6. Tổng quan tài liệu
3.2.2.Hoàn thiện công tác lập dự toán gắn với các trung tâm trách nhiệ m
Dự toán là công cụ tài chắnh ựể làm căn cứ triển khai các mục tiêu, kế hoạch kinh doanh của từng ựơn vị, bộ phận và toàn công ty. Việc phân cấp quản lý và phân chia các trung tâm trách nhiệm phải gắn với việc giao chỉ tiêu kế hoạch cho các ựơn vị, bộ phận trong Công ty. Do ựó, ựể có các chỉ tiêu kế hoạch giao cho từng ựơn vị, bộ phận, cần thiết kế hệ thống báo cáo dự toán gắn với từng trung tâm trách nhiệm cụ thể.
Qua nghiên cứu thực trạng KTTN tại Công ty CP Songwol Vina ở chương 2, có thể thấy một số dự toán ựã ựược Công ty phân cấp cho các bộ phận liên quan phụ trách, như công tác lập dự toán tiêu thụ ựược giao cho phòng Kinh doanh nội ựịa và phòng Kinh doanh quốc tế ẦTuy nhiên, hệ thống dự toán hiện tại vẫn chưa ựầy ựủ, các chỉ tiêu kế hoạch ựưa ra chưa sát với thực tế, chưa gắn với trách nhiệm cụ thể của các ựơn vị, bộ phận trong Công ty. để có cơ sở ựánh giá thành quả các trung tâm trách nhiệm một cách chắnh xác, công tác lập dự toán cần phải khoa học, gắn với trách nhiệm của từng trung tâm ựể các nhà quản lý phải có trách nhiệm ựối với việc ựạt mục tiêu kế hoạch ựặt ra dưới sự kiểm soát của họ. Có thể thiết kế hệ thống dự toán tương ứng với các trung tâm trách nhiệm ở Công ty như Bảng 3.1.
Bảng 3.1. Hệ thống dự toán các trung tâm trách nhiệm
Trung tâm trách nhiệm Báo cáo dự toán
Trung tâm chi phắ
- Nhóm trung tâm chi phắ ựịnh mức: các Xưởng thuộc khối Nhà Máy sản xuất
- Nhóm trung tâm chi phắ linh hoạt: các phòng chức năng
- Dự toán sản lượng sản xuất - Dự toán chi phắ NVL trực tiếp - Dự toán chi phắ nhân công trực tiếp - Dự toán chi phắ sản xuất chung - Dự toán chi phắ sản xuất
Trung tâm trách nhiệm Báo cáo dự toán
Trung tâm doanh thu - Dự toán sản lượng tiêu thụ - Dự toán doanh thu
Trung tâm lợi nhuận - Dự toán lợi nhuận
Trung tâm ựầu tư - Dự toán hiệu quả vốn ựầu tư
a. Lập báo cáo dự toán cho trung tâm doanh thu
Hiện tại, báo cáo dự toán trung tâm doanh thu do phòng Kinh doanh nội ựịa và phòng Kinh doanh quốc tế lập theo từng thị trường mình phụ trách. Dự toán doanh thu là cơ sở ựể lập dự toán sản xuất, dự toán chi phắ, kết quả kinh doanhẦ nên ựòi hỏi các nhà quản lý trung tâm doanh thu phải nghiên cứu tình hình thị trường khi lập dự toán, nhằm ựảm bảo dự toán ựược lập phù hợp với tình hình thực tế. Do ựó, ựể sát với tình hình thị trường, trước khi lập dự toán doanh thu, các phòng Kinh doanh phải phân tắch tình hình biến ựộng của thị trường như tình hình tăng trưởng của thị trường hàng năm, thông tin về môi trường kinh doanh ảnh hưởng ựến thị trường tiêu thụ trong kỳ... Sau khi có kết quả phân tắch thị trường, các phòng Kinh doanh sẽ tắnh toán các chỉ tiêu kế hoạch doanh thu chi tiết căn cứ trên doanh thu kỳ trước, các hợp ựồng ựã ký kết và dự tắnh có khả năng ký kết ựược, ựảm bảo phù hợp với tình hình biến ựộng của thị trường. Khi lập báo cáo dự toán doanh thu, các phòng Kinh doanh phải làm báo cáo giải trình trước Ban giám ựốc về kết quả phân tắch thị trường, số liệu các hợp ựồng ựã ký kết và sẽ ký kết, và các căn cứ khác ựể tắnh toán doanh thu kế hoạch. Minh họa báo cáo dự toán doanh thu xuất khẩu do phòng Kinh doanh quốc tế lập ở Bảng 3.2.
Bảng 3.2. Báo cáo dự toán doanh thu xuất khẩu quý 2/2016 Kỳ trước Kế hoạch kỳ này 1 Sản phẩm đVT Số lượng đơn giá (Tr.ự) Doanh thu (Tr.ự) Số lượng đơn giá (Tr.ự) Doanh thu (Tr.ự) I Sợi 60,50 6.022 62,40 6.212 1 Viscose Tấn 30,50 99,54 3.036 32,40 99,54 3.225 2 Yarncone Tấn 30,00 99,54 2.986 30,00 99,54 2.986 II Vải khăn lông 102,10 13.771 110,10 14.850 1 AB Border Tấn 12,60 132,42 1.986 12,60 132,42 1.668 2 AB Line Tấn 14,40 141,40 1.782 14,40 141,40 2.036 3 AB30 Tấn 20,10 129,53 3.173 20,10 129,53 2.604 ẦẦẦ III Khăn lông 969,40 227.345 982,00 234.771 1 AB Line Tấn 30,40 168,51 5.123 33,60 168,51 5.662 2 Emart Tấn 64,50 254,50 16.415 55,50 254,50 14.125 3 Eland Tấn 10,40 265,40 2.760 18,60 265,40 4.936 ẦẦ.. Tổng 1.132,00 247.138 1.154,50 255.833
Minh họa báo cáo dự toán doanh thu xuất khẩu do phòng Kinh doanh nội ựịa lập ở Bảng 3.3.
Bảng 3.3. Báo cáo dự toán doanh thu nội ựịa quý 2/2016
Kỳ trước Kế hoạch kỳ này TT Sản phẩm đVT Lượng Gắa (Tr.ự) Doanh thu (Tr.ự) Lượng Gắa (Tr.ự) Doanh thu (Tr.ự) I Khăn lông 7,16 1.638,32 7,70 1.761,64 1 AB Line Tấn 0,76 160,08 122,08 0,82 160,08 131,27 2 Emart Tấn 0,52 241,78 125,92 0,56 241,78 135,40 3 Eland Tấn 0,47 252,11 117,23 0,50 252,11 126,05 ẦẦ..
Kỳ trước Kế hoạch kỳ này TT Sản phẩm đVT
Lượng (Tr.Gắa
ự) Doanh thu (Tr.ự) Lượng (Tr.Gắa ự) Doanh thu (Tr.ự) II Khăn lông 10,79 1.726,08 11,60 1.856,00 1 AB Line Tấn 0,47 160,00 74,40 0,50 160,00 80,00 2 Emart Tấn 0,56 160,00 89,28 0,60 160,00 96,00 3 Eland Tấn 0,93 160,00 148,80 1,00 160,00 160,00 ẦẦ.. Tổng 17,95 3.364,40 19,30 3.617,64
b. Lập báo cáo dự toán cho trung tâm chi phắ
Mục tiêu chắnh của Công ty luôn luôn là lợi nhuận, tất cả các ựơn vị, bộ phận trong Công ty phải luôn quan tâm ựến chi phắ, kiểm soát chi phắ vì mỗi ựồng chi phắ bỏ ra ựều ảnh hưởng ựến lợi nhuận. Lập dự toán chi phắ là cơ sở ựể phục vụ cho mục tiêu kiểm soát chi phắ của các ựơn vị, bộ phận trong Công ty.
- đối với trung tâm chi phắ ựịnh mức: Các xưởng sản xuất
để lập dự toán chi phắ phục vụ cho việc ựánh giá thành quả, cần xây dựng ựịnh mức chi phắ sản xuất cho từng xưởng sản xuất trên cơ sở nhận diện, phân loại chi phắ ựể cung cấp thông tin cho các nhà quản trị ra quyết ựịnh. đó chắnh là việc phân loại chi phắ theo cách ứng xử và theo phân cấp quản lý.
+ Nhận diện, phân loại chi phắ:
Phân loại chi phắ theo cách ứng xử: Dưới góc ựộ của KTQT, nhà quản trị phải luôn kiểm soát và dự ựoán chi phắ ựể tìm ra biện pháp nhằm tối thiểu hóa chi phắ. Cho nên cần phải phân loại chi phắ theo cách ứng xử, nghĩa là chi phắ ựược chia thành biến phắ và ựịnh phắ. Việc phân loại chi phắ theo cách ứng xử giúp nhà quản trị trung tâm chi phắ ựịnh mức có thể kiểm soát ựược những chi phắ bắt buộc phải ựưa vào dự toán chứ không phụ thuộc vào sản lượng sản
xuất. Ở các Xưởng sản xuất, có thể nhận diện một số khoản chi phắ theo cách ứng xử như sau:
Ớ Biến phắ sản xuất: Là các khoản chi phắ biến ựổi, tỷ lệ thuận với sản lượng sản xuất, bao gồm chi phắ NVL trực tiếp, chi phắ nhân công trực tiếp, một số khoản mục chi phắ sản xuất chung như: vật liệu phụ, dụng cụ sản xuất, nhiên liệu, ựiện, nước,Ầ
Ớ định phắ sản xuất: Là các chi phắ cố ựịnh không chịu ảnh hưởng bởi kết quả sản xuất, bao gồm một số loại chi phắ như chi phắ nhân viên quản lý, chi phắ khấu hao khấu hao tài sản cố ựịnh, chi phắ bảo hiểm nhà xưởngẦ
+ Phân loại chi phắ theo phân cấp quản lý: để ựánh giá trách nhiệm của nhà quản lý các trung tâm chi phắ, cần phải phân loại chi phắ theo phân cấp quản lý, nghĩa là phân loại chi phắ theo khả năng kiểm soát của từng cấp quản lý. Một khoản chi phắ ựược phân loại thành kiểm soát ựược hay không kiểm soát ựược ở một cấp quản lý là tùy thuộc vào quyền quyết ựịnh của nhà quản lý ựối với khoản chi phắ ựó. Chi phắ kiểm soát ựược là những chi phắ phát sinh nằm trong phạm vi và quyền hạn của nhà quản trị. Chi phắ kiểm soát ựược hay không kiểm soát ựược thể hiện sự phân cấp quản lý trong việc kiểm soát chi phắ ở các cấp quản trị, phản ánh phạm vi phát sinh chi phắ và trách nhiệm về kiểm soát chi phắ của nhà quản trị. Việc phân loại này giúp nhà quản trị có thể ựánh giá ựược trách nhiệm trực tiếp của từng bộ phận, vì có những loại chi phắ nằm ngoài tầm kiểm soát của nhà quản lý. đối với trung tâm chi phắ ựịnh mức là các Xưởng sản xuất, có thể phân loại một số chi phắ như sau: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ớ Chi phắ kiểm soát ựược: Một số khoản chi phắ như NVL trực tiếp, nhân công trực tiếp, chi phắ nhân viên quản lý, chi phắ vật liệu phụ, công cụ, dụng cụ sản xuất, nhiên liệu, ựiện, nước, Ầ. là chi phắ chịu sự kiểm soát trực tiếp của trưởng Xưởng.
Ớ Chi phắ không kiểm soát ựược: Một số loại chi phắ không nằm trong phạm vi kiểm soát của trưởng Xưởng như chi phắ khấu hao tài sản cố ựịnh, chi phắ bảo hiểm nhà xưởngẦ
+ Xây dựng ựịnh mức chi phắ:
Chi phắ ựịnh mức là công cụ quan trọng ựể lập kế hoạch, kiểm soát, ựánh giá hiệu quả hoạt ựộng của trung tâm chi phắ và trách nhiệm của nhà quản lý. Chi phắ ựịnh mức là chi phắ ước tắnh, ựược xây dựng ựể làm tiêu chuẩn cho từng yếu tố chi phắ, căn cứ vào ựơn giá tiêu chuẩn và mức sử dụng tiêu chuẩn. để xây dựng chi phắ ựịnh mức, cần phối hợp phương pháp thống kê kinh nghiệm và phương pháp phân tắch kỹ thuật. Thống kê kinh nghiệm là phương pháp dự báo chi phắ dựa vào tình hình thực hiện trong quá khứ. Phân tắch kỹ thuật là phương pháp phân tắch công suất thiết kế của máy móc, thiết bị, phân tắch quy trình sản xuất... ựể xác ựịnh ựịnh mức chi phắ.
Ở trung tâm chi phắ ựịnh mức, ựịnh mức chi phắ NVL trực tiếp và chi phắ nhân công trực tiếp ựược xây dựng thông qua việc xem xét phương thức, quy trình sản xuất ựể xác ựịnh bao nhiêu yếu tố ựầu vào tạo thành một ựơn vị sản phẩm. đối với chi phắ sản xuất chung cần phân loại thành biến phắ và ựịnh phắ khi xây dựng ựịnh mức chi phắ. Xây dụng ựịnh mức chi phắ ở Xưởng sản xuất thực hiện cụ thể như sau:
Ớ định mức chi phắ NVL trực tiếp: ựược xây dựng dựa vào hai yếu tố là ựịnh mức về giá và ựịnh mức về lượng.
= x x
Các bộ phận có trách nhiệm trong việc xây dựng ựịnh mức chi phắ NVL trực tiếp gồm phòng Vật tư Ờ Mua hàng, phòng Quản lý sản xuất và phòng Kế toán Ờ Tài chắnh. Phòng Vật tư Ờ Mua hàng chịu trách nhiệm xác ựịnh ựơn giá
định mức chi phắ
tiêu chuẩn dựa vào kết quả khảo sát giá, chất lượng NVL ựầu vào và ựiều kiện mua hàng từ nhiều nhà cung cấp khác nhau. Phòng Quản lý sản xuất có trách nhiệm xác ựịnh lượng tiêu hao NVL theo thiết kế, tình trạng máy móc thiết bị, trình ựộ sử dụng NLV của công nhân sản xuất. Phòng Kế toán - Tại chắnh, cụ thể là bộ phận kế toán chi phắ chịu trách nhiệm xác ựịnh ựịnh mức chi phắ NVL trực tiếp trên cơ sở ựịnh mức tiêu hao NVL và ựịnh mức ựơn giá NVL.
Ớ định mức chi phắ nhân công trực tiếp: ựược xây dựng dựa vào 2 yếu tố là ựịnh mức thời gian lao ựộng trực tiếp ựể tạo ra một ựơn vị sản phẩm và ựịnh mức ựơn giá lao ựộng trực tiếp.
= = x x
định mức ựơn giá nhân lao ựộng trực tiếp ựược xây dựng dựa vào mức lương và phụ cấp phải trả cho người lao ựộng, tình hình lao ựộng hiện tại (thâm niên, tay nghề,...). định mức thời gian lao ựộng trực tiếp ựược tắnh theo thống kê kinh nghiệm, hoặc có thể xác ựịnh bằng cách thực hiện sản xuất mẫu thử, ựồng thời dựa vào cơ cấu lao ựộng theo bậc thợ ựể tắnh năng suất lao ựộng bình quân.
Ớ định mức biến phắ sản xuất chung: ựược xây dựng tương tự như ựịnh mức chi phắ NVL trực tiếp và nhân công trực tiếp.
+ Xây dựng báo cáo dự toán chi phắ sản xuất:
Trên cơ sở ựịnh mức tiêu hao NVL trực tiếp, nhân công trực tiếp, chi phắ sản xuất chung, các Xưởng sản xuất chịu trách nhiệm lập các dự toán liên quan cho Xưởng mình. để lập báo cáo dự toán chi phắ sản xuất, mỗi Xưởng phải lập một số báo cáo dự toán chi tiết như: Dự toán sản lượng sản xuất, dự toán chi phắ NVL trực tiếp, dự toán chi phắ nhân công trực tiếp, dự toán chi phắ sản xuất chung, từ ựó tổng hợp lập dự toán chi phắ sản xuất của Xưởng.
định mức chi phắ
nhân công trực tiếp định mức thời gian lao ựộng trực tiếp
định mức ựơn giá lao ựộng trực tiếp
Ớ Dự toán sản lượng sản xuất: Trên cơ sở dự toán doanh thu, số lượng sản phẩm tồn kho, phòng Quản lý sản xuất tiến hành lập kế hoạch sản xuất cho toàn Nhà máy. Các xưởng sản xuất căn cứ trên dự toán sản xuất toàn Nhà máy, lượng thành phẩm, bán thành phẩm tồn kho tại xưởng ựể lập dự toán sản lượng sản xuất cho Xưởng, ựảm bảo kế hoạch sản xuất toàn Công ty.
Ớ Dự toán NVL trực tiếp: Lập chi tiết cho từng loại sản phẩm, trên cơ sở dự toán sản lượng trong kỳ và ựịnh mức tiêu hao NVL trực tiếp cho từng loại sản phẩm, từ ựó tổng hợp thành dự toán chi phắ NVL trực tiếp cho cả xưởng. Minh họa lập dự toán chi phắ NVL trực tiếp tại Xưởng Chuẩn bị sợi như Bảng 3.4.
Bảng 3.4. Báo cáo dự toán chi phắ NVL trực tiếp tại trung tâm chi phắ
ựịnh mức - Xưởng Chuẩn bị sợi quý 2/2016
TT NVL trực tiếp (sợi thô) Sản lượng kế hoạch (tấn) định mức tiêu hao (tấn) định mức ựơn giá (tr.ự/tấn) Chi phắ dự toán (tr.ự) I Sợi Cotton 795,45 793,86 105.552 1 Sợi 16s/1 345,44 344,75 75,46 26.014 2 Sợi 30s/1 389,5 388,72 81,32 31.612 3 ẦẦẦẦ II Sợi Viscose 32,47 32,41 2.215 1 Sợi 16s/1 8,57 8,55 79,85 683 2 Sợi 30s/1 6,75 6,74 86,06 580 3 ... III Sợi Polyeste 10,66 10,64 795 1 Sợi 16s/1 2,45 2,45 82,25 201 2 Sợi 30s/1 3,44 3,43 88,64 304 3 ... IV ... TỔNG 1.089,52 1.087,34 115.256
Ớ Dự toán chi phắ nhân công trực tiếp: Cũng ựược lập chi tiết cho từng loại sản phẩm theo sản lượng sản xuất dự toán. Có thể lập dự toán chi phắ nhân công trực tiếp trên cơ sở sản lượng kế hoạch, ựịnh mức chi phắ nhân công trực tiếp cho từng loại sản phẩm từ ựó tổng hợp ựể có số liệu toàn bộ chi phắ nhân công trực tiếp sản xuất trong kỳ. Cách lập cũng dựa vào ựịnh mức chi phia nhân công trực tiếp và dự toán sản lượng sản xuất, tương tự trường hợp lập dự toán chi phắ NVL trực tiếp.
Ớ Dự toán chi phắ sản xuất chung: Dự toán này ựược phân tắch thành biến phắ và ựịnh phắ. Tương tự như ở dự toán NVL và nhân công trực tiếp, biến phắ sản xuất chung cũng ựược lập chi tiết cho từng loại sản phẩm theo sản lượng dự toán. Dự toán biến phắ sản xuất chung ựược lập trên cơ sở dự toán sản lượng sản xuất và ựịnh mức biến phắ sản xuất chung cho từng ựơn vị sản phẩm, từ ựó tổng hợp ựể có số liệu biến phắ sản xuất chung trong kỳ. Dự toán ựịnh phắ sản xuất chung ựược dựa vào thống kê kinh nghiệm của các kỳ trước ựể lập. Từ dự toán biến phắ sản xuất chung và ựịnh phắ sản xuất chung, tổng hợp ựể có số liệu toàn bộ chi phắ sản xuất chung trong kỳ.
Ớ Dự toán chi phắ sản xuất: Từ dự toán chi phắ NVL trực tiếp,
chi phắ nhân công trực tiếp và chi phắ sản xuất chung, các Xưởng tổng hợp lập