7. Tổng quan tài liệu nghiên cứ u
3.5. HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT TỒN KHO
-Ứng dụng phần mềm MRP để kiểm soát tồn kho
MRP giúp ích rất nhiều cho doanh nghiệp trong điều hành và quản trị
các hoạt động sản xuất và hoạt động tồn kho. Là một kỹ thuật ngược chiều quy trình công nghệ để tính nhu cầu NVL, là một hệ thống kiểm soát và
hoạch định, giúp liên kết các nguồn lực rộng lớn hơn. Giúp xác định mức dự
trữ hợp lý, giảm thời gian lưu kho của NVL đồng thời đảm bảo thực hiện
đúng tiến độ sản xuất, phân phối và khai thác sử dụng có hiệu quả máy móc thiết bị và lao động.
Khi ứng dụng phần mềm MRP công ty cần phải xây dựng một hệ thống máy tính để xử lý thông tin và những kỹ thuật riêng biệt mang tính chuyên môn.
Chương trình phân mềm MRP sẽ phân loại, xử lý căn cứ vào ba yếu tố đầu vào:
- Lịch trình sản xuất dự báo cụ thể trong mỗi tháng cho mỗi loại xi măng PCB30, PCB40 và PCB40GC năm 2013.
- Bảng danh mục NVL gồm clinker, thạch cao, phụ gia và chất trợ
nghiền để tạo ra một tấn xi măng của mỗi loại.
- Hồ sơ dự trữ NVL các gồm các báo cáo tình trạng của từng loại NVL trong từng thời gian cụ thể, lượng dự trữ NVL hiện có, tổng nhu cầu, đơn hàng sẽ tiếp nhận, số lượng sẽ tiếp nhận, người cung ứng, độ dài thời gian cung ứng và khối lượng cung ứng.
Lựa chọn phương pháp đặt hàng, kích cỡ lô hàng theo phương pháp cân
đối chi tiết – thời kỳ và nhập các yêu cầu.
Đầu ra sẽ là các văn bản tài liệu gồm:
- Lệnh phát đơn đặt hàng của clinker, thạch cao, phụ gia, chất trợ
nghiền,….
- Các báo cáo sơ bộ liên quan đến hoạch định, kiểm soát sản xuất và dự
trữ của mỗi loại NVL như: thời gian phát đơn hàng mua NVL và những thay
đổi của đơn hàng kế hoạch.
-Các báo cáo thứ cấp liên quan đến việc kiểm soát và hoạch định kết quả
thực nghiệm trong quá trình sản xuất gồm: các báo cáo kiểm soát, đánh giá hoạt động của hệ thống dự báo, các báo cáo kế hoạch cho dự báo nhu cầu dự
trữ và các báo cáo bất thường những trục trặc về chất lượng, chậm đơn hàng hoặc cung cấp những bộ phận không đúng yêu cầu.
Hình 3.2: Ứng dụng phần mềm MRP Chương trình máy tính MRP Thiết kế sự thay đổi Báo cáo đơn hàng thực hiện Các nghiệp vụ dự trữ Báo cáo về kế hoạch Báo cáo nhu cầu NVL Xóa bỏ đơn hàng Lịch đặt hàng theo kế hoạch Những thay đổi Lịch trình sản xuất Hồ sơ hóa đơn NVL Hồ sơ NVL dự trữ Đầu vào Quá trình xử lý Đầu ra Đơn hàng Dự báo Tiếp nhận Rút ra
Để việc ứng dụng MRP có hiệu quả cần nhiều thông tin từ môi trường bên ngoài và nội bộ công ty một cách chính xác và phản ánh đúng tình hình thực tế môi trường kinh doanh. Vì vậy, công ty cần phải cập nhật thường kỳ các thay
đổi:
·Thường xuyên điều chỉnh và cập nhật các thông tin về nhu cầu thị
trường tiêu thụ xi măng.
· Đơn đặt hàng từ phía khách hàng cũng thường xuyên được bổ sung hay xóa bỏ.
·Kế hoạch cầu NVL có thể bị phá vỡ do nhiều nguyên nhân. Sự cải tiến, thay đổi trong thành phần hay tỷ lệ NVL trong sản xuất xi măng cần phải điều chỉnh và cập nhật vì nó dẫn đến sự thay đổi về số lượng dự trữ và sử dụng.
· Tiến hành hạch toán theo chu kỳ: Việc tính toán lượng dự trữ sẵn có cần được tiến hành trong những khoảng thời gian thường kỳ để đảm bảo dự
trữ sẵn có tương ứng với lượng dự trữ cập nhật trong MRP. Sự cập nhật này cho biết được sự thiếu hụt hay dư thừa của từng loại NVL từ đó có thể điều chỉnh được kế hoạch tiến độđặt hàng thích hợp.
Công ty cần thiết lập một khoảng thời gian ổn định là 4 tuần. Đó là khoảng thời gian không có sự thay đổi MRP nhằm ổn định hệ thống hoạch
định nhu cầu NVL và để đảm bảo sản xuất. Sau 4 tuần mới cập nhật lại sự
thay đổi vào hệ thống MRP và khi có sự thay đổi của một yếu tố nào đó phần mềm sẽ tự tính toán, cập nhập lại và tái điều chỉnh kế hoạch nhằm đảm bảo thích nghi với sự biến động của thị trường.
Ngoài ra, căn cứ vào định mức lao động và kế hoạch sản xuất hệ thống MRP sẽ xây dựng cả kế hoạch nguồn nhân lực để tiến hành các công việc chuẩn bị và điều phối.
Thường xuyên đánh giá, phân loại NVL theo mức độ chất lượng
lượng tất cả các lô của từng loại NVL trong kho và phân loại mức độ chất lượng cho từng lô hàng để sắp xếp và đưa vào sản xuất.
-Xác định lại nhu cầu sử dụng nhà kho thực tế của NVL
Theo kế hoạch đặt hàng cân đối các chi tiết thời kỳ thì sản lượng đặt hàng tối đa cho một lần lưu kho của clinker là khoảng 35.000 tấn thì số silô tối đa lưu trữ clinker là 4 silô hay với nguồn vỏ bao với kế hoạch đặt hàng tối ưu như trên sẽ giảm được diện tích lưu kho đáng kể, cần phải có công tác đánh giá lại mặt bằng lưu kho của NVL. Diện tích mặt bằng kho tiết kiệm được có thể thiết kế,
đầu tư thêm dụng cụđể làm kho chứa hàng, sản phẩm xi măng.