7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.4. ĐÁNH GIÁ THÀNH QUẢ CỦA CÁC TRUNG TÂM TRÁCH NHIỆM
với các tài sản sử dụng để tạo ra lợi nhuận đó. Một trung tâm trách nhiệm được xem là trung tâm đầu tư khi nhà quản trị của trung tâm đó không chỉ quản lý chi phí, doanh thu, mà còn quyết định được lượng vốn sử dụng để tiến hành quá trình đó.
Bằng mối liên hệ giữa lợi nhuận và tài sản sử dụng để tạo ra lợi nhuận đó, chúng ta có thể đánh giá được lợi nhuận tạo ra có tương xứng với số vốn đầu tư đã bỏ ra hay không. Thông qua đó cũng hướng sự chú ý của nhà quản lý đến mức độ sử dụng hiệu quả vốn lưu động, đặc biệt là các khoản phải thu và tồn kho được sư dụng tại trung tâm.
1.4. ĐÁNH GIÁ THÀNH QUẢ CỦA CÁC TRUNG TÂM TRÁCH NHIỆM NHIỆM
1.4.1. Đánh giá thành quả của trung tâm chi phí
Quyền hạn và trách nhiệm của trung tâm chi phí được thể hiện cơ bản qua hai chỉ tiêu:
- Tổng chi phí: Chỉ tiêu này cho thấy quy mô tài chính trong hoạt động và phạm vi trách nhiệm của trung tâm chi phí.
- Tỷ lệ chi phí trên doanh thu: Chỉ tiêu này cho thấy hiệu suất tài chính của trung tâm chi phí.
Với những quyền hạn và trách nhiệm trên nên thành quả của trung tâm chi phí được thể hiện qua tình hình thực hiện những tiêu chí cơ bản sau:
Chênh lệch chi phí = Chi phí thực tế - Chi phí dự toán
Chi phí thực tế Chi phí dự toán Chênh lệch chi phí
trên doanh thu = Doanh thu dự toán - Doanh thu dự toán Trung tâm chi phí được xem là kiểm soát và đáp ứng tốt được mục tiêu của tổ chức khi đạt được một dấu hiệu chênh lệch về chi phí, về tỷ lệ chi phí
16
trên doanh thu nhỏ hơn không. Và ngược lại, nếu xuất hiện chênh lệch dương là dấu hiệu bất lợi. Dấu hiệu này có thể bắt nguồn từ những tác động bất lợi từ tình hình sản xuất, từ tình hình cung ứng vật tư, lao động, dịch vụ, tình hình điều hành của nhà quản lý trung tâm chi phí và đôi khi cả từ những sai sót bất cẩn trong xây dựng, phân cấp việc thực hiện kế hoạch. Khi đánh giá trách nhiệm của trung tâm chi phí điều mà người quản lý cần quan tâm là việc giải thích những nguyên nhân nhằm tìm ra những khó khăn khi hoàn thành trách nhiệm và mục tiêu chung của tổ chức.
1.4.2. Đánh giá thành quả của trung tâm doanh thu
Quyền hạn và trách nhiệm của trung tâm doanh thu được thể hiện cơ bản qua hai chỉ tiêu sau:
- Tổng doanh thu: Chỉ tiêu này cho thấy quy mô tài chính trong hoạt động và phạm vi trách nhiệm của trung tâm doanh thu.
- Tỷ lệ lợi nhuận trên doanh thu: Chỉ tiêu này cho thấy hiệu suất sử dụng tài chính của trung tâm doanh thu.
Với những quyền hạn và trách nhiệm trên nên thành quả của trung tâm doanh thu được thể hiện qua tình hình thực hiện những chỉ tiêu cơ bản sau:
Chênh lệch doanh thu = Doanh thu thực tế - Doanh thu dự toán
Lợi nhuận thực tế Lợi nhuận dự toán Chênh lệch tỷ lệ lợi
nhuận trên doanh thu = Doanh thu dự toán - Doanh thu dự toán Trung tâm doanh thu được xem là đạt được thành quả tài chính trong việc đóng góp vào mục tiêu chung của tổ chức khi đạt được mức chênh lệch doanh thu, chênh lệch lợi nhuận trên doanh thu dương. Ngược lại, nếu thành quả của trung tâm doanh thu là các dấu hiệu chênh lệch âm thì đây là điều bất lợi. Dấu hiệu này thể hiện một số biến cố bất thường về tình hình kiểm soát, thực hiện quá trình tiêu thụ về mặt số lượng, giá cả, chính sách tiêu thụ tại trung tâm. Thông thường, đây là những biến cố phức tạp, nó ảnh hưởng tổng
17
hợp từ những nhân tố khách quan như tình hình thị trường, sự cạnh tranh của đối thủ, các chính sách của nhà nước…cần phải xem xét mộ cách tổng hợp tránh quy chụp, gán ghép dễ dẫn đến những vấn đề tiêu cực.
Ngoài ra cần phải đánh giá thêm các yếu tố về vấn đề phát triển khách hàng. Đưa ra số lượng khách hàng sử dụng dịch vụ mới so với dự toán phát triển và số lượng khách hàng cũ đang sử dụng. Một trung tâm doanh thu hiệu quả khi giữ chân được khách hàng cũ và phát triển thêm khách hàng mới để tăng thêm doanh thu cho đơn vị.
1.4.3. Đánh giá thành quả của trung tâm lợi nhuận
Trách nhiệm của nhà quản trị trung tâm lợi nhuận là tổ chức hoạt động kinh doanh sao cho lợi nhuận đạt được là cao nhất. Nhà quản trị trung tâm lợi nhuận được giao vốn và quyền quyết định trong việc sử dụng số vốn đó để tạo ra lợi nhuận. Do vậy, bên cạnh trách nhiệm tạo ra lợi nhuận cao, trung tâm lợi nhuận còn có trách nhiệm kiểm soát chi phí phát sinh. Chính vì vậy, để đánh giá thành quả của trung tâm lợi nhuận, giá bán, lượng bán.
- Đối với chỉ tiêu lợi nhuận: Cần xác định lợi nhuận chênh lệch giữa lợi nhuận thực hiện được so với kế hoạch đề ra
- Do lợi nhuận tạo ra trong kỳ của doanh nhiệp là phần còn lại của doanh thu sau khi trừ chi phí phát sinh tương ứng tạo ra doanh thu đó, nên doanh thu và chi phí là hai nhân tố ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận. Để đánh giá chính xác kết quả của trung tâm lợi nhuận, chúng ta cần xác định phạm vi chi phí mà nhà quản trị trung tâm có thể kiểm soát được, rồi áp dụng phương pháp phân tích biến động chi phí như phương pháp áp dụng ở các trung tâm chi phí. Riêng doanh thu, cần phải đánh giá các khía cạnh sau:
+ Trung tâm có đạt được mức tiêu thụ dự toán hay không? + Trung tâm có thực hiện giá bán đúng như dự toán hay không?
18
Khi đánh giá chênh lệch giữa doanh thu thực hiện so với doanh thu dự toán ta cần phải tiến hành phân tích xác định các nhân tố ảnh hưởng, trên cơ sở đó xác định các nguyên nhân chủ quan và khách quan làm biến động doanh thu.
Ngoài ra, còn có thể sử dụng các chỉ tiêu như số dư bộ phận, tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu, tỷ suất doanh thu trên chi phí… để đánh giá thành quả hoạt động của các trung tâm lợi nhuận.
1.4.4. Đánh giá thành quả của trung tâm đầu tư
Về bản chất có thể xem trung tâm đầu tư là một dạng mở rộng của trung tâm lợi nhuận, trong đó nhà quản trị có nhiều trách nhiệm và quyền hạn hơn, vì ngoài việc đưa ra các quyết định ngắn hạn như xác định cơ cấu sản phẩm, giá bán, chi phí sản phẩm…họ còn có quyền kiểm soát và đưa ra các quyết định về vốn đầu tư của doanh nghiệp. Về mặt hiệu quả của trung tâm đầu tư có thể được đo lường như trung tâm lợi nhuận, nhưng về mặt hiệu năng hoạt động thì cần có sự so sánh lợi nhuận đạt được với tài sản hay giá trị đã đầu tư vào trung tâm. Các chỉ tiêu cơ bản có thể sử dụng để đánh giá hiệu năng hoạt động của trung tâm đầu tư như: Tỷ suất hoàn vốn đầu tư (ROI), lãi thặng dư (RI), giá trị thị trường của tài sản doanh nghiệp.
Tỷ suất hoàn vốn (ROI)
ROI là tỷ số giữa lợi nhuận thuần trên vốn đầu tư đã bỏ ra hay theo Du Pont thì ROI còn được phân tích là tỷ lệ lợi nhuận trên doanh thu nhân với vòng quay vốn đầu tư.
Mục tiêu đầu tiên của việc sử dụng ROI là đánh giá hiệu quả đầu tư của các trung tâm đầu tư và các doanh nghiệp với quy mô vốn khác nhau, để phân tích xem nơi nào đạt hiệu quả cao nhất, từ đó làm cơ sở đánh giá thành quả quản lý. Mục tiêu thứ hai khi sử dụng ROI để tìm ra nhân tố tác động đến hiệu quả quản lý, nhằm tìm ra các giải pháp để làm cho kết quả hoạt động được tốt
19
hơn. Đó là các biện pháp cải thiện doanh thu, kiểm soát chi phí hay tính lại cơ cấu vốn đầu tư.
Lợi nhuận Lợi nhuận Doanh thu
ROI =
Vốn đầu tư = Doanh thu x Vốn đầu tư Hay ROI = (Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu x Số vòng quay của vốn đầu tư)
Lợi nhuận sử dụng trong công thức là lợi nhuận thuần trước thuế thu nhập. Lý do sử dụng lợi nhuận thuần là để phù hợp với doanh thu và vốn hoạt động đã tạo ra nó, và xác định vòng quay vốn. Vốn hoạt động sử dụng trong ROI ở điều kiện bình thường là vốn bình quân giữa đầu năm và cuối năm. Nếu vốn trong năm biến động liên tục thì phải tính bình quân từng tháng.
Lãi thặng dư (RI)
Lãi thặng dư (hay lợi tức còn lại) là khoản thu nhập của bộ phận hay toàn doanh nghiệp, được trừ đi chi phí sử dụng vốn mong đợi đã đầu tư vào bộ phận đó. Chỉ số này nhấn mạnh thêm khả năng sinh lời vượt trên chi phí vốn đã đầu tư vào một bộ phận hay toàn doanh nghiệp.
Mục tiêu thứ nhất của việc sử dụng chỉ số RI là cho biết lợi nhuận thực tế đã mang lại là bao nhiêu, sau đi trừ đi các khoản chi phí sử dụng vốn để có được lợi nhuận trên. Mục tiêu thứ hai của việc sử dụng chỉ số RI là cho biết có nên đầu tư gia tăng hay không, mà khi sử dụng chỉ số ROI không đủ cơ sở để quyết định.
Công thức: RI = P – R Trong đó:
RI: Lãi thặng dư
P: Lợi tức của trung tâm đầu tư R: Chi phí sử dụng vốn bình quân
Hay: Lãi thặng dư ( RI) = Lợi tức của trung tâm đầu tư – (Vốn đầu tư x Tỷ suất chi phí vốn)
20
Sử dụng chỉ tiêu lãi thặng dư làm thước đo kết quả bộ phận có ưu điểm là đánh giá đúng kết quả của các trung tâm đầu tư, vì chỉ tiêu này đã đặt các trung tâm đầu tư lên cùng một mặt bằng để so sánh. Ngoài ra, lãi thặng dư còn khuyến khích các nhà quản trị bộ phận chấp nhận bất kỳ cơ hội kinh doanh nào, được dự kiến sẽ mang lại ROI cao hơn ROI bình quân.
Tuy nhiên, RI cũng có nhược điểm là do RI là một chỉ tiêu được thể hiện bằng số tuyệt đối, nên không thể sử dụng RI để so sánh thành quả quản lý của các nhà quản trị ở trung tâm đầu tư có tài sản được đầu tư khác nhau. Vì trong thực tế, nếu dùng RI đánh giá thì RI thường có khuynh hướng lạc quan nghiêng về những nơi có quy mô vốn lớn.
Như vậy, để đánh giá kết quả của trung tâm đầu tư, nhà quản trị cần sử dụng kết hợp các chỉ tiêu cơ bản như ROI, RI, với việc xem xét mức chênh lệch trong việc thực hiện các chỉ tiêu thực tế so với kế hoạch.
1.5. VẬN DỤNG THẺĐIỂM CÂN BẰNG TRONG ĐÁNH GIÁ TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ
1.5.1. Khái niệm thẻđiểm cân bằng
Thẻ điểm cân bằng (BSC) là phương pháp quản lý hiện đại dựa trên mục tiêu, theo đó định hướng phát triển của doanh nghiệp được thể hiện bằng các chỉ tiêu. Các mục tiêu được tổ chức được xây dựng một cách hài hòa, cân đối dựa trên các ưu tiên quan trọng của tổ chức, doanh nghiệp.
Hệ thống này giúp định hướng hành vi của toàn bộ các hệ thống trong công ty, giúp mọi người cùng hướng tới mục tiêu chung cũng như sự phát triển bền vững của doanh nghiệp và làm cơ sở cho hệ thống quản lý và đánh giá công việc.
1.5.2. Nội dung của thẻđiểm cân bằng
Thẻ điểm cân bằng được khai thác để truyền đạt các mục tiêu liên kết nhau do doanh nghiệp đề ra, nó vừa đánh giá các sự việc quá khứ vừa đánh
21
giá các triển vọng của doanh nghiệp. Các phương diện chính của BSC trong triển khai thực thi chiến lược gồm: Thông tin triển vọng về tài chính; thông tin triển vọng về khách hàng; thông tin triển vọng quy trình kinh doanh nội bộ; thông tin triển vọng học hỏi và phát triển. Các triển vọng này có mối quan hệ chặt chẽ với nhau và được thể hiện qua sơ đồ sau:
Nguồn: Robert S.Kaplan, David P.Norton The Balanced Scorecard, trang 9
Sơđồ 1.1. Sơđồ liên kết giữa các thông tin triển vọng
a. Phương diện tài chính
Đây là phương diện quan trọng nhất của thẻ cân bằng điểm vì nó là nền tảng đánh giá của tất cả những khía cạnh còn lại vì khía cạnh tài chính đóng vai trò quan trọng trong việc tổng hợp tình hình hoạt động và mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp. Các thước đo ở khía cạnh này cho chúng ta biết chiến lược có được thực hiện để đạt được kết quả cuối cùng hay không. Chúng ta có thể tập trung toàn bộ nổ lực và khả năng của chúng ta vào việc cải thiện sự
Tài chính
Đánh giá DN có thành công trong chiến lược hay
không, đây là mục tiêu quan trọng nhất vì mục tiêu của DN là lợi nhuận Khách hàng Để thành công trong chiến lược cần thể hiện như thế nào với khách hàng. Tầm nhìn và chiến lược của doanh
nghiệp. Hoạt động kinh doanh nội bộ Cần phải thực hiện tốt hoạt động kinh doanh nội bộ. Học hỏi và phát triển Chỉ ra cho DN cần xây dựng nền tảng nào giúp doanh nghiệp phát triển lâu dài
22
thỏa mãn của khách hàng, chất lượng, giao hàng đúng hạn hoặc hàng loạt vấn đề khác nhưng nếu không chỉ ra những tác động tích cực đến tỷ số tài chính của tổ chức thì những nổ lực của chúng ta cũng bị giảm bớt giá trị. Thông thường chúng ta quan tâm tới các tỷ số truyền thống như: Lợi nhuận, tăng doanh thu, và các giá trị kinh tế khác.
Thông tin của phương diện tài chính được tổng hợp từ kết quả kinh doanh đo lường được từ các hoạt động trong kỳ. Chỉ tiêu tài chính này phản ánh rõ rệt việc thực hiện các chiến lược của doanh nghiệp, đóng góp cho mục tiêu chung và từ đó có thể rút ra những điểm cần thiết để cải tiến quá trình hoạt động. Chiến lược kinh doanh, các mục tiêu tài chính liên quan đến lợi nhuận, sự hoàn vốn và chuỗi giá trị kinh tế mang lại đang được các nhà quản lý quan tâm.
b. Phương diện khách hàng
Phương diện khách hàng được thiết kế chỉ đế đánh giá việc doanh nghiệp có thực hiện tốt việc thõa mãn những nhu cầu của khách hàng và thị trường tiêu thụ của nó hay không? Đó là điều không thể thiếu đối với sự thành công của một doanh nghiệp, nhưng nó lại bị bỏ qua bởi những đánh giá truyền thống. Mục tiêu ở đây là cung cấp cho khách hàng những gì họ muốn. Thông qua việc đo lường sự thõa mãn, lòng trung thành của khách hàng, khả năng nắm giữ khách hàng, khả năng khai thác khách hàng tiềm năng, thị phần. Các chỉ tiêu biểu hiện cụ thể như số mẫu sản phẩm mới làm ra được khách hàng chấp nhận, số lần giao hàng đúng hạn hay trễ hạn, số lượng hàng bị trả lại, phân loại khách hàng thành nhóm khách hàng quen thuộc, khách hàng tiềm năng hay khách hàng vãng lai để tính ra doanh số. Khía cạnh khách hàng bao gồm các chỉ tiêu quan trọng và được xem xét khi đánh giá kết quả đầu ra đạt được của các chiến lược.
23
Một chiến lược hướng về khách hàng thường được thể hiện ở ba mặt sau:
- Những thuộc tính về sản phẩm và dịch vụ: Chức năng, chất lượng và giá thành.
- Những mối quan hệ khách hàng: Chất lượng của kinh nghiệm mua hàng và những mối quan hệ cá nhân.
- Hình ảnh và uy tín của doanh nghiệp.
Việc quản lý cả ba mặt này sẽ cung cấp giá trị cho những khách hàng của một doanh nghiệp. Một doanh nghiệp phải nhận thức được rằng trong môi trường ngày nay, họ phải cung cấp, đầu tiên và trên hết – một sản phẩm chất lượng. Nếu không làm được điều này, sẽ chẳng có khách hàng nào để họ phải