8. Đúng gúp của luận ỏn về lý luận và thực ti ễn
3.2.3. Phõn tớch thực trạng triển khai ứng dụng
Theo kết quả điều tra, hầu hết cỏc doanh nghiệp cú từ 1 đến 4 ứng dụng khỏc nhau đó được triển khai thực hiện (69,5%) và cú 30,5% doanh nghiệp cú hơn 4 ứng dụng, trong đú cỏc ứng dụng được triển khai nhiều nhất bao gồm: hệ thống quản lý kế
toỏn tài chớnh (100%), hệ thống quản lý lương (87,5%), hệ thống quản lý nhõn sự
(71,5%), hệ thống quản lý bỏn hàng (47,5%). Tiếp sau đú là hệ thống quản lý kho
(36,0%)và hệ thống quản lý tài sản (34,5%). Phõn tớch theo quy mụ doanh nghiệp, tỷ lệ doanh nghiệp chỉ triển khai 1 đến 2 ứng dụng như sau: đối với cỏc doanh nghiệp siờu nhỏ là 22,4%, doanh nghiệp nhỏ là 11,2%. Tỷ lệ doanh nghiệp triển khai 3 đến 6 ứng dụng: đối với doanh nghiệp siờu nhỏ 75,0%, doanh nghiệp nhỏ là 81,3%, doanh nghiệp vừa là 88,2%. Tỷ lệ doanh nghiệp triển khai từ 7 ứng dụng trở lờn: đối với doanh nghiệp siờu nhỏ là 2,6%, doanh nghiệp nhỏ là 7,5%, doanh nghiệp vừa là 11,8% (Biểu đồ 3.2). Cú 9 doanh nghiệp mới chỉ triển khai 1 ứng dụng chiếm 4,5%, cỏc bài toỏn quản lý cũn lại trong doanh nghiệp được thực hiện thủ cụng bằng sổ sỏch. Theo kết quảđiều tra, những doanh nghiệp chỉ mới triển khai từ 1 đến 2 ứngdụng đều thuộc cỏc doanh nghiệp cú quy mụ nhõn viờn dưới 50 ngườị Thời điểm triển khai ứng dụng sớm nhất là vào năm 2000 và mới nhất là năm 2015. Cỏc cụng cụ, ngụn ngữ lập trỡnh dựng xõy dựng hệ thống cũng phong phỳ như: Visual Basic, C#, Java, ASP, PHP,... Đặc biệt, cú nhiều doanh nghiệp dưới 50 nhõn viờn sử dụng cỏc ứng dụng được xõy dựng bằng cụng cụ Excel.
Biểu đồ 3.2. Sốứng dụng đó được triển khai theo quy mụ doanh nghiệp.
Biểu đồ 3.3. Bỡnh quõn số HTTTQL đó được triển khai theo quy mụ doanh nghiệp.
Nguồn: Số liệu điều tra của tỏc giả.
Nhỡn vào đồ thị trong Biểu đồ 3.3, chỳng ta cú thể nhận diện một quy luật:nhỡn chung, ứng dụng CNTT tăng lờn theo quy mụ doanh nghiệp. Điều đú là hoàn toàn hợp lý, bởi vỡ: Trước hết, khi doanh nghiệp cú quy mụ lớn, khối lượng cụng việc quản lý cũng sẽ lớn. Vỡ vậy, doanh nghiệp cú nhu cầu về HTTTQL để trợ giỳp thực hiện hiệu quả cụng việc quản lý của mỡnh. Thứ hai, doanh nghiệp cú quy mụ lớn, cú khả năng tài chớnh để đầu tư ứng dụng CNTT. Cựng với sự phỏt triển kinh tế, xó hội quy mụ của cỏc doanh nghiệp sẽ ngày càng lớn, số lượng HTTTQL được triển khai ứng dụng trong cỏc doanh nghiệp cũng sẽ ngày càng tăng. Vỡ vậy, việc tớch hợp cỏc HTTTQL trong doanh nghiệp được đặt ra một cỏch tự nhiờn và ngày càng trở nờn cấp thiết.
3.2.4. Phõn tớch thực trạng nhập và đồng bộ dữ liệu
Nhập dữ liệu là yếu tố quan trọng trong việc triển khai ứng dụng. Cỏch nhập dữ liệu quyết định đến chất lượng dữ liệụ Dữ liệu khụng chớnh xỏc, khụng nhất quỏn và được nhập vào khụng kịp thời là nguồn gốc của vấn đềđiều hành và tài chớnh nghiờm trọng (Laudon, K.C. and Laudon, P.J., 2005). Phần lớn cỏc DNNVV lĩnh vực dịch vụ được hỏi đó nhập dữ liệu vào từng ứng dụng riờng lẻ và khụng thực hiện đồng bộ dữ liệu (chiếm 44,0%). Cú 40,0% doanh nghiệp nhập dữ liệu từ hai hoặc ba hệ thống và sau đú thực hiện đồng bộ húa, tỷ lệ này chủ yếu tập trung vào những doanh nghiệp cú quy mụ nhõn viờn trờn 10 ngườị Chỉ cú 16,0% doanh nghiệp được hỏi đó nhập dữ liệu
vào chỉ một lần, và sau đú đồng bộ với cỏc hệ thống khỏc. Đối với những doanh nghiệp này, họ sử dụng ứng dụng tớch hợp nhiều phõn hệ.
3.2.5. Phõn tớch thực trạng lưu trữ dữ liệu
Theo kết quả điều tra, tổng cộng cú 23,5% doanh nghiệp lưu trữ dữ liệu của họ trong một CSDL duy nhất mà tất cả cỏc phũng ban cú thể được truy cập. Điều này cú nghĩa rằng, cỏc ứng dụng trong cỏc doanh nghiệp này được tớch hợp rất tốt, hoặc cỏc doanh nghiệp này chỉ cú cỏc ứng dụng đơn giản, chỉ gồm một cơ sở dữ liệu duy nhất truy cập bởi một hoặc rất ớt ứng dụng. Cú tổng cộng 59,0% doanh nghiệp lưu trữ dữ liệu trong nhiều CSDL, nhưng được chia sẻ giữa cỏc phũng ban khỏc nhau, trong khi 17,5% doanh nghiệp lưu trữ dữ liệu trong cỏc tệp độc lập, hoàn toàn khụng được chia sẻ với cỏc phũng ban khỏc.
3.2.6. Phõn tớch thực trạng thiếu tớnh nhất quỏn dữ liệu
Theo Laudon, K.C. and Laudon, P.J. (2005), khụng nhất quỏn dữ liệu xảy ra khi cựng một dữ liệu được lưu trữ trong nhiều CSDL và nhiều thuộc tớnh cựng một dữ liệu cú giỏ trị khỏc nhaụ Phõn tớch kết quả điều tra cho thấy, dữ liệu khụng nhất quỏn khụng xảy ra trong 58,5% số cỏc doanh nghiệp được khảo sỏt. Tỷ lệ cỏc trường hợp cú dữ liệu mõu thuẫn xảy ra là 41,5%. Phõn tớch sõu hơn cú thể thấy rằng, khụng cú mõu thuẫn dữ liệu trong 90,6% doanh nghiệp mà dữ liệu của họ đồng bộ trờn tất cả cỏc hệ thống. Tuy vậy, vẫn cú gần 10,0% doanh nghiệp trả lời cú mõu thuẫn dữ liệu, điều này cú nghĩa rằng quỏ trỡnh đồng bộ là chưa hiệu quả. Cú 66,3% doanh nghiệp xảy ra khụng nhất quỏn dữ liệu nếu chỉ đồng bộ một số hệ thống và trờn 60% doanh nghiệp cú sự mõu thuẫn dữ liệu nếu doanh nghiệp khụng hề thực hiện đồng bộ dữ liệụ
3.2.7. Phõn tớch mức độ và cỏch thức tương tỏc giữa cỏc ứng dụng
Cỏc ứng dụng trong doanh nghiệp cú thể tương tỏc để cung cấp thụng tin, dữ liệu cho nhaụ Cỏch thức tương tỏc giữa cỏc ứng dụng cú thể là tương tỏc thủ cụng hoặc sử dụng chức năng cú sẵn hoặc tự viết chương trỡnh. Tương tỏc thủ cụng nghĩa là, khi dữ liệu ởứng dụng 1 thay đổi, nếu ứng dụng 2 cần đến dữ liệu này thỡ phải nhập vào bằng taỵ Cũn nếu hai ứng dụng đó được thiết kế để cú thể trao đổi thụng tin, dữ liệu nghĩa là tương tỏc bằng chức năng cú sẵn. Ngoài ra, cú thể tự viết chương trỡnh để làm cho hai ứng dụng độc lập tương tỏc được với nhaụ Theo kết quảđiều tra khảo sỏt, trong 200 doanh nghiệp chỉ cú 4 doanh nghiệp đó triển khai ERP, cỏc phõn hệ như Quản lý kế toỏn tài chớnh, Quản lý nhõn sự, Quản lý lương, Quản lý bỏn hàng,... trong hệ thống hoàn toàn cú thể tương tỏc với nhau bằng chức năng cú sẵn do đó được thiết
kế tổng thể ngay từ đầụ Cú 9 doanh nghiệp chỉ triển khai một ứng dụng Quản lý kế toỏn tài chớnh. Cỏc doanh nghiệp cú từ 2 ứng dụng trở lờn chủ yếu tương tỏc với nhau bằng phương phỏp thủ cụng, một số ớt tương tỏc bằng chức năng cú sẵn và rất ớt doanh nghiệp tự viết chương trỡnh tương tỏc. Chẳng hạn, xột 4 ứng dụng được triển khai nhiều nhất theo kết quả điều tra là: (1) Quản lý kế toỏn tài chớnh, (2) Quản lý lương,
(3) Quản lý nhõn sự, (4) Quản lý bỏn hàng, thỡ mức độ và cỏch thức tương tỏc được phõn tớch như sau: ứng dụng Quản lý kế toỏn tài chớnh tương tỏc với ứng dụng Quản lý lương cú 31,4% sử dụng chức năng cú sẵn, 68,0% thao tỏc thủ cụng và 0,6% tự viết chương trỡnh; tương tỏc với ứng dụng Quản lý nhõn sự cú 35,0% sử dụng chức năng cú sẵn, 64,3% thao tỏc thủ cụng; tương tỏc với ứng dựng Quản lý bỏn hàng cú 43,0% sử dụng chức năng sẵn cú và 57,0% thao tỏc thủ cụng. Việc tương tỏc thủ cụng giữa cỏc ứng dụng này cú thể được thể hiện qua một số cụng việc cụ thể như sau: khi cú sự thay đổi nhõn sự từ phớa ứng dụng Quản lý nhõn sự thỡ dữ liệu mới sẽ được in ra giấy hoặc xuất ra tệp và chuyển sang cho nhõn viờn nhập vào ứng dụng Quản lý kế toỏntài chớnh. Hàng ngày, cỏc húa đơn bỏn hàng từứng dụng Quản lý bỏn hàng được xuất ra và theo định kỳ, bộ phận kế toỏn tài chớnh phải nhập cỏc húa đơn này vào cho ứng dụng Quản lý kế toỏn tài chớnh. Vỡ cỏc doanh nghiệp trả lương theo doanh thu, do đú, định kỳđến thỏng tớnh lương, bộ phận kế toỏn tài chớnh phải xuất doanh thu theo thỏng từứng dụng Quản lý kế toỏn tài chớnh, chuyển sang cho bộ phận tớnh lương nhập vào ứng dụng Quản lý lương để tớnh lương cho nhõn viờn. Hai ứng dụng Quản lý lương và
Quản lý nhõn sự cú sự liờn quan về mặt dữ liệu rất lớn. Hàng thỏng, việc tớnh lương của nhõn viờn phụ thuộc nhiều tham số từứng dụng Quản lý nhõn sự, việc trao đổi dữ liệu bằng phương phỏp thủ cụng tốn nhiều thời gian, đặc biệt dễ dẫn đến sai lệch dữ liệụ Theo kết quảđiều tra, hai ứng dụng này tương tỏc với nhau bằng thủ cụng chiếm 46,2%, 53,1% sử dụng chức sẵn cú, 0,7% tự viết chương trỡnh. Tương tự, ứng dụng
Quản lý lương tương tỏc với ứng dụng Quản lý bỏn hàng như sau: cú 9,8% tương tỏc bằng cỏc chức năng cú sẵn, 90,2% tương tỏc thủ cụng (Hỡnh 3.1).
Qua phõn tớch dữ liệu điều tra ta thấy rằng, phần lớn cỏc ứng dụng hỗ trợ cỏc bài toỏn nghiệp vụ trong cỏc DNNVV lĩnh vực dịch vụ hiện nay đang mang tớnh độc lập, ớt cú sự kết nốị Việc tương tỏc giữa cỏc ứng dụng chủ yếu bằng phương phỏp thủ cụng. Đõy chớnh là lý do tại sao doanh nghiệp đó ứng dụng CNTT vào quản lý nhưng độ trễ, độ sai lệch trong việc cung cấp thụng tin, dữ liệu cho lónh đạo hay việc phản hồi khỏch hàng vẫn cũn lớn. Điều này ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Hỡnh 3.1. Mức độ tương tỏc giữa cỏc ứng dụng trong doanh nghiệp.
Nguồn: Số liệu điều tra của tỏc giả.
3.2.8. Phõn tớch thực trạng truy cập dữ liệu thụng qua mạng
Phần lớn những người được hỏi trả lời rằng nhõn viờn của họ khụng hoặc ớt được truy cập tới dữ liệu được quyền truy cập của doanh nghiệp, trong đú 33,0% trả lời khụng bao giờđược truy cập và 32,5% trả lời hạn chếđược truy cập. Chỉ cú 34,5% doanh nghiệp trả lời nhõn viờn của họ cú thể truy cập cỏc dữ liệu được phộp thụng qua mạng. Chứng tỏ, việc trao đổi thụng tin, chia sẻ, truy cập tới những dữ liệu được phộp trong doanh nghiệp đối với cỏc nhõn viờn cũn hạn chế và dẫn tới sự hạn chế về tớnh cập nhật thụng tin, tớnh sẵn sàng của dữ liệu doanh nghiệp cho nhõn viờn làm việc.
3.2.9. Phương phỏp phõn tớch và thiết kế cỏc ứng dụng
Số lượng cỏc ứng dụng đó được triển khai trong cỏc doanh nghiệp được phỏng vấn nằm trong khoảng từ 1 đến 5. Tổng sốứng dụng được tiếp cận là 10, trong đú cú 6 ứng dụng do doanh nghiệp đặt hàng viết, cú 4 ứng dụng đúng gúị Cú 2 ứng dụng viết bằng ngụn ngữ lập trỡnh Java, 2 ứng dụng viết bằng Visual Basic, 6 ứng dụng viết bằng C#. Cỏc hệ quản trị CSDL liệu chủ yếu là SQL Server và My SQL, ngoài ra cú một sốứng dụng sử dụng hệ quản trị CSDL Access. Phương phỏp phõn tớch và thiết kế
43,0 % sử dụng chức năng sẵn 57,0% thao tỏc thủ cụng 35,0% sử dụng chức năng sẵn 64,3% thao tỏc thủ cụng 0,7% tự viết chương trỡnh Quản lý bỏn hàng 4 Quản lý kế toỏn tài chớnh 1 Quản lý nhõn sự 3 Quản lý lương 2 9,8% sử dụng chức năng sẵn 90,2% thao tỏc thủ cụng 31,4% sử dụng chức năng sẵn 68,0% thao tỏc thủ cụng 0,6% tự viết chương trỡnh 24,2% sử dụng chức năng sẵn 75,8% thao tỏc thủ cụng 53,1% sử dụng chức năng sẵn 46,2% thao tỏc thủ cụng 0,7% tự viết chương trỡnh
hệ thống chủ yếu sử dụng là phương phỏp hướng chức năng và hướng đối tượng. Cỏc chức năng được thể hiện bởi hệ thống thực đơn.
3.2.10. Quy trỡnh nghiệp vụ
Tất cả cỏc doanh nghiệp được phỏng vấn đều trả lời cỏc quy trỡnh nghiệp vụ của họđược mụ tả bằng lời, khụng được mụ hỡnh húạ Khi đề xuất quy trỡnh, ban lónh đạo họp và đề xuất quy trỡnh theo cỏc bước, mỗi bước của quy trỡnh được quy định phũng ban nào phụ trỏch. Sau khi thống nhất quy trỡnh sẽ phổ biến cho cỏc đơn vị phũng ban để thực hiện. Phần lớn cỏc doanh nghiệp được phỏng vấn đều trả lời việc quản lý và cải tiến cỏc quy trỡnh nghiệp vụ của họ gặp nhiều khú khăn. Để thực hiện một quy trỡnh nghiệp vụ mất nhiều thời gian do độ trễ trong cỏc bước thực hiện. Cỏc quy trỡnh được đề xuất thường sẽ phải thực hiện lõu dài, ớt cú sự sửa đổi, cải tiến. Họ khụng mụ hỡnh húa quy trỡnh, khụng mụ phỏng việc thực hiện quy trỡnh trước khi đưa vào ỏp dụng, nờn khụng lường trước được những khú khăn, bất cập cũng như những rủi ro khi thực hiện quy trỡnh nghiệp vụ.
Phần lớn lónh đạo cỏc doanh nghiệp được hỏi đều trả lời doanh nghiệp của họ cú nhu cầu làm thế nào để dữ liệu cú thể liờn thụng từ ứng dụng này đến ứng dụng khỏc, để bớt cỏc khõu phải làm thủ cụng. Đõy chớnh là vấn đề tớch hợp ứng dụng. Tuy nhiờn, phần lớn lónh đạo doanh nghiệp đều trả lời chưa nghe hoặc đó nghe nhưng chưa rừ về khỏi niệm tớch hợp ứng dụng.
3.3. Đỏnh giỏ về thực trạng ứng dụng cụng nghệ thụng tin trong doanh nghiệp nhỏ và vừa lĩnh vực dịch vụở Việt Nam hiện nay
3.3.1. Đỏnh giỏ chung
ạ Gúc độ quản lý
Qua kết quả điều tra, phỏng vấn 200 DNNVV trong lĩnh vực dịch vụ, cú thể thấy rằng: hiện nay, cỏc doanh nghiệp cũng đó cú sự quan tõm và đầu tư ứng dụng CNTT vào cụng tỏc điều hành quản lý. Nhận thức được tầm quan trọng của CNTT đối với doanh nghiệp, đặc biệt là trong quỏ trỡnh hội nhập và toàn cầu húa, cỏc doanh nghiệp đó cú những bước đi tớch cực trong việc ứng dụng CNTT vào trong hoạt kinh doanh của mỡnh. Nhiều doanh nghiệp đó mạnh dạn đầu tư và ứng dụng thành cụng cỏc HTTTQL, nõng cao năng lực quản trị doanh nghiệp, đồng thời đó ý thức được sức mạnh của Internet và xu thế phỏt triển của thương mại điện tử để quảng bỏ sản phẩm dịch vụ, mở rộng thị trường, giảm chi phớ kinh doanh, tăng doanh thu và lợi nhuận. Tuy nhiờn, cú thể đỏnh giỏ rằng việc ứng dụng CNTT vào cỏc DNNVV lĩnh vực dịch vụ vẫn cũn rất hạn chế, mới dừng lại ở mức cơ bản, nhỏ lẻ, thiếu tớnh tổng thể. Doanh
nghiệp cũng đó triển khai ứng dụng CNTT hỗ trợ cho cụng tỏc quản lý, nhưng chưa
được trang bịđồng bộ, mà chỉ mang tớnh tự phỏt, thiếu chiến lược tổng thể. Vỡ vậy, cỏc
ứng dụng đảm nhiệm cỏc chức năng riờng biệt, độc lập, tạo thành cỏc “ốc đảo” thụng
tin. Lónh đạo doanh nghiệp chưa được trang bịđầy đủ kiến thức về lónh đạo, quản lý,
quản trị doanh nghiệp bằng việc ứng dụng CNTT, chưa đỏnh giỏ đỳng tầm quan trọng
cũng như những lợi ớch mà CNTT đem lạị Việc đầu tư cho nhõn lực CNTT của cỏc
doanh nghiệp cũng là một vấn đề tồn tạị Rất ớt cỏc doanh nghiệp cú kế hoạch đào tạo nõng cao năng lực CNTT cho nhõn viờn của mỡnh. Đa số doanh nghiệp khụng cú người phụ trỏch và lónh đạo chịu trỏch nhiệm về ứng dụng CNTT trong tổ chức (CIO - Chief Information Officer). Việc triển khai ứng dụng CNTT thành cụng hay thất bại phần lớn phụ thuộc vào tầm nhỡn cũng như quyết tõm của lónh đạo doanh nghiệp, đặc biệt vai trũ của CIO cần phải được đề caọ Hơn nữa, xu hướng của cỏc CIO hiện đại đang chuyển mạnh từ lĩnh vực kỹ thuật sang vai trũ lónh đạo chiến lược và phỏt triển kinh doanh. Hiện nay, phần lớn doanh nghiệp, người phụ trỏch CNTT là
giỏm đốc kiờm luụn hoặc là nhõn viờn phụ trỏch kiờm nhiệm, vỡ vậy khú xõy dựng kế