7. Tổng quan tài liệu nghiên cứ u
2.2.6.Kiểm soát tồn kho nguyên vật liệu
Công ty được xây dựng trên diện tích gần 25000m2. Diện tích rộng này tạo điều kiện cho công ty mở rộng phân xưởng để gia tăng sản xuất, đầu tư
máy móc thiết bị cũng như xây dựng các khu chứa hàng xi măng hoặc NVL vào lúc cần thiết. Với 500m2 là nhiều kho chứa hàng kín và chuyên nghiệp để
nghiền và vỏ bao. Để bảo quản tốt trước khi đưa vào sản xuất hoặc đưa thành phẩm ra thị trường thì mỗi kho chứa hàng đều có trang thiết bị đầy đủ.
Tồn kho chiếm một phần tài sản giá trị trong doanh nghiệp do đó kiểm soát tồn kho giúp dự trữ hợp lý, đảm bảo cho sản xuất không bị gián đoạn, tiết kiệm và không gây ứ đọng vốn.
-Phân bố và chất xếp NVL:
NVL gồm clinker, thạch cao và phụ gia đều được đánh đống trong kho 6, một kho chứa hàng riêng biệt. Chất trợ nghiền, vỏ bao được chứa trong khu B kho 5 trên các kệ riêng gồm 10 kệ, mỗi kệ 8 giá. Nhiên liệu
đều chứa trong kho điện cơ được phân loại riêng biệt để tiếp cận và di chuyển hợp lý, an toàn. NVL khi đưa vào kho được đánh số thứ tự và sắp xếp theo mô hình FIFO đã được nghiên cứu và quy định.
Trong kho gồm 2 thủ kho có nhiệm vụ:
Lập sơđồ kho để sắp xếp và di chuyển sao cho thuận tiện nhất.
Mỗi ngày NVL xuất – nhập liên tục nên khi thay đổi vị trí sắp xếp thủ
kho phải cập nhật ngay vào hồ sơ kho (ghi rõ ngày, tháng cập nhật)
Thủ kho có trách nhiệm kiểm tra và chỉ định việc cất giữ, bốc dở xi măng và NVL trong kho, lô nào nhập trước thì dùng trước.
Trước khi nhập NVL bộ phận kho có trách nhiệm sắp xếp mặt bằng sạch sẽ, ngăn nắp đúng như quy định tránh NVL phải chờ ngoài trời hoặc khó nhập xuất.
-Chăm sóc, giữ gìn hàng hóa
Vào những năm gần đây với sự nóng lên của Trái Đất, thời tiết luôn thay
đổi thất thường. Việc chăm sóc và giữ gìn NVL sao cho thích hợp với môi trường luôn được chú trọng.
Đặc điểm NVL sản xuất xi măng rất dễ hút ẩm, dễ đóng cục nên thường xuyên có nhân viên kỹ thuật đi đo và kiểm tra tính ổn định của NVL trước khi
Hiện tại, định mức dôi hao tự nhiên của NVL chưa được lập một cách chi tiết cụ thể mà chỉ xác định một tỷ lệ dôi hao khách quan rất dễ gặp khó khăn trong xử lý vấn đề để đảm bảo sản xuất liên tục khi NVL không phù hợp với khối lượng lớn. Với định mức này công tác sử dụng NVL luôn thấp hơn so với kế hoạch. Điều này sẽ tăng lượng NVL nhập kho, tăng chi phí lưu kho đồng thời sẽ làm cho công tác quản trị NVL gặp nhiều khó khăn đó là chưa kể đến việc không cẩn thận gây thất thoát trong dự trữ hay giảm chất lượng của NVL. Và chưa tính đến khả năng yếu tố giá NVL trên thị trường biến động giảm mạnh khiến cho NVL trong kho của công ty mất giá.
-Kiểm kê NVL
Trong quá trình bảo quản, sử dụng NVL có thể bị mất mát, hư hỏng, kém phẩm chất, dôi thừa do nhiều nguyên nhân khác nhau. Nhưng công tác kiểm kê xác định số lượng, chất lượng NVL tồn kho thường vào cuối năm hoạch toán kế
toán hoặc khi phát hiện vấn đề mới tiến hành kiểm tra, đối chiếu với sổ sách kế
toán kho, xác định nguyên nhân và tìm biện pháp xử lý.
Công tác kiểm kê thực hiện bằng hình thức kiểm tra, đánh giá lại số
lượng, chất lượng và giá trị của NVL. Trên cơ sở đó đối chiếu với các tài liệu hạn mức cấp phát, số liệu hạch toán xuất kho, báo cáo của phân xưởng về tình hình sử dụng tiến hành so sánh, đối chiếu giấy tờ (phiếu nhập kho, phiếu xuất kho,…) giữa phòng tài chính với bộ phận kho và phân xưởng. Lập biên bản kiểm kê tổng kết hoặc giao cho bộ phận có chức năng giải quyết, xử lý trong trường hợp thừa thiếu hay hư hỏng.
Bảng 2.13: Bảng tổng kết tình hình sử dụng NVL cuối quý I/2012 STT Tên NVL ĐVT Tồn kế hoạch Tồn thực tế Chênh lệch SL % 01 Clinker Tấn 15.000 18.391,912 3.391,91 22,61 02 Thạch cao Tấn 1.000 1.146,39 146,39 14,64 03 Phụ gia Tấn 3.515 3.510,715 -4,28 -0,122 04 Chất trợ nghiền Kg 13.000 12.854,38 -145,62 -1,120 05 Vỏ bao Cái 500.000 433.854,54 -16.145,46 -3,588 (Nguồn : Phòng KH – CƯ)
Mức tồn kho thực tế của clinker và thạch cao vượt mức so với kế
hoạch, clinker đạt 122,61% và thạch cao đạt 114,64%. Điều này sẽ làm cho chi phí lưu kho cũng sẽ tăng so với kế hoạch. Các NVL còn lại gần đạt về
yêu cầu tồn kho kế hoạch.
Và xem xét tình hình tồn kho của công ty bao gồm tồn kho hàng hóa và tồn kho NVL
Bảng 2.14: Tình hình HTK tại công ty Công ty CP xi măng Vicem Hải Vân
CHỈ TIÊU NĂM 2010 NĂM 2011 NĂM 2012 GVHB (Trđ) 366.061 389.904 407.148 HTK bình quân (Trđ) 57.894 70.450 80.036 VHTK ( vòng) 6,3230 5,5345 5,0871 Số ngày một VHTK (ngày) 58 66 72 (Nguồn: Phòng KTTKTC)
Có thể thấy số ngày một vòng quay HTK tăng lên từ 58 ngày (năm 2011) lên 66 ngày (năm 2012) và 72 ngày (2012). Số ngày này vẫn còn ở mức cao trong khi đó cả NVL và sản phẩm xi măng của công ty bảo quản tốt nhất là dưới 60 ngày.
Bảng 2.15: Bảng cân đối kế toán năm 2010 – 2011 - 2012 Chỉ tiêu Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 Giá trị (đồng) Tỷ lệ (%) Giá trị (đồng) Tỷ lệ (%) Giá trị (đồng) Tỷ lệ (%) Tổng TS 283.294.233.976 100 274.616.082.475 100 313.903.431.191 100 1.TSNH 72.041.723.700 25,43 88.563.686.598 32,25 89054403429 28,37 -Vốn bằng tiền 8.853.927.843 12,29 8.705.810.393 9,83 8103950712 9,10 -Các KPT 36.409.887.158 50,54 39.968.791.762 45,13 31.498.542.493 35,37 -KTK 26.050.287.290 36,16 38.312.650.822 43,26 49.015.543.647 55,04 -TSNH khác 734.825.582 1,02 1.576.433.621 1,78 445.272.017 0,50 2.TSDH 211.252.510.280 74,57 186.052.395.880 67,75 224.849.027.760 71,63 -KPT DH - - - -TSCĐ 209.562.490.208 99,2 184.712.818.630 99,28 223.335.793.803 99,327 -TSDH khác 1.690.020.082 0,8 1.339.577.250 0,72 1.513.233.957 0,673 II.Tổng NV 283.294.233.976 100 274.616.082.475 100 313.903.431.191 100 1.Nợ PT 96.744.980.903 34,15 84.279.675.712 30,69 90.435.578.526 28,81 -Nợ NH 81.604.391.392 84,35 74.073.406.983 87,89 89.504.092.067 98.97 -Nợ DH 15.140.589.511 15,65 10.206.268.729 12,11 931.486.459 1,03 2.Vốn CSH 186.549.253.072 65,85 190.336.406.760 69,31 22.346.785.266 71,19 -Vốn CSH 184.944.929.502 99,14 190.184.137.640 99,92 223.289.078.380 99,92 -Nguồn KP và quỹ khác 1.604.323.570 0,86 152.269.125 0,08 178.774.282 0,08 (Nguồn: Phòng KTTKTC)
Và phân tích hiệu quả sử dụng vốn: Hàng tồn kho (NVL, công cụ dụng cụ, hàng hóa,…) của công ty Cổ phần xi măng Vicem Hải Vân có xu hướng tăng dần qua các năm từ 36,16% (năm 2010) lên 43,26% (năm 2011) và 55,04% (năm 2012), điều này sẽ gây tình trạng chi phí tồn kho, bảo quản, bảo hiểm, vật tư hàng hóa hư hỏng, lãi vay ngân hàng sẽ tăng. Biến động tăng này
một phần xuất phát từ nguyên nhân tình trạng xi măng cung vượt cầu trong giai đoạn vừa qua. Bên cạnh lượng xi măng tồn kho lớn, lượng NVL tồn kho cũng còn tương đối cao so với nhu cầu NVL dùng vào sản xuất kinh doanh.
Trong khi đó nợ ngắn hạn của công ty (chủ yếu là để mua NVL phục vụ
sản xuất kinh doanh) rất lớn 89.504.092.067 đồng chiếm 98.97 % nợ phải trả năm 2012. Công ty sẽ gặp rủi ro rất lớn nếu không luân chuyển HTK để
trả các khoản nợ ngắn hạn và có thể gây khó khăn về vốn kinh doanh cho công ty.
Là công ty sản xuất chủ yếu theo đơn đặt hàng nên việc hoạch định nhu cầu là chắc chắn trong đa số các trường hợp. Nhu cầu được tính toán là yếu tố
then chốt để xác định số lượng NVL. Nhưng mối quan hệ giữa nhu cầu và số
CHƯƠNG 3