1.2.5 .Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công tác quản trị vốn luân chuyển
4
3.2.1. Giải pháp về quản trị vốn bằng tiền
Xây dựng mức tồn quỹ hợp lý sẽ giúp Công ty dự tính đƣợc nhu cầu ngân quỹ về cả giá trị và thời gian cũng nhƣ dự tính đƣợc nguồn đáp ứng để chủ động trong quá trình kinh doanh, đồng thời tạo điều kiện nâng cao hiệu quả sử dụng tiền mặt của Công ty. Việc thiết lập mức tồn quỹ mục tiêu đƣợc thực hiện nhƣ sau:
- Công ty dự toán các nguồn thu và chi trong tháng, quý, năm. - Cân đối thu - chi cho từng tháng, quý và cả năm
- Dự kiến các nguồn tài trợ cho khoản tiền thiếu và hình thức đầu tƣ tiền nhàn rỗi khi thừa tiền.
Quản lý tốt doanh thu, chi phí, khoản phải thu sẽ đem đến cho Công ty một dòng tiền vào, tiền ra hợp lý. Quan sát trên số liệu báo cáo tài chính hàng năm cho thấy, dòng ngân quỹ của Công ty rất lớn, biến động thất thƣờng, đặt ra yêu cầu phải có một sự tính toán duy trì vốn dự trữ tiền mặt là rất cần thiết trong quá trình hoạt động kinh doanh. Song dự trữ bao nhiêu vốn bằng tiền sẽ đƣợc coi là hợp lý? Công ty cần căn cứ vào những hoạt động thực tiễn, vào quy mô kinh doanh của mình để dự toán một mức dự trữ hợp lý nhất. Tại thời điểm nhất định, lƣợng tiền có thể thâm hụt hoặc dƣ thừa, căn cứ vào báo cáo lƣu chuyển tiền tệ và dự đoán thu - chi tiền tệ, Công ty sẽ xác định đƣợc quy mô, thời gian và những nguyên nhân của số tiền bội thu hoặc thâm hụt. Trong những năm qua, Công ty mới chỉ có báo cáo lƣu chuyển tiền tệ còn dự toán chi tiền tệ thì gần nhƣ chƣa có. Thời gian tới, Công ty cần tổ chức quản trị tốt
vốn bằng tiền, Công ty phải có chiến lƣợc hoạch định ngân sách tiền mặt hợp lý để dự báo một cách chính xác nhu cầu chi tiêu tiền mặt của Công ty. Ngoài ra Công ty cần nghiên cứu để áp dụng mô hình tồn quỹ tối ƣu mà hiện nay đang đƣợc sử dụng phổ biến nhƣ mô hình Baumol hay mô hình Millerr – Orr. Để từ đó Công ty có thể xác định đƣợc lƣợng tiền mặt tồn quỹ hợp lý đảm báo cung cấp đầy đủ cho những yêu cầu sản xuất kinh doanh cũng nhƣ tránh tình trạng tồn trữ quá nhiều tiền mặt làm giảm hiệu quả sử dụng vốn luân chuyển nói riêng và hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty nói chung.
Để có thể phân tích chính xác về hiệu quả quản trị tốt vốn bằng tiền, Công ty cần phải quan tâm công tác lập dự toán vốn bằng tiền. Thông qua công tác lập dự toán vốn bằng tiền sẽ giúp lãnh đạo Công ty dự báo đƣợc nhu cầu chi tiêu từ vốn bằng tiền của đơn vị. Với đặc điểm kinh doanh là thi công xây lắp, giả sử doanh thu bán hàng trong các quý và năm, dự kiến số tiền thu đƣợc ngay trong quý là 80%, 20% giá trị còn lại đƣợc thu vào quý sau, Công ty có thể thực hiện việc lập dự toán thu chi tiết theo bảng sau:
Bảng 3.1. Dự toán thu (Quý/năm) theo Công trình TĐ Xekaman 1
Đơn vị: Tỷ đồng
Chỉ tiêu/đơn vị Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4 Năm 1. Doanh thu:
- BĐH DA Xekaman 1 60 55 65 77 257
2. Thu trong quý (80%)
- BĐH DA Xekaman 1 48 44 52 61.6 205.6
3. Thu quý sau (20%)
- BĐH DA Xekaman 1 10 12 11 13 46
Tổng dòng tiền thu 58 56 63 74.6 251.6
Dự kiến trong quý, năm Công ty có hoạt động chi trả cho các nhà cung cấp vật tƣ, hàng hoá, dịch vụ, chi trả cho ngƣời lao động… Công ty cần có bảng dự toán chi theo công trình
Bảng 3.2. Dự toán chi (Quý/năm) theo Công trình TĐ Xekaman 1
Đơn vị: Tỷ đồng
Chỉ tiêu/đơn vị Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4 Năm
- Trả tiền mua NVL 42 40 45 50 177
- Chi trả tiền lƣơng 10 8 10 12 40
- Nộp thuế 10 10
- Chi mua sắm thiết bị 10 10
- Chi phí khác 2 2 2 3 9
Tổng dòng tiền chi 54 60 57 75 246
Trên cơ sở dữ liệu tại Bảng 3.1 và Bảng 3.2, với quy định tồn trữ tối thiểu hàng kỳ là 10 tỷ đồng, Công ty có thể lập dự toán Vốn bằng tiền trong kỳ chi tiết tại Bảng 3.3 nhƣ sau:
Bảng 3.3. Dự toán Vốn bằng tiền (Quý/năm) theo Công trình TĐ Xekaman 1
Đơn vị: Tỷ đồng
Chỉ tiêu/đơn vị Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4 Năm 1. Doanh thu:
- BĐH DA Xekaman 1 60 55 65 77 257
2. Thu trong quý (80%)
- BĐH DA Xekaman 1 48 44 52 61.6 205.6
3. Thu quý sau (20%)
- BĐH DA Xekaman 1 10 12 11 13 46
Tổng dòng tiền thu(2+3) 58 56 63 74.6 251.6
4. Trả tiền mua NVL 42 40 45 50 177
5. Chi trả tiền lƣơng 10 8 10 12 40
6. Nộp thuế 10 10
7. Chi mua sắm thiết bị 10 10
8. Chi phí khác 2 2 2 3 9
Tổng dòng tiền chi(4+.8) 54 60 57 75 246
Chỉ tiêu/đơn vị Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4 Năm
9. Tồn quỹ đầu kỳ 10 14 10 16 10
10. Tồn quỹ cuối kỳ 14 10 16 15.6 15.6
11. Tồn quỹ tối thiểu 10 10 10 10 10
12. Số tiền cần bổ sung hay số tiền dôi
4 0 6 5.6 5.6
Xem xét số liệu dự toán vốn bằng tiền tại Dự án Thuỷ điện Xekaman 1 trình bày tại Bảng 3.3 thì ta thấy tại các Quý để đáp ứng nhu cầu chi tiêu với mức tồn quỹ tối thiểu là 10 tỷ thì Công ty đáp ứng đƣợc đầy đủ với mức tồn quỹ cuối kỳ lần lƣợt Quý 1 là 14 tỷ đồng; Quý 2 là 10 tỷ đồng; Quý 3 là 16 tỷ đồng; Quý 4 là 15.6 tỷ đồng. Trong đó Quý 2 là 10 tỷ đồng vừa đủ để đảm bảo cho tồn quỹ tối thiểu, còn các quý nhƣ Quý 1 số tiền dôi ra là 4 tỷ đồng; Quý 3 số tiền dôi ra là 6 tỷ đồng và Quý 4 số tiền dôi ra là 5.6 tỷ đồng Công ty có thể sử dụng để thực hiện đầu tƣ ngắn hạn khác.
Đối với các khoản đầu tƣ tài chính ngắn hạn công ty cần nghiên cứu và sử dụng các công cụ đầu tƣ tài chính ngắn hạn trong điều kiện một thị trƣờng tài chính phát triển cao.
Khi sử dụng các công cụ đầu tƣ tài chính ngắn hạn (nắm giữ các chứng khoán ngắn hạn có tính thanh khoản cao) Công ty có thể nhanh chóng huy động tiền mặt với chi phí thấp khi có nhu cầu thanh toán. Mặt khác, khi dƣ thừa tiền tạm thời, Công ty có thể nắm giữ những chứng khoán thanh khoản để hƣởng lãi suất và cũng có thể cả cơ hội tăng giá của những chứng khoán đó.
Tuy nhiên để có thể tham gia vào thị trƣờng tài chính, thị trƣờng tiền tệ nhằm điều tiết nguồn vốn luân chuyển (cụ thể là phần ngân quỹ) cần đòi hỏi phải có trình độ nhất định về lĩnh vực này. Đó là một thị trƣờng đầy tiềm năng, hứa hẹn song cũng chứa đựng nhiều rủi ro. Do đó Công ty cần định
hƣớng chiến lƣợc nghiên cứu về lĩnh vực này, có sự phân công nhiệm vụ cụ thể và có cơ chế tuyển dụng nhằm thu hút nguồn lao động mới đƣợc trang bị đầy đủ những kiến thức đó.
3.2.2. Giải pháp về quản trị hàng tồn kho
Thông thƣờng, vốn tồn kho là một loại tài sản dự trữ với mục đích đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh đƣợc diễn ra thƣờng xuyên liên tục. Lƣợng hàng tồn kho tối ƣu là vừa đủ để đảm bảo cho quá trình sản xuất và kinh doanh hoạt động. Tỷ trọng hàng tồn kho lớn giúp cho Công ty luôn chủ động trong việc cung ứng nguyên vật liệu, hàng hoá kịp thời cho sản xuất kinh doanh. Nhƣng nếu tỷ trọng lớn quá sẽ dễ bị dƣ thừa, bị ứ đọng và lãng phí. Còn nếu dự trữ ít quá sẽ làm cho quá trình sản xuất kinh doanh bị gián đoạn. Mặc dù biết đƣợc tầm quan trọng của việc dự trữ vốn tồn kho có tầm quan trọng đặc biệt ảnh hƣởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh của Công ty nhƣng trong thời gian qua Công ty chƣa có những biện pháp hữu hiệu để dự báo nhu cầu nguyên nhiên vật liệu phục vụ thi công. Vì vậy trong thời gian tới để làm tốt công tác quản trị vốn tồn kho thì Công ty cần thực hiện những công việc sau:
Thứ nhất, công ty phải có chiến lƣợc hoạch định ngân sách vốn tồn kho hiệu quả và khoa học để xác định nhu cầu dự trữ vật tƣ trong kỳ để đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty không bị gián đoạn với một lƣợng vật tƣ tồn trữ ít nhất. Ngoài ra, với đặc thù của một công ty hoạt động trong lĩnh vực xây lắp Công ty Cổ phần Sông Đà 4 cần tập trung thêm vào khâu quản lý nguyên vật liệu và sản phẩm dở dang.
Thứ hai, qua quá trình đánh giá hoạt động thực tiễn những năm qua trong công tác quản trị vốn tồn kho ta thấy hoạt động sử dụng vật liệu của Công ty chƣa đƣợc tiết kiệm, những định mức tiêu hao vật tƣ đƣợc áp dụng từ nhiều năm qua không còn phù hợp với thực tế khi công nghệ và biện pháp thi
công đã thay đổi. Do đó đơn vị phải rà soát lại toàn bộ định mức tiêu hao vật tƣ thi công sao cho sát với thực tế cũng nhƣ có những biện pháp thi công tiên tiến nhằm tiết kiệm vật tƣ và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn tồn trữ trong Công ty.
Thứ ba, thƣờng xuyên cập nhật thông tin và đánh giá về tình hình sử dụng cũng nhƣ tình trạng tồn trữ vật liệu của Công ty để có những chính sách điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế nhằm đảm bảo công tác sử dụng vốn tồn trữ đƣợc hiệu quả. Ngoài ra do đặc thù là Công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản do đó vốn tồn kho của Công ty ngoài nguyên vật liệu tồn trữ đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty đƣợc diễn ra liên tục thì còn một lƣợng lớn vốn tồn kho dƣới dạng là sản phẩm dở dang. Ở Công ty cổ phần Sông Đà 4 thì giá trị dở dang luôn chiếm phần lớn trong tổng vốn luân chuyển của Công ty, thông thƣờng khoảng trên 35% trong tổng vốn luân chuyển nhƣ năm 2013 chiếm 53,55% tổng nguồn vốn luân chuyển và chiếm tới 89,84% giá trị vốn tồn kho. Năm 2014 chiếm 58,95% trong tổng vốn luân chuyển và chiếm 91,80% giá trị vốn tồn kho. Sang năm 2015 chiếm tới 35,64% trong tổng vốn luân chuyển và chiếm 90,97% giá trị vốn tồn kho. Vì vậy công tác quản trị giá trị sản phẩm dở dang có ý nghĩa quan trọng ảnh hƣởng lớn đến hiệu quả trong quản trị vốn luân chuyển. Do đó trong thời gian tới Công ty cần rà soát lại toàn bộ các hạng mục có giá trị dở dang, tìm hiểu và phân tích rõ nguyên nhân dẫn đến giá trị dở dang đó.
Ngoài ra Công ty cần áp dụng những giải pháp cụ thể để giảm thiểu lƣợng hàng tồn kho nhƣ:
- Đối với sản phẩm thi công dở dang: Các giải pháp cần thực hiện là tập trung đẩy mạnh thi công các hạng mục có thể hoàn thành để nghiệm thu từng phần của Dự án, chú trọng giám sát các công tác thuộc đƣờng Găng để
đảm bảo tiến độ chung của Công trình; Thỏa thuận với Chủ đầu tƣ về công tác nghiệm thu thanh toán thanh toán các hạng mục công trình hoàn thành theo kiểu cuốn chiếu, phối hợp chặt chẽ với các đơn vị liên quan để thực hiện công tác nghiệm thu. Đối với các hạng mục sắp hoàn thành cần đôn đốc các bộ phận: Kỹ thuật, Kinh tế, Tài chính - Kế toán hoàn tất các thủ tục liên quan để tránh tình trạng kéo dài nghiệm thu do thiếu các thủ tục liên quan.
- Đối với tồn kho vật tƣ, công cụ dụng cụ phục vụ thi công: Căn cứ tiến độ thi công đã đƣợc chủ đầu tƣ phê duyệt, Công ty cần tiến hành bóc tách khối lƣợng vật tƣ thi công cụ thể cho từng hạng mục, từng giai đoạn thi công để lập kế hoạch chi tiết việc cung ứng vật tƣ một cách tối ƣu. Tại các dự án thi công đặc thù nhƣ dự án Thủy điện Xekaman 1 tại Lào, Công ty cần xây dựng và vận dụng mô hình lƣợng dự trữ an toàn cho từng hạng mục thi công và đối với từng nhóm vật tƣ cụ thể, kết hợp với xác định điểm đặt hàng lại dựa trên thời gian vận chuyển vật tƣ và thời gian thực hiện các thủ tục thông quan qua cửa khẩu. Để quản lý dự trữ theo mô hình lƣợng dự trữ an toàn tại đơn vị cụ thể phải tổ chức thực hiện các việc sau:
+ Đặt mua hàng: Xác định đƣợc số lƣợng dự trữ tồn kho cần thiết sao cho không thừa, không thiếu và lập dự trù đặt mua vật tƣ theo đúng thời điểm và đúng số lƣợng, đúng chủng loại. Để xác định đƣợc chính xác điểm đặt hàng thì bộ phận Vật tƣ – Cơ giới phải nắm vững đƣợc các thông tin nhƣ: Lƣợng tồn thực tế trong kho, số lƣợng vật tƣ cần thiết để đáp ứng theo tiến độ thi công, tình hình thông quan tại cửa khẩu.
+ Tiếp nhận vật tƣ: Quy định về đo lƣờng và kiểm tra tình trạng vật tƣ hàng hóa trƣớc khi nhập kho theo hóa đơn hoặc vận đơn. Khâu nhận hàng cần có quy định chung về quy trình nhận hàng và đặc điểm áp dụng riêng biệt đối với từng loại vật tƣ cụ thể. Hiện nay quy trình về nhận hàng đã đƣợc đơn vị ban hành tƣơng đối khoa học và an toàn, có thể áp dụng vào mô hình. Yêu
cầu áp dụng đúng quy trình nhập hàng hóa chuẩn.
+ Dự trữ vật tƣ: Thực hiện việc lƣu giữ vật tƣ an toàn, đúng phƣơng pháp đảm bảo cả về số lƣợng và chất lƣợng. Hiện tại các quy định về nguyên tắc dự trữ vật tƣ an toàn đã đƣợc Công ty ban hành và áp dụng, có thể tiếp tục vận dụng hoàn toàn.
+ Kiểm tra vật tƣ: Xác định kiểm tra vật tƣ theo định kỳ hay đột xuất khi cần thiết nhằm đảm bảo vật tƣ luôn ở tình trạng tốt và không bị thất thoát, đồng thời đảm bảo các nguyên tắc và phƣơng pháp khi kiểm tra theo quy định. Thƣờng xuyên tự kiểm tra kho bãi, téc nhiên liệu, silo xi măng… định kỳ, kiểm tra vật tƣ trƣớc và sau khi nhập hàng đảm bảo không bị nhầm lẫn thất thoát các loại vật tƣ.
+ Ghi sổ báo cáo: Tiến hành ghi chép và quản lý dữ liệu liên quan đến toàn bộ vật tƣ đã nhập và xuất kho nhằm cập nhật thông tin để ra quyết định dự trữ hiệu quả. Theo đó, yêu cầu toàn bộ hệ thống từ các hệ thống kho bãi đến các phòng nghiệp vụ triệt để sử dụng phƣơng quản trị hàng tồn kho trên hệ thống phần mềm quản trị SongDa Acounting System của Công ty. Vận hành đúng quy định về thời gian cũng nhƣ tiến trình báo cáo vật tƣ từ kho bãi về các phòng nghiệp vụ của Công ty.
+ Sắp xếp: Vật tƣ trong kho cần đƣợc sắp xếp theo nguyên tắc và trật tự, khoa học nhằm tạo thuận tiện cho việc quan sát, kiểm kê, lấy hàng khi cần thiết. Đối với những vật tƣ đặc thù nhƣ xăng dầu, xi măng đƣợc lƣu trữ ở khu vực kho bể chứa nên không cần sắp xếp mà chỉ bố trí lại khu vực tiếp nhận và cung cấp ở vị trí phù hợp, phân luồng phân tuyến để thiết bị xe máy phục vụ thi công ra vào thuận tiện.
3.2.3. Giải pháp về quản trị khoản phải thu
Công ty cần dựa trên quy chế quản lý công nợ để xây dựng các tiêu chuẩn tín dụng nhằm phân loại đối tƣợng khách hàng, phân tích vị thế tín