5. Kết cấu đềtài
1.1.5. Xây dựng khung quản lý quy trình dựbáo
Davis và Mentzer (2007) đãđưa ra một khung quản lý quy trình dựbáo toàn diện cho việc quản lý quy trình dựbáo. Khung quản lý này phù hợp cho các loại dựbáo như dựbáo doanh số, dựbáo giá cả, dựbáo sản xuất, hoặc dựbáo nhu cầu. Bốn thành phần chủyếu trong quy trình này bao gồm: (1) Thiết lập một môi trường dựbáo; (2) Phát triển năng lực dựbáo; (3) Đánh giá các kết quảdựbáo; (4) Đo lường và giám sát kết quảdựbáo.
Năng lực dựbáo bao gồm hai thành phần cơ bản là hậu cần thông tin (khảnăng vềcơ sởdữliệu và phần mềm phân tích dữliệu) và khảnăng hiểu biết và cộng tác
giữa các bộphần chức năng (khảnăng chia sẻ). Một hậu cần thông tin tốt phải dựa trên một hệthống công nghệthông tin hoàn chỉnh (phần mềm, phần cứng, và con người) và các quy trình thu thập, chuyển hóa dữliệu (các nguồn thông tin nội bộvà các nguồn thông tin bên ngoài, kểcác các khảo sát khách hàng). Ngoài ra, các quá trình dựbáo cònđược chia thành các phân tích dựbáo nội bộvà các phân tích dựbáo bên ngoài (các chuyên gia phân tíchởcác trường đại học, các viện nghiên cứu). Khảnăng hiểu biết và cộng tác được thểhiện qua khảnăng trao đổi và nhất trí giữa các bộphận vềdữ liệu đầu vào, phương pháp dựbáo và kết quảdựbáo. Giữa hai thành phần này có mối quan hệchặt chẽvới nhau thông qua giảthiết P1 “hậu cần thông tin có mối quan hệ tích cực với khảnăng chia sẻgiữa các bộphận chức năng”.
Sơ đồ2.2: Khung quản lý quy trình dựbáo
Môi trường dựbáo bao gồm sự ủng hộcủa cấp trên, sựtin tưởng vào kết quảdự báo trong việc ra quyết định và hệthống khen thưởng hợp lý dành cho những bộphận tham gia vào quá trình dựbáo “môi trường dựbáo càng tích cực thì năng lực dựbáo của doanh nghiệp càng được phát huy”(P2).
Kết quảdựbáo bao gồm việc đánh giá các kết quảdựbáo và các kết quảkinh doanh của doanh nghiệp. Việc đánh giá kết quảdựbáo cần dựa trên các chỉtiêu đánh giá độchính xác dựbáo nội bộ(các tiêu chí thống kê) và mức độ đápứng nhu cầu khách hàng mục tiêu (mức độhài lòng của khách hàng vềchất lượng dịch vụ). Như vậy, kết quảdựbáo không chỉnhằm gia tăng giá trịcho các khách hàng nội bộ(người sửdụng, các phòng ban,…) mà còn gia tăng giá trịcho các khách hàng bên ngoài (nhà cung cấp, khách hàng, các chuyên gia,…). Chúng ta kỳvọng rằng “năng lực dựbáo có ảnh hưởng tích cực đến kết quảdựbáo” (P3). Kết quảdựbáo tốt (sai sốdựbáo thấp) giúp giảm chi phí tồn khi tăng lợi nhuận, cải thiện chuỗi cungứng, đápứng cao nhất nhu cầu khách hàng. Nhiều nghiên cứu thực nghiệm đã cho thấy rằng “mức độchính xác của dựbáo có mối quan hệtích cực tới kết quảhoạt động của doanh nghiệp” (P4).
Kết quảdựbáo (và kết quảhoạt động kinh doanh) cóảnh hưởng tích cực lên năng lực dựbáo và môi trường dựbáo (P5, P6).
Đểcó kết quảdựbáo tốt, doanh nghiệp cần tạo dựng một môi trường tích cực trong đó sự ủng hộvà tin cậy của ban quản trịcấp trung/cao là hết sức cần thiết. Các nhà quản trịtrung/cao hiểu vềtầm quan trọng của dựbáo là một điều kiện thuận lợi để đưa dựbáo ngày càng gần hơn với các hoạt động của doanh nghiệp. Trên cơ sở đó, các doanh nghiệp phải xây dựng một năng lực dựbáo nhất định, trong đó cần quan tâm đến cơ sởdữliệu, phần mềm hỗtrợ, chuyên viên phân tích, và sựcông tác tích cực, xuyên suốt trong toàn công ty. Một khi đã có môi trường và năng lực dựbáo tốt, thì kết quảdựbáo trởnên hữu ích hơn cho việc ra quyết định của doanh nghiệp.