6. Tổng quan tài liệu
3.2.3.Hoàn thiện công tác lập báo cáo thực hiện gắn với các trung tâm trách nhiệ m
ðể ñánh giá thành quả các trung tâm trách nhiệm, phải thiết lập một hệ thống báo cáo thực hiện từ cấp dưới lên cấp trên. Hệ thống báo cáo này phản
ánh toàn bộ thông tin kinh tế tài chính của từng ñơn vị, bộ phận và toàn công ty. Qua hệ thống báo cáo này, nhà quản trị có ñược các thông tin hữu ích phục vụ cho việc ñánh giá thành quả và trách nhiệm quản lý của từng trung tâm trách nhiệm. Trong báo cáo thực hiện, phải xác ñịnh chênh lệch giữa thực tế và kế hoạch, chỉ ra ñược sự biến ñộng của các chỉ tiêu, từ ñó phân tích nguyên nhân của các biến ñộng, quy trách nhiệm cho từng cá nhân, bộ phận cụ thể. Có thể tổ chức báo cáo thực hiện gắn với từng trung tâm trách nhiệm như ở Bảng 3.10.
Bảng 3.10. Hệ thống báo cáo trách nhiệm
TT Trung tâm
trách nhiệm Loại báo cáo Bộ phận lập
Người nhận báo cáo
Người kiểm soát
1 Trung tâm chi phí -Xưởng sản xuất Xưởng sản xuất Giám ñốc sản xuất Tổng giám ñốc -Phòng ban chức năng
Báo cáo chi phí
Phòng chức năng Trưởng phòng
Giám ñốc quản lý
2 Trung tâm doanh thu doanh thu Báo cáo
- Phòng KD quốc tế - Phòng KD nội ñịa Giám ñốc kinh doanh Tổng giám ñốc 3 Trung tâm lợi nhuận
Báo cáo kết quả hoạt ñộng
kinh doanh
Phòng KT-TC - Tổng giám ñốc - HðQT
4 Trung tâm ñầu tư
Báo cáo hiệu quả sử dụng
vốn Phòng KT-TC
- Tổng giám ñốc
- HðQT -HðQT
a. Báo cáo của trung tâm chi phí
ðối với trung tâm chi phí gồm nhóm trung tâm chi phí ñịnh mức và nhóm trung tâm chi phí linh hoạt, mỗi nhóm trung tâm có những ñặc ñiểm và nhu cầu thông tin khác nhau nên mỗi trung tâm sẽ thiết lập báo cáo khác nhau.
- Báo cáo của trung tâm chi phí ñịnh mức:
Mục tiêu của trung tâm chi phí ñịnh mức là phải tối thiểu hóa chi phí nhưng vẫn phải ñảm bảo ñược tiến ñộ sản xuất và chất lượng sản phẩm. Nhà quản trị phải phân tích và xác ñịnh các nguyên nhân gây biến ñộng chi phí ñể ñánh giá, và trên cơ sở ñó ñề xuất các biện pháp thực hiện cho kỳ sau. Do ñó cần sử dụng phương pháp so sánh giữa thực tế và dự toán, kết hợp với phương pháp phân tích nhân tố ảnh hưởng ñể xây dựng báo cáo trách nhiệm ở trung tâm chi phí ñịnh mức, qua ñó ñánh giá khả năng kiểm soát chi phí và ñưa ra các quyết ñịnh ñiều chỉnh chi phí cho phù hợp.
Minh họa tại Xưởng Chuẩn bị sợi:
Báo cáo của Xưởng Chuẩn bị sợi sử dụng các chỉ tiêu sau:
+ Chỉ tiêu sản lượng sản xuất: ñánh giá mức ñộ hoàn thành nhiệm vụ ñược giao về sản lượng sản xuất
Chênh lệch sản lượng = Sản lượng thực tế - Sản lượng dự toán
+ Chỉ tiêu chi phí sản xuất: ñánh giá mức ñộ kiểm soát chi phí thực tế so với chi phí dự toán
Chênh lệch chi phí sản xuất = Chi phí sản xuất thực tế - Chi phí sản xuất dự toán. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Báo cáo thành quả Xưởng Chuẩn bị sợi ñược lập theo quy trình sau:
-Cuối ngày, mỗi Phân xưởng sản xuất trong Xưởng Chuẩn bị sợi lập báo cáo tình hình sản xuất gởi về bộ phận thống kê của Xưởng. Báo cáo tình hình sản xuất bao gồm: Báo cáo tình hình lao ñộng, Báo cáo nhập – xuất – tồn NVL chính và vật liệu phụ, Báo cáo sản lượng thành phẩm, bán thành phẩm trong ngày.
- Bộ phận thống kê Xưởng Chuẩn bị sợi kiểm tra, tổng hợp số liệu từ báo cáo của các Phân xưởng sản xuất, lập báo cáo tình hình sản xuất ñịnh kỳ hàng tháng, trên cơ sở ñó lập báo cáo thành quả của xưởng.
Minh họa báo cáo thực hiện của trung tâm chi phí ñịnh mức Xưởng Chuẩn bị sợi ở Bảng 3.11.
Bảng 3.11. Báo cáo thực hiện Trung tâm chi phí ñịnh mức - Xưởng Chuẩn bị sợi quý 2/2016
ðVT: Triệu ñồng
Chỉ tiêu Thực tế Dự toán Chênh
lệch % Chi phí kiểm soát ñược 121.587 117.153 6.194 5,29
Biến phí 121.170 116.763 6.188 5,30 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 119.564 115.256 6.109 5,30 - Chi phí nhân công trực tiếp 826 767 41 5,30 - Biến phí sản xuất chung 781 740 39 5,30
+ Vật liệu phụ 222 215 11 5,30 + Công cụ, dụng cụ sản xuất 125 121 6 5,30 + ðiện 280 256 14 5,30 + Nước 65 61 3 5,30 + Dầu 41 40 2 5,30 + Chi phí khác 48 47 2 5,30 ðịnh phí 417 390 6 1,54 - Chi phí nhân viên quản lý 417 390 6 1,54
Chi phí không kiểm soát ñược 144 141 3 2,13
ðịnh phí 144 141 3 2,13 - Chi phí khấu hao TSCð 114 114 - 0,00 - Chi phí bảo hiểm nhà xưởng 7 7 - 0,00
- Chi phí khác 23 20 3 15,00
TỔNG 121.738 117.294 6.197 5,28 -Trung tâm chi phí linh hoạt:
Các phòng chức năng của Công ty là những bộ phận gián tiếp. Báo cáo của các phòng chức năng bao gồm các chi phí quản lý phát sinh ở mỗi phòng,
thuộc trung tâm chi phí linh hoạt cần so sánh giữa chi phí thực tế phát sinh và chi phí dự toán ñể ñánh giá mức ñộ kiểm soát chi phí của nhà quản lý ở mỗi trung tâm. ðối với phòng Kinh doanh nội ñịa và phòng Kinh doanh quốc tế thuốc khối Kinh doanh, mỗi phòng có trách nhiệm báo cáo chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ. ðối với các phòng còn lại thuộc khối Quản lý có trách nhiệm lập báo cáo chi phí quản lý của phòng trong kỳ.
ðể ñược ñơn giản, ở các trung tâm chi phí linh hoạt này, tác giả chỉ nêu minh họa báo cáo thực hiện ñối với chi phí kiểm soạt ñược, qua ñó giúp ñánh giá trách nhiệm quản lý, kiểm soát chi phí ở các trung tâm. Còn chi phí không kiểm soát ñược sẽ ñược tổng hợp chung ở toàn Công ty và phân bổ cho từng ñơn vị khi cần thiết.
Minh họa báo cáo thực hiện của trung tâm chi phí linh hoạt – phòng Kế toán - Tài chính ở Bảng 3.12 và phòng Kinh doanh quốc tế ở Bảng 3.13.
Bảng 3.12. Báo cáo thực hiện Trung tâm chi phí linh hoạt - phòng Kế toán – Tài chính quý 2/2016
ðVT: Triệu ñồng
Chỉ tiêu Thực tế Dự toán Chênh lệch %
Chi phí lương quản lý 733,05 730,97 2,08 0,29
- Chi phí lương người Việt 252,23 250,15 2,08 0,83
- Chi phí lương người Hàn 480,82 480,82 0,00 0,00 Chi phí văn phòng phẩm 18,53 20,00 (1,47) (7,35) Chi phí công cụ dụng cụ 49,53 60,00 (10,47) (17,45) Chi công tác phí 11,49 10,00 1,49 14,94 Chi thông tin liên lạc 14,53 15,00 (0,48) (3,17)
Chi tiếp khách 15,68 15,00 0,68 4,54
Chi phúc lợi 85,25 80,00 5,25 6,56
Thuế, phí, lệ phí 118,16 100,00 18,16 18,16
Chỉ tiêu Thực tế Dự toán Chênh lệch %
Tiền nước 14,78 15,00 (0,22) (1,47)
Chi dịch vụ mua ngoài khác 92,91 100,00 (7,09) (7,09) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Chi phí khác 58,89 50,00 8,89 17,78
TỔNG 1.233,98 1.215,97 18,01 1,48
Bảng 3.13. Báo cáo thực hiện trung tâm chi phí linh hoạt - phòng Kinh doanh quốc tế quý 2/2016
ðVT: Triệu ñồng
Chi phí Thực tế Dự toán Chênh lệch %
Chi phí lương quản lý 1.155,50 1.152,42 3,08 0,27
+ Chi phí lương người Việt 174,44 171,37 3,08 1,80
+ Chi phí lương người Hàn 981,05 981,05 - 0,00 Chi phí quảng cáo, tiếp thị 129,53 115,00 14,53 12,64 Chi phí hoa hồng 911,77 807,44 104,33 12,92 Chi phí xuất khẩu 2.630,41 2.481,49 148,92 6,00 Chi phí vận chuyển 193,64 172,98 20,66 11,94 Chi phí kiểm ñịnh sản phẩm 124,25 108,37 15,89 14,66 Chi phí dịch vụ mua ngoài khác 258,73 199,03 59,69 29,99 Chi phí bằng tiền khác 157,63 170,50 (12,87) (7,55)
TỔNG 5.561,46 5.207,23 354,23 6,80
b.Báo cáo của trung tâm doanh thu
Báo cáo của trung tâm doanh thu ñánh giá trách nhiệm và kết quả hoạt ñộng của trung tâm doanh thu trên cơ sở so sánh doanh thu thực tế với doanh thu dự toán, ñồng thời phân tích ảnh hưởng của các nhân tố giá bán, sản lượng, cơ cấu sản phẩm tiêu thụ,… ñến sự biến ñộng doanh thu. Mỗi phòng kinh doanh chịu trách nhiệm lập báo cáo của trung tâm theo từng mặt hàng, thị trường tiêu thụ trong phạm vi mình quản lý ñể có thể ñánh giá ñược trách nhiệm của nhà quản trị trung tâm. Báo cáo ñược tổng hợp từ tất cả các ñơn
Minh họa báo cáo của trung tâm doanh thu – phòng Kinh doanh quốc tếở Bảng 3.14 và phòng Kinh doanh nội
ñịa ở Bảng 3.15.
Bảng 3.14. Báo cáo thực hiện trung tâm doanh thu - phòng Kinh doanh quốc tế quý 2/2016
ðVT: Triệu ñồng Thực tế Dự toán Chênh lệch TT Sản phẩm Lượng (tấn) Giá Doanh thu Lượng (tấn) Giá Doanh thu Lượng (tấn) Gía Doanh thu I Sợi 62,40 6,212 62,40 6.212 - - - 1 Viscose 32,40 99.54 3,225 32,40 99,54 3.225 - - - 2 Yarncone 30,00 99.54 2,986 30,00 99,54 2.986 - - - II Vải khăn lông 109,00 14.702 110,10 14.850 (1,10) - (148) 1 AB Border 12,60 132,42 1.668 12,60 132,42 1.668 - - - 2 AB Line 13,50 141,40 2.036 14,40 141,40 2.036 (0,90) - - 3 AB30 21,00 129,53 2.604 20,10 129,53 2.604 0,90 - - ……… - - - III Khăn lông 1.048,00 251.520 982,00 234.771 66,00 16.749 1 AB Line 32,00 168,51 5.392 33,60 168,51 5.662 (1,60) - (270) 2 Emart 59,20 256,50 15.185 55,50 254,50 14.125 3,70 2,00 1.060 3 Eland 21,70 268,40 5.824 18,60 265,40 4.936 3,10 3,00 888 …….. - - - Tổng 1.154,50 272.434 1.154,50 255.833 - - 16.601 download by : skknchat@gmail.com
Bảng 3.15. Báo cáo thực hiện trung tâm doanh thu - phòng Kinh doanh nội ñịa quý 2/2016 ðVT: Triệu ñồng Thực tế Dự toán Chênh lệch TT Sản phẩm ðVT Lượng (tấn) Giá Doanh thu Lượng (tấn) Giá Doan h thu Lượng (tấn) Gía Doanh thu I Khăn loại 1 6,45 1.477 7,7 1.762 (1,25) (285) 1 AB Line Tấn 0,75 160,09 120 0,82 160,09 131 (0,07) 0 (11) 2 Emart Tấn 0,67 241,78 162 0,56 241,78 135 0,11 0 27 3 Eland Tấn 0,32 252,11 81 0,5 252,11 126 (0,18) 0 (45) …….. - - II Khăn loại 2 10,23 1.637 11,60 1.856 (1,37) (219) 1 AB Line Tấn 0,72 160,00 115 0,50 160,00 80 0,22 0 35 2 Emart Tấn 0,85 160,00 136 0,60 160,00 96 0,25 0 40 3 Eland Tấn 0,55 160,00 88 1,00 160,00 160 (0,45) 0 (72) …….. - - Tổng 16,68 3.114 19,3 3.618 (2,62) (504)
Từ báo cáo doanh thu chi tiết theo thị trường tiêu thụ, phòng Tài chính – Kế toán lập báo cáo doanh thu cho
toàn Công ty. Trên cơ sở ñó, nhà quản lý có thể phân tích ñược biến ñộng doanh thu, tìm hiểu nguyên nhân biến
ñộng so với dự toán, xác ñịnh trách nhiệm là thuộc bộ phận nào, cá nhân nào ñể có biện pháp phù hợp hướng tới mục
c. Báo cáo của trung tâm lợi nhuận
Trung tâm lợi nhuận cần phải lập báo cáo trong ñó có những chỉ tiêu thể hiện ñược mối quan hệ giữa doanh thu, chi phí, lợi nhuận. ðồng thời phải so sánh và xác ñịnh chênh lệch giữa thực tế và dự toán, từ ñó ñánh giá ñược chỉ tiêu lợi nhuận trong mối quan hệ với doanh thu, chi phí, xác ñịnh nguyên nhân và biện pháp khắc phục. Phòng Kế toán – Tài chính căn cứ vào báo cáo thực hiện của các trung tâm doanh thu và chi phí trong toàn công ty, tiến hành kiểm tra, ñối chiếu toàn bộ số liệu so với số liệu do phòng Kế toán – Tài chính ñã tập hợp và hạch toán trên sổ sách kế toán. Sau ñó, phòng Kế toán – Tài chính tiến hành lập báo cáo thực hiện của trung tâm lợi nhuận. Trên báo cáo thực hiện của trung tâm lợi nhuận, các chỉ tiêu doanh thu, chi phí ñược tổng hợp từ Báo cáo kết quả hoạt ñộng kinh doanh và các số liệu chi tiết của phòng Tài chính - Kế toán. ðể ñánh giá trách nhiệm của trung tâm, chỉ tiêu lợi nhuận trong báo cáo thực hiện là lợi nhuận kinh doanh trước thuế và ñã trừ lãi vay. Minh họa báo cáo thực hiện của trung tâm lợi nhuận ở Bảng 3.16.
Bảng 3.16. Báo cáo thực hiện trung tâm lợi nhuận 6 tháng ñầu năm 2016
ðVT: Triệu ñồng
TT Chỉ tiêu Dự toán Thực hiện Chênh
lệch %
1 Doanh thu thuần 515.157 542.613 27.456 5,33 2 Biến phí sản xuất 427.474 460.881 23.407 5,35 3 Số dư ñảm phí sản xuất (3)=(1)-(2) 77.683 81.732 4.049 5,21 4 Biến phí quản lý và bán hàng 12.080 2.460 380 18,27 5 Tổng số dư ñảm phí (5)=(3)-(4) 75.603 79.272 3.669 4,85 6 Tổng ñịnh phí 30.491 31.486 995 3,26 7 Lợi nhuận trước thuế (7)=(5)-(6) 45.112 47.786 2.674 5,93 8 Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu (8)=(7)/(1) 8,76% 8,81% 0,05% 0,57
d. Báo cáo của trung tâm ñầu tư
Báo cáo của trung tâm ñầu tư là báo cáo thành quả tổng quát nhất, về cơ bản có thể thiết kế như báo cáo của trung tâm lợi nhuận. Tuy nhiên, dưới góc ñộ của nhà quản trị tại trung tâm ñầu tư cần phải có các chỉ tiêu ñánh giá ñược hiệu quả của việc sử dụng vốn chứ không ñơn thuần là kết quả hoạt ñộng kinh doanh. Do ñó, báo cáo của trung tâm ñầu tư cần thể hiện thông tin tổng hợp, cho thấy hiệu quả sử dụng vốn ñầu tư như ROI, RI,... Chỉ tiêu lợi nhuận ñể tính ROI là lợi nhuận trước trả lãi vay và thuế thu nhập DN và chỉ tiêu vốn ñầu tư ñược tính theo tổng giá trị tài sản bình quân.
Minh họa báo cáo hiệu quả sử dụng vốn ñầu tư ở Bảng 3.17.
Bảng 3.17. Báo cáo hiệu quả vốn ñầu tư 6 tháng ñầu năm 2016 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
TT Chỉ tiêu ðVT Dự toán Thực tế Chênh
lệch %
1 Doanh thu thuần Tr.ñ 515.157 542.613 27.456 5,33% 2 Biến phí Tr.ñ 439.554 463.341 23.787 5,41% 3 Số dư ñảm phí (3)=(1)-(2) Tr.ñ 75.603 79.272 3.669 4,85%
4 ðịnh phí Tr.ñ 30.491 31.486 995 3,26%
5 Lợi nhuận trước thuế (5)=(3)-(4) Tr.ñ 45.112 47.786 2.674 5,93% 6 Vốn ñầu tư Tr.ñ 688.542 693.741 5.199 0,76% 7 ROI mục tiêu % 6,40% 6,40% 0,00% 0,00% 8 Số vòng quay vốn ñầu tư (8)=(1)/(6) lần 0,75 078 0 4,54% 9 Tỷ lệ hoàn vốn ñầu tư
(ROI) (9)=(5)/(6) % 6,55% 6,89% 0,34% 5,13% 10 Chi phí sử dụng vốn bình quân (10)=(6)x(7) Tr.ñ 44.067 44.399 333 0,76% 11 Lợi nhuận ñể lại (RI) (11)=(5)-(10) Tr.ñ 1.045 3.387 2.341 224%
3.2.4. Hoàn thiện phương pháp phân tích ñánh giá thành quả các trung tâm trách nhiệm của Công ty
ðể ñánh giá thành quả các trung tâm trách nhiệm, cần phải sử dụng kết hợp một số phương pháp phân tích phù hợp. Qua nghiên cứu thực trạng KTTN ở chương 2, có thể thấy công tác phân tích, ñánh giá các trung tâm trách nhiệm chưa ñược chú trọng ñúng mức, chỉ dừng lại ở việc so sánh các chỉ tiêu doanh thu, chi phí, lợi nhuận thực tế với kế hoạch hay với kỳ trước, chưa ñánh giá ñầy ñủ ñược thành quả của các bộ phận trong việc kiểm soát doanh thu, chi phí và lợi nhuận. Do ñó Công ty cần vận dụng một số phương pháp ñể việc phân tích, ñánh giá các trung tâm trách nhiệm có hiệu quả hơn.
a. Phương pháp so sánh
Phương pháp so sánh nhằm ñánh giá mức ñộ biến ñộng của các chỉ tiêu phân tích, từ ñó xác ñịnh mức ñộ hoàn thành công việc. ðây là phương pháp ñược sử dụng rất phổ biến trong ñánh thành quả các trung tâm trách nhiệm. Minh họa phương pháp so sánh trong phân tích, ñánh giá thành quả trung tâm lợi nhuận – Công ty CP Songwol Vina ở Bảng 3.18.
Bảng 3.18: Phân tích báo cáo thực hiện lợi nhuận 6 tháng ñầu năm 2016
ðVT: Triệu ñồng
TT Chỉ tiêu Dự toán Thực hiện Chênh
lệch %
1 Doanh thu thuần 515.157 542.613 27.456 5,06 2 Biến phí sản xuất 430.474 452.881 22.407 4,95 3 Số dư ñảm phí sản xuất (3)=(1)-(2) 84.683 89.732 5.049 5,63 4 Biến phí quản lý và bán hàng 9.080 10.460 1.380 13,19 5 Tổng số dư ñảm phí (5)=(3)-(4) 75.603 79.272 3.669 4,63 6 Tổng ñịnh phí 30.491 31.486 995 3,16 7 Lợi nhuận trước thuế (7)=(5)-(6) 45.112 47.786 2.674 5,60