6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.3.1. Chuẩn bị phân tích
Tổ chức phân tích hiệu quả kinh doanh ở doanh nghiệp phụ thuộc vào đặc điểm tổ chức quản lý hay tổ chức sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đặc điểm và điều kiện sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp khác nhau cho nên tổ chức phân tích hiệu quả kinh doanh phải đƣợc nghiên cứu và vận dụng sao cho phù hợp nhất.
Trong giai đoạn chuẩn bị, doanh nghiệp cần chuẩn bị một số vấn đề sau: - Bƣớc đầu tiên, doanh nghiệp cần lựa chọn loại hình phân tích: loại hình phân tích ở đây gồm ba dạng:
Phân tích trƣớc khi kinh doanh, nhằm dự báo, dự đoán các mục tiêu có thể đạt đƣợc trong tƣơng lai, để cung cấp thông tin cho công tác xây dựng kế hoạch, hoặc phân tích trong quá trình kinh doanh – hình thức này thích hợp cho chức năng kiểm tra thƣờng xuyên, nhằm điều chỉnh, và chấn chỉnh những sai lệch giữa kết quả thực hiện với mục tiêu đề ra; hay phân tích sau quá trình kinh doanh nhằm đánh giá kết quả thực hiện so với kế hoạch đặt ra và xác định rõ những nguyên nhân ảnh hƣởng đến kết quả đó.
- Bƣớc tiếp theo, doanh nghiệp cần xác định nội dung phân tích: hầu hết nội dung phân tích đƣợc thực hiện theo một trong hai hƣớng, khuynh hƣớng thứ nhất là phân tích toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh, tức là đánh giá toàn bộ các chỉ tiêu nhằm làm rõ kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, xem xét mối quan hệ và tác động ảnh hƣởng của từng nhân tố đến chỉ tiêu phân tích; khuynh hƣớng thứ hai là phân tích bộ phận, nghĩa là tập trung phân tích một số nội dung trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh mà doanh nghiệp cần quan tâm, làm rõ tiềm năng, thực chất của hoạt động kinh doanh để cải tiến và hoàn thiện từng bộ phận đó.
vào mục tiêu mong muốn đạt đƣợc mà phạm vi phân tích có thể là toàn ngành, toàn doanh nghiệp, hay từng khâu, hoặc từng phân xƣởng, thị trƣờng,... Việc khoanh vùng chính xác phạm vi phân tích sẽ là cơ sở để nhà phân tích lựa chọn và thu thập số liệu phân tích.
- Sau đó, cần tiến hành thu thập, xử lý thông tin dùng làm căn cứ để phân tích: Tùy theo yêu cầu về nội dung, phạm vi phân tích mà tiến hành thu thập, xử lý tài liệu. Tài liệu dùng làm căn cứ để phân tích bao gồm: hệ thống các báo cáo tài chính, các tài liệu kế hoạch, định mức, dự toán; các tài liệu hạch toán của doanh nghiệp; các biên bản hội nghị, biên bản kiểm tra, xử lý…
Để đảm bảo chất lƣợng thông tin, trƣớc khi tiến hành thu thập thông tin cần kiểm tra các tài liệu về tính hợp pháp, tính chính xác, tính hợp lý và mối liên hệ giữa các tài liệu. Việc sắp xếp, chọn lọc thông tin sử dụng trong quá trình phân tích là bƣớc đi đầu tiên, quan trọng có ảnh hƣởng rất lớn đến độ chính xác của kết luận cuối cùng. Đây sẽ là dữ liệu cơ sở để tiến hành phân tích định tính và định lƣợng, tính toán các tỷ số, các chỉ tiêu, hệ thống hóa và tổng hợp các dạng vào bảng và đồ thị phân tích...
- Cuối cùng, cần xây dựng tiến độ thực hiện cho quá trình phân tích: Thời gian ấn định trong kế hoạch phân tích bao gồm cả thời gian chuẩn bị và thời gian tiến hành phân tích. Thông thƣờng nhà phân tích tiến hành chia từng giai đoạn cho thời gian phân tích và tƣơng ứng với từng khoảng thời gian xác định nhiệm vụ cụ thể cần phải đƣợc hoàn thành, làm đƣợc điều này sẽ tạo nên tính giám sát và tự kiểm tra khi thực hiện.