8. Đúng gúp của luận ỏn về lý luận và thực ti ễn
3.3.1. ỏnh giỏ chung
ạ Gúc độ quản lý
Qua kết quả điều tra, phỏng vấn 200 DNNVV trong lĩnh vực dịch vụ, cú thể thấy rằng: hiện nay, cỏc doanh nghiệp cũng đó cú sự quan tõm và đầu tư ứng dụng CNTT vào cụng tỏc điều hành quản lý. Nhận thức được tầm quan trọng của CNTT đối với doanh nghiệp, đặc biệt là trong quỏ trỡnh hội nhập và toàn cầu húa, cỏc doanh nghiệp đó cú những bước đi tớch cực trong việc ứng dụng CNTT vào trong hoạt kinh doanh của mỡnh. Nhiều doanh nghiệp đó mạnh dạn đầu tư và ứng dụng thành cụng cỏc HTTTQL, nõng cao năng lực quản trị doanh nghiệp, đồng thời đó ý thức được sức mạnh của Internet và xu thế phỏt triển của thương mại điện tử để quảng bỏ sản phẩm dịch vụ, mở rộng thị trường, giảm chi phớ kinh doanh, tăng doanh thu và lợi nhuận. Tuy nhiờn, cú thể đỏnh giỏ rằng việc ứng dụng CNTT vào cỏc DNNVV lĩnh vực dịch vụ vẫn cũn rất hạn chế, mới dừng lại ở mức cơ bản, nhỏ lẻ, thiếu tớnh tổng thể. Doanh
nghiệp cũng đó triển khai ứng dụng CNTT hỗ trợ cho cụng tỏc quản lý, nhưng chưa
được trang bịđồng bộ, mà chỉ mang tớnh tự phỏt, thiếu chiến lược tổng thể. Vỡ vậy, cỏc
ứng dụng đảm nhiệm cỏc chức năng riờng biệt, độc lập, tạo thành cỏc “ốc đảo” thụng
tin. Lónh đạo doanh nghiệp chưa được trang bịđầy đủ kiến thức về lónh đạo, quản lý,
quản trị doanh nghiệp bằng việc ứng dụng CNTT, chưa đỏnh giỏ đỳng tầm quan trọng
cũng như những lợi ớch mà CNTT đem lạị Việc đầu tư cho nhõn lực CNTT của cỏc
doanh nghiệp cũng là một vấn đề tồn tạị Rất ớt cỏc doanh nghiệp cú kế hoạch đào tạo nõng cao năng lực CNTT cho nhõn viờn của mỡnh. Đa số doanh nghiệp khụng cú người phụ trỏch và lónh đạo chịu trỏch nhiệm về ứng dụng CNTT trong tổ chức (CIO - Chief Information Officer). Việc triển khai ứng dụng CNTT thành cụng hay thất bại phần lớn phụ thuộc vào tầm nhỡn cũng như quyết tõm của lónh đạo doanh nghiệp, đặc biệt vai trũ của CIO cần phải được đề caọ Hơn nữa, xu hướng của cỏc CIO hiện đại đang chuyển mạnh từ lĩnh vực kỹ thuật sang vai trũ lónh đạo chiến lược và phỏt triển kinh doanh. Hiện nay, phần lớn doanh nghiệp, người phụ trỏch CNTT là
giỏm đốc kiờm luụn hoặc là nhõn viờn phụ trỏch kiờm nhiệm, vỡ vậy khú xõy dựng kế
hoạch tổng thể ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp. Chỉ một số ớt doanh nghiệp cú
người phụ trỏch CNTT chuyờn nghiệp, được đào tạo bài bản về CNTT. Khi xõy dựng
chiến lược kinh doanh, cỏc doanh nghiệp chưa chỳ trọng đến việc phải đồng thời xõy
dựng chiến lược CNTT đi kốm, dẫn đến thiếu sự gắn kết giữa hoạt động ứng dụng
CNTT và cụng tỏc triển khai, thực thi chiến lược phỏt triển doanh nghiệp.
Theo kết quả điều tra, 100% doanh nghiệp đó sử dụng Internet, tuy nhiờn số doanh nghiệp sử dụng Internet cho mục đớch quản lý, điều hành và kinh doanh cũn rất hạn chế. Mặc dự nhiều doanh nghiệp đó xõy dựng trang Web riờng, nhưng chủ yếu là đăng tải cỏc thụng tin giới thiệu doanh nghiệp chứ chưa tiến hành giao dịch được. Quy trỡnh nghiệp vụ trong cỏc doanh nghiệp chủ yếu được mụ tả bằng lời theo cỏc bước. Mỗi bước được thực hiện bởi một phũng ban chức năng. Quy trỡnh nghiệp vụ thường khụng thống nhất theo chuẩn, mà theo chủ quan của doanh nghiệp. Sự kết nối giữa cỏc bước của quy trỡnh được thực hiện thủ cụng, bởi dữ liệu được lưu trữ trờn cỏc ứng dụng là riờng biệt, độc lập, tạo thành cỏc “ốc đảo” thụng tin, khụng cú sự liờn thụng. Việc cải tiến quy trỡnh nghiệp vụ khụng được thường xuyờn, vỡ vậy hạn chế trong việc đỏp ứng nhanh nhu cầu thị trường.
b. Về gúc độ kỹ thuật
Việc đầu tư hạ tầng CNTT cũng đó được cỏc doanh nghiệp chỳ trọng. Hệ thống
mỏy tớnh, mỏy in được trang bị đầy đủ đảm bảo cho lónh đạo cũng như nhõn viờn cỏc
Hầu hết cỏc ứng dụng hỗ trợ cỏc bài toỏn quản lý được xõy dựng vào cỏc thời điểm
khỏc nhau, sử dụng cỏc ngụn ngữ lập trỡnh khỏc nhau, sử dung cỏc hệ quản trị CSDL
khỏc nhau và đặc biệt do cỏc cụng ty viết phần mềm khỏc nhaụ Cỏc ứng dụng này
phần lớn là do doanh nghiệp đặt hàng cho cỏc cụng ty viết riờng cho doanh nghiệp.
Chỉ cú một số doanh nghiệp sử dụng phần mềm đúng gúi, như phần mềm kế toỏn
MISẠ Cỏc hệ quản trị CSDL chủ yếu là SQL Server, My SQL và Access. Cũng cú
nhiều doanh nghiệp nhỏ sử dụng cụng cụ Excel hỗ trợ cho cỏc cụng tỏc quản lý.
Phương phỏp phõn tớch và thiết kế hệ thống chủ yếu là phương phỏp hướng chức năng
và phương phỏp hướng đối tượng. Giao diện cỏc ứng dụng được thể hiện dạng thực
đơn theo cỏc chức năng của hệ thống.
3.3.2. Về mức độ quan tõm của lónh đạo doanh nghiệp đối với việc ứng dụng cụng nghệ thụng tin
Trong quỏ trỡnh hội nhập quốc tế và cạnh tranh toàn cầu, khai thỏc hiệu quả cỏc
cụng cụ CNTT khụng chỉ nõng cao năng lực chỉ đạo điều hành của doanh nghiệp mà
cũn cải thiện khả năng cạnh tranh và tạo ra cỏc cơ hội mới cho doanh nghiệp. Để làm
được điều này, trước hết cỏc chủ doanh nghiệp phải là người cú nhỡn nhận và quan tõm
đỳng mức về tầm quan trọng của ứng dụng CNTT. Theo kết quảđiều tra, phần lớn cỏc
doanh nghiệp cho rằng sự quan tõm của lónh đạo đến việc phỏt triển ứng dụng CNTT
trong doanh nghiệp chỉ ở mức trung bỡnh; cú 10% doanh nghiệp cú chiến lược phỏt
triển CNTT song song với chiến lược phỏt triển kinh doanh. Lónh đạo doanh nghiệp ớt
cú cơ hội tham gia hội thảo, trao đổi về giải phỏp nõng cao ứng dụng CNTT với lónh
đạo cỏc doanh nghiệp khỏc cũng như cỏc nhà cung cấp giải phỏp CNTT. Sự liờn kết
giữa cỏc doanh nghiệp và cỏc tập đoàn CNTT chưa chặt chẽ, điều này gõy nờn tỡnh
trạng cỏc doanh nghiệp gặp rất nhiều khú khăn về tỡm kiếm cỏc giải phỏp ứng dụng
CNTT trong hoạt động kinh doanh của mỡnh.
3.4. Một số quy trỡnh nghiệp vụ cơ bản trong doanh nghiệp nhỏ và vừa lĩnh vực dịch vụ
3.4.1. Ngụn ngữ mụ hỡnh húa quy trỡnh nghiệp vụ BPMN
Mụ hỡnh hoỏ quy trỡnh nghiệp vụ là cụng việc quan trọng trong việc quản lý doanh nghiệp. Hiện nay, cú nhiều ngụn ngữ cú thể sử dụng để mụ hỡnh húa quy trỡnh nghiệp vụ. Mỗi ngụn ngữ cú những ưu điểm và hạn chế riờng. Qua tỡm hiểu cỏc tài liệu về mụ hỡnh húa quy trỡnh nghiệp vụ cho thấy, BPMN là ngụn ngữ được tiếp cận theo hướng quy trỡnh, cú hệ thống ký hiệu phong phỳ nhất, cú khả năng mở rộng thờm cỏc
ký hiệụ BPMN cú thểđược sử dụng bởi cả người làm cụng nghệ và người làm nghiệp vụ. Và với ngụn ngữ này thỡ người làm nghiệp vụ sẽ dễ dàng làm quen hơn so với cỏc ngụn ngữ mụ hỡnh húa khỏc.
3.4.2. Quy trỡnh nghiệp vụ lương
Hỡnh 3.2 sau đõy mụ tả quy trỡnh nghiệp vụ lương thường được ỏp dụng trong cỏc DNNVV lĩnh vực dịch vụ.
Cỏc bộ phận quản lý tham gia vào Quy trỡnh nghiệp vụ lương:
- Bộ phận chấm cụng - Bộ phận nhõn sự
- Bộ phận lương
- Bộ phận kế toỏn tài chớnh
Cỏc bước thực hiện Quy trỡnh nghiệp vụ lương:
Bước 1: Bộ phận chấm cụng thực hiện việc chấm cụng thỏng cho toàn bộ nhõn viờn trong doanh nghiệp và gửi sang Bộ phận nhõn sự.
Bước 2: Bộ phận nhõn sự xem xột kết quả chấm cụng và bổ sung tiền thưởng, phạt. - Nếu chưa chớnh xỏc thỡ sẽ gửi trở lại cho Bộ phận chấm cụng và thực hiện lại
Bước 1.
- Nếu đó chớnh xỏc thỡ Bộ phận nhõn sự xỏc nhận, sau đú chuyển Hồ sơ lương sang Bộ phận lương và chuyển sang Bước 3.
Bước 3: Bộ phận lương xem xột Hồ sơ lương:
- Nếu chưa chớnh xỏc thỡ sẽ gửi trở lại cho Bộ phận nhõn sự và thực hiện lại Bước 2.
- Nếu đó chớnh xỏc thỡ Bộ phận lương xỏc nhận, sau đú tạo Bảng lương, chuyển Bảng lương sang Bộ phận kế toỏn tài chớnh và thực hiện Bước 4.
Bước 4: Bộ phận kế toỏn tài chớnh xem xột Bảng lương:
- Nếu chưa chớnh xỏc thỡ gửi trở lại Bộ phận lương và thực hiện lại Bước 3. - Nếu đó chớnh xỏc thỡ Bộ phận kế toỏn tài chớnh xỏc nhận Bảng lương và chuyển
sang Bước 5.
Bước 5: Trỡnh giỏm đốc ký phờ duyệt Bảng lương.
3.4.3. Quy trỡnh nghiệp vụ bỏn hàng
Hỡnh 3.3 sau đõy mụ tả quy trỡnh nghiệp vụ bỏn hàng thường được ỏp dụng trong cỏc DNNVV lĩnh vực dịch vụ.
Cỏc bộ phận quản lý tham gia vào Quy trỡnh nghiệp vụ bỏn hàng:
- Bộ phận bỏn hàng - Bộ phận kho
- Bộ phận kế toỏn tài chớnh
Cỏc bước thực hiện Quy trỡnh nghiệp vụ bỏn hàng:
Bước 1: Khỏch hàng tạo đơn đặt hàng và gửi đơn đặt hàng tới Bộ phận bỏn hàng.
Bước 2: Bộ phận bỏn hàng kiểm tra thụng tin của đơn đặt hàng:
- Nếu khụng cú mặt hàng hoặc khụng đủ số lượng cung cấp cho khỏch hàng thỡ phản hồi lại cho khỏch hàng biết và thực hiện lại Bước 1.
- Nếu cú mặt hàng và đủ số lượng cung cấp cho khỏch hàng thỡ chuyển thụng tin Đơn đặt hàng của khỏch hàng sang Bộ phận kế toỏn tài chớnh và chuyển sang Bước 3.
Bước 3: Bộ phận kế toỏn tài chớnh làm Phiếu xuất kho, chuyển Phiếu xuất kho sang Bộ phận kho và chuyển sang Bước 4.
Bước 4: Bộ phận kho xuất hàng cho khỏch hàng và chuyển sang Bước 5.
Bước 5: Bộ phận bỏn hàng nhận tiền của khỏch hàng, lập Húa đơn bỏn hàng và chuyển Húa đơn bỏn hàng sang Bộ phận kế toỏn tài chớnh.
Bước 6: Bộ phận kế toỏn tài chớnh lập Phiếu thu, xuất Húa đơn đỏ và chuyển sang Bước 7.
3.4.4. Quy trỡnh nghiệp vụ mua hàng
Hỡnh 3.4 sau đõy mụ tả quy trỡnh nghiệp vụ mua hàng thường được ỏp dụng trong cỏc DNNVV lĩnh vực dịch vụ.
Cỏc bộ phận quản lý tham gia vào Quy trỡnh nghiệp vụ mua hàng:
- Bộ phận mua hàng - Bộ phận kho
- Bộ phận kế toỏn tài chớnh
Cỏc bước thực hiện Quy trỡnh nghiệp vụ mua hàng: Bước 1: Bộ phận mua hàng lập Kế hoạch mua hàng.
Bước 2: Nhà cung cấp gửi Bỏo giỏ cỏc mặt hàng doanh nghiệp cần muạ
Bước 3: Bộ phận mua hàng hoàn thành Kế hoạch mua hàng và trỡnh Giỏm đốc:
- Nếu chưa hợp lý thỡ phản hồi lại cho Bộ phận mua hàng để xõy dựng lại Kế hoạch mua hàng.
- Nếu đó hợp lý thỡ Giỏm đốc phờ duyệt Kế hoạch mua hàng, gửi lại Bộ phận mua hàng và chuyển sang Bước 4.
Bước 4: Bộ phận mua hàng gửi Đơn đặt hàng tới Nhà cung cấp.
Bước 5: Nhà cung cấp chuyển hàng cho Bộ phận mua hàng.
Bước 6: Nhập hàng húa vào kho, Bộ phận kho xuất Húa đơn nhập kho, chuyển sang Bộ phận kế toỏn tài chớnh và chuyển sang Bước 7.
Bước 7: Bộ phận kế toỏn tài chớnh xuất Phiếu chi và chi tiền mua hàng.
3.5. Kết luận chương
Chương 3 đó trỡnh bày kết quả của cuộc điều tra thực trạng ứng dụng CNTT trong khối DNNVV lĩnh vực dịch vụ ở Việt Nam. Kết quả cho thấy, hiện nay khối cỏc doanh nghiệp này đó chỳ trọng đến ứng dụng CNTT vào cụng tỏc quản lý, kinh doanh. Tuy nhiờn, cỏc ứng dụng triển khai trong cỏc doanh nghiệp phần lớn là riờng rẽ, mỗi ứng dụng thực hiện một nhiệm vụ riờng biệt, độc lập. Việc liờn thụng dữ liệu giữa cỏc ứng dụng là rất hạn chế, vỡ vậy dẫn đến thường xảy ra tỡnh trạng khụng nhất quỏn dữ liệu trong doanh nghiệp. Về quy trỡnh nghiệp vụ trong cỏc doanh nghiệp, phần lớn là được mụ tả bằng lời, ớt được mụ hỡnh húạ Cỏc quy trỡnh thường phải thực hiện lõu dài, ớt cú sự sửa đổi, cải tiến. Để cú thể tăng sự cạnh tranh cho khối cỏc doanh nghiệp này, cần nghiờn cứu giải phỏp tớch hợp ứng dụng trờn cơ sở nền tảng CNTT của doanh nghiệp, tận dụng những ứng dụng sẵn cú, cải tiến để chỳng cú thể liờn thụng dữ liệu được với nhau, đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp trong việc linh hoạt thay đổi quy trỡnh kinh doanh để nhanh chúng đỏp ứng nhu cầu của thị trường.
CHƯƠNG 4:
XÂY DỰNG Mễ HèNH HỆ THỐNG THễNG TIN TÍCH HỢP CHO DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA TRONG LĨNH VỰC DỊCH VỤ Ở
VIỆT NAM
Trờn cơ sở kết quả nghiờn cứu của cỏc chương trước, trong chương này tỏc giả đề xuất mụ hỡnh hệ thống thụng tin tớch hợp cho khối DNNVV lĩnh vực dịch vụ theo kiến trỳc hướng dịch vụ. Đồng thời, tỏc giảđề xuất quy trỡnh gồm 6 bước để triển khai ỏp dụng mụ hỡnh. Quy trỡnh này dựa trờn quy trỡnh ứng dụng kiến trỳc hướng dịch vụ
theo chiến lược Bottom-up của Thomas Erl (2005). Cuối cựng, tỏc giảđó tớch hợp thử
nghiệm một số ứng dụng cơ bản cho một doanh nghiệp cụ thể. Từ kết quả thử nghiệm tỏc giảđề xuất một số kiến nghị cho doanh nghiệp khi triển khai giải phỏp SOẠ
4.1. Đề xuất mụ hỡnh kiến trỳc hướng dịch vụ cho doanh nghiệp nhỏ và vừa lĩnh vực dịch vụ
4.1.1. Mụ tả khỏi quỏt quỏ trỡnh xõy dựng mụ hỡnh
ạ Bài toỏn đặt ra của luận ỏn
Bài toỏn đặt ra cho luận ỏn cần nghiờn cứu giải quyết là đề xuất được mụ hỡnh HTTT tớch hợp cho khối DNNVV trong lĩnh vực dịch vụ, nhằm tớch hợp cỏc ứng dụng sẵn cú trong doanh nghiệp. Cỏc ứng dụng này cú thể được xõy dựng ở những thời điểm khỏc nhau, sử dụng cỏc ngụn ngữ lập trỡnh khỏc nhau, sử dụng cỏc hệ quản trị CSDL khỏc nhau và chạy trờn cỏc hệ điều hành khỏc nhaụ Hệ thống tớch hợp phải đảm bảo tớnh đỳng đắn, khả thi về cụng nghệ, về điều kiện kinh tế, về khả năng thực hiện. Hệ thống phải đảm bảo tớnh mở, tớnh linh hoạt để cú thể tớch hợp được cỏc ứng dụng mới khi cần thiết. Đặc biệt, hệ thống phải cú khả năng sử dụng lại, để cỏc ứng dụng xõy dựng sau cú thể kế thừa được từ cỏc ứng dụng xõy dựng trước, nhằm giảm chi phớ về mặt thời gian, tài chớnh, cũng như giảm sự phức tạp của việc xõy dựng cỏc ứng dụng mớị
b. Cơ sở lý luận đề xuất mụ hỡnh
Mụ hỡnh luận ỏn đề xuất được dựa trờn cỏc cơ sở lý luận sau đõy:
Thứ nhất, tỏc giả dựa vào nhu cầu cấp thiết phải nõng cao ứng dụng CNTT vào cụng tỏc quản lý và kinh doanh cho khối DNNVV trong lĩnh vực dịch vụ ở Việt Nam hiện naỵ
Thứ hai, tỏc giả dựa vào đặc trưng của khối DNNVV trong lĩnh vực dịch vụ ở Việt Nam. Cỏc đặc trưng này được phõn tớch dưới gúc độ quản lý và gúc độứng dụng cụng nghệ.
Thứ ba, tỏc giả dựa vào kết quả điều tra thực trạng ứng dụng CNTT trong khối doanh nghiệp này, bao gồm: thực trạng mụi trường cụng nghệ, thực trạng ứng dụng CNTT hỗ trợ cỏc bài toỏn quản lý, thực trạng quản lý quy trỡnh nghiệp vụ, thực trạng