6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.4.4. Chi phí tổn thất bên ngoài
Do đặc thù của ngành công nghiệp vật liệu xây dựng là không có bảo hành. Bên cạnh đó trƣờng hợp khiếu nại về chất lƣợng là rất thấp, do cốt xƣơng, màu sắc của gạch khó có thể phân biệt đƣợc đối với những khách hàng không chuyên và nhu cầu của một cá nhân xây nhà thƣờng ít lập lại, đối với những khách hàng am hiểu về kỹ thuật nhƣ các công ty xây dựng dân dụng thì phần lớn họ hài lòng với biện pháp xử lý của công ty. Đó là:
+ Chi phí đổi sản phẩm thay thế đƣợc tính bằng chi phí xe vận chuyển: chi phí trên thực tế gần nhƣ không có do phần lớn việc đổi hàng sẽ đƣợc đƣa về các đại lý theo xe vận chuyển hàng hàng tháng.
+ Chi phí giảm giá sản phẩm xuống loại thấp hơn cho nhà thầu thi công:
Chi phí này được tính dựa biên bản xử lý với khách hàng và sổ theo dõi khiếu nại khách hàng theo quy trình xử lý khiếu nại khách hàng được nghiên cứu ở giai đoạn 1.
+ Chi phí trả sản phẩm: Trƣờng hợp khách hàng không muốn mua sản phẩm tại công ty thì nhận lại sản phẩm.Tuy nhiên trong thời gian nghiên cứu, tác giả không thấy sản phẩm bị trả lại do đó có thể bỏ qua chi phí này vì không có cơ sở nghiên cứu.
Bảng 3.2. Các chi phí liên quan đến chất lượng của mô hình PAF tại công ty cổ phần gạch men Cosevco
STT Loại hi phí
I Chi phí phòng ngừa 1 Chi phí đào tạo
2 Chi phí thiết kế chất lƣợng 3 Hiệu chuẩn
STT Loại hi phí
Tổng chí phòng ngừa II Chi phí thẩm định
1 Chi phí kiểm tra nguyên liệu đầu vào 2 Chi phí kiểm tra trong quá trình 3 Chi phí kiểm tra cuối cùng
Tổng chi phi thẩm định III Chi phí tổn thất nội bộ
1 Chi phí phế phẩm
2 Chi phí giảm giá trị sản phẩm Tổng chi phí tổn thất nội bộ IV Chi phí tổn thất bên ngoài
1 Giảm doanh thu
Tổng chi phí tổn thất bên ngoài
Tổng cộng chi phí phù hợp (I+II+III+IV)
3.5. GIAI ĐOẠN 4 - ĐO LƯỜNG CHI PHÍ CHẤT LƯỢNG
Dựa trên các chi phí đã đƣợc xác định ở bƣớc trƣớc, tác giả sau khi nghiên cứu quy trình sản xuất công nghệ và đánh giá chất lƣợng tại công ty, thực nghiệm quan sát, trao đổi với các nhân viên liên quan đến các hoạt động chất lƣợng trong công ty về việc chi phí chất lƣợng phát sinh nhƣ thế nào, quy trình xử lý của các bộ phận ra sao khi có các hoạt động liên quan đến chi phí chất lƣợng để đƣa sao cho các cách thức đó đo lƣờng các chi phí.
Tác giả đƣa ra công thức đo lƣờng chi phí chất lƣợng theo nguyên tắc: + Công thức đo lƣờng phải bao gồm các chi phí lên quan đến các hành động phù hợp để thực hiện đúng chất lƣợng yêu cầu hoặc các hành động khắc phục của từng chi phí chất lƣợng đƣợc xác định.
Trên cơ đó, tác giả đề xuất phƣơng thức đo lƣờng chi phí chất lƣợng theo mô hình PAF cho công ty cổ phần gạch men Cosevco nhƣ sau:
Bảng 3.3. Mô hình đo lường chi phí chất lượng PAF tại Công ty Cổ phần gạch men Cosevco
TT Loại hi phí Chú thich 1 Chi phí phòng ngừ 1.1 Chi phí đào tạo
- Chi phí cử nhân viên đi học hỏi dây truyền công nghệ mới và các phƣơng thức sản xuất sản phẩm mới=Số kỹ sƣ đƣợc cử đi học theo quyết định của lãnh đạo công ty x Tổng chi phí đào tạo trọn gói (bao gồm ăn, ở, học)/1 kỹ sƣ.
Không có trong giai đoạn nghiên cứu.
1.2 Chi phí thiết kế chất lƣợng
- Chi phí lƣơng nhân viên thiết kế tạo mẫu (tức là bao gồm chi phí thiết kế mẫu fim, chi phí kiểm tra lại sản phẩm mẫu khi phòng công nghệ sản xuất thử)= Số nhân viên phòng thiết kế x Tiền lƣơng bình quân năm.
VD: Chi phí lƣơng nhân viên thiết kế năm 2014= 3 nhân viên x 7000 nghìn đồng x 12 tháng = 252.000 nghìn đồng
Lƣơng bình quân của nhân viên thiết kế là 7 triệu/tháng.
- Chi phí lƣơng của nhân viên phòng công nghệ tham gia thiết kế mẫu (tức bao gồm thí nghiệm, theo dõi, định hƣớng nguyên liệu, triển khai thử nghiệm trên cơ sở định hƣớng, trên bản in màu đã duyệt )= Số ngày làm việc nhân viên phòng công nghệ tham gia x Số nhân viên phòng công nghệ tham gia thử nghiệm mẫu thiết kế x tiền lƣơng bình quân một ngày x số mẫu mới đƣợc đề xuất của năm.
VD: Chi phí nhân viên công nghệ thiết kế sản phẩm 2014= 7 ngày x 2 nhân viên x 7500 nghìn đồng/20 ngày x 70 mẫu/năm = 367.500 nghìn đồng Số ngày phòng công nghệ thử nghiệm mẫu đƣợc quy định là 07 ngày. Lƣơng bình quân của nhân viên phòng công nghệ là 7 triệu/tháng.
Số mẫu mới đƣợc duyệt đƣa vào thí nghiệm mẫu là 70
mẫu/ năm.
TT Loại hi phí Chú thich
thí nghiệm 02 nhân viên.
- Chi phí sản xuất mẫu thí nghiệm (4m2)= 4 m2 gạch mẫu x Định mức sản xuất 1m2 gạch (bao gồm nguyên, nhiên vật liệu, nhân công, chi phí sản xuất chung) x Số mẫu sản xuất thí nghiệm/năm. VD: Chi phí sản xuất mẫu thí nghiệm 2014 =4m2 x 74,594 nghìn đồng x 70 mẫu = 20.902 nghìn đồng
Số mẫu mới đƣợc duyệt đƣa vào thí nghiệm mẫu là 70 mẫu/ năm. Giá thành xuất xƣởng bình quân là 74, 594 nghìn đồng. 1.3 Hiệu chuẩn
- Chi phí lƣơng nhân viên phòng công nghệ xây dựng định mức sản xuất sản phẩm sau khi đƣợc duyệt mẫu = Số ngày thiết kế định mức x số nhân viên tham gia x Tiền lƣơng bình quân một ngày x Số mẫu bình quân đƣợc duyệt mỗi năm
VD: Chi phí lƣơng nhân viên phòng công nghệ xây dựng định mức 2014 = 2 ngày x 2 nhân viên x 7000 nghìn đồng /20 ngày x 50 mẫu = 70.000
Thời gian phòng công nghệ xây dựng định mức sản xuất cho mỗi mẫu đƣợc duyệt là 02 ngày. Lƣơng bình quân của nhân viên phòng công nghệ là 7 triệu/tháng
số mẫu mới đƣợc duyệt sản xuất đại trà là 50 mẫu. Số nhân viên phòng công nghệ tham gia thí nghiệm 02 nhân viên. 1.4 Bảo trì dự phòng
- Chi phí sửa chữa thƣờng xuyên, sửa chữa lớn hằng năm (tổng hợp trong quyết toán xây dựng hằng năm của phòng kế hoạch).
Năm 2014 = 2.684.206 nghìn đồng. + Chi phí sữa chữa lớn
TT Loại hi phí Chú thich
SCL xƣởng khí than SCL tổ xe
Lắp đạt hũ nghiền mem phân xƣởng lát SCL nhà kho
+ Chi phí sửa chữa thƣờng xuyên
- Chi phí bảo dƣỡng thiết bị sản xuất và thiết bị thí nghiệm (đƣợc thống kê trong sổ kế toán).
+ Chi phí lƣơng nhân viên xƣởng cơ điện kiểm tra hiệu chỉnh các thông số thiết bị sản xuất và thí nghiệm định kỳ hàng tháng = Số công nhân phân xƣởng đi kiểm tra thiết bị thí nghiệm định kỳ x Lƣơng công nhân bình quân hàng giờ x Thời gian kiểm tra định kỳ thiết bị thí nghiệm hàng tháng (giờ) x 12 tháng.
VD: Chi phí lƣơng nhân viên phân xƣởng kiểm tra hiệu chỉnh thông số thiết bị 2014= 4000 nghìn đồng/(20 ngày x 8 giờ) x 2 giờ x 3 nhân viên x 12 tháng= 1.800 nghìn đồng.
Số nhân viên xƣởng cơ điện đƣợc giao nhiệm vụ kiểm tra thiết bị thí nghiệm là 03 nhân viên Thời gian công nhân kiểm tra thiết bị thí nghiệm là 02 giờ/tháng
Lƣơng công nhân bình quân theo năm. + Chi phí hiệu chỉnh thiết bị thí nghiệm bảo dƣỡng
thiết bị thí nghiệm
Công cụ bảo dƣỡng (Cân tiểu ly, cân định lƣợng của thiết bị nghiền, tủ sấy, thiết bị ép bán khô, thƣớc đo) đã khấu hao hết khi chuyển đổi qua công ty cổ phần. Tổng hí phòng ngừ 2 Chi phí thẩm định 2.1 Chi phí kiểm
- Chi phí lƣơng công nhân phân xƣởng kiểm tra NVL nhập kho phân xƣởng = Thời gian kiểm tra NVL nhập kho phân xƣởng (ngày) x Số công
Thời gian kiểm tra mẫu nguyên vật liệu nhập kho trung bình
TT Loại hi phí Chú thich tra nguyê n liệu đầu vào
nhân phân xƣởng kiểm tra x Tiền lƣơng trung bình một giờ x Số lần kiểm tra trong năm
VD: Chi phí công nhân phân xƣởng kiểm tra NVL nhập kho 2014 = 2 ngày *3 công nhân *4000 nghìn đồng/20 ngày *4 lần= 4.800 nghìn đồng.
2 ngày/quý. Số công nhân phân xƣởng kiểm tra NVL là 03 công nhân Số lần nhập kho trung bình năm 04 lần (lên kế hoạch nhập kho theo quý).
- Chi phí lƣơng công nhân phân xƣởng kiểm tra các tính chất của nguyên vật liệu định kỳ theo ca tại kho= Số giờ kiểm tra NVL định kỳ theo ca tại kho phân xƣởng x Số công nhân kiểm tra x tiền lƣơng trung bình một giờ x Số lần kiểm tra 1 năm. VD: Chi phí lƣơng công nhân kiểm tra NVL định kỳ tại kho 2014 = 2 giờ x 3 công nhân x 4000 nghìn đồng/(20 ngày x 8 giờ ) x720 lần= 108.000 nghìn đồng
Thời gian kiểm tra mẫu nguyên vật liệu nhập kho trung bình
2 giờ
Số công nhân phân xƣởng kiểm tra NVL là 03 công nhân
Số lần kiểm tra NVL bình quân theo năm là 03 ca/ngày x 20 ngày làm việc/tháng x12 tháng = 720 lần Lƣơng công nhân phân xƣởng kiểm tra bình quân theo năm. - Chi phí NVL lấy mẫu để kiểm tra = giá 01 đơn vị
NVL mua vào x Số NVL kiểm tra/mẫu (4kg) x Số lần kiểm tra NVL trong năm.
VD: Chi phí NVL lấy mẫu để kiểm tra 2014 = 10,684 nghìn đồng x 4 kg x 4lần x 123 loại = 21.026 nghìn đồng
Đơn giá NVL mua vào đƣợc thống kê trên số kế toán nhập xuất hàng tồn kho nguyên vật liệu Số lần kiểm tra NVL
TT Loại hi phí Chú thich
mỗi lần lấy mẫu x 4 lần nhập kho /năm x 123 loại NVL=1968. 2.2 Chi phí kiểm tra trong quá trình
- Chi phí lƣơng công nhân kiểm tra bán thành phẩm tại các giai đoạn trên dây truyền sản xuất= Số công nhân đƣợc phân nhiệm vụ kiểm tra bán thành phẩm tại từng công đoạn x Chi phí lƣơng công nhân bình quân năm
VD: Chi phí lƣơng công nhân kiểm tra bán thành phẩm tại các giai đoạn trên dây truyền sản xuất 2014 = 4000 nghìn đồng x 36 x12 tháng= 1.728.000 nghìn đồng
Số công nhân đƣợc phân nhiệm vụ kiểm tra =02 công nhân x 06 công đoạn bán thàn phẩm x 03 ca ngày= 36
- Chi phí tái sản xuất bán thành phẩm bị bể vỡ.
- Gạch bán thành phẩm bị bể vỡ trên dây chuyền sản xuất: Đđƣợc gom về một vị trí để nghiền và nạp vào hũ nghiền xƣơng.
+ Giá trị lợi nhuận thực tế đƣợc hƣởng nếu sản xuất đúng kế hoạch (Dựa trên so sánh sản lƣợng sản xuất với sản lƣợng kế hoạch) = (Sản lƣợng thực tế - Sản lƣợng kế hoạch) x Lãi gộp.
VD: Giá trị lợi nhuận thực tế đƣợc hƣởng nếu sản xuất đúng kế hoạch 2014 = (2.815.263sản phẩm - 2.900.000 sản phẩm) *(226.290,575 nghìn đồng - 208.086,000nghìn đồng) = 1.438.264 nghìn đồng. Do đặc thù máy móc hoạt động liên tục và có một số khoảng thời gian máy móc chạy không sản xuất nên chi phí sản xuất chung trên một đơn vị sản phẩm tăng đƣợc tính khi chênh lệch sản xuất thực tế với sản xuất kế hoạch <0. Lúc này, chi phí tái sản xuất đƣợc thế hiện ở
TT Loại hi phí Chú thich
chênh lệch của khoản lợi nhuận gộp đáng ra đƣợc nhận của doanh nghiệp. + Chi phí NVL làm lại bán thành phẩm (Dựa trên
so sánh khối lƣợng NVL thực tế xuất so với khối lƣợng định mức) = ( Khối lƣợng NVL thực tế - khối lƣợng NVL định mực) x Giá NVL bình quân. VD: Chi phí NVL làm lại bán thành phẩm 2016 = ((21.208 kg+22.389kg) - (17,37kg+0,79kg) x 2.71.746 sản phẩm) x ( 0,437 nghin đồng + 10,084 nghìn đồng) = 25.341.929 nghìn đồng. Khối lƣợng NVL kế hoạch = Định mức NVL bình quân x Số lƣợng sản xuất thực tế Khối lƣợng NVL thực tế = Số lƣợng NVL xuất kho. 2.3 Chi phí kiểm tra cuối cùng
- Chi phí lƣơng nhân viên Phòng công nghệ xuống phân xƣởng kiểm tra chất lƣợng thành phẩm = Số giờ kiểm tra thành phẩm tại phân xƣởng/ngày làm việc x Số ngày làm việc/năm x Số nhân viên tham gia x tiền lƣơng trung bình một giờ.
VD Chi phí lƣơng nhân viên Phòng công nghệ xuống phân xƣởng kiểm tra chất lƣợng thành phẩm 2014 = 2giờ x (20ngày x 12 tháng) x 2nhân viên x (7000 nghìn đồng/(20 ngày x 8 giờ)= 42.000 nghìn đồng
Số nhân viên công nghệ xuống phân xƣởng kiểm tra thành phẩm là 02
nhân viên
Số giờ xuống phân kiểm tra thành phẩm là 02 giờ Lƣơng trung bình của nhân viên công là 7 triệu đồng/tháng
- Chi phí thành phẩm mẫu dùng kiểm tra = Giá vốn sản phẩm x Số thành phẩm mẫu thí nghiệm/loại x Số loại sản phẩm kiểm tra bình quân/ngày x số ngày làm việc/năm của nhân viên công nghệ.
VD: Chi phí thành phẩm mẫu dùng kiểm tra 2014 = 74,594 nghìn đồng x 4 m2 x (30loại /20 ngày) x 240ngày= 107.494 nghìn đồng. Giá vốn sản phẩm của gạch 40x40 = 52.950 đồng; 40x60 = 68.545; 60x60 = 102.450 Số thành phẩm mẫu cần thí nghiệm là 4m2/loại. Số loại gạch kiểm
TT Loại hi phí Chú thich
/ số ngày làm việc tháng (20). Số ngày làm việc/năm của nhân viên công nghệ = 20x12=240. Tổng hi phi thẩm định 3 Chi phí tổn thất nội bộ 3.1 Chi phí phế phẩm - Chi phí sản phẩm chất lƣợng loại 4 = Số sản phẩm đƣợc đánh là loại 4 x Giá vốn VD: Chi phí sản phẩm chất lƣợng loại 4 2014= 19.684 sản phẩm x 163.794.000 nghìn đồng/ 2.711.746 sản phẩm = 1.188.947 nghìn đồng 3.2 Chi phí giảm giá trị sản phẩm
- Chi phí hạ loại tiêu chuẩn sản phẩm = (Giá loại tiêu chuẩn sản phẩm ban đầu – Giá loại tiêu chuẩn sản phẩm sau) x Số lƣợng sản phẩm bị hạ tiêu chuẩn.
VD Chi phí hạ loại tiêu chuẩn sản phẩm 2014 = (35.741 sản phẩm + 55.243 sản phẩm +19.684 sản phẩm ) x 130 nghìn đồng giá loại 1- (35741 sản phẩm *120 nghìn đồng giá loại 2+55.243 sản phẩm x100 nghìn đồng giá lọai 3+19.684 x 90 nghìn đồng giá loại 4) = 2.802.060 nghìn đồng. Tổng hi phí tổn thất nội bộ 4 Chi phí tổn thất bên ngoài
4.1
Giảm doanh thu
- Chi phí giảm Giá bán sản phẩm xuống loại thấp hơn hoặc giảm Giá sản phẩm cho các sai hỏng VD: Chi phí giảm giá bán sản phẩm xuống loại thấp hơn hoặc giảm giá sản phẩm cho các sai hỏng 2014 = 309.303 nghìn đồng
Tổng hi phí tổn thất bên ngoài Tổng ộng hi phí quản lý hất lƣợng
3.6. GIAI ĐOẠN 5: CỤ THỂ HÓA VIỆC ÁP DỤNG MÔ HÌNH KẾ TOÁN CHI PHÍ CHẤT LƯỢNG TOÁN CHI PHÍ CHẤT LƯỢNG
3.6.1. Phƣơng thứ theo õi á hi phí hất lƣợng
Cách thức ghi nhận khi chi phí chất lƣợng phát sinh thông qua việc mở tài khoản chi tiết các sổ tài khoản chi phí, cụ thể nhƣ sau:
- Bƣợc 1: Mở tài khoản chi tiết cấp 4 cho các sổ tài khoản chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (TK621), chi phí sản xuất chung (TK627), chi phí nhân công trực tiếp (TK622), chi phí bán hàng (TK641), chi phí quản lý (TK 642). Ví dụ: TK 6278 (chi phí chất lƣợng trong phân xƣởng sản xuất)
- Bƣớc 2: Mở tài khoản chi tiết cấp 5 cho các tài khoản vừa mở để theo dõi riêng 4 loại chi phí chất lƣợng: Chi phí phòng ngừa (TK6XX81), Chi phí thẩm định (TK6XX82), Chi phí tổn thất nội bộ (TK6XX83), Chi phí tổn thất bên ngoài (TK6XX84).
- Bƣớc 3: Mở tài khoản chi tiết cấp 6 cho các tài khoản vừa mở ở bƣớc 2 để theo dõi từng loại chi phí hoạt động trong từng loại chi phí chất lƣợng. Cụ thể cho chi phí phòng ngừa: Chi phí đào tạo (TK6XX811), Chi phí thiết kế chất lƣợng (TK6XX812), Hiệu chuẩn (TK6XX813), Bảo trì dự phòng (TK6XX814).
TT Loại hi phí Tần suất Bộ phận theo dõi Kế toán Chứng từ Tài hoản sử ụng Phần hành 1 Chi phí phòng ngừ
1.1 Chi phí đào tạo
- Chi phí cử nhân viên đi học hỏi dây chuyền công nghệ mới và các phương thức sản xuất sản phẩm mới 01/năm Phòng tổ chức 642811 Kế toán tiền lƣơng văn phòng
a Số kỹ sƣ đƣợc cử đi học Quyết định cử nhân viên
đi đào tạo
b Tổng chi phí đào tạo trọn gói (bao gồm ăn,