8. Đúng gúp của luận ỏn về lý luận và thực ti ễn
2.1. Vai trũ của doanh nghiệp nhỏ và vừa lĩnh vực dịch vụ trong nền kinh tế
Lĩnh vực dịch vụ núi chung bao gồm: dịch vụ kinh doanh, dịch vụ CNTT, dịch vụ xõy dựng và kỹ thuật, dịch vụđào tạo, dịch vụ mụi trường, dịch vụ tài chớnh, dịch vụ liờn quan đến sức khỏe và xó hội, dịch vụ du lịch, dịch vụ giải trớ, văn húa, thể thao, dịch vụ vận tải và cỏc dịch vụ khỏc. Lĩnh vực dịch vụ cú vai trũ ngày càng quan trọng trong nền kinh tế. Theo cỏc nghiờn cứu về kinh tế, giữa GDP (Gross Domestic Product - Tổng sản phẩm quốc nội) và lĩnh vực dịch vụ cú mối quan hệ khăng khớt: nền kinh tế
càng tăng trưởng thỡ tỷ trọng của dịch vụ trong GDP càng cao. éiều đú cho thấy, phỏt triển dịch vụ cú vai trũ cực kỳ quan trọng trong chớnh sỏch phỏt triển kinh tế - xó hội của mỗi quốc giạ Dịch vụ khụng chỉ tạo ra mụi trường cho phỏt triển kinh tế, mà bản thõn dịch vụ cũng tạo thờm giỏ trị cú tỷ trọng ngày càng tăng trong GDP. Đối với nhiều quốc gia trờn thế giới, lĩnh vực dịch vụ luụn đúng gúp nhiều nhất vào sự tăng trưởng của GDP. Theo thống kờ, lĩnh vực dịch vụ đúng gúp khoảng 50-60% cho tăng trưởng GDP tại cỏc nước đang phỏt triển và khoảng 75-85% cho tăng trưởng GDP tại cỏc nước phỏt triển. Cụ thể mức đúng gúp đú là: Mỹ 84,5%; Anh 83,2%; Malaysia 61,3%; Thỏi Lan 56,6%; cũn theo con số của Tổng Cục Thống kờ, tỷ lệ này ở Việt Nam là 40% (Biểu đồ 2.1). Đồng thời, nền kinh tế càng phỏt triển, tỷ trọng lao động trong lĩnh vực dịch vụ càng lớn. Tại cỏc nước phỏt triển như Mỹ, Nhật Bản, Canada, lĩnh vực dịch vụ luụn tạo ra việc làm cho khoảng 70-80%, cũn tại cỏc nước đang phỏt triển là 35-40% lực lượng lao động toàn xó hộị Theo sự phỏt triển của xó hội, cỏc tỷ lệ trờn vẫn đang cú xu hướng ngày càng tăng nhanh. Tốc độ tăng lao động trong lĩnh vực dịch vụ của cỏc nước đang phỏt triển khoảng 8-9%/năm, cao hơn mức 4-5% của cỏc nước phỏt triển. Ngày nay, dịch vụ khụng cũn đơn thuần chỉ phục vụ nhu cầu tiờu dựng cuối cựng và phụ thuộc vào ngành sản xuất. Cỏc ngành dịch vụ phỏt triển theo
3.2.3. Phõn tớch thực trạng triển khai ứng dụng
Theo kết quả điều tra, hầu hết cỏc doanh nghiệp cú từ 1 đến 4 ứng dụng khỏc nhau đó được triển khai thực hiện (69,5%) và cú 30,5% doanh nghiệp cú hơn 4 ứng dụng, trong đú cỏc ứng dụng được triển khai nhiều nhất bao gồm: hệ thống quản lý kế
toỏn tài chớnh (100%), hệ thống quản lý lương (87,5%), hệ thống quản lý nhõn sự
(71,5%), hệ thống quản lý bỏn hàng (47,5%). Tiếp sau đú là hệ thống quản lý kho
(36,0%)và hệ thống quản lý tài sản (34,5%). Phõn tớch theo quy mụ doanh nghiệp, tỷ lệ doanh nghiệp chỉ triển khai 1 đến 2 ứng dụng như sau: đối với cỏc doanh nghiệp siờu nhỏ là 22,4%, doanh nghiệp nhỏ là 11,2%. Tỷ lệ doanh nghiệp triển khai 3 đến 6 ứng dụng: đối với doanh nghiệp siờu nhỏ 75,0%, doanh nghiệp nhỏ là 81,3%, doanh nghiệp vừa là 88,2%. Tỷ lệ doanh nghiệp triển khai từ 7 ứng dụng trở lờn: đối với doanh nghiệp siờu nhỏ là 2,6%, doanh nghiệp nhỏ là 7,5%, doanh nghiệp vừa là 11,8% (Biểu đồ 3.2). Cú 9 doanh nghiệp mới chỉ triển khai 1 ứng dụng chiếm 4,5%, cỏc bài toỏn quản lý cũn lại trong doanh nghiệp được thực hiện thủ cụng bằng sổ sỏch. Theo kết quảđiều tra, những doanh nghiệp chỉ mới triển khai từ 1 đến 2 ứngdụng đều thuộc cỏc doanh nghiệp cú quy mụ nhõn viờn dưới 50 ngườị Thời điểm triển khai ứng dụng sớm nhất là vào năm 2000 và mới nhất là năm 2015. Cỏc cụng cụ, ngụn ngữ lập trỡnh dựng xõy dựng hệ thống cũng phong phỳ như: Visual Basic, C#, Java, ASP, PHP,... Đặc biệt, cú nhiều doanh nghiệp dưới 50 nhõn viờn sử dụng cỏc ứng dụng được xõy dựng bằng cụng cụ Excel.
Biểu đồ 3.2. Sốứng dụng đó được triển khai theo quy mụ doanh nghiệp.
Biểu đồ 3.3. Bỡnh quõn số HTTTQL đó được triển khai theo quy mụ doanh nghiệp.
Nguồn: Số liệu điều tra của tỏc giả.
Nhỡn vào đồ thị trong Biểu đồ 3.3, chỳng ta cú thể nhận diện một quy luật:nhỡn chung, ứng dụng CNTT tăng lờn theo quy mụ doanh nghiệp. Điều đú là hoàn toàn hợp lý, bởi vỡ: Trước hết, khi doanh nghiệp cú quy mụ lớn, khối lượng cụng việc quản lý cũng sẽ lớn. Vỡ vậy, doanh nghiệp cú nhu cầu về HTTTQL để trợ giỳp thực hiện hiệu quả cụng việc quản lý của mỡnh. Thứ hai, doanh nghiệp cú quy mụ lớn, cú khả năng tài chớnh để đầu tư ứng dụng CNTT. Cựng với sự phỏt triển kinh tế, xó hội quy mụ của cỏc doanh nghiệp sẽ ngày càng lớn, số lượng HTTTQL được triển khai ứng dụng trong cỏc doanh nghiệp cũng sẽ ngày càng tăng. Vỡ vậy, việc tớch hợp cỏc HTTTQL trong doanh nghiệp được đặt ra một cỏch tự nhiờn và ngày càng trở nờn cấp thiết.
3.2.4. Phõn tớch thực trạng nhập và đồng bộ dữ liệu
Nhập dữ liệu là yếu tố quan trọng trong việc triển khai ứng dụng. Cỏch nhập dữ liệu quyết định đến chất lượng dữ liệụ Dữ liệu khụng chớnh xỏc, khụng nhất quỏn và được nhập vào khụng kịp thời là nguồn gốc của vấn đềđiều hành và tài chớnh nghiờm trọng (Laudon, K.C. and Laudon, P.J., 2005). Phần lớn cỏc DNNVV lĩnh vực dịch vụ được hỏi đó nhập dữ liệu vào từng ứng dụng riờng lẻ và khụng thực hiện đồng bộ dữ liệu (chiếm 44,0%). Cú 40,0% doanh nghiệp nhập dữ liệu từ hai hoặc ba hệ thống và sau đú thực hiện đồng bộ húa, tỷ lệ này chủ yếu tập trung vào những doanh nghiệp cú quy mụ nhõn viờn trờn 10 ngườị Chỉ cú 16,0% doanh nghiệp được hỏi đó nhập dữ liệu
vào chỉ một lần, và sau đú đồng bộ với cỏc hệ thống khỏc. Đối với những doanh nghiệp này, họ sử dụng ứng dụng tớch hợp nhiều phõn hệ.
3.2.5. Phõn tớch thực trạng lưu trữ dữ liệu
Theo kết quả điều tra, tổng cộng cú 23,5% doanh nghiệp lưu trữ dữ liệu của họ trong một CSDL duy nhất mà tất cả cỏc phũng ban cú thể được truy cập. Điều này cú nghĩa rằng, cỏc ứng dụng trong cỏc doanh nghiệp này được tớch hợp rất tốt, hoặc cỏc doanh nghiệp này chỉ cú cỏc ứng dụng đơn giản, chỉ gồm một cơ sở dữ liệu duy nhất truy cập bởi một hoặc rất ớt ứng dụng. Cú tổng cộng 59,0% doanh nghiệp lưu trữ dữ liệu trong nhiều CSDL, nhưng được chia sẻ giữa cỏc phũng ban khỏc nhau, trong khi 17,5% doanh nghiệp lưu trữ dữ liệu trong cỏc tệp độc lập, hoàn toàn khụng được chia sẻ với cỏc phũng ban khỏc.
3.2.6. Phõn tớch thực trạng thiếu tớnh nhất quỏn dữ liệu
Theo Laudon, K.C. and Laudon, P.J. (2005), khụng nhất quỏn dữ liệu xảy ra khi cựng một dữ liệu được lưu trữ trong nhiều CSDL và nhiều thuộc tớnh cựng một dữ liệu cú giỏ trị khỏc nhaụ Phõn tớch kết quả điều tra cho thấy, dữ liệu khụng nhất quỏn khụng xảy ra trong 58,5% số cỏc doanh nghiệp được khảo sỏt. Tỷ lệ cỏc trường hợp cú dữ liệu mõu thuẫn xảy ra là 41,5%. Phõn tớch sõu hơn cú thể thấy rằng, khụng cú mõu thuẫn dữ liệu trong 90,6% doanh nghiệp mà dữ liệu của họ đồng bộ trờn tất cả cỏc hệ thống. Tuy vậy, vẫn cú gần 10,0% doanh nghiệp trả lời cú mõu thuẫn dữ liệu, điều này cú nghĩa rằng quỏ trỡnh đồng bộ là chưa hiệu quả. Cú 66,3% doanh nghiệp xảy ra khụng nhất quỏn dữ liệu nếu chỉ đồng bộ một số hệ thống và trờn 60% doanh nghiệp cú sự mõu thuẫn dữ liệu nếu doanh nghiệp khụng hề thực hiện đồng bộ dữ liệụ
3.2.7. Phõn tớch mức độ và cỏch thức tương tỏc giữa cỏc ứng dụng
Cỏc ứng dụng trong doanh nghiệp cú thể tương tỏc để cung cấp thụng tin, dữ liệu cho nhaụ Cỏch thức tương tỏc giữa cỏc ứng dụng cú thể là tương tỏc thủ cụng hoặc sử dụng chức năng cú sẵn hoặc tự viết chương trỡnh. Tương tỏc thủ cụng nghĩa là, khi dữ liệu ởứng dụng 1 thay đổi, nếu ứng dụng 2 cần đến dữ liệu này thỡ phải nhập vào bằng taỵ Cũn nếu hai ứng dụng đó được thiết kế để cú thể trao đổi thụng tin, dữ liệu nghĩa là tương tỏc bằng chức năng cú sẵn. Ngoài ra, cú thể tự viết chương trỡnh để làm cho hai ứng dụng độc lập tương tỏc được với nhaụ Theo kết quảđiều tra khảo sỏt, trong 200 doanh nghiệp chỉ cú 4 doanh nghiệp đó triển khai ERP, cỏc phõn hệ như Quản lý kế toỏn tài chớnh, Quản lý nhõn sự, Quản lý lương, Quản lý bỏn hàng,... trong hệ thống hoàn toàn cú thể tương tỏc với nhau bằng chức năng cú sẵn do đó được thiết
kế tổng thể ngay từ đầụ Cú 9 doanh nghiệp chỉ triển khai một ứng dụng Quản lý kế toỏn tài chớnh. Cỏc doanh nghiệp cú từ 2 ứng dụng trở lờn chủ yếu tương tỏc với nhau bằng phương phỏp thủ cụng, một số ớt tương tỏc bằng chức năng cú sẵn và rất ớt doanh nghiệp tự viết chương trỡnh tương tỏc. Chẳng hạn, xột 4 ứng dụng được triển khai nhiều nhất theo kết quả điều tra là: (1) Quản lý kế toỏn tài chớnh, (2) Quản lý lương,
(3) Quản lý nhõn sự, (4) Quản lý bỏn hàng, thỡ mức độ và cỏch thức tương tỏc được phõn tớch như sau: ứng dụng Quản lý kế toỏn tài chớnh tương tỏc với ứng dụng Quản lý lương cú 31,4% sử dụng chức năng cú sẵn, 68,0% thao tỏc thủ cụng và 0,6% tự viết chương trỡnh; tương tỏc với ứng dụng Quản lý nhõn sự cú 35,0% sử dụng chức năng cú sẵn, 64,3% thao tỏc thủ cụng; tương tỏc với ứng dựng Quản lý bỏn hàng cú 43,0% sử dụng chức năng sẵn cú và 57,0% thao tỏc thủ cụng. Việc tương tỏc thủ cụng giữa cỏc ứng dụng này cú thể được thể hiện qua một số cụng việc cụ thể như sau: khi cú sự thay đổi nhõn sự từ phớa ứng dụng Quản lý nhõn sự thỡ dữ liệu mới sẽ được in ra giấy hoặc xuất ra tệp và chuyển sang cho nhõn viờn nhập vào ứng dụng Quản lý kế toỏntài chớnh. Hàng ngày, cỏc húa đơn bỏn hàng từứng dụng Quản lý bỏn hàng được xuất ra và theo định kỳ, bộ phận kế toỏn tài chớnh phải nhập cỏc húa đơn này vào cho ứng dụng Quản lý kế toỏn tài chớnh. Vỡ cỏc doanh nghiệp trả lương theo doanh thu, do đú, định kỳđến thỏng tớnh lương, bộ phận kế toỏn tài chớnh phải xuất doanh thu theo thỏng từứng dụng Quản lý kế toỏn tài chớnh, chuyển sang cho bộ phận tớnh lương nhập vào ứng dụng Quản lý lương để tớnh lương cho nhõn viờn. Hai ứng dụng Quản lý lương và
Quản lý nhõn sự cú sự liờn quan về mặt dữ liệu rất lớn. Hàng thỏng, việc tớnh lương của nhõn viờn phụ thuộc nhiều tham số từứng dụng Quản lý nhõn sự, việc trao đổi dữ liệu bằng phương phỏp thủ cụng tốn nhiều thời gian, đặc biệt dễ dẫn đến sai lệch dữ liệụ Theo kết quảđiều tra, hai ứng dụng này tương tỏc với nhau bằng thủ cụng chiếm 46,2%, 53,1% sử dụng chức sẵn cú, 0,7% tự viết chương trỡnh. Tương tự, ứng dụng
Quản lý lương tương tỏc với ứng dụng Quản lý bỏn hàng như sau: cú 9,8% tương tỏc bằng cỏc chức năng cú sẵn, 90,2% tương tỏc thủ cụng (Hỡnh 3.1).
Qua phõn tớch dữ liệu điều tra ta thấy rằng, phần lớn cỏc ứng dụng hỗ trợ cỏc bài toỏn nghiệp vụ trong cỏc DNNVV lĩnh vực dịch vụ hiện nay đang mang tớnh độc lập, ớt cú sự kết nốị Việc tương tỏc giữa cỏc ứng dụng chủ yếu bằng phương phỏp thủ cụng. Đõy chớnh là lý do tại sao doanh nghiệp đó ứng dụng CNTT vào quản lý nhưng độ trễ, độ sai lệch trong việc cung cấp thụng tin, dữ liệu cho lónh đạo hay việc phản hồi khỏch hàng vẫn cũn lớn. Điều này ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Hỡnh 3.1. Mức độ tương tỏc giữa cỏc ứng dụng trong doanh nghiệp.
Nguồn: Số liệu điều tra của tỏc giả.
3.2.8. Phõn tớch thực trạng truy cập dữ liệu thụng qua mạng
Phần lớn những người được hỏi trả lời rằng nhõn viờn của họ khụng hoặc ớt được truy cập tới dữ liệu được quyền truy cập của doanh nghiệp, trong đú 33,0% trả lời khụng bao giờđược truy cập và 32,5% trả lời hạn chếđược truy cập. Chỉ cú 34,5% doanh nghiệp trả lời nhõn viờn của họ cú thể truy cập cỏc dữ liệu được phộp thụng qua mạng. Chứng tỏ, việc trao đổi thụng tin, chia sẻ, truy cập tới những dữ liệu được phộp trong doanh nghiệp đối với cỏc nhõn viờn cũn hạn chế và dẫn tới sự hạn chế về tớnh cập nhật thụng tin, tớnh sẵn sàng của dữ liệu doanh nghiệp cho nhõn viờn làm việc.
3.2.9. Phương phỏp phõn tớch và thiết kế cỏc ứng dụng
Số lượng cỏc ứng dụng đó được triển khai trong cỏc doanh nghiệp được phỏng vấn nằm trong khoảng từ 1 đến 5. Tổng sốứng dụng được tiếp cận là 10, trong đú cú 6 ứng dụng do doanh nghiệp đặt hàng viết, cú 4 ứng dụng đúng gúị Cú 2 ứng dụng viết bằng ngụn ngữ lập trỡnh Java, 2 ứng dụng viết bằng Visual Basic, 6 ứng dụng viết bằng C#. Cỏc hệ quản trị CSDL liệu chủ yếu là SQL Server và My SQL, ngoài ra cú một sốứng dụng sử dụng hệ quản trị CSDL Access. Phương phỏp phõn tớch và thiết kế
43,0 % sử dụng chức năng sẵn 57,0% thao tỏc thủ cụng 35,0% sử dụng chức năng sẵn 64,3% thao tỏc thủ cụng 0,7% tự viết chương trỡnh Quản lý bỏn hàng 4 Quản lý kế toỏn tài chớnh 1 Quản lý nhõn sự 3 Quản lý lương 2 9,8% sử dụng chức năng sẵn 90,2% thao tỏc thủ cụng 31,4% sử dụng chức năng sẵn 68,0% thao tỏc thủ cụng 0,6% tự viết chương trỡnh 24,2% sử dụng chức năng sẵn 75,8% thao tỏc thủ cụng 53,1% sử dụng chức năng sẵn 46,2% thao tỏc thủ cụng 0,7% tự viết chương trỡnh
hệ thống chủ yếu sử dụng là phương phỏp hướng chức năng và hướng đối tượng. Cỏc chức năng được thể hiện bởi hệ thống thực đơn.
3.2.10. Quy trỡnh nghiệp vụ
Tất cả cỏc doanh nghiệp được phỏng vấn đều trả lời cỏc quy trỡnh nghiệp vụ của họđược mụ tả bằng lời, khụng được mụ hỡnh húạ Khi đề xuất quy trỡnh, ban lónh đạo họp và đề xuất quy trỡnh theo cỏc bước, mỗi bước của quy trỡnh được quy định phũng ban nào phụ trỏch. Sau khi thống nhất quy trỡnh sẽ phổ biến cho cỏc đơn vị phũng ban để thực hiện. Phần lớn cỏc doanh nghiệp được phỏng vấn đều trả lời việc quản lý và cải tiến cỏc quy trỡnh nghiệp vụ của họ gặp nhiều khú khăn. Để thực hiện một quy trỡnh nghiệp vụ mất nhiều thời gian do độ trễ trong cỏc bước thực hiện. Cỏc quy trỡnh được đề xuất thường sẽ phải thực hiện lõu dài, ớt cú sự sửa đổi, cải tiến. Họ khụng mụ hỡnh húa quy trỡnh, khụng mụ phỏng việc thực hiện quy trỡnh trước khi đưa vào ỏp dụng, nờn khụng lường trước được những khú khăn, bất cập cũng như những rủi ro khi thực hiện quy trỡnh nghiệp vụ.
Phần lớn lónh đạo cỏc doanh nghiệp được hỏi đều trả lời doanh nghiệp của họ cú nhu cầu làm thế nào để dữ liệu cú thể liờn thụng từ ứng dụng này đến ứng dụng khỏc, để bớt cỏc khõu phải làm thủ cụng. Đõy chớnh là vấn đề tớch hợp ứng dụng. Tuy nhiờn, phần lớn lónh đạo doanh nghiệp đều trả lời chưa nghe hoặc đó nghe nhưng chưa rừ về khỏi niệm tớch hợp ứng dụng.
3.3. Đỏnh giỏ về thực trạng ứng dụng cụng nghệ thụng tin trong doanh nghiệp nhỏ và vừa lĩnh vực dịch vụở Việt Nam hiện nay
3.3.1. Đỏnh giỏ chung
ạ Gúc độ quản lý
Qua kết quả điều tra, phỏng vấn 200 DNNVV trong lĩnh vực dịch vụ, cú thể