7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
4.1.1. Chính sách quản lý khoản phải thu
Hiện nay có nhiều doanh nghiệp kh ng đầu tƣ đầy đủ nguồn lực cũng nhƣ chính sách trong việc theo dõi và thực hiện việc thu nợ, mặc dù khoản này chiếm phần không nhỏ trong tổng vốn lƣu động. Thời gian thu hồi nợ càng ngắn thì vòng vốn càng nhanh Để rút ngắn thời gian trung bình t khi án hàng đến khi thu đƣợc nợ t khách hàng, nhà quản trị tài chính nên đƣa ra một giải pháp toàn diện t chính sách, hệ thống, con ngƣời, công cụ hỗ trợ đến kỹ năng, quy tr nh thu nợ.
Thiết lập chính sách bán chịu hiệu quả
Khoản phải thu của doanh nghiệp phát sinh nhiều hay ít phụ thuộc vào các yếu tố nhƣ t nh h nh nền kinh tế, giá cả sản ph m, chất lƣợng sản ph m, và chính sách bán chịu của doanh nghiệp. Trong các yếu tố này, chính sách bán chịu ảnh hƣởng mạnh nhất đến khoản phải thu và sự kiểm soát của giám đốc tài chính Giám đốc tài chính có thể thay đổi mức độ bán chịu để kiểm soát khoản phải thu sao cho phù hợp với sự đánh đổi giữa lợi nhuận và rủi ro. Hạ thấp tiêu chu n bán chịu có thể kích thích đƣợc nhu cầu dẫn tới gia tăng doanh thu và lợi nhuận, nhƣng v án chịu sẽ làm phát sinh khoản phải thu và bao giờ cũng c chi phí đi kèm theo khoản phải thu nên giám đốc tài chính cần xem xét c n thận sự đánh đổi này Liên quan đến chính sách bán chịu, chúng ta sẽ lần lƣợt xem xét các vấn đề nhƣ tiêu chu n bán chịu, điều khoản bán chịu, rủi ro bán chịu, và chính sách và quy trình thu nợ.
- Tiêu chu n bán chịu
Tiêu chu n bán chịu là tiêu chu n tối thiểu về mặt uy tín tín dụng của khách hàng để đƣợc doanh nghiệp chấp nhận bán chịu hàng hóa và dịch vụ. Tiêu chu n bán chịu là một bộ phận cấu thành chính sách bán chịu của doanh nghiệp và mỗi doanh nghiệp đều thiết lập tiêu chu n bán chịu của mình chính thức hoặc không chính thức. Tiêu chu n bán chịu nói riêng và chính sách bán
73
chịu nói chung có ảnh hƣởng đáng kể đến doanh thu của doanh nghiệp. Nếu đối thủ cạnh tranh mở rộng chính sách bán chịu, trong khi chúng ta không phản ứng lại điều này, thì nổ lực tiếp thị sẽ bị ảnh hƣởng nghiêm trọng, bởi vì bán chịu là yếu tố ảnh hƣởng rất lớn và có tác dụng kích thích nhu cầu. Về mặt lý thuyết, doanh nghiệp nên hạ thấp tiêu chu n bán chịu đến mức có thể chấp nhận đƣợc, sao cho lợi nhuận tạo ra o gia tăng oanh thu, nhƣ là kết quả của chính sách bán chịu, vƣợt quá mức chi phí phát sinh do bán chịu. Ở đây c sự đánh đổi giữa lợi nhuận tăng thêm và chi phí liên quan đến khoản phải thu tăng thêm, o hạ thấp tiêu chu n bán chịu. Vấn đề đặt ra là khi nào doanh nghiệp nên nới lỏng tiêu chu n bán chịu và khi nào doanh nghiệp không nên nới lỏng tiêu chu n bán chịu?.Doanh nghiệp nên nới lỏng chính bán chịu khi phần lợi nhuận tăng thêm t việc nơi lỏng chính sách bán chịu đủ ù đắp phần chi phí tăng thêm khi gia tăng khoản phải thu khi chính sách bán chịu đƣợc nới lỏng. Và doanh nghiệp nên thắt chặt chính sách bán chịu khi phần lợi nhuận tăng thêm kh ng đủ để ù đáp phần chi phí phát sinh của chính sách bán chịu mang lại.
- Điều khoản bán chịu
Điều khoản bán chịu là điều khoản xác định độ dài thời gian hay thời hạn bán chịu và tỷ lệ chiết khấu áp dụng nếu khách hàng trả sớm hơn thời gian bán chịu cho phép. Ví dụ điều khoản bán chịu “2/10 net 30” c nghĩa là khách hàng đƣợc hƣởng 2% chiết khấu nếu thanh toán trong thời hạn 10 ngày kể t ngày h a đơn đƣợc phát hành và nếu khách hàng không lấy chiết khấu th khách hàng đƣợc trả chậm trong thời gian 30 ngày kể t ngày phát hành h a đơn Chính sách án chịu không chỉ liên quan đến tiêu chu n bán chịu nhƣ v a xem xét mà còn liên quan đến điều khoản bán chịu Thay đổi điều khoản bán chịu lại liên quan đến thay đổi thời hạn bán chịu và thay đổi tỷ lệ chiết khấu. Doanh nghiệp khi mở rộng thời gian bán chịu sẽ làm tăng oanh
74
thu dẫn đến làm gia tăng lợi nhuận đồng thời làm gia tăng khoản phải thu, gia tăng khoản phải thu đồng nghĩa với việc sẽ gia tăng chi phí, trong trƣờng hợp lợi nhuận tăng thêm đủ để ù đắp phần tăng chi phí th oanh nghiệp nên nới lỏng thời gian bán chịu và ngƣợc lại.
Điều khoản chiết khấu liên quan đến hai vấn đề: thời hạn chiết khấu và tỷ lệ chiết khấu. Thời hạn chiết khấu là khoảng thời gian mà nếu ngƣời mua thanh toán trƣớc hoặc trong thời gian đ th ngƣời mua sẽ đƣợc nhận tỷ lệ chiết khấu. Tỷ lệ chiết khấu là tỷ lệ phần trăm của doanh thu hoặc giá bán đƣợc khấu tr nếu ngƣời mua trả tiền trong thời hạn chiết khấu Thay đổi tỷ lệ chiết khấu ảnh hƣởng đến tốc độ thu tiền đối với các khoản phải thu Nhƣng tỷ lệ chiết khấu sẽ làm giảm oanh thu ròng, o đ , giảm lợi nhuận. Liệu giảm chi phí đầu tƣ khoản phải thu c đủ ù đắp thiệt hại do giảm lợi nhuận hay không đ là vấn đề mà nhà quản trị cần quan tâm. Khi doanh nghiệp tăng tỷ lệ chiết sẽ dẫn đến giảm doanh thu ròng, làm giảm lợi nhuận, đồng thời làm giảm kỳ thu tiền, giảm khoản phải thu, giúp tiết kiệm chi phí phát sinh t khoản phải thu, lợi nhuận giảm, chi phí giảm, nếu nhƣ phần chi phí tiết kiệm đƣợc đủ ù đắp phần lợi nhuận giảm thì doanh nghiệp nên tăng tỷ lệ chiết khấu và ngƣợc lại Trƣờng hợp doanh nghiệp giảm tỷ lệ chiết khấu sẽ là tăng oanh thu ròng, tăng lợi nhuận,tăng khoản phải thu làm tăng chi phí phát sinh t khoản phải thu, trong trƣơng hợp này nếu phần lợi nhuận tăng thêm đủ bù đắp phần chi phí tăng thêm th oanh nghiệp nên giảm tỷ lệ chiết khấu và ngƣợc lại.
Cần lƣu ý rằng chính sách tăng tỷ lệ chiết khấu hay bất kỳ chính sách bán chịu nào cũng cần đƣợc xem xét thƣờng xuyên xem có phù hợp với tình hình thực tiễn hay không. Sau khi thực hiện chính sách gia tăng tỷ lệ chiết khấu, do tình hình thay đổi, nếu tiết kiệm chi phí kh ng đủ ù đắp cho lợi nhuận giảm, khi ấy công ty cần thay đổi chính sách chiết khấu. Nếu công ty
75
muốn xem xét có nên quyết định giảm tỷ lệ chiết khấu lại hay không thì tiến hành phân tích nhƣ trên
- Ảnh hƣởng của rủi ro bán chịu
Trong các tình huống đ phân tích trên đây, ch ng ta đều ngầm giả định rằng không có tổn thất do nợ không thể thu hồi. Thật ra chính sách bán chịu không chỉ liên quan đến tăng hoặc giảm khoản phải thu mà còn liên quan đến khả năng thu hồi khoản phải thu. Trong phần này chúng ta sẽ phân tích xem rủi ro bán chịu ảnh hƣởng nhƣ thế nào?. Cụ thể là ta nới lỏng chính sách bán chịu đồng nghĩa với việc tăng oanh thu, tăng lợi nhuận và tăng chi phí phát sinh t khoản phải thu tăng, đồng thời phát sinh thêm chi phí tổn thất do nợ không thu hồi đƣợc, vậy câu hỏi đặt ra là lợi nhuận tăng thêm c đủ ù đắp phần chi phí tăng thêm đ hay kh ng? Nếu nhƣ ù đắp đƣợc ta nên nới lỏng chính sách bán chịu, còn nếu kh ng ù đắp đƣợc thì ta nên thắt chặt chính sách bán chịu.
Đội ngủ nhân lực quản lý khoản phải thu
Doanh nghiệp nên có một bộ phận chuyên trách về quản lý thu nợ và theo dõi công nợ, chia theo ngành nghề kinh doanh của khách hàng, vị trí địa lý hoặc giá trị công nợ. Những nhân viên này đƣợc đào tạo về kỹ năng giao tiếp qua điện thoại, khả năng thuyết phục khách hàng thanh toán hoặc cam kết thanh toán, cách xử lý các tình huống khó, sử dụng thành thạo các phần mềm hỗ trợ...
Công cụ hổ trợ công tác quản lý khoản phải thu
Doanh nghiệp nên đầu tƣ phần mềm kế toán có phần hành quản lý công nợ nhằm hỗ trợ quản lý công nợ. Những phần mềm ứng dụng này có thể ra đƣợc các báo cáo tổng hợp cũng áo cáo c ng nợ chi tiết t ng khách hàng theo các tiêu chí quản trị, giúp tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả công việc của nhân viên thu nợ.
76
Quy trình ký kết và thu hồi nợ
Trƣớc khi ký hợp đồng cho khách nợ, nhân viên bán hàng nên trực tiếp đến thăm trụ sở c ng ty khách hàng để trao đổi, thu thập thông tin, tiến hành đánh giá xem khách hàng c điều kiện đƣợc nợ kh ng Sau đ đề xuất hạn mức tín dụng cho khách hàng. Khi ký hợp đồng phải qua sự kiểm tra của bộ phận quản lý công nợ để chắc chắn rằng khách hàng không có lịch sử về nợ xấu, nợ kh đòi đ ị đ ng hợp đồng. Mẫu hợp đồng nên c đầy đủ các điều khoản về hạn mức nợ, thời hạn thanh toán... Sau khi ký hợp đồng, DN nên gửi invoice (bản liệt kê), h a đơn cho khách đ ng kỳ hạn bằng chuyển phát nhanh, thƣ đảm bảo để chắc chắn rằng khách hàng nhận đƣợc giấy tờ và trong thời gian ngắn nhất, liên lạc với khách hàng để giải quyết vƣớng mắc, đ y nhanh tiến trình, gửi thƣ nhắc nợ lần 1, 2, 3 với các mốc thời gian cụ thể cho khách hàng có tuổi nợ cao hơn thời gian cho phép, hẹn gặp và đến thăm khách hàng nếu thấy trao đổi qua điện thoại không hiệu quả... Nếu khó thu hồi nợ, có thể nhờ công ty chuyên thu nợ hoặc bán nợ.
Tuy nhiên, mỗi doanh nghiệp có những đặc thù riêng về lĩnh vực kinh oanh, cơ cấu tài sản, vốn lƣu động và khoản mục nợ phải thu nhiều hay ít. Nhà quản trị tài chính của t ng doanh nghiệp nên lựa chọn những phƣơng thức phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình dựa trên phƣơng châm "lợi ích và chi phí", nhiều khi phải đánh đổi giữa tính thanh khoản và lợi nhuận . Nếu doanh nghiệp gắt gao trong việc thu nợ, tính thanh khoản đƣợc cải thiện nhƣng c rủi ro là khách hàng sẽ chuyển sang ký hợp đồng với DN khác có chính sách tín dụng thƣơng mại mềm dẻo hơn Vì vậy các doanh nghiệp nên áp dụng các biện pháp, chính sách thật hợp lý, linh hoạt nhằm gia tăng khả năng sinh lời.