6. Tổng quan tài liệu
1.3.2. Phương pháp và chỉ tiêu ñ ánh giá thành quả các trung tâm trách nhiệm
Việc ựánh giá thành quả các trung tâm trách nhiệm ựược thực hiện bằng phương pháp so sánh, phân tắch chênh lệch, phân tắch các nhân tố ảnh hưởng ựến sự chênh lệch giữa dự toán và thực tế của các chỉ tiêu kinh tế ở mỗi trung tâm trách nhiệm về cả hai mặt hiệu quả và hiệu năng. Vì vậy, việc xác ựịnh các chỉ tiêu kinh tế gắn với trách nhiệm, quyền hạn của nhà quản lý ở mỗi trung tâm là cơ sở cho việc lập kế hoạch và ựánh giá thành quả trung tâm trách nhiệm. Cụ thể, các chỉ tiêu ựánh giá thành quả các trung tâm trách nhiệm như sau:
a. Trung tâm chi phắ
- Trung tâm chi phắ ựịnh mức
Mục tiêu của trung tâm chi phắ ựịnh mức là tối ựa hóa sản lượng sản xuất và tối thiểu hóa chi phắ sử dụng, nên ựể ựánh giá thành quả trung tâm chi phắ ựịnh mức, cần ựánh giá qua hai mặt:
+ Về mặt hiệu quả: Sử dụng chỉ tiêu sản lượng sản xuất ựể ựánh giá mức ựộ hoàn thành kế hoạch sản lượng sản xuất trên cơ sở ựảm bảo ựúng tiến ựộ và tiêu chuẩn kỹ thuật quy ựịnh.
Chênh lệch sản lượng = Sản lượng thực tế - Sản lượng dự toán
+ Về mặt hiệu năng: Sử dụng chỉ tiêu chi phắ hoạt ựộng, so sánh giữa chi phắ thực tế và chi phắ ựịnh mức, từ ựó phân tắch biến ựộng, xác ựịnh nguyên nhân tác ựộng ựến sự chênh lệch.
Chênh lệch chi phắ = Chi phắ thực tế Ờ Chi phắ dự toán
Nếu sản lượng sản xuất ựược hoàn thành theo kế hoạch nhưng chi phắ phát sinh vượt quá chi phắ ựịnh mức thì nhà quản trị trung tâm cần phải phân tắch xác ựịnh nguyên nhân. Phương pháp thường ựược sử dụng là phương pháp so sánh chênh lệch, phân tắch các nhân tố ảnh hưởng ựến sự chênh lệch.
Chẳng hạn như, ựối với biến phắ, có thể xác ựịnh biến ựộng về lượng và biến ựộng về giá bằng công thức sau:
Biến ựộng về lượng = (Lượng thực tế - Lượng ựịnh mức) x Gắa ựịnh mức Biến ựộng về giá = (Gắa thực tế - Gắa ựịnh mức) x Lượng thực tế
Biến ựộng về lượng phản ánh mức tiêu hao vật chất và lượng thời gian hao phắ ựể sản xuất ra một sản phẩm ựã thay ựổi như thế nào.
Biến ựộng về giá phản ánh giá của một ựơn vị nguyên liệu hay của một ựơn vị thời gian ựể sản xuất ra một sản phẩm ựã thay ựổi như thế nào.
Nhà quản trị sử dụng phương pháp so sánh giữa chi phắ thực tế và chi phắ ựịnh mức ựể biết ựược chênh lệch nào tốt, chênh lệch nào xấu. Sau ựó sử dụng phương pháp phân tắch nhân tố ảnh hưởng, tìm hiểu nguyên nhân ựể ựưa ra các giải pháp thắch hợp với mục tiêu tối thiểu hóa chi phắ cho trung tâm. Khi so sánh giữa thực tế và ựịnh mức, có thể xảy ra ba trường hợp như sau:
+ Trường hợp 1: Chênh lệch dương, nghĩa là chi phắ thực tế lớn hơn chi phắ ựịnh mức, ựây là kết quả không tốt. Nhưng ựể ựánh giá chắnh xác, nhà quản trị cần phân tắch nguyên nhân là do yếu tố khách quan hay chủ quan.
+ Trường hợp 2: Chênh lệch bằng không, nghĩa là chi phắ thực tế bằng so với chi phắ dự toán.
+ Trường hợp 3: Chênh lệch âm, nghĩa là chi phắ thực tế thấp hơn so với ựịnh mức, là kết quả tốt nếu chỉ tiêu về sản lượng sản xuất vẫn ựảm bảo cả về số lượng và chất lượng.
-Trung tâm chi phắ linh hoạt
Mục tiêu của trung tâm chi phắ linh hoạt là hoàn thành nhiệm vụ ựược giao và ựảm bảo chi phắ thực tế phát sinh không vượt dự toán. đánh giá trung tâm chi phắ linh hoạt dựa trên hai chỉ tiêu:
+ Chỉ tiêu kết quả công việc: Chỉ tiêu này cho thấy trung tâm có hoàn thành nhiệm vụ ựược giao hay không?
+ Chỉ tiêu chi phắ hoạt ựộng:
Chênh lệch chi phắ = Chi phắ thực tế - Chi phắ dự toán
Chỉ tiêu này cho thấy chi phắ thực tế phát sinh có vượt quá ngân sách ựã dự toán hay không? Những nguyên nhân tác ựộng, trách nhiệm của các cá nhân, bộ phận trong việc thực hiện mục tiêu về chi phắ của trung tâm.
b. Trung tâm doanh thu
Trách nhiệm của nhà quản trị trung tâm doanh thu là phải tổ chức các hoạt ựộng tiêu thụ sản phẩm, dịch vụ sao cho ựạt doanh thu cao nhất. Do ựó, ựể ựánh giá trung tâm doanh thu, phải so sánh giữa doanh thu thực tế với doanh thu dự toán, xác ựịnh chênh lệch, từ ựó phân tắch các nhân tố ảnh hưởng ựến doanh thu như sản lượng tiêu thụ, giá bán, cơ cấu tiêu thụ. Thành quả trung tâm doanh thu thể hiện qua hai chỉ tiêu tổng doanh thu và sản lượng tiêu thụ.
+ Chênh lệch doanh thu = Doanh thu thực hiện Ờ Doanh thu dự toán + Chênh lệch sản lượng tiêu thụ = Sản lượng tiêu thụ thực tế - Sản lượng tiêu thụ dự toán
c. Trung tâm lợi nhuận
Mục tiêu của trung tâm lợi nhuận là ựảm bảo tăng lợi nhuận và tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu. Khi ựánh giá thành quả trung tâm lợi nhuận, nhà quản trị sẽ thực hiện ựánh giá theo các chỉ tiêu cơ bản sau:
+ Chênh lệch lợi nhuận = Lợi nhuận thực tế - Lợi nhuận dự toán + Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu = x 100% Do lợi nhuận là phần còn lại của doanh thu sau khi trừ ựi chi phắ nên doanh thu và chi phắ là hai nhân tố ảnh hưởng trực tiếp ựến lợi nhuận. để ựánh giá chắnh xác thành quả của trung tâm lợi nhuận, cần xác ựịnh phạm vi chi phắ mà nhà quản trị trung tâm có thể kiểm soát ựược, từ ựó áp dụng
Lợi nhuận trước thuế Tổng doanh thu
phương pháp phân tắch biến ựộng chi phắ như phương pháp áp dụng ở các trung tâm chi phắ.
d. Trung tâm ựầu tư
Mục tiêu của trung tâm ựầu tư là ựảm bảo việc sử dụng vốn ựầu tư có hiệu quả. Thành quả trung tâm ựầu tư thường ựược ựánh giá bằng cách sử dụng các chỉ tiêu: tỷ lệ hoàn vốn ựầu tư (ROI), lợi nhuận giữ lại (RI).
- Tỷ lệ hoàn vốn ựầu tư (ROI): Là tỷ số giữa lợi nhuận thuần và vốn ựầu tư ựã bỏ ra.
ROI = x 100%
ROI cho biết cứ một ựồng vốn ựầu tư vào trung tâm ựã tạo ra ựược bao nhiêu ựồng lợi nhuận. ROI càng lớn, thành quả quản lý vốn ựầu tư càng cao. để tắnh toán ựược ROI, phải xác ựịnh ựược lợi nhuận và vốn của một trung tâm ựầu tư:
+ Lợi nhuận: Lợi nhuận ựể tắnh ROI là lợi nhuận trước trả lãi vay và thuế thu nhập doanh nghiệp.
+ Vốn ựầu tư: Là tổng giá trị tài sản trên bảng cân đối kế toán, bao gồm vốn bằng tiền, các khoản phải thu, trị giá hàng tồn kho, nhà xưởng, máy móc thiết bị và các khoản vốn khác được sử dụng trong hoạt động của một trung tâm đầu tư. Vì ROI được tắnh toán cho một thời đoạn, chẳng hạn như một tháng hoặc một năm, do vậy vốn đầu tư được sử dụng trong công thức tắnh ROI là số bình quân giữa vốn đầu
Lợi nhuận Vốn ựầu tư
kỳ và vốn cuối kỳ nằm trên bảng cân đối kế toán (thông thường là vốn đầu năm và cuối năm).
Bên cạnh việc ựánh giá hiệu quả ựầu tư, sử dụng chỉ tiêu ROI có thể tìm ra các nhân tố tác ựộng ựến hiệu quả quản lý, từ ựó ựưa ra các giải pháp phù hợp ựể hoạt ựộng kinh doanh ựem lại kết quả tốt hơn. để nhận biết các nhân tố ảnh hưởng ựến ROI, có thể viết công thức ROI theo cách khác:
ROI = x
Theo cách viết công thức này, có thể thấy ROI chịu ảnh hưởng của hai nhân tố là tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu và số vòng quay vốn ựầu tư. Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu cho biết khi một ựồng doanh thu thực hiện sẽ thu ựược bao nhiêu ựồng lợi nhuận. Chỉ số này phụ thuộc vào việc kiểm soát doanh thu và chi phắ của các nhà quản trị ở trung tâm ựầu tư. Số vòng quay vốn ựầu tư cho biết một ựồng vốn ựầu tư vào trung tâm ựầu tư ựã tạo ra ựược bao nhiêu ựồng doanh thu. Chỉ số này phụ thuộc vào việc kiểm soát doanh thu và vốn của các nhà quản trị ở trung tâm ựầu tư.
Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu và số vòng quay vốn ựầu tư giúp chúng ta giải thắch ựược biến ựộng của ROI của một trung tâm ựầu tư, sự khác nhau của ROI giữa các trung tâm ựầu tư. để tăng ROI cần sử dụng các biện pháp ựể tăng tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu hoặc số vòng quay vốn ựầu tư.
+ Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu: để tăng tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu có thể áp dụng các biện pháp ựể tăng lợi nhuận như tăng giá bán sản phẩm hoặc giảm chi phắ sản xuất. Tuy nhiên, việc tăng giá bán sản phẩm sẽ ảnh hưởng ựến sản lượng tiêu thụ, làm giảm doanh thu. Tương tự, việc cắt
Lợi nhuận Doanh thu
Doanh thu Vốn ựầu tư
giảm chi phắ sản xuất nếu làm ảnh hưởng ựến chất lượng sản phẩm, dịch vụ cũng sẽ tác ựộng ựến doanh số tiêu thụ. Vì vậy, nhà quản trị trung tâm ựầu tư cần phải cân nhắc kỹ lưỡng ựể áp dụng những biện pháp cải thiện ROI hiệu quả, ựảm bảo mục tiêu chung của trung tâm.
+ Số vòng quay vốn ựầu tư: Có thể cải thiện ROI bằng cách tăng hệ số vòng quay vốn ựầu tư. Nhà quản trị trung tâm ựầu tư có thể áp dụng các biện pháp ựể tăng doanh thu nhưng phải kiểm soát tốt chi phắ ựể không ảnh hưởng ựến lợi nhuận. Hoặc có thể áp dụng các biện pháp giảm vốn ựầu tư như giảm mức dự trữ hàng tồn kho hoặc ựẩy nhanh việc thu hồi các khoản nợ phải thu, do ựó cắt giảm bớt khoản ựầu tư cho các khoản này và vốn nhàn rỗi ựược dùng ựể trả bớt nợ ngắn hạn.
ROI là chỉ tiêu thường ựược sử dụng rộng rãi ựể ựánh giá thành quả trung tâm ựầu tư. Ưu ựiểm của ROI là có thể so sánh kết quả các bộ phận khác nhau về quy mô, số vốn. Tuy nhiên, nhược ựiểm của ROI là nếu chỉ chú trọng ựến ROI, nhà quản trị có thể bỏ qua mất cơ hội ựầu tư có lợi cho toàn DN hoặc trong dài hạn. Nếu chỉ xét chỉ tiêu ROI, nhà quản trị sẽ không có ựầy ựủ thông tin ựể quyết ựịnh có nên ựầu tư hay không. Do ựó, nhà quản trị thường kết hợp phân tắch RI cùng với ROI ựể ựánh giá thành quả trung tâm ựầu tư.
- Lợi nhuận ựể lại (RI): Là khoản thu nhập của bộ phận hay toàn DN sau khi trừ ựi chi phắ sử dụng vốn mong muốn ựã ựầu tư vào bộ phận ựó.
Lợi nhuận ựể lại (RI) = Lợi nhuận Ờ Chi phắ sử dụng vốn
Với chỉ tiêu RI, nhà quản trị có thể ựánh giá ựúng kết quả của trung tâm ựầu tư, vì chỉ tiêu RI càng lớn thì lợi nhuận tạo ra nhiều hơn lợi nhuận mong muốn tối thiểu, khi ựó thành quả quản lý của các nhà quản trị ở trung tâm ựầu tư ựược ựánh giá càng cao.
Công tác phân tắch, ựánh giá thành quả các trung tâm trách nhiệm là nội dung quan trọng trong hệ thống KTTN của DN. Các chỉ tiêu và phương pháp ựánh giá là công cụ hỗ trợ giúp nhà quản trị nắm bắt ựược hiệu quả hoạt ựộng của các ựơn vị, bộ phận trong DN, phân tắch ựược nguyên nhân và ựưa ra các giải pháp phù hợp trong quá trình quản lý DN.
1.3.3. Tổ chức hệ thống báo cáo thành quả các trung tâm trách nhiệm
a. đặc ựiểm hệ thống báo cáo thành quả các trung tâm trách nhiệm
Báo cáo thành quả là công cụ dùng ựể phản ánh kết quả về các chỉ tiêu tài chắnh chủ yếu ựạt ựược ở từng trung tâm trách nhiệm. Thành quả của mỗi trung tâm trách nhiệm ựược tổng hợp ựịnh kỳ trên một báo cáo thành quả. Báo cáo thành quả là báo cáo so sánh các chỉ tiêu thực tế với dự toán, phù hợp với phạm vi quyền hạn và trách nhiệm của các trung tâm trách nhiệm có liên quan. Báo cáo thành quả là nhân tố căn bản gắn kết việc lập kế hoạch, việc kiểm soát và ra quyết ựịnh của các nhà quản trị cấp dưới.
để cấp quản lý cao nhất trong một tổ chức có thể nắm ựược toàn bộ tình hình hoạt ựộng của DN, ựịnh kỳ các trung tâm trách nhiệm từ cấp thấp nhất phải báo cáo dần lên cấp cao hơn về các chỉ tiêu tài chắnh chủ yếu của trung tâm trong báo cáo thành quả của trung tâm trách nhiệm. Báo cáo thành quả ựược lập từ số liệu kế toán, phản ánh kết quả ựạt ựược của trung tâm trách nhiệm phù hợp với quyền hạn và trách nhiệm ựược giao.
b. Nội dung tổ chức báo cáo thành quả các trung tâm trách nhiệm
Trong một DN, báo cáo thành quả của các trung tâm trách nhiệm về phương diện tài chắnh thường ựược thể hiện gắn liền với từng trung tâm. Các báo cáo này về cơ bản thể hiện những vấn ựề tài chắnh như: Kết quả tài chắnh thực hiện ựược so với kế hoạch về mặt quy mô và kết quả tài chắnh thực hiện ựược so với kế hoạch về mặt hiệu suất (hiệu quả).
Ngoài ra, trong mỗi báo cáo thành quả còn phải giải thắch các nguyên nhân tạo nên thành quả nhằm làm sáng tỏ hơn những vấn ựề cần quan tâm quản lý, khắc phục ựể có thể hướng các trung tâm về mục tiêu chung của tổ chức.
Trong báo cáo trách nhiệm phải ựưa ra ựược một kết quả ựầy ựủ phản ánh các chỉ tiêu cụ thể của mỗi trung tâm trách nhiệm. Mỗi trung tâm trách nhiệm có báo cáo thành quả ựặc thù riêng.
- Báo cáo thành quả trung tâm chi phắ
Báo cáo thành quả trung tâm chi phắ có thể chi tiết theo từng khoản mục, tùy thuộc vào yêu cầu của việc ựánh giá trung tâm trách nhiệm. Nhà quản trị sẽ ựánh giá tình hình thực hiện kế hoạch chi phắ và trách nhiệm của nhà quản trị trung tâm chi phắ dựa vào báo cáo thành quả này.
Báo cáo thành quả trung tâm chi phắ là bảng so sánh giữa chi phắ thực tế và chi phắ dự toán, ựồng thời có thể phân tắch ảnh hưởng của các nhân tố cấu thành nên chi phắ. Báo cáo bao gồm các khoản mục chi phắ thực tế, chi phắ dự toán và các khoản chênh lệch giữa chi phắ thực tế và chi phắ dự toán. đặc ựiểm của báo cáo này là các báo cáo chỉ gồm những khoản mục chi phắ mà các ựơn vị, bộ phận có thể kiểm soát ựược.
Bảng 1.1. Báo cáo thành quả trung tâm chi phắ Tháng, quý, năm
Nguyên nhân TT Khoản mục chi phắ toán Dự Thtực
ế
Chênh
lệch Lượng Gắa
1 Chi phắ NVL trực tiếp 2 Chi phắ nhân công trực tiếp 3 Biến phắ sản xuất chung
4 định phắ sản xuất chung
TỔNG
Hệ thống báo cáo thành quả trung tâm doanh thu nhằm ựánh giá trách nhiệm và hiệu quả hoạt ựộng của trung tâm doanh thu. Báo cáo thành quả trung tâm doanh thu ựược lập trên cơ sở so sánh giữa doanh thu thực tế và doanh thu dự toán, ựồng thời phân tắch các nhân tố ảnh hưởng ựến doanh thu như sản lượng tiêu thụ, giá bán, cơ cấu sản phẩm tiêu thụ. Báo cáo có thể ựược lập theo từng dòng sản phẩm, từng khu vực hay thị trường tiêu thụ.
Bảng 1.2. Báo cáo thành quả trung tâm doanh thu Tháng, quý, năm Biến ựộng các nhân tố TT Sản phẩm Doanh thu thực tế Doanh thu dự toán Chênh lệch Lượng Gắa Cơ cấu sản lượng tiêu thụ 1 Sản phẩm A 2 Sản phẩm B 3 ẦẦẦ TỔNG
- Báo cáo thành quả trung tâm lợi nhuận
Báo cáo thành quả của trung tâm lợi nhuận thường ựược trình bày dưới
dạng số dư ựảm phắ, chia chi phắ thành biến phắ và ựịnh phắ ựể xác lợi nhuận