7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.2.1. Trung tâm chi phí
a.Trung tâm chi phí ñịnh mức
lắp. Các Xí nghiệp tổ chức thi công theo các hợp ñồng giao khoán giữa ñơn vị với Công ty. ðây là cơ sở quy ñịnh quyền hạn, nhiệm vụ của ñơn vị giao khoán, ñơn vị nhận khoán, quản lý, phân phối các nguồn lực cho các Xí nghiệp và làm cơ sở ñánh giá kết quả thực hiện ñược của từng Xí nghiệp. Các Xí nghiệp chịu trách nhiệm về chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí máy thi công và chi phí khác cho từng công trình mà ñơn vị ñảm nhận. Việc kiểm soát các chi phí phải dựa trên ñịnh mức thiết kế thi công ñã lập trong hợp ñồng giao khoán.
Do ñó, ñánh giá trung tâm chi phí này bằng cách so sánh chi phí thực tế với chi phí dự toán theo khối lượng thực hiện, bằng phương pháp số chênh lệch ñể ñánh giá chi tiết từng chỉ tiêu cụ thể giữa chi phí thực tế so với dự toán.
Chỉ tiêu ñánh giá: chi phí Chênh lệch chi phí = Chi phí thực tế - Chi phí dự toán
Báo cáo trách nhiệm của trung tâm chi phí ñịnh mức ñược xây dựng trên cơ sở ñánh giá ñược biến ñộng chi phí sản xuất giữa dự toán và thực tế. Báo cáo phải thể hiện ñược ñánh giá so sánh biến ñộng giữa khối lượng và ñơn giá thực hiện với khối lượng và ñơn giá ñịnh mức thiết kế. Các báo cáo dạng này có thể lập riêng cho từng khoản mục phí, cho từng hạng mục công việc, cho từng ñội xây dựng. Thời gian lập báo cáo này có thể là khi hạng mục hoàn thành, hoặc theo kỳ do nhu cầu quản lý của ñơn vị.
Ví dụ, bảng 3.1 - Báo cáo chi phí tại Xí nghiệp Xây dựng Phú Xuân số 1 – công trình ñường Nội Thị Phường Thắng Lợi – TP. BMT.
Công trình: ðường Nội Thị Phường Thắng Lợi – TP. BMT Quý IV – Năm 2014
ðVT: ñồng
TT Hạng mục công việc
ðVT Khối lượng ðơn giá Thành tiền Dự toán Thực tế Chênh lệch Dự toán Thực tế Chênh lệch Dự toán Thực tế Chênh lệch … II Hạng mục: mặt ñường 143.956.354 149.816.850 5.860.496 … 5 Tưới nhựa nhũ tương dính bám TC 1.3kg/m2 m2 3.045,95 3.045,95 - 25.815 26.195 380 78.631.199 79.788.660 1.157.461 6
Rải thảm mặt ñường bê tông nhựa hạt mịn chiều dày ñã lèn ép=6cm m2 3.045,95 3.045,95 - 14.581 15.561 980 44.412.996 47.398.027 2.985.031 III Hạng mục: vỉa hè 370.891.656 380.462.064 9.570.408 Rãnh vỉa download by : skknchat@gmail.com
2 Lắp ñặt rảnh vỉa vào vị trí m 842,91 842,91 - 34.694 34.694 - 29.243.920 29.243.920 0
…
IV Hạng mục: an toàn giao thông 20.634.779 20.634.779 0
1 Sơn kẻñường = sơn dẻo nhiệt chiều dày lớp sơn 2mm m2 9,73 9,73 - 304.045 304.045 - 2.958.358 2.958.358 0 2 Sơn kẻñường = sơn dẻo nhiệt chiều dày lớp sơn 6mm m2 3,75 3,75 - 820.524 820.524 - 3.076.965 3.076.965 0 … Tổng cộng 535.482.789 550.913.693 15.430.904
(Nguồn: số liệu Công ty XD Phú Xuân)
b.Trung tâm chi phí linh hoạt
Tại Công ty sẽ hình thành các trung tâm chi phí linh hoạt của bộ phận quản lý bao gồm phòng Kỹ thuật, phòng Kế toán tài vụ, phòng Tổ chức hành chính… Do ñặc thù công việc của trung tâm này là trung tâm chi phí quản lý nên sản phẩm ñầu ra của các trung tâm này không thể lượng hóa ñược về mặt giá trị, không thể xác ñịnh ñược mối quan hệ giữa ñầu vào với kết quả ñầu ra. Do ñó, khi ñánh giá trách nhiệm quản trị cũng như ño lường kết quả hoạt ñộng dựa trên hai chỉ tiêu cơ bản sau:
-Các trung tâm này có hoàn thành ñược các nhiệm vụ ñược giao ? -Chi phí thực tế phát sinh có vượt quá chi phí dự toán không ? Ví dụ:
Tại phòng Kế toán tài vụ có các khoản chi phí phát sinh gồm chi phí nhân viên quản lý như tiền lương, các khoản trích theo lương, chi phí vật tư như vật liệu, văn phòng phẩm, chi phí về tài sản như khấu hao tài sản cố ñịnh, chi phí dịch vụ mua ngoài như ñiện, nước, ñiện thoại… Cuối kỳ, kế toán tập hợp các chi phí thực tế phát sinh và lập báo cáo chi phí quản lý so sánh chi phí thực tế phát sinh với chi phí dự toán trong kỳ. Báo cáo lập thể hiện ñược sự phân loại chi phí kiểm soát ñược và không kiểm soát ñược của từng ñơn vị. Bảng dưới ñây minh họa mẫu báo cáo về chi phí của từng trung tâm chi phí linh hoạt. Báo cáo này có thể lập hàng tháng, quí, do phòng Kế toán lập và gửi về trưởng các bộ phận. Qua ñó, trưởng các bộ phận biết ñược các chi phí nào vượt hay tiết kiệm so với dự toán. Do số liệu dự toán hiện nay ñơn vị chưa lập, nên trong tương lai, ñể ñánh giá tránh nhiệm quản lý chi phí phải căn cứ vào mức chi phí dự toán. Như vậy, ñể báo cáo này có hiệu lực thì cần cần phải:
-Mỗi phòng ban (trung tâm chi phí linh hoạt) phải lập dự toán hoạt ñộng cho ñơn vị mình.
-Việc ñánh giá khen thưởng của từng phòng phải gắn với mục tiêu tiết kiệm chi phí. Nói cách khác, cơ chế khen thưởng phải chú ý ñến kiểm soát chi phí.
-ðối với chi phí kiểm soát ñược, ñó là cơ sở ñể Ban Giám ñốc xem xét chi phí hoạt ñộng, có cách thức kiểm soát nhất ñịnh ñối với toàn Công ty.
Bảng 3.2. Báo cáo chi phí – Phòng kế toán tài vụ Quý IV/2014
ðVT: nghìn ñồng
TT Các khoản mục chi phí Dự toán Thực tế Chênh lệch
I Chi phí kiểm soát ñược 4.500
2 Chi phí văn phòng phẩm 1.300
4 Chi phí dịch vụ 2.200
5 Chi phí khác 1.000
II Chi phí không kiểm soát ñược 133.904
1 Chi phí khấu hao TSCð 22.850
2 Chi phí tiền lương 90.100
3 Các khoản trích theo lương 20.954
Tổng cộng 138.404
(Ghi chú: Các số liệu cột dự toán sẽñược bổ sung khi có số liệu tại công ty)