7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.3.2. Những tồn tại của hệ thống thông tin kế toán tại Bệnh viện đa
khoa Tâm Trí
- Bệnh viện ĐK Tâm Trí vẫn chƣa áp dụng tối ƣu Giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện, vẫn còn chƣa áp dụng phân hệ kế toán nên dữ liệu vẫn phải chuyển giao giữa hai phần mềm độc lập. Đây là sự áp dụng nửa vời, tuy có thể tiết kiệm chi phí nhƣng điều này sẽ dẫn đến cơ sở dữ liệu giữa các bộ phận không liên kết đồng bộ với nhau. Đặc biệt là chu trình tài chính sẽ tách biệt với những chu trình khác.
- Hệ thống thông tin kế toán hiện chƣa đƣợc quan tâm đúng mức, phần mềm bệnh viện chỉ phục vụ cho công tác chuyên môn khám chữa bệnh là chính và bệnh viện vẫn chƣa có phân hệ quản lý nội trú. Vì vậy, việc kiểm soát doanh thu trong hoạt động viện phí nội trú vẫn chƣa thể kiểm soát chặt chẽ
- Các báo cáo phục vụ nhu cầu quản trị đều đƣợc lập thủ công, mang tính riêng lẻ, tự phát theo yêu cầu đột xuất của lãnh đạo bệnh viện mà không mang tính chất bao quát các hoạt động bệnh viện.
- Kế toán vẫn chƣa kiểm soát đƣợc chặt chẽ đƣợc khoản doanh thu do bộ phận thu ngân chuyển qua và số lƣợng nhập xuất tồn tại kho dƣợc, kho vật tƣ y tế, HCXN, …
- Hầu hết các thông tin kế toán liên quan đều đƣợc đƣa vào phần mềm Misa để cho ra những báo cáo cần thiết. Sử dụng 2 phần mềm độc lập nên số liệu kế toán không có tính kế thừa, dễ chồng chéo không đƣợc chuyển giao dữ liệu trong cùng một hệ thống phần mềm máy tính mà phải in ra giấy, hoặc sử dụng excel. Các báo cáo phục vụ nhu cầu quản trị đều đƣợc lập thủ công, mang tính riêng lẻ, tự phát theo yêu cầu đột xuất của lãnh đạo bệnh viện mà không mang tính chất bao quát các hoạt động bệnh viện. Không gắn kết đƣợc các hoạt động với nhau để có đƣợc những thông tin hữu ích phục vụ nhu cầu lãnh đạo.
- Cùng bộ phận kế toán dƣợc, vật tƣ tiêu hao phải thực hiện công việc trên nhiều phần mềm khác nhau làm mất nhiều công sức của ngƣời làm việc, không đảm bảo tính kịp thời, phải thực hiện một công việc nhiều lần nên dễ xảy ra nhầm lẫn, sai sót.
- Một số phần hành chƣa đƣợc thiết kế sử dụng trên chƣơng trình phần mềm kế toán Misa nhƣ: phần hành tính lƣơng và các khoản trích theo lƣơng nên hiện tại kế toán tiền lƣơng vẫn phải sử dụng các bảng tính lƣơng bằng chƣơng trình excel, sau đó kế toán sẽ nhập vào các tài khoản lƣơng và các khoản trích theo lƣơng trong phần mềm Misa. Điều này dẫn đến tình trạng không chuẩn về số liệu qua thời gian, làm thủ công nên rất dễ gây nhầm lẫn, sai sót. Rất khó khăn trong công tác tổng hợp các khoản thu, chi cá nhân và công tác hạch toán, tính thế thu nhập cá nhân tại bệnh viện.
- Kế toán tổng hợp cũng mất nhiều thời gian cho việc theo dõi, kiểm soát, cập nhập những chứng từ ghi sổ của những phần hành chƣa đƣợc thiết kế trong phần mềm. Điều này cũng làm giảm đi độ nhanh chóng và kịp thời của công tác lập báo cáo kế toán tại bệnh viện, dẫn đến tình trạng chậm trễ trong việc cung cấp các báo cáo, đặc biệt là báo cáo tài chính cho các bên liên quan.
KẾT LUẬN CHƢƠNG 2
Hiện nay, BV ĐK Tâm Trí vẫn chƣa ứng dụng tối ƣu phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện, đây có thể xem là một cách ứng dụng phần mềm quản lý tổng thể một cách nửa vời, chỉ có thể đáp ứng những nhu cầu cần thiết trƣớc mắt chứ không thể ứng dụng lâu dài trong tƣơng lai. Vì sử dụng cùng một lúc nhiều phần mềm độc lập trong cùng một hệ thống thông tin kế toán, mỗi phần mềm hoạt động nhƣ một ốc đảo riêng nên cơ sở dữ liệu quản lý nói chung và dữ liệu kế toán nói riêng không mang tính kế thừa, dữ liệu dễ bị trùng lắp, chồng chéo và sai lệch. Điều này gây khó khăn trong công tác kiểm soát tài chính của nhà quản trị.
Trong chƣơng này, tác giả đã đi sâu vào phân tích thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại Bệnh viện Đa khoa Tâm Trí Đà Nẵng. Từ đó đƣa ra đƣợc những đánh giá về ƣu điểm và những mặt còn tồn tại trong hệ thống thông tin kế toán tại bệnh viện để làm cơ sở tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong bệnh viện đa khoa Tâm Trí theo định hƣớng phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện.
CHƢƠNG 3
TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA TÂM TRÍ ĐÀ NẴNG THEO
ĐỊNH HƢỚNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ TỔNG THỂ BỆNH VIỆN
3.1. ĐỊNH HƢỚNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA TÂM TRÍ THEO ĐỊNH HƢỚNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ BỆNH VIỆN.
3.1.1. Định hƣớng ứng dụng Giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện đối với ngành y tế Việt Nam
Việc ứng dụng Giải pháp quản lý tổng thể sẽ mang lại lợi ích toàn diện, nâng cao hoạt động của BV. Chính vì vậy, ngành y tế Việt Nam cần tổng hợp, phân tích các quy trình hoạt động, đầu tƣ cơ sở hạ tầng CNTT để đƣa ra những yêu cầu thiết kế hệ thống thông tin quản lý nói chung, HTTTKT nói riêng phù hợp với thực tế từng BV.
Thứ nhất, với việc sử dụng chung một cơ sở dữ liệu thống nhất, dữ liệu đầu vào từ các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày chỉ cần nhập vào hệ thống một lần và khai thác trên toàn hệ thống.
Thứ hai, việc ứng dụng Giải pháp quản lý tổng thể BV sẽ tạo ra sự liên kết dữ liệu trong hệ thống rất cao. Kết quả xử lý ở phân hệ này có thể ngay lập tức chuyển xuống phân hệ khác phục vụ cho hoạt động tác nghiệp ở các bộ phận đƣợc nhanh chóng thuận lợi.
Thứ ba, khi mọi thao tác chuyển số liệu giữa các bộ phận đƣợc thực hiện tự động sẽ giúp ngăn chặn việc thất thoát viện phí, tài sản do những gian lận, sai phạm cố ý trong quá trình chuyển số liệu thủ công từ bộ phận này sang bộ
phận khác.
Thứ tƣ, việc ứng dụng Giải pháp quản lý tổng thể đòi hỏi phải tổ chức toàn bộ các hoạt động của BV theo các quy trình chuyên nghiệp, điều này sẽ giúp tăng cƣờng công tác kiểm tra lẫn nhau giữa các cá nhân, bộ phận trong BV.
Thứ năm, khi BV ứng dụng giải pháp quản lý tổng thể, các thủ tục hành chính sẽ gọn gàng, giải quyết nhanh chóng, các chi phí điều trị đƣợc minh bạch rõ ràng, bệnh nhân sẽ thấy hài lòng hơn về chất lƣợng phục vụ của BV.
Các phƣơng pháp xây dựng một phần mềm quản lý tổng thể:
(1) Mua ngoài một phần mềm quản lý tổng thể hoàn chỉnh của các nhà cung cấp chuyên nghiệp và đủ năng lực, kinh nghiệm.
(2) Phát triển phần mềm quản lý hiện đang sử dụng tại BV trên cơ sở đề xuất triển khai thêm các chức năng chƣa có trong hệ thống hoặc đã có nhƣng chƣa tƣơng thích với các phần mềm hiện tại.
(3) Tự thiết kế, xây dựng một phần mềm quản lý tổng thể phù hợp với đặc điểm hoạt động của BV.
3.1.2. Những thuận lợi và khó khăn trong công tác kế toán khi tổ chức HTTTKT theo định hƣớng phần mềm quản lý tổng thể Bệnh viện tại BV ĐK Tâm Trí
a. Thuận lợi
- Giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện cung cấp những chức năng và báo cáo kế toán quản trị giúp cho bệnh viện luôn kiểm soát tốt và phân tích đƣợc tình hình tài chính của mình.
- Khi áp dụng Giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện, việc thu thập, kiểm soát và xử lý thông tin của kế toán viên sẽ dễ dàng hơn. Việc sử dụng các thông tin từ các phòng ban khác trong một sơ sở dữ liệu xuyên suốt sẽ giúp cho ngƣời làm công tác kế toán có đƣợc những thông tin kịp thời và chính xác.
nghiệp vụ chuẩn xác, ít sai sót. Các báo cáo có thể đƣợc lập dễ dàng hơn ngay khi có yêu cầu của nhà quản trị bệnh viện.
- Đội ngũ nhân viên và y bác sỹ tại bệnh viện đều đạt trình độ cao trong chuyên môn và nghiệp vụ cũng nhƣ khả năng tin học tốt nên dễ dàng trong việc sử dụng đƣợc phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện
b. Khó khăn
- Bất kỳ loại hình kinh doanh nào thì nhà quản trị cũng mong muốn tối đa hóa lợi nhuận và tối thiểu hóa chi phí. Để ứng dụng đƣợc phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện xuyên suốt thì cần một khoản chi phí rất lớn và đây là vấn đề nan giải đối với BV ĐK Tâm Trí nói riêng và các bệnh viện tại Việt Nam nói chung.
- Sức ì của nhân viên khi đã quen với hệ thống phần mềm cũ và ngại thay đổi. Quy trình làm việc của nhân viên Bệnh viện vẫn mang tính quy cũ, đặc thù của ngành y tế từ trƣớc đến nay.
- Phần mềm tại Việt Nam hiện nay vẫn chƣa phát triển, việc xây dựng bộ mã hóa dữ liệu vẫn chƣa khoa học, cơ sở dữ liệu trong phần mềm vẫn chƣa tƣơng thích với nhau, …
3.2. CÁC GIẢI PHÁP TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA TÂM TRÍ ĐÀ NẴNG THEO ĐỊNH HƢỚNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ TỔNG THỂ BỆNH VIỆN
Nhằm đƣa ra những giải pháp hoàn thiện tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại BV ĐK Tâm Trí Đà Nẵng, tác giả đã sử dụng bảng câu hỏi phỏng vấn
tại Bệnh viện Đa Khoa Tâm Trí (phần phụ lục) để tiếp cận sâu hơn về nhu cầu thực tế bệnh viện đang cần.
3.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại bệnh viện đa khoa Tâm Trí theo định hƣớng ứng dụng phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện
toán cần phải đƣợc tổ chức sao cho phù hợp với phần mềm để dễ dàng kiểm soát thông tin kế toán và tình hình tài chính.
Hiện tại, bộ máy kế toán tại Bệnh viện ĐK Tâm Trí đƣợc tổ chức tƣơng đối ổn định. Tuy nhiên, vì nhân sự kế toán tại bệnh viện còn hạn chế mà công việc tại bệnh viện rất nhiều và phức tạp nên để tối ƣu hóa hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng phần mềm giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện thì Bệnh viện Tâm Trí cần phải điều chỉnh lại hệ thống nhân sự kế toán sao cho mỗi phần hành kế toán đƣợc thực hiện chuyên sâu hơn
TRƢỞNG PHÒNG TÀI VỤ - CA KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN CÔNG NỢ VÀ THANH TOÁN KẾ TOÁN BẢO HIỂM KẾ TOÁN TSCĐ KẾ TOÁN DƢỢC KẾ TOÁN TIỀN LƢƠNG KẾ TOÁN DOANH THU THU NGÂN THỦ QUỸ
Hình 3.1 - Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại bệnh viện đa khoa Tâm Trí –Hệ thống quản lý tổng thể bệnh viện
Trưởng phòng tài vụ lãnh đạo toàn bộ công tác kế toán tài chính tại bênh viện, có trách nhiệm tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức luân chuyển chứng từ, lập kế hoạch thu chi tài chính. Định kỳ, trƣởng phòng tài vụ có nhiệm vụ chỉ đạo công tác lập dự toán, quyết toán chi phí, cung cấp thông tin kế toán và phân tích tình hình tài chính phục vụ cho lãnh đạo bệnh viện.
giữa các loại sổ, lập các báo cáo quý, năm phục vụ quyết toán và quản lý của bệnh viện.
Kế toán công nợ và thanh toán tập hợp chứng từ, phân loại, ghi sổ chi tiết, tổng hợp các khoản thanh toán, tạm ứng, thanh toán cán bộ công nhân viên, thanh toán với cơ quan nhà nƣớc, thuế, BHXH...
Kế toán doanh thu theo dõi tất cả các khoản thu viện phí của bệnh nhân điều trị theo yêu cầu.
Kế toán bảo hiểm theo dõi tất cả các khoản thu của bệnh nhân BHYT.
Kế toán dược theo dõi tất cả các khoản thuốc, hóa chất, dịch truyền, vật tƣ tiêu hao. nhập xuất tồn tại bệnh viện. Định kỳ kiểm kê theo quy định.
Kế toán TSCĐ theo dõi việc mua sắm và xuất dùng TSCĐ trong bệnh
viện.
Kế toán tiền lương có nhiệm vụ cùng bộ phận tổ chức hành chính thực hiện tốt chế độ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định của Nhà nƣớc cho cán bộ y bác sỹ và nhân viên trong bệnh viện, và thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến việc trích lập chi trả lƣơng và các khoản theo lƣơng cho cán bộ công nhân viên bệnh viện. Theo dõi tình hình thanh quyết toán các khoản thu, chi bảo hiểm. Nhận bảng chấm công và các chứng từ liên quan khác.
Thu ngân gồm có 2 bộ phận:
+ Thu ngân quầy thực hiện công tác thu tiền viện phí, lập hóa đơn thanh toán cho bệnh nhân, theo dõi tình hình sử dụng thuốc, VTYT, HCXN, dịch vụ kỹ thuật mà bệnh nhân sử dụng trong thời gian khám và điều trị. Cuối ngày, thu ngân quầy sẽ tổng hợp tiền viện phí và chuyển cho thủ quỹ và tập hợp hóa đơn, chứng từ và báo cáo của chu trình thu viện phí ngoại trú và nội trú về cho kế toán tiền mặt.
+ Thu ngân dƣợc thực hiện các công việc cấp thuốc theo toa cho bệnh nhân và bán thuốc trên nhà thuốc bệnh viện đối với các bệnh nhân không trực
tiếp khám và điều trị tại bệnh viện.
Thủ quỹ căn cứ vào chứng từ thu chi hợp lệ tiến hành thu tiền vào quỹ và chi tiền ra từ quỹ, có trách nhiệm bảo quản tiền mặt tại quỹ, cập nhật số liệu, cuối ngày kiểm kê quỹ và định kỳ lập báo cáo quỹ.
3.2.2. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại BV ĐK Tâm Trí Đà Nẵng theo định hƣớng ứng dụng phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện
Phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện có rất nhiều phân hệ khác nhau, mỗi phân hệ thực hiện các chức năng riêng nhƣng chúng có quan hệ chặt chẽ với nhau, tùy theo tính chất công việc mà các phân hệ có thể chia sẻ và sử dụng dữ liệu của nhau. Để tổ chức HTTTKT trong bệnh viện đa khoa Tâm Trí theo định hƣớng ứng dụng phần mềm quản lý tổng thể thì việc đầu tiên cần chú trọng là phải xây dựng mối quan hệ giữa thông tin kế toán với các hệ thống thông tin khác, phải thống nhất việc quản lý tại tất cả các bộ phận chức năng, đảm bảo các quy trình hoạt động của bệnh viện đƣợc tổ chức gọn gàng, tránh tình trạng nhầm lẫn, lãng phí thời gian. Từ đó, định hƣớng phát triển phần mềm tích hợp nhiều chức năng khác nhau thành một chƣơng trình quản lý thống nhất tạo nên một mô hình quản lý tổng thể cho bệnh viện xuyên suốt từ quy trình tiếp nhận – thu viện phí đến quy trình hoàn thành thủ tục xuất viện - thanh toán, từ quy trình nhập liệu đến quy trình hạch toán và lập báo cáo. Mô hình để tổ chức HTTTKT theo giải pháp quản lý tổng thể có thể mô tả nhƣ ở hình 3.2.
Hình 3.2 - Mô hình hệ thống thông tin theo Giải pháp quản lý tổng thể BV
a. Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu viện phí (chu trình doanh thu)
Chu trình thu viện phí là chu trình đặc thù riêng của bệnh viện trong hệ thống giải pháp quản lý tổng thể vì nó theo dõi thông tin tự động và xuyên suốt từ khi nhận bệnh nhân vào điều trị tại bệnh viện đến việc thực hiện y lệnh điều trị cho bệnh nhân, thống kê chi phí phát sinh, phát hành hóa đơn thu viện phí, thu tiền, cho đến khi bệnh nhân xuất viện, chứng từ đƣợc kế toán hạch toán và kết thúc chu trình. Hình 3.3 thể hiện tổ chức quy trình tiếp nhận và