7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.3.4. Chu trình tài chính
a. Chức năng của chu trình chu trình tài chính
Chức năng chính của chu trình tài chính là huy động và sử dụng nguồn kinh phí một cách có hiệu quả. Hệ thống thông tin kế toán bệnh viện trong
chu trình này có nhiệm vụ ghi nhận tất cả các hoạt động liên quan đến việc huy động, sử dụng cũng nhƣ theo dõi nhằm cung cấp thông tin về tình hình biến động của từng loại tài sản phục vụ công tác quản lý, bảo vệ và sử dụng hiệu quả tài sản tại bệnh viện. Do tính phức tạp của chu trình tài chính nên ngƣời ta tổ chức riêng các hoạt động chi khám chữa bệnh và thu viện phí thành chu trình doanh thu, các hoạt động thuộc chức năng mua hàng và thanh toán thành chu trình cung ứng. Nhƣ vậy chu trình tài chính bao gồm các hoạt động còn lại ngoài chu trình doanh thu, cung ứng. Đó là hoạt động huy động, tiếp nhận và sử dụng nguồn kinh phí, các nguồn thu sự nghiệp, thu khác phục vụ cho hoạt động sự nghiệp, hoạt động đầu tƣ xây dựng, mua sắm TSCĐ và hệ thống kế toán tổng hợp lập báo cáo tài chính.
(1) Kế toán tiền mặt: quản lý quỹ tiền mặt.
(2) Kế toán ngân hàng: Quản lý nhập xuất các tài khoản ngân hàng, ủy nhiệm chi, lập báo cáo chi tiết các khoản thu chi qua tài khoản ngân hàng.
(3) Kế toán lương:
- Nhập số liệu tự động từ Bảng chấm công, Bảng lƣơng, Bảng thƣởng… - Tự động tính chi phí lƣơng cho từng bộ phận và từng nhân viên.
- Tự động tính các khoản đối trừ nhƣ BHYT, BHXH, Thuế TNCN...
(4) Kế toán TSCĐ: Theo dõi giá trị TSCĐ, tính và trích khấu hao
(5) Kế toán vật tư: Quản lý nhập - xuất - tồn kho vật tƣ và lập báo cáo nhập – xuất – tồn.
(6) Kế toán công nợ: Theo dõi công nợ phải thu, phải trả
(7) Kế toán dược: Theo dõi và quản lý kho dƣợc, nhập xuất tồn kho thuốc, HCXN, Y dụng cụ, …Kết nối dữ liệu quản lý dƣợc với các phần hành kế toán khác.
(8) Kế toán viện phí:
- Phân hệ quản lý viện phí sẽ cung cấp chứng từ tổng hợp số liệu cho phân hệ kế toán.
- Số liệu viện phí đƣợc cung cấp trực tiếp bằng database hoặc file excel hoặc bản ghi bằng giấy.
- Kế toán viện phí tại phân hệ quản lý viện phí sẽ tổng hợp chứng từ theo từng thời gian và báo cáo với kế toán tổng hợp
(9) Kế toán tổng hợp: Báo cáo tổng hợp.
(10) Báo cáo tài chính: Báo cáo thuế, bảng cân đối kế toán, bảng cân đối tài khoản, báo cáo kết quả kinh doanh, thuyết minh báo cáo tài chính.
b. Tổ chức thông tin trong hoạt động huy động vốn
Nguồn vốn bao gồm hai bộ phận: Vốn chủ sở hữu và nợ phải trả. Để cung cấp kịp thời, đầy đủ và chính xác các thông tin tổng hợp về các nguồn huy động phục vụ công tác quản trị tài chính, cũng nhƣ hạch toán chi tiết từng nguồn huy động, đòi hỏi bộ phận kế toán phải theo dõi, ghi nhận, xử lý và báo cáo tất cả các nghiệp vụ huy động phát sinh theo từng nguồn vốn cụ thể.
c. Tổ chức thông tin trong hoạt động đầu tư xây dựng và mua sắm TSCĐ
Phân hệ quản lý TSCĐ quản lý hầu hết các giao dịch liên quan đến quản lý và kế toán TSCĐ, bao gồm các chức năng sau:
- Quản lý nguồn nhập vật tƣ: Nhập tài sản mới, mô tả tính năng tài sản, ghi lý lịch tài sản.
- Quản lý đơn vị sử dụng: theo dõi sự biến động của tài sản theo từng nhóm tài sản, bộ phận sử dụng, nguồn vốn hình thành.
+ Ghi nhận việc luân chuyển tài sản giữa các khoa phòng trong BV + Ghi giá trị tài sản hiện tại
+ Ghi tình trạng hiện tại của tài sản
d. Tổ chức thông tin trong hạch toán tổng hợp và lập báo cáo tài chính
toán đƣợc cập nhật và lƣu trữ trên các tập tin cơ sở dữ liệu kế toán nhằm cung cấp các chỉ tiêu về tình hình và sự biến động của các tài khoản tổng hợp
KẾT LUẬN CHƢƠNG 1
Thực trạng tổ chức HTTTKT hiện nay trong các Bệnh viện còn nhiều bất cập, chƣa góp phần mang lại hiệu quả cho công tác quản lý và hỗ trợ thực hiện tác nghiệp tại các bộ phận chức năng. Với những lợi ích đã đƣợc phân tích thì việc ứng dụng Giải pháp quản lý tổng thể Bệnh viện để hoàn thiện HTTTKT có ý nghĩa hết sức quan trọng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và chất lƣợng phục vụ của Bệnh viện. Trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin, nhằm tăng cƣờng chức năng phối hợp, trao đổi dữ liệu và thông tin giữa các phần hành kế toán và giữa kế toán với các bộ phận chức năng khác, việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong bệnh viện theo theo chu trình là cần thiết.
Trong chƣơng này, tác giả đã hệ thống thông tin kế toán theo định hƣớng phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện theo chu trình nhằm khẳng định tầm quan trọng của giải pháp quản lý tổng thể đối với môi trƣờng bệnh viện. Giải pháp quản lý tổng thể là chìa khóa thành công cho việc quản lý tổng thể xuyên suốt công tác kế toán tại bệnh viện. Và các phân tích trong chƣơng này sẽ làm tiền đề tiến hành phân tích thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại bệnh viện đa khoa Tâm Trí Đà Nẵng.
CHƢƠNG 2
THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA TÂM TRÍ ĐÀ NẴNG