7. Tổng quan tài liệu nghiên cứ u
2.1.5. Cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
Hình 2.1: Tổ chức bộ máy công ty CP xi măng Vicem Hải Vân
Để triển khai có hiệu quả các kế hoạch, lãnh đạo công ty đã ban hành quyết định số 80/QĐ/XMVN-TCLĐ ngày 24/01/2006 về quy định chức năng, quyền hạn và các mối quan hệ giữa các phân xưởng và phòng ban như sau:
Ø Hội đồng quản trị/ chủ tịch, Ban kiểm soát
- Thành viên và cơ cấu của HĐQT, Ban kiểm soát
+ Chủ tịch HĐQT: Bà Nguyễn Thị Bích Thủy nhiệm kỳ từ 01/04/2010.
+ Trưởng ban kiểm soát: Ông Trịnh Ngọc Thắng.
ĐẠI HỘI ĐỒNG Hội đồng quản trị Thư ký Ban kiểm soát Giám đốc P. TC-LĐ-TL P. KTTKTC P.Kĩ thuật P.TN-KCS Phân xưởng I Phó GĐ KTSX P. KH - CƯ P. Tiêu Thụ Phó GĐ - KD P.HC-QT Phân xưởng II
- Hoạt động của HĐQT
HĐQT gồm 05 thành viên kiêm nhiệm, điều hành hoạt động của công ty, HĐQT nêu cao vai trò, trách nhiệm lãnh đạo tập thể và từng cá nhân, thực hiện đúng quy chế đã ban hành.
Để công tác điều hành, quản lý hoạt động kinh doanh của công ty đi vào nề nếp, HĐQT chỉđạo tổ chức thực hiện tốt các quy chế công ty như: quy chế tiền lương, quy chế quản lý tài chính.
Tổ chức họp thường niên theo quy định của HĐQT, đề ra các quyết
định trong từng thời kỳ kinh doanh của công ty, giám sát các hoạt động của công ty nhằm giữ bình ổn thị trường xi măng tại miền Trung.
- Hoạt động của Ban kiểm soát
+ Ban hành các quy chế hoạt động của Ban kiểm soát, quy chế làm việc
+ Kiểm tra báo cáo định kỳ các quý và năm theo quy định điều lệ của công ty.
+ Định kỳ báo cáo phân tích tài chính để có quyết định sát thực tế trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
+ Đào tạo và bồi dưỡng cán bộ kế cận có chuyên môn cao và tâm huyết với công việc.
Ø Giám đốc công ty
- Hoạch định chính sách và mục tiêu chất lượng. - Tổ chức bộ máy, xây dựng chiến lược phát triển.
- Hoạch định, tổ chức, điều hành và kiểm tra tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh, trực tiếp phụ trách các phòng KTTKTC, phòng TC - LĐ - TL và phòng HC - QT.
Ø Phó giám đốc kinh doanh
- Phụ trách điều hành các hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh bao gồm: kế hoạch kinh doanh, tổ chức mạng lưới tiêu thụ sản phẩm trên thị
trường, công tác đầu tư mua vật tư thiết bị và NVL để đảm bảo cho kế hoạch sản xuất.
- Phụ trách trực tiếp các phòng: phòng KH - CƯ, phòng Tiêu thụ. Ø Phó giám đốc kỹ thuật
- Phụ trách điều hành toàn bộ lĩnh vực kỹ thuật sản xuất gồm: kế
hoạch sản xuất, kế hoạch sữa chữa lớn, kỹ thuật công nghệ, cơ điện, an toàn lao động, chất lượng sản phẩm, tiến bộ khoa học kỹ thuật, phụ tùng thiết bị
phục vụ cho sản xuất, công tác sữa chữa thiết bị công nghệ, công tác phòng chống bão lụt.
- Phụ trách trực tiếp các phòng kỹ thuật, các phân xưởng. Ø Các phòng ban
- Phòng Kinh tế – Thống kê – Tài chính
+ Lập kế hoạch tiếp nhận và quản lý vốn, kế hoạch tài chính hằng năm phục vụ cho sản xuất, đầu tư xây dựng của công ty. Hướng dẫn các đơn vị
trong công ty làm đúng chế độ chính sách về công tác thống kê, tài chính, kế
toán theo quy định của Nhà nước và các quy định về lĩnh vực thống kê tài chính của công ty.
+ Kế toán trưởng được quyền thừa lệnh Giám đốc ký những văn bản thuộc lĩnh vực thuộc chuyên ngành, được quyền kiểm tra các hoạt động thống kê kế toán, tài chính của các đơn vị, các phòng ban liên quan trong công ty.
- Phòng Kế hoạch – Cung ứng
+ Xây dựng mức dự trữ NVL, kiểm tra, đôn đốc thực hiện các quy định
đã giao cho các đơn vị, theo dõi tình hình NVL, sản phẩm tồn kho để có biện pháp xử lý.
+ Tham gia khai thác, lựa chọn đối tác, NCC để mua sắm NVL, hàng hóa.
+ Tổ chức mua, tiếp nhận hàng hóa theo hợp đồng đã ký. Quản lý cấp phát, quyết toán NVL, phụ tùng thay thế.
+ Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc tổng hợp báo cáo tình hình thực hiện kế
hoạch sản xuất kinh doanh hàng tháng, quý, năm của các đơn vị báo cáo cho Giám đốc công ty.
- Phòng Kỹ thuật
+ Theo dõi, quản lý, hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị thực hiện kế hoạch
đầu tư thiết bị, kế hoạch bảo dưỡng, sữa chữa.
+ Theo dõi, kiểm tra tình hình hoạt động của máy móc thiết bị, phương tiện vận tải.
+ Chủ trì các đơn vị có liên quan lập kế hoạch công tác sữa chữa lớn,
đầu tư mới máy móc thiết bị. - Phòng KCS
+ Quản lý và tổ chức công tác kiểm tra, thử nghiệm NVL và sản phẩm.
+ Đề xuất việc ứng dụng các tiêu chuẩn kỹ thuật, giám sát kiểm tra chặt chẽ chất lượng sản phẩm trong sản xuất và xuất xưởng.
- Phòng Tiêu thụ
+ Tổ chức thu thập thông tin về thị trường, thông tin yêu cầu chất lượng sản phẩm của khách hàng; tổ chức và tìm kiếm khách hàng tiêu thụ sản phẩm xi măng theo hợp đồng.
+ Theo dõi việc tiêu thụ sản phẩm của khách hàng theo các hợp đồng
đã được ký kết, những vấn đề phát sinh, những vấn đề cần sữa chữa bổ sung trong các hợp đồng kinh tế tiêu thụ xi măng,
- Phòng Tổ chức – Lao động – Tiền lương
+ Quản lý, theo dõi và lưu trữ hồ sơ cán bộ công nhân viên, bảo hiểm xã hội; giải quyết các chếđộ chính sách cho người lao động.
+ Được quyền đề nghị, sắp xếp, bố trí, đề bạt, bổ nhiệm cán bộ thuộc diện công ty quản lý. Được quyền tuyển dụng, chấm dứt hợp đồng lao động, nâng lương, nâng bậc, đào tạo, khen thưởng.
- Phòng Hành chính – Quản trị
+ Chịu trách nhiệm theo dõi, giám sát về pháp chế hành chính đối với các loại văn bản công ty ban hành gửi đi và văn bản gửi đến.
+ Tổng hợp các văn bản đi, đến hằng ngày, hàng tuần trình Giám đốc công ty để chỉđạo, xử lý kịp thời.
+ Báo cáo Giám đốc các nội dung về hành chính, quản trị. ØCác phân xưởng
+ Tổ chức sản xuất các loại xi măng đảm bảo chất lượng theo yêu cầu kế hoạch của công ty; bảo dưỡng, sữa chữa thường xuyên và sữa chữa lớn thiết bị của phân xưởng.
+ Gia công, chế tạo những chi tiết, phụ tùng phục vụ cho công tác sữa chữa (áp dụng cho phân xưởng cơđiện).
+ Báo cáo trực tiếp lên Giám đốc, các Phó giám đốc về các vấn đề sản xuất và chất lượng hoặc các phòng ban liên quan.