7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.2.1. Sự phân cấp quản lý
a.Khái niệm về sự phân cấp quản lý
Theo PGS.TS. Ngô Hà Tấn, TS. ðường Nguyễn Hưng (2013): “ Mỗi
ñơn vị, bộ phận ñược phân quyền gắn với trách nhiệm và quyền hạn nhất
ñịnh, từ ñó hình thành nên các cấp quản lý trong Doanh nghiệp ñược gọi là phân cấp quản lý.”
Nội dung phân cấp quản lý trong một DN thường ñược tập trung ở các mặt chủ yếu sau:
-Phân cấp về quản lý, sử dụng các loại tài sản trong hoạt ñộng kinh doanh.
-Phân cấp về huy ñộng các nguồn vốn trong hoạt ñộng kinh doanh. -Phân cấp về quản lý chi phí, doanh thu, thu nhập trong hoạt ñộng kinh doanh.
-Phân cấp về phân phối kết quả hoạt ñộng kinh doanh và thực hiện nghĩa vụ tài chính với ngân sách, với cấp trên.
Tùy thuộc vào những ñiều kiện cụ thể của DN (quy mô của DN và các ñơn vị trong cơ cấu tổ chức của DN, ñịa bàn bố trí các ñơn vị và trình ñộ quản lý ở các ñơn vị của DN, trình ñộ và khả năng kết nối thông tin giữa các ñơn vị trong nội bộ DN…) mà mức ñộ phân cấp quản lý thể hiện qua các mặt trên ñược xác ñịnh khác nhau trong mỗi DN.
b. Tác ñộng của phân cấp quản lý
Hệ thống KTTN chỉ tồn tại, hoạt ñộng có hiệu quả nhất trong các tổ chức phân quyền, ở ñó quyền ra quyết ñịnh và trách nhiệm ñược trãi rộng trong toàn tổ chức. Các cấp quản lý khác nhau ñược quyền ra quyết ñịnh và chịu trách nhiệm với phạm vi quyền hạn và trách nhiệm của họ. Hoạt ñộng của tổ chức gắn liền với hệ thống quyền hạn, trách nhiệm của tất cả các bộ phận, thành viên. Khi quy mô, phạm vi, trình ñộ của các tổ chức ngày càng phát triển thì sự phân cấp quản lý có những mặt tác ñộng tích cực và tiêu cực sau:
- Tác ñộng tích cực:
+ Sự phân cấp quản lý trải rộng việc quyết ñịnh cho nhiều cấp quản lý. Ban quản lý cấp cao hơn không phải giải quyết các vấn ñề vụ việc xảy ra hàng ngày, họ tập trung vào những việc hoạch ñịnh các chiến lược trung và dài hạn,
ñiều phối các hoạt ñộng của các bộ phận trong tổ chức, ñảm bảo việc thực hiện các mục tiêu chung.
+ Sự phân cấp quản lý còn giúp cho các nhà quản lý ở các cấp có sự tương ñối trong ñiều hành công việc của mình, nâng cao kiến thức chuyên môn, tăng khả năng ứng xử các tình huống ñể tăng tốc ñộ hoạt ñộng của mỗi bộ phận, toàn tổ chức. Nhà quản lý ở các cấp ñều có quyền ra quyết ñịnh ở các mức ñộ khác nhau và chịu trách nhiệm về công việc của mình nên thúc ñẩy họ phát huy khả năng quản lý.
+ Việc ra quyết ñịnh ñược giao cho nhà quản lý tại nơi xảy ra công việc nên tính ñúng ñắn và khả thi của các quyết ñịnh là rất cao. Phân cấp quản lý gắn liền với việc xác ñịnh quyền hạn và trách nhiệm ở từng cấp một cách rõ ràng nên có cơ sở ñánh giá kết quả hoạt ñộng của mỗi bộ phận, dễ tìm ra nguyên nhân và biện pháp khắc phục.
- Tác ñộng tiêu cực:
+ Hạn chế lớn nhất của sự phân cấp quản lý là ñạt ñược sự thống nhất và hướng tới mục tiêu chung. Bởi lẽ sự phân cấp tạo nên một sự ñộc lập tương ñối ở các bộ phận, chính sự ñộc lập này có thể gây không ñồng nhất trong quyết ñịnh giữa các nhà quản lý bộ phận. Họ không quan tâm ñến quyết ñịnh của họ có ảnh hưởng như thế nào ñến bộ phận khác. Khi các nhà quản lý các TTTN không thống nhất trong các quyết ñịnh hoạt ñộng sẽ dẫn ñến xung ñột về tính hiệu quả của các TTTN với nhau và trong toàn tổ chức.
+ Do sự tách biệt về quyền lợi và trách nhiệm giữa các bộ phận nên dẫn ñến sự cạnh tranh thành tích giữa các bộ phận, ảnh hưởng ñến hiệu quả hoạt ñộng của toàn tổ chức.
Chính từ những mặt tích cực và tiêu cực trên nhà quản lý cần phải xác ñịnh ñúng ñắn mức ñộ phức tạp của tổ chức ñể từ ñó thực hiện phân quyền cho phù hợp. Nếu quyền lực ñược phân tán quá rộng thì nhà quản trị sẽ khó
kiểm soát hoạt ñộng của các bộ phận. Ngược lại, nếu nhà quản lý áp dụng mô hình tập trung quyền lực thì sẽ không có thời gian tập trung cho các kế hoạch chiến lược. Do vậy, mục ñích nhà quản lý cấp cao là thiết kế mạng lưới các TTTN của tổ chức sao cho nhà quản lý các bộ phận có trách nhiệm ñối với các hoạt ñộng mà họ có quyền kiểm soát.