp phân tích hiệu quả kinh doanh phù hợp với đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp mình thì việc phân tích sẽ dễ dàng, không tốn quá nhiều thời gian cho việc sắp xếp trình tự các công việc cần làm cũng nhƣ nội dung tiến hành. Quan trọng hơn là khi ta tiến đến việc phân tích hiệu quả kinh doanh dễ dàng thì nó sẽ trở thành thói quen cho doanh nghiệp. Kéo theo đó là doanh nghiệp sẽ chủ động và tự giác trong việc tiến hành phân tích đúng kế hoạch, thƣờng xuyên và liên tục. Các số liệu phục vụ cho việc phân tích cũng đƣợc ghi chép một cách cẩn thận và trung thực hơn.
3.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC PHÂN TÍCH HIỆU QUẢ KINH DOANH TẠI CTCP DƢỢC DANAPHA
3.2.1 Hoàn thiện về công tác tổ chức phân tích
Tổ chức một quy trình phân tích hợp lý sẽ có ảnh hƣởng rất lớn đến giá trị của các phân tích, kết luận. Tùy vào điều kiện hiện tại ở mỗi doanh nghiệp nên cần nghiên cứu và vận dụng một quy trình sao cho phù hợp nhất.
Với thực trạng hiện nay tại CTCP Dƣợc Danapha, tác giả nhận thấy doanh nghiệp chƣa chuẩn hóa đƣợc quy trình phân tích, còn lúng túng khi tiến hành phân tích nên chƣa thực hiện công việc này thƣờng xuyên. Từ đó, tác giả đề xuất một quy trình phân tích chuẩn để áp dụng vào doanh nghiệp nhƣ sau:
Hình 3.1. Sơ đồ quy trình tổ chức phân tích hiệu quả kinh doanh tại CTCP Dược Danapha
a. Chuẩn bị phân tích
Giai đoạn đầu tiên của quá trình phân tích là chuẩn bị. Công tác chuẩn bị tạo tiền đề và điều kiện cụ thể trƣớc khi tiến hành phân tích và báo cáo. Tác giả đề xuất các nội dung trong giai đoạn này gồm:
Chuẩn bị phân tích - Xác định mục tiêu phân tích. - Xác định phạm vi phân tích. - Xác định bộ phận phụ trách. - Xác định thời gian và phƣơng pháp phân tích. Tiến hành phân tích
- Lựa chọn thông tin trong và ngoài doanh nghiệp để phân tích - Kiểm tra độ tin cậy của thông tin.
- Phân loại và xử lý thông tin
- Sử dụng thông tin vào phân tích
Kết quả và báo cáo
- Đánh giá và chỉ ra mặt hiệu quả và chƣa hiệu quả của hoạt động kinh doanh.
- Chỉ ra nguyên nhân tác động.
- Đề xuất phƣơng hƣớ ng giải quyết.
Đầu tiên, doanh nghiệp cần phải đặt ra mục tiêu phân tích, đó là hƣớng đến việc tìm ra các nhân tố tích cực hay là tiêu cực ảnh hƣởng đến hiệu quả kinh doanh.
Thứ hai, doanh nghiệp cần xác định phạm vi phân tích, đó là phân tích toàn bộ doanh nghiệp hay là từng bộ phận. Trƣớc mắt, do nguồn lực còn hạn chế nên việc chuyên môn hóa để phân tích từng bộ phận rất khó. Vì vậy doanh nghiệp nên tập trung phân tích toàn doanh nghiệp, khi nào mà việc phân tích hiệu quả kinh doanh trở thành một hoạt động thƣờng xuyên thì phạm vi phân tích cũng cần đƣợc chi tiết hơn cho từng bộ phận sản xuất.
Thứ ba, doanh nghiệp cần xác định bộ phận nào sẽ chuyên phụ trách công tác phân tích và xử lý thông tin. Với thực tế hiện tại, CTCP Dƣợc Danapha tổ chức một bộ phận chuyên trách phân tích sẽ tốn quá nhiều công sức và chi phí, do vậy công việc này đã đƣợc giao cho phòng kế toán thực hiện. Tuy nhiên cần phải phân công ngƣời nào đảm nhiệm rõ ràng để có thể bồi dƣỡng, phụ cấp xứng đáng. Đề xuất số ngƣời đảm nhiệm là 2 ngƣời và làm ngoài giờ để không ảnh hƣởng đến công việc hằng ngày. Yêu cầu đối với đội ngũ này là phải có trình độ chuyên môn về phân tích kinh doanh, am hiểu về lĩnh vực của doanh nghiệp đang hoạt động, khách quan và có một tinh thần trách nhiêm cao. Vấn đề con ngƣời phải đƣợc chọn lọc kỹ càng nhƣ vậy vì kết quả của việc phân tích sẽ ảnh hƣởng đến rất nhiều vần đề nhƣ quyết định quản trị, hình ảnh của doanh nghiệp trong mắt cổ đông, đối tác, tổ chức tín dụng,...
Thứ tƣ, doanh nghiệp cần xác định thời gian và phƣơng pháp phân tích. Việc phân tích nên đƣợc tiến hành sao cho đáp ứng kịp thời để ra quyết định chính xác. Theo tác giả thì doanh nghiệp cần dành thời gian cho viêc này khoảng 10 ngày. Cụ thể nhƣ sau: 3 ngày cho việc chuẩn bị, tổng hợp và xử lý số liệu theo yêu cầu phân tích, 6 ngày sẽ dành cho việc tính toán và phân tích;
1 ngày còn lại dành cho việc viết báo cáo, đề xuất phƣơng hƣớng nâng cao hiệu quả kinh doanh và báo cáo kết quả.
Khi phân tích, phƣơng pháp phải đƣợc lựa chọn hợp lý, điều này sẽ đảm bảo kết quả phân tích chính xác đầy đủ. Ngƣời phân tích cần phân loại đối tƣợng đồng thời cũng cần kết hợp nhiều phƣơng pháp để đảm bảo đánh giá hết các trạng thái của đối tƣợng phân tích. Các phƣơng pháp sẽ đƣợc trình bày tại mục 3.2.3.
Cuối cùng, trƣớc khi tiến hành phân tích, doanh nghiệp cần phải lập kế hoạch tài chính cụ thể để đảm bảo quá trình phân tích đƣợc diễn ra thuận tiện và quản lý thu - chi hiệu quả. Do việc phân tích trong thời gian ngắn và làm ngoài giờ nên nguồn tài chính cũng không quá lớn, chủ yếu là lƣơng ngoài giờ của nhân viên, tạm tính khoảng 5.000.000 đ/ ngƣời.
b. Tiến hành phân tích
Khi tiến hành phân tích hiệu quả kinh doanh nhà phân tích sẽ thực hiện theo đúng các nội dung đã đƣợc lên kế hoạch trƣớc. Công việc của bƣớc này có ý nghĩa quyết định đối với chất lƣợng và độ chính xác của kết quả phân tích. Vì thế nội dung của giai đoạn này bao gồm việc lựa chọn các thông tin sử dụng trong phân tích, tuân thủ tuyệt đối kế hoạch phân tích.
Để đảm bảo độ chính xác và có giá trị thông tin đầu ra của quá trình phân tích hiệu quả kinh doanh thì thông tin đầu vào phải có chất lƣợng. Thông tin đƣợc thu thập từ nguồn thông tin bên ngoài và thông tin nội bộ của công ty.
Trƣớc hết, thông tin bên trong doanh nghiệp bao gồm là hệ thống báo cáo tài chính do phòng kế toán cung cấp, khi phân tích nên lấy số liệu ba năm liên tiếp để có đánh giá chính xác xu hƣớng vân động của đối tƣợng phân tích.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần sử dụng các tài liệu của các bộ phận chức năng nhƣ: báo cáo của phòng kinh doanh, báo cáo phƣơng hƣớng của phòng kế hoạch,...
Tiếp theo, là hệ thống thông tin thu thập bên ngoài doanh là thông tin về ngành nhƣ: định hƣớng phát triển của ngành, chính sách ƣu đãi của Nhà nƣớc.. và thông tin chung về tình hình kinh tế xã hội nhƣ: tình hình kinh tế xã hội, lãi suất, lạm phát...
c. Kết thúc phân tích
Kết thúc phân tích không chỉ là viết và trình bày một báo cáo kết quả phân tích đơn thuần mà quan trọng hơn đó là những đánh giá thực trạng hoạt động của doanh nghiệp ở quá khứ, hiện tại va đƣa ra các dự báo cho tƣơng lai. Về nội dung, một báo cáo kết thúc phân tích cần đầy đủ, dễ hiểu, cung cấp đƣợc thông tin hữu ích phục vụ việc ra quyết định phải bao gồm: đánh giá liên quan đến thực trạng hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp trên cơ sở số liệu đã phân tích; trình bày điểm mạnh và điểm yếu trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp; đề xuất các biện pháp phát huy thế mạnh và khắc phục nhƣợc điểm.
Về hình thức báo cáo phải trình bày chi tiết, rõ ràng, mạch lạc súc tích nhƣng vẫn đảm bảo nêu đƣợc các vấn đề trọng điểm.
3.2.2 Hoàn thiện nguồn thông tin phục vụ phân tích
Nguồn thông tin phục vụ cho quá trình phân tích hiệu quả kinh doanh để có đƣợc những kết luận phân tích chính xác, phục vụ tốt cho công tác quản lý thì nguồn thông tin cũng phải chính xác, kịp thời. Việc hoàn thiện thông tin phục vụ công tác phân tích hiệu quả kinh doanh nhƣ sau:
Chuẩn hóa nguồn dữ liệu:
- Chuẩn hóa hệ thống báo cáo tài chính theo quy định của chế độ kế toán doanh nghiệp về chỉ tiêu và cách lấy số liệu đảm bảo tính thống nhất về số liệu giữa các kỳ báo cáo. Hoàn thiện hệ thống xuất dữ liệu về báo cáo tài chính tự động bao gồm số liệu, bảng biểu, đồ thị minh họa.
- Xây dựng hệ thống chi tiết hơn về các mảng phân tích nhƣ: hệ thống thông tin quản lý về chi phí quản lý, hệ thống thông tin về quản lý tài sản,...
Thu thập tài liệu, phân loại và sử dụng tài liệu
- Thu thập thêm các thông tin từ ngành sản xuất và kinh doanh thuốc đông dƣợc trong và ngoài nƣớc về tình hình kinh doanh của các công ty cùng lĩnh vực đó. Từ đó có thể tính toán các chỉ tiêu phân tích cơ bản nhằm có sự liên hệ so sánh, xác định vị thế và chỗ đứng trong ngành.
- Thƣờng xuyên cập nhật các báo cáo phân tích của các công ty uy tín và có chất lƣợng để có nguồn đánh giá, so sánh, bổ sung những cách nhìn nhận phân tích của đội ngũ phân tích tại công ty.
Bên nguồn thông tin phục vụ cho quá trình phân tích thì doanh nghiệp cần có đội ngũ quản lý chuyên môn giỏi, có kinh nghiệm ở tất cả các giai đoạn của quá trình sản xuất kinh doanh, cũng nhƣ ở tât cả các bộ phận chức năng. Để đƣợc nhƣ vậy thì doanh nghiệp cần có kế hoạch đào tạo, bồi dƣỡng thƣờng xuyên đối với tất cả các nhà quản lý từ thấp đến cao. Đặc biệt là cán bộ làm công tác phân tích và tiến tới tuyển dụng một đội ngũ lao động chuyên trách việc phân tích hiệu quả kinh doanh.