6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
4.2.1. Vấn đề về bản chất công việc
Bản chất công việc là nhân tố ảnh hưởng nhiều nhất đến động lực làm việc của người nhân viên văn phòng. Bản chất công việc thể hiện sự phù hợp giữa năng lực làm việc của người lao động và nội dung công việc đó. Hầu hết nội dung công việc của công ty phần mềm FPT đòi hỏi phải có trình độ học vấn cao.
Để nhân viên được làm những công việc phù hợp với năng lực và thế mạnh của họ, công ty cần thực hiện việc chọn đúng người ngay từ giai đoạn tuyển dụng nhân viên. Đăng tin tuyển dụng cần mô tả đầy đủ, rõ ràng vị trí công việc đang cần người, cũng như những kỹ năng cần thiết cho vị trí đó. Nhân viên không thể có sự thỏa mãn cao nếu họ chưa thực sự hiểu rõ được bản chất công việc của họ và mối quan hệ giữa công viêc họ đang làm và công việc của các đồng nghiệp. Khi nhân viên mới vào đảm nhận công việc, doanh nghiệp cần phải dành lượng thời gian nhất định để giới thiệu về hoạt động chung của toàn doanh nghiệp, hoạt động của từng phòng ban và quan trọng nhất là công việc người nhân viên đó phải làm, mối quan hệ của công việc này với công việc của phòng ban khác cũng như tầm quan trọng của công việc này.
Để tạo động lực làm việc cho nhân viên, công ty cần phải giao cho nhân viên mình những công việc phù hợp với khả năng của họ, giúp họ hiểu rõ về công việc mà họ đang làm, phải cho họ thấy tầm quan trọng của công việc họ đang thực hiện, cũng như cho phép họ được quyền quyết định một số vấn đề liên quan đến công việc nằm trong phạm vi năng lực của họ.
Căn cứ vào khả năng và trình độ của người lao động để tìm hiểu một cách cặn kẽ và chính xác những khả năng, sở trường của người lao động nhằm tránh việc giao những nhiệm vụ chuyên sâu, đòi hỏi kỹ năng nghiệp vụ cao cho những người lao động chưa được trang bị các kỹ năng, nghiệp vụ cần thiết hoặc chưa được huấn luyện để hoàn thành nhiệm vụ đó.
Để làm cho công việc của người lao động trở nên phong phú, có ý nghĩa và quan trọng đối với hoạt động của công ty thì có thể làm theo những cách sau:
-Tạo cho người lao động quyền tự do hơn trong việc quyết định những vấn đề như lựa chọn phương pháp làm việc, trình tự thực hiện công việc và nhịp độ tiến hành công việc, làm việc theo một giờ giấc linh hoạt đối với họ.
-Khuyến khích sự tham gia của người lao động cấp dưới vào các quyết định và khuyến khích sự phối hợp giữa những lao động với nhau. Lãnh đạo có thể khuyến khích người lao động tham gia bằng nhiều cách, có thể hỏi những ý kiến, nguyện vọng của nhân viên thông qua các buổi trò chuyện thân mật, những câu hỏi liên quan đến các vấn đề công ty, hoặc lãnh đạo có thể yêu cầu người lao động đưa ra những đề nghị của mình với một vấn đề trong công ty mà người lao động và ban lãnh đạo quan tâm…
-Làm cho nhân viên cảm thấy có trách nhiệm đối với công việc, cho họ thấy rằng vai trò của họ là quan trọng.
-Đảm bảo người lao động có thể thấy được nhiệm vụ của họ đã đóng góp nhiều, có ý nghĩa đối với kết quả chung của toàn công ty.
-Cung cấp những thông tin phản hồi kịp thời và chính xác về sự hoàn thành nhiệm vụ của người lao động.
Tuy nhiên để áp dụng thành công và có hiệu quả giải pháp này thì trong công ty phải thực hiện tốt việc giao quyền cho người lao động và các nhà lãnh đạo cần hiểu rõ rằng người lao động của mình đang cần cái gì. Làm cho người lao động biết được mình sẽ được lợi gì nếu làm việc hiệu quả, giải thích cho người lao động biết họ đang làm gì và tại sao họ phải làm như vậy, thường xuyên đánh giá và ghi nhận thành quả của việc thực hiện công việc của họ. Trong tình hình hiện nay, công ty cần phong phú hoá công việc theo những nguyên tắc sau:
-Gia tăng những đòi hỏi về công việc: công việc nên thay đổi trong cách thức gia tăng mức độ khó khăn và trách nhiệm đối với công việc.
-Gia tăng trách nhiệm giải trình của người lao động: cho phép phân chia nhiều quyền điều hành trong việc thực hiện công việc.
-Tạo một thời gian biểu làm việc tự do và hợp lý: trong giới hạn cho phép công ty có thể cho người lao động thực hiện công việc theo thời gian biểu của mình, hạn chế thời gian làm
-Cố gắng giao cho người lao động những công việc có tính thách thức lớn để người lao động có thể cảm nhận được tầm quan trọng của họ đối với công ty.
-Cung cấp các thông tin phản hồi về người lao động và ngược lại, nhân viên cũng nên báo cáo tình hình thực hiện công việc một cách thường xuyên đến người giám sát.
4.2.2. Vấn đề về phúc lợi
Phúc lợi là phần thù lao gián tiếp được trả dưới dạng các hỗ trợ về đời sống cho nhân viên. Đây chính là khoản ngoài tiền công, tiền lương và các khuyến khích tài chính. Phúc lợi luôn là một trong những điều quan trọng đối
với người lao động và cũng là mối bận tâm hàng đầu đối với các doanh nghiệp. Một trong những phàn nàn thường gặp nhất từ người lao động chính là việc họ không mãn nguyện chính sách phúc lợi của doanh nghiệp. Như đã phân tích ở chương 3, nhân tố phúc lợi ảnh hưởng nhiều thứ nhì đến động lực làm việc. Do đó, công ty nên cung ứng những lợi ích được lựa chọn sao cho phù hợp với nhu cầu của từng nhóm đối tượng lao động một cách linh hoạt nhất.
+ Xây dựng các chương trình sẻ chia cuộc sống, giúp đỡ những đồng nghiệp có hoàn cảnh khó khăn, tạo dựng các chương trình phúc lợi xã hội định kỳ tại các địa bàn lân cận của Công ty phần mềm FPT nhằm tạo sự gắn bó với nhau trong quá trình hoạt động và làm việc.
+ Công ty chu cấp một khoản trợ phí thường niên dùng vào việc đi du lịch, dã ngoại hàng năm trong một giới hạn nhất định.
+ Có các chương trình dã ngoại, tham quan du lịch phong phú hơn, ngoài các địa điểm mà Công ty phần mềm FPT thường tổ chức như: Huế, Đà Nẵng, cần xây dựng một số điểm tham quan khác, tạo sự hứng khởi cho cán bộ công nhân viên sau mỗi kỳ kinh doanh. Đồng thời, qua đó cũng tăng cường tình đoàn kết, gắn bó với nhau trong Công ty.
+ Để nhân viên tham gia vào việc quyết định các phúc lợi cho chính họ. Chọn lựa gói phúc lợi phù hợp nhất để phân phát đến nhân viên là một quyết định rất phức tạp, không phải lúc nào người lao động cũng nắm bắt rõ các yếu tố gắn liền với các lợi ích nhận được, chẳng hạn mức phân bổ cho từng cá nhân, quyền chọn và sự kết hợp. Chính lý do ấy khiến phần lớn người lao động tỏ ra không đồng tình hoặc cho rằng chính sách đãi ngộ chưa như họ kỳ vọng. Vậy nên, lãnh đạo doanh nghiệp cần có trách nhiệm trình bày và giúp mọi người hiểu rõ bức tranh tổng thể về các lợi ích dành cho người lao động, giải thích cặn kẽ từng phương án, những chọn lựa mà nhân viên có quyền và
hơn hết là nêu bật lý do vì sao Công ty lại cung cấp các quyền lợi ưu đãi như vậy. Qua đó, mọi người sẽ đánh giá cao hơn quyết định của cấp trên, cho dù không hoàn toàn phù hợp với họ.
Hầu hết các Công ty đều cho rằng quyền lợi của người lao động phải được cấp trên quyết định. Tuy nhiên, trong chừng mực nào đó, hãy để người lao động cùng tham gia vào quá trình xây dựng kế hoạch sử dụng quỹ phúc lợi. Hãy để họ tự chọn lựa những chính sách đãi ngộ được xem là quan trọng nhất đối với từng người.
+ Công ty tiếp tục phát huy những chương trình phúc lợi đã có hiệu quả và hữu ích như chính sách thăm ốm đau, ma chay, cưới hỏi... kịp thời đối với người lao động.
+ Chú trọng và phát huy vai trò của Công tác Công đoàn trong Công ty để có thể kết nối giữa người lao động với Công ty. Giúp Công ty hiểu hơn nhu cầu của người lao động, từ đó lựa chọn các hình thức phúc lợi phù hợp.
Phúc lợi có ý nghĩa rất quan trọng trong việc giúp nhân viên bảo đảm đời sống ở mức độ tối thiểu, yên tâm làm việc, nâng cao khả năng lao động. Đồng thời phúc lợi là một công cụ quan trọng giúp công ty giữ được lao động giỏi của mình và thu hút được lao động có trình độ cao từ bên ngoài.
Ngoài các khoản do pháp luật qui định, công ty cần áp dụng một số hình thức phúc lợi tự nguyện nhằm khuyến khích người lao động làm việc tốt hơn, yên tâm công tác và gắn bó với tổ chức nhiều hơn, như: các chương trình bảo vệ sức khoẻ các hoạt động nhằm quan tâm đến đời sống tinh thần của nhân viên.
Bên cạnh đó, công ty cũng cần chú ý gia tăng các hoạt động phúc lợi cho những người cống hiến lâu năm và những người lao động mới vào hơn nữa. Những người có thâm niên lâu năm là những người lao động trung thành, họ đóng góp cho công ty trong khoản thời gian dài nên việc quan tâm tới họ là
điều chính đáng, có tác dụng tốt trong việc động viên những đối tượng khác, đặc biệt là những nhân viên mới, họ sẽ xem đó là đích đến, là những chếđộ sẽ được hưởng trong tương lai nếu tiếp tục gắn bó và cống hiến cho công ty.
Ngày nay, việc chú trọng phúc lợi cho các nhân viên đang trở nên đa dạng, hấp dẫn. Để nâng cao sức khoẻ cho nhân viên, công ty cần triển khai việc cung cấp cho các nhân viên thẻ thành viên tại các phòng tập thể hình, Yoga văn phòng… Tuy nhiên, công ty cần chủ động liên hệ với nhiều trung tâm thể dục để có nhiều sự lựa chọn về nơi tập cho nhân viên bởi vì những món quà phúc lợi này sẽ mang ý nghĩa không cao nếu các trung tâm thể dục quá xa nhà nhân viên. Do đó, công ty nên cung ứng những lợi ích được lựa chọn sao cho phù hợp với nhu cầu của từng nhóm đối tượng nhân viên một cách linh hoạt nhất. Chẳng hạn, công ty có thể chu cấp một khoản hỗ trợ thường niên dùng vào việc mua sách hay để nhân viên có thể tự lựa chọn những đầu sách nâng cao kiến thức chuyên môn của mình hoặc thay cho các kỳ nghỉ mát ở nước ngoài, công ty có thể có các lựa chọn chuyển sang du lịch ngắn ở trong nước nhưng dành cho gia đình của nhân viên với mức ngân sách tương đương. Những sự quan tâm này nếu được thực hiện linh hoạt và đúng đắn sẽ tạo ra sự khích lệ rất lớn đối với các nhân viên.
4.2.3. Vấn đề về tiền lương
Thời gian vừa qua, chế độ tiền lương, thưởng đã được Công ty phần mềm FPT thực hiện khá tốt, tuy nhiên nó vẫn còn tồn tại một số vấn đề ảnh hưởng tới động lực làm việc của người lao động. Trong thời gian tới, Công ty cần có chính sách điều chỉnh chế độ tiền lương, thưởng và phúc lợi cho phù hợp. Cụ thể:
+ Tiền lương hiện tại vẫn chưa các tác động tích cực trong tạo động lực tới nhân viên. Tiền lương hiện tại chỉ có thể đảm bảo cơ bản các nhu cầu của cuộc sống cho nhân viên. Vì vậy, Công ty cần điều chỉnh chế độ tiền lương
xứng đáng với nỗ lực làm việc của nhân viên và đảm bảo việc chi trả cho cuộc sống họ. Có được mức thu nhập cao hơn, phù hợp với tình hình lạm phát hiện tại, đủ để đảm bảo cho cuộc sống của gia đình thì nhân viên sẽ an tâm làm việc, vì vậy động lực làm việc sẽ ngày càng nâng cao.
+ Tiền lương cần được tính toán và trả công bằng giữa những nhân viên bằng cách sử dụng các hình thức chấm công phù hợp, theo dõi sát sao quá trình sản xuất, tính lương tháng theo ngày công làm việc có thưởng, phạt theo hệ số dựa vào số ngày công và quá trình làm việc của nhân viên. Làm được điều này sẽ tạo niềm tin, sự thỏa mãn cho nhân viên trong công việc.
+ Cần công bố minh bạch chế độ tiền lương trong hợp đồng lao động, trong các cuộc họp với nhân viên hay các phòng ban để tránh dư luận trái chiều nhau về cách tính lương.
+ Việc thanh toán lương phải thực hiện đầy đủ và đúng theo hạn định. Để đảm bảo việc phân phối thu nhập được công bằng, trước hết doanh nghiệp cần phải tham khảo, xem xét, so sánh thu nhập của nhân viên mình với nhân viên ở các doanh nghiệp khác cùng ngành, đánh giá đúng vị trí và vai trò của từng nhân viên trong tổ chức để xác định mức thu nhập phù hợp cho từng nhân viên. Ngoài ra, vì sự công bằng ở đây phụ thuộc rất nhiều vào nhận thức của người lao động nên doanh nghiệp phải tìm cách giúp nhân viên nhận thức rằng họ được trả thu nhập một cách công bằng. Để làm việc này, doanh nghiệp cần có bảng mô tả công việc cho từng vị trí cụ thể, giúp từng nhân viên thấy được vị trí, vai trò và đóng góp của mình cũng như của thành viên khác trong công ty. Có như vậy nhân viên mới cảm thấy mình được trả thu nhập công bằng.
Doanh nghiệp phải tránh thưởng tràn lan bình quân thường thấy ở các doanh nghiệp nhà nước vì nó ít có tác dụng tạo sự thỏa mãn hay động viên người lao động làm việc tốt hơn mà được xem như là một khoản lương khác
vì khoản thưởng này không phụ thuộc vào hiệu suất làm việc của họ. Trợ cấp đối với nhân viên văn phòng thường chủ yếu bao gồm các khoản như trợ cấp cơm trưa, trợ cấp đi lại (chi phí đi lại từ nhà đến công ty và ngược lại) và phí điện thoại. Tùy thuộc vào tình hình cụ thể của doanh nghiệp mình mà doanh nghiệp cần phải sử dụng các trợ cấp này một cách hợp lý vì khoản thu nhập này không những mang lại một phần thu nhập cho nhân viên mà còn giúp họ cảm nhận được sự quan tâm của doanh nghiệp đối với họ.
Để tiền lương tác động tích cực đến động lực làm việc của nhân viên, công ty cần phải xây dựng chính sách lương thưởng hợp lý, cố gắng tăng thu nhập cho nhân viên, tạo sự công bằng hơn trong việc phân phối thu nhập.
Việc xác định mức trả lương có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong công tác tiền lương. Để thu hút cũng như giữ chân người lao động, công ty nên tăng mức lương cao hơn mức lương thị trường.
Công ty cần có chế độ thưởng hợp lý để khuyến khích người lao động làm việc với năng suất, chất lượng cao. Hằng quý, công ty nên tiến hành đánh giá hiệu quả từng thành phần công việc để có chính sách thưởng cho phù hợp. Đồng thời, Công ty còn phải xây dựng chế độ khen thưởng, xử phạt một cách rõ ràng, minh bạch, khách quan, kịp thời. Điều này có ý nghĩa quan trọng, nó vừa làm giảm chi phí, vừa có tác dụng làm cho người lao động có trách nhiệm hơn với công việc, từ đó, nâng cao hiệu quả, tăng năng suất lao động và tiền lương của người lao động cũng tăng theo.
4.2.4. Vấn đề về đồng nghiệp
Đồng nghiệp là nhân tố quan trọng tác động đến động lực làm việc của nhân viên văn phòng mẫu điều tra tại Công ty phần mềm FPT. Vì vậy, khi yếu tố này thay đổi tích cực sẽ tác động lớn nhất đến động lực làm việc của nhân viên. Tập thể các thành viên tại Công ty qua quá trình thực hiện những trách nhiệm của mình hợp tác trực tiếp với nhau, luôn có sự liên quan và tác động
qua lại lẫn nhau. Vì vậy điều đầu tiên mà ban lãnh đạo Công ty phần mềm