7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.1. TỔNG QUAN VỀ BỆNH VIỆN ĐA KHOA TÂM TRÍ ĐÀ NẴNG
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển
Bệnh viện đa khoa Tâm Trí đƣợc thành lập vào đầu năm 2013. Đây là mô hình bệnh viện đa khoa với các khoa nội, ngoại, sản, nhi và các phòng chức năng khác.
Tên tiếng Việt: Bệnh viện Tâm Trí Đà Nẵng Tên tiếng Anh: Tam Tri Đa Nang Hospital
Tên đăng ký: Công ty TNHH Bệnh viện Đa Khoa Tâm Trí Đà Nẵng Slogan của BV Tâm Trí Đà Nẵng: Tất cả cho sức khỏe bạn
Địa điểm: 64 Cách Mạng Thánh Tám, phường Khuê Trung, quận Cẩm Lệ, TP Đà Nẵng
2.1.2. Đặc điểm hoạt động
- Xây dựng một bệnh viện đa khoa, có đầy đủ các phòng chức năng và các khoa lâm sàng, cận lâm sàng, có đầy đủ máy móc thiết bị hiện đại, cơ sở hạ tầng khang trang, rộng rãi, đầy đủ tiện nghi, để phục vụ bệnh nhân trong thành phố, khu vực và khách quốc tế đến lƣu trú, du lịch tại Đà Nẵng.
- Tiêu chuẩn hóa Bênh viện Tâm Trí thành một bệnh viện tƣ nhân tại Tp Đà Nẵng. Tạo thƣơng hiệu Y khoa Tâm Trí tại địa phƣơng và trong nƣớc, chất lƣợng sức khỏe ngƣời bệnh là đích đến.
2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ
- Khám, cấp cứu, điều trị và phục hồi chức năng đa khoa, tham gia công tác phòng chống dịch bệnh theo yêu cầu của Ngành Y tế.
- Xây dựng nội dung, hình thức và tổ chức giáo dục truyền thông về bảo vệ và chăm sóc qua các phƣơng tiện thông tin đại chúng
- Quản lý kinh tế trong bệnh viện, thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Sở Y tế và công ty chủ đầu tƣ.
- Hợp tác quốc tế: Chủ động khai thác, thiết lập mối quan hệ hợp tác quốc tế, trao đổi kinh nghiệm và trao đổi chuyên gia về phòng bệnh và khám chữa bệnh; nghiên cứu khoa học; đào tạo cán bộ.
2.1.4. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC CHUYÊN MÔN TRƢỞNG PHÒNG QUẢN LÝ CHẤT LƢỢNG ĐIỀU DƢỠNG TRƢỞNG PHÒNG TÀI VỤ PHÓ GIÁM ĐỐC QUẢN TRỊ
Hình 2.1 – Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của BV ĐK Tâm Trí
Bộ máy điều hành bệnh viện bao gồm:
* Ban giám đốc:
- Giám đốc
- Phó giám đốc chuyên môn, phó giám đốc quản trị.
* Các phòng chức năng:
- Phòng quản lý chất lƣợng: chống nhiễm khuẩn, ISO, an toàn ngƣời bệnh - Phòng kế hoạch - tổng hợp
- Phòng điều dƣỡng - Phòng tài chính kế toán
- Phòng kinh doanh và tiếp thị: cung ứng dịch vụ, chăm sóc khách hàng, thƣơng hiệu, kinh doanh, khai thác thị trƣờng
- Phòng hành chính: chức năng chính của phòng hành chính là công tác văn thƣ, công nghệ thông tin, lái xe, bảo trì, bảo dƣỡng, phòng cháy chữa cháy, xử lý chất thải, vệ sinh, bảo vệ.
- Phòng nhân sự: chức năng chính của bộ phận nhân sự là tuyển dụng, đào tạo, lao động tiền lƣơng, chính sách, hồ sơ nhân sự.
- Phòng trang thiết bị
* Các khoa:
- Khoa khám bệnh: khu khám ngoại chẩn Nội khoa, Ngoại khoa, khám sức khoẻ - gia đình.
- Khoa cấp cứu
- Khoa hồi sức trung tâm - Khoa Nội
- Khoa Ngoại
- Khoa Sản phụ khoa – kế hoạch hóa gia đình - Khoa nhi
- Khoa liên chuyên khoa (Mắt, Tai mũi họng, Răng hàm mặt) - Phòng mổ- hậu phẫu
- Khoa chẩn đoán hình ảnh- thăm dò chẩn đoán - Khoa xét nghiệm tổng hợp
- Khoa Dƣợc
Chức năng nhiệm vụ các khoa phòng thực hiện theo qui chế bệnh viện theo quyết định 1895/1997/BYT-QĐ của Bộ y tế.
2.1.5. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại BV ĐK Tâm Trí theo hình thức quản lý tập trung, trƣởng phòng tài vụ quản lý các kế toán viên
TRƢỞNG PHÒNG TÀI VỤ KẾ TOÁN DOANH THU & THANH TOÁN KẾ TOÁN DƢỢC KẾ TOÁN TIỀN LƢƠNG KẾ TOÁN TIỀN MẶT THU NGÂN THỦ KHO DƢỢC KẾ TOÁN CÔNG NỢ VÀ TSCĐ
Hình 2.2 - Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại BV ĐK Tâm Trí
Trưởng phòng tài vụ chỉ đạo trực tiếp công tác hạch toán, đối chiếu số liệu giữa các loại sổ, lập các báo cáo quý, năm phục vụ quyết toán và quản lý của bệnh viện. Cuối kỳ, trƣởng phòng tài vụ phân tích tình hình tài chính và báo cáo tài chính phục vụ cho lãnh đạo bệnh viện.
Kế toán doanh thu & thanh toán: có nhiệm vụ theo dõi tất cả các khoản thu của bệnh nhân điều trị theo yêu cầu, đồng thời theo dõi tất cả các khoản thu của bệnh nhân BHYT. Bên cạnh đó, công việc của kế toán thanh toán là tập hợp chứng từ, phân loại, ghi sổ chi tiết, tổng hợp các khoản thanh toán, tạm ứng, thanh toán cán bộ công nhân viên, thanh toán với cơ quan nhà nƣớc, thuế, BHXH...
Kế toán dược: có nhiệm vụ theo dõi tất cả các khoản thuốc, hóa chất, dịch truyền, vật tƣ tiêu hao. nhập xuất tồn tại bệnh viện. Định kỳ cùng với thủ kho dƣợc kiểm kê theo quy định.
Kế toán công nợ và TSCĐ: theo dõi tình hình công nợ đối với nhà cung cấp, các khoản phải thu, phải trả. Cuối kỳ báo cáo với nhà quản trị giúp nhà quản trị đƣa quyết định lựa chọn nhà cung cấp tốt với giá cả hợp lý. Đồng thời, theo dõi việc mua sắm và xuất dùng TSCĐ trong bệnh viện.
Kế toán lương: thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến việc trích lập chi trả lƣơng và các khoản theo lƣơng cho cán bộ công nhân viên bệnh viện.
Kế toán tiền mặt: căn cứ vào chứng từ thu chi hợp lệ tiến hành thu và chi tiền quỹ, có trách nhiệm bảo quản tiền mặt tại quỹ, cập nhật số liệu, cuối ngày kiểm kê quỹ và định kỳ lập báo cáo quỹ.
* Chức năng nhiệm vụ của bộ máy kế toán:
- Lập dự toán thu chi ngân sách hàng năm
- Quản lý kiểm tra giám sát các khoản thu chi của bệnh viện. Tổng hợp đánh giá tình hình hoạt động tài chính gắn liền với các hoạt động chuyên môn bệnh viện. Tham mƣu đề xuất với Ban lãnh đạo các vấn đề liên quan đến quản lý tình hình tài chính của bệnh viện.
- Tổ chức thu viện phí theo quy định hiện hành và quản lý sử dụng nguồn thu viện phí tiết kiệm, có hiệu quả.
- Quản lý tình hình sử dụng thuốc, hóa chất xét nghiệm, vật tƣ y tế tiêu hao và các loại vật tƣ khác.
- Quản lý tài sản cố định, khấu hao, thanh lý tài sản và nguồn hình thành tài sản.
- Tổ chức kiểm kê định kỳ và kiểm kê đột xuất phục vụ công tác quản lý và báo cáo định kỳ quý, năm cho ban lãnh đạo bệnh viện
2.2. KHÁI QUÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA TÂM TRÍ VIỆN ĐA KHOA TÂM TRÍ
2.2.1. Tổ chức thông tin trong chu trình thu viện phí của BV (chu trình doanh thu) trình doanh thu)
Hiện nay, tại BV ĐK Tâm Trí ĐN, chu trình thu viện phí đƣợc theo dõi trên phần mềm quản lý bệnh viện SHPT - phân hệ ngoại trú và khám BHYT. Phân hệ khám BHYT đƣợc tích hợp trong phần mềm quản lý chứ không tách thành một phân hệ riêng biệt. Còn phân hệ nội trú đƣợc theo dõi thủ công
bằng phần mềm excel và bộ phận thu ngân kết hợp với điều dƣỡng từng khoa tập hợp hồ sơ bệnh án của bệnh nhân nội trú và tính viện phí nội trú.
Quy trình luân chuyển chứng từ trong chu trình thu viện phí tại bệnh viện ĐK Tâm Trí đƣợc thể hiện trên Hình 2.3:
Kế toán tiền mặt (thủ quỹ)
Phiếu thu/ thu tiền Bệnh nhân Kế toán thu viện
phí (thu ngân)
Kế toán doanh thu & thanh toán
Nộp tiền Lập biên lai thu viện phí Bảng kê thu viện phí
Hình 2.3 - Quy trình luân chuyển chứng từ trong chu trình thu viện phí tại bệnh viện ĐK Tâm Trí
- Đối với bệnh nhân ngoại trú: vì đã sử dụng phần mềm quản lý tổng thể - phân hệ ngoại trú nên Nhân viên thu ngân (kế toán quầy) theo dõi đƣợc tổng chi phí thuốc men, vật tƣ y tế, các xét nghiệm, dịch vụ kỹ thuật đã thực hiện đối với từng bệnh nhân thông qua mã số vào viện mà bệnh nhân đƣợc cấp khi làm thủ tục khám bệnh tại bộ phận tiếp nhận. Bệnh nhân ngoại trú có BHYT sẽ đƣợc theo dõi trên phần mềm này.
Danh mục bệnh nhân đƣợc thiết lập trên phần mềm bằng mã số cho từng bệnh nhân. Thông tin về tình hình khám chữa bệnh của từng bệnh nhân đƣợc cập nhật theo từng thời gian thực trên Danh mục tập tin khách hàng. Cấu trúc của tập tin này nhƣ sau:
Số phiếu Mã số bệnh nhân Họ tên Năm sinh Đối tượng Dịch vụ Tổng tiền Số tạm ứng Tổng thu BHYT
Mã bệnh nhân ngoại trú gồm có 6 chữ số đƣợc thiết kế nhƣ sau:
Ký tự đầu tiên Số thứ tự
TT- XXXXXX
- Số thứ tự cũng sẽ tự nhảy theo số lƣợng bệnh nhân
Ví dụ: Nguyễn Thị Tâm có Mã số bệnh nhân là TT-004941
- Đối với bệnh nhân nội trú: Vì chƣa có phần mềm quản lý nội trú nên nhân viên điều dƣỡng sẽ tập hợp từng dịch vụ khám chữa bệnh, thuốc, VTYT bệnh nhân đã sử dụng theo từng bệnh nhân và từng khoa/phòng. Sau khi kết thúc quá trình điều trị, nhân viên điều dƣỡng sẽ tập hợp các “Phiếu nội trú”
và chuyển qua bộ phận thu ngân để tiến hành thu viện phí. Mặc dù khi đăng ký khám chữa bệnh tại bệnh viện, bệnh nhân đã đƣợc cấp một mã số khám bệnh tại khâu tiếp nhận, nhƣng vì chƣa có phần mềm quản lý nội trú nên những chi phí dịch vụ bệnh nhân sử dụng nhƣ chi phí giƣờng bệnh, chi phí thuốc, VTYT, HCXN, dịch vụ kỹ thuật, …. đều đƣợc tập hợp thủ công bởi các điều dƣỡng viên. Cuối ngày, các điều dƣỡng viên sẽ tập hợp chi phí và chuyển cho bộ phận thu ngân theo dõi bệnh nhân nội trú thủ công bằng phần mềm excel.
Hình 2.4a,b mô tả mẫu phiếu thu nội trú của bệnh nhân tại BV ĐK Tâm Trí Đà Nẵng với hai mẫu phiếu thu dịch vụ y tế và phiếu thu thuốc sử dụng (nguồn số liệu từ phòng KT-TV của bệnh viện ĐK Tâm Trí Đà Nẵng)
BỆNH V i ỆN T Â M T RÍ - ĐÀ NẴNG Quầy thu ngân
64 C á c h Mạng Tháng 8, P . Khuê Trung Phiếu Thu Nội Trú Số p hiếu: PCĐ:
Tất cả cho sức khỏe bạn
Họ và tên: Giới tính: NỮ Năm sinh:1.979
Địa chỉ: Điện thoại:
1 1 26.000 60.000 26.000 60.000 2 1 26.000 45.000 26.000 45.000 3 1 61.000 300.000 61.000 300.000 4 2,5 61.000 200.000 152.500 500.000 5 4 72.000 0 288.000 6 0,5 160.000 0 80.000 7 1 2.000 0 2.000 8 1 80.000 0 80.000 9 2 15.000 0 30.000 10 1 145.000 0 145.000 11 1 38.000 45.000 38.000 45.000 12 1 26.000 57.600 26.000 57.600 13 1 42.000 137.000 42.000 137.000 14 1 33.000 57.600 33.000 57.600 15 1 69.000 70.000 69.000 70.000 16 1 20.000 25.000 20.000 25.000 17 1 20.000 25.000 20.000 25.000 18 1 19.000 25.000 19.000 25.000 19 1 19.000 25.000 19.000 25.000 20 1 84.000 0 84.000 21 1 84.000 0 84.000 22 1 1.232.000 2.500.000 1.232.000 2.500.000 23 1 39.600 0 39.600 24 0,5 61.000 150.000 30.500 75.000 25 468.041 1.303.152 2.282.041 6.082.952 Tổng tiền khám chữa bệnh: 6.082.952
Tổng tiền bảo hiểm (100%): 2.282.041
2.1 1.825.633
Tổng tiền bệnh nhân phải trả (1) -(2.1): 4.257.319
Người nộp tiền Người thu
(Đây khô ng phải là hó a đơn GTGT, quý khách có nhu cầu lấy hó a đơn GTGT vui lò ng liên hệ Quầy thu ngân để nhận ngay tro ng ngày )
Ngày 10 tháng 05 năm 2014
TỔNG CỘNG
Bệnh nhân được hưởng BH (80%): Ure
Creatine SGOT(AST) SGPT(ALT) HBsAg
Tổng tiề n thuốc điề u trị
Giường hậu phẫu Thở oxy Mổ lấy thai / VMC lần 1 HIV Fibrinogen Phòng 4 giường Tắm bé + thay băng rốn Phòng dưỡng nhi Lưỡi lam Khám cấp cứu Bino người già Bộ đồ sơ sinh NGFL Nhóm máu TQ TCK Giảm (%) Thành tiề n BH Thành tiền BV Đơn giá BH Đơn giá BV Phòng bệnh nặng STT Danh Mục Y Tế ( Tê n, Hàm Lượng, Xuất
Xứ)
Số Lượng
ECG
Siêu âm SPK trắng đen
ĐÀ NẴNG
BỆNH VIỆN TÂM TRÍ ĐÀ NẴNG
Q.Cẩm Lệ, T P . Đà Nẵng Ngày 10 tháng 05 năm 2014
ĐT: 0511.3679555 - Fax: 3662997
LÊ THỊ THANH HUYỀN
ID: 22655 STT Tê n thuốc / vật dụng y tế ĐVT Số Lượng Đơn giá BH Đơn giá VP Thành tiề n BH Thành tiề n VP Khoa Sản 1 Glucose 5% 500ml Chai 1 7.800 7.800 7.800 7.800
2 Nước cất pha tiêm 5ml ống 13 700 700 9.100 9.100
…. Hậu Phẫu - - 26 Gentamycin 80mg Ống 2 1.092 1.092 2.184 2.184 27 Glucose 5% 500ml Chai 2 7.800 7.800 15.600 15.600 …. Phòng Mổ - - 34 Forasm 10mg/1ml Ống 3 - 2.750 - 8.250 35 Oxytoxin 5UI/ml ống 4 - 4.562 - 18.248 …. 60 Chỉ Catgut 2/0 HR 30, có kim Gói 1 - 24.719 - 24.719 61 Kim tiêm 18 Vinahakook Cái 2 384 - 768
468.041
1.303.152
(Đây khô ng phải là hó a đơn GTGT, quý khách có nhu cầu lấy hó a đơn GTGT vui lò ng liên hệ Quầy thu ngân để nhận ngay tro ng ngày )
Người nộp tiề n
BỆNH V i ỆN T Â M T RÍ - ĐÀ NẴNG BỆNH VIỆN TÂM TRÍ ĐÀ NẴNG Quầy thu ngân 64 Cách M ạng Tháng 8, P. Khuê Trung Phiếu Thu Nội Trú Số p hiếu: Q.Cẩm Lệ, TP. Đà Nẵng Ngày 10 tháng 5 năm 2014 PCĐ:
Tất cả cho sức khỏe bạn ĐT: 0511.3679555 - Fax: 3662997
Họ và tên: Lê Thị Thanh Huyền Tuổi: 35 Giới tính: Nữ Địa chỉ: ĐN Điện thoại:
TỔNG CỘNG
Ngày 10 tháng 5 năm 2014
Chẩn đoán : HP mổ lấy thai Số BHYT:
Ngày vào viện: Ngày ra viện: 10/05/2014
Người thu
Bên cạnh đó, với tiêu chí nhân đạo, BV ĐK Tâm Trí không có hình thức tạm ứng viện phí, đặc biệt trƣờng hợp bệnh nhân đƣợc đƣa vào cấp cứu. Điều này sẽ giảm thiểu đƣợc quá trình tạm ứng – hoàn ứng – thanh toán cho bệnh nhân. Tuy nhiên, sẽ dễ dẫn đến tình trạng bệnh viện bị thất thoát tiền viện phí khi bệnh nhân từ chối thanh toán, ảnh hƣởng đến doanh thu của bệnh viện.
Cuối ngày, dựa vào dữ liệu phần mềm Thu ngân lập “Bảng tổng hợp doanh thu” và chuyển kế toán thanh toán nhập dữ liệu vào phần mềm Misa làm tổng hợp doanh thu hàng ngày. Hình 2.5 thể hiện mẫu Bảng tổng hợp doanh thu viện phí (nguồn số liệu từ phòng KT-TV của bệnh viện ĐK Tâm Trí Đà Nẵng)
Thời gian
Số
phiế u Tê n bệ nh nhân
Năm s inh Đối tƣợng Số BHYT Mã nơi ĐK Địa chỉ Tổng thu Bảo hiể m trả Thực thu PHÒNG KHÁM
4:50 1 NGUYỄN VIỆT QUANG 2012 BHYT TE1480300606117 48-124 HÒA CƢỜNG
NAM , DAN 141.600 37000 104.600 Cấp cứu
6:23 3 VÕ BẢO 1970 BHYT DN7510011800195 51-014 CTY CP DẦU KHÍ,
QUẢNG NGÃI 50.000 5500 44.500 Nội tổng quát …… 6:26 6 HÀ VĂN TÂM 1977 Bỉnh thƣờng NGHĨA HÒA TƢ NGHĨA, QUẢNG NGÃI 50.000 0 50.000 Nội tổng quát 6:26 7 HÀ VĂN TÂM 1977 Bỉnh thƣờng NGHĨA HÒA TƢ NGHĨA, QUẢNG NGÃI 50.000 0 50.000 Tai M ũi Họng ……
6:42 11 NGÔ THỊ THỦY NGÂN 1975 BHYT GD7480015200991 48-006 HÒA THỌ TÂY,
ĐÀ NẴNG 50.000 5500 44.500
Cơ xƣơng khớp 6:43 12 NGUYỄN VIỆT QUỐC 1941 BHYT KC7510600100280 51-137
XÃ NGHĨA HÒA TƢ NGHĨA, QUẢNG NGÃI
50.000 0 50.000 Tim mạch
6:43 13 NGUYỄN VIỆT QUỐC 1941 BHYT KC7510600100280 51-137
XÃ NGHĨA HÒA TƢ NGHĨA, QUẢNG NGÃI 50.000 5500 44.500 Nội Tiêu Hoá …….. 841.600 70.000 771.600
1 HUỲNH THỊ MỸ HUỆ 29T BHYT QUÃNG NGÃI 9.200.429 1.336.865 7.863.564 KHOA S ẢN
7.291.300 1.029.000 6.262.300 1.909.129 307.865 1.601.264 ………. 7 0 0 0 0 0 7.291.332 1.029.032 6.262.332 1.909.129 307.865 1.601.264 9.200.461 1.336.897 7.863.596 10.042.061 1.406.897 8.635.196
TỔNG DOANH THU NGÀY
Thu ngân Thủ quỷ
BẢNG TỔNG HỢP DOANH THU DỊCH VỤ TiỀN THUỐC Ngày 1 tháng 05 năm 2014 TỔNG THU NGOẠI TRÚ TỔNG THU DỊCH VỤ TiỀN THUỐC DỊCH VỤ
TỔNG THU TIỀN THUỐC TỔNG THU NỘI TRÚ
2.2.2. Tổ chức thông tin trong chu trình cung ứng của BV
Đối tƣợng mua hàng là khoa dƣợc, phòng vật tƣ y tế, bộ phận xét nghiệm, … Bệnh viện Tâm Trí vẫn chƣa có phần mềm quản lý dƣợc và VTYT nên việc nhập xuất hàng đang đƣợc thực hiện thủ công và chủ yếu bằng phần mềm excel, sau đó sẽ chuyển chứng từ sang kế toán dƣợc nhập vào phần mềm Misa.
Quá trình luân chuyển chứng từ trong chu trình cung ứng tại bệnh viện ĐK Tâm Trí đƣợc thể hiện trong Hình 2.6