7. Tổng quan tài liệu
1.2.4. Xem xét thành tích
Xem xét thành tích là giai đoạn cuối cùng của tiến trình quản trị thành tích hiệu quả. Nó liêm quan đến việc nhân viên và nhà quản trị thảo luận về
tài liệu đánh giá thành tích mà nhà quản trị tạo ra. Trong giai đoạn này, nhà quản trị và nhân viên gặp gỡ chính thức để đối thoại trực tiếp về thành tích đã đạt đƣợc, phân loại chính thức, đây cũng là giai đoạn cả nhà quản tri và nhân viên đƣa ra kế hoạch cho tƣơng lai.
Tiến trình quản trị thành tích cả khi kết thúc và bắt đầu lại với cuộc họp xem xét thành tích. Đầu cuộc họp, thành tích năm qua của các cá nhân đƣợc xem xét và thành công của kế hoạch phát triển đƣợc đánh giá. Cuối cuộc họp, ngƣời đánh giá và cá nhân dành thời gian để tạo ra kế hoạch cho mục tiêu và sự phát triển trong năm tới.
Cho dù quản trị thành tích là một tiến trình liên tục, nó cũng cần có một đánh giá một hoạc hai lần trong một năm. Điều này cung cấp một điểm trọng tâm cho việc xem xét thành tích cơ bản và các vấn đề phát triển. Cuộc họp xem xét thành tích là công cụ mà thông qua nó năm yếu tố quản trị thành tích cơ bản là sự đồng thuận, đo lƣờng, phản hồi, củng cố tích cực và đối thoại có thể đƣa ra để sử dụng tốt.
Việc xem xét dựa trên thực tiễn của thành tích nhân viên. Nó phải cụ thể, không trừu tƣợng và cho phép nhà quản trị và nhân viên cùng nhìn một cách tích cực về cách thức thành tích có thể trở nên tốt hơn trong tƣơng lai và làm cách nào những vấn đề trong việc đáp ứng các tiêu chuẩn thành tích và đạt đƣợc mục tiêu có thể đƣợc giải quyết. Nhân viên nên đƣợc khuyến khích để đánh giá thành tích của họ và trở thành nhân tố tích cực cho sự thay đổi việc cải thiện kết quả của họ, nhà quản trị nên đƣợc khuyến khích để chấp nhận việc vai trò hỗ trợ thích hợp: huấn luyện, cung cấp hỗ trợ và hƣớng dẫn.
a. Tiêu chí cho việc xem xét thành tích
Các tiêu chí xem xét thành tích nên đƣợc cân bằng giữa: - Các thành tựu trong mối tƣơng quan với các mục tiêu; - Mức độ kiến thức và kỹ năng đƣợc sở hữu và áp dụng;
- Hành vi trong công việc khi nó ảnh hƣởng đến thành tích; - Mức độ mà trong đó hành vi ủng hộ giá trị cốt lỗi của tổ chức; - Hiệu quả hằng ngày.
Các tiêu chí không giới hạn vào một số mục tiêu định lƣợng nhƣ thƣờng thấy trong các chƣơng trình đánh giá truyền thống. Trong nhiều trƣờng hợp, cân nhắc quan trọng nhất sẽ là tính hiệu quả hàng ngày của ngƣời đảm nhiệm công việc trong việc đáp ứng các tiêu chuẩn thành tích liên tục liên quan đến nhiệm vụ then chốt của họ. Không thể chỉ có khả năng đồng thuận các mục tiêu định lƣợng mới có ý nghĩa cho một số công việc hàng năm. Sự chú ý cần đƣợc hƣớng đến hành vi mà nó đem lại kết quả cũng nhƣ chính kết quả vậy.
b. Các loại thang xếp loại thành tích
Các thang xếp hạng có thể đƣợc định nghĩa theo vần a, b, c… hoặc số 1, 2, 3…Các thang điểm số học hoặc chữ cái có thể đƣợc mô tả nhƣ một tính từ, chẳng hạn a = xuất sắc, b = tốt, c = đƣợc và d = chƣa đƣợc. Một cách khác, các cấp độ thang có thể đƣợc chỉ ra nhƣ sau:
- Thành tích xuất sắc: vƣợt trên kỳ vọng; - Thành tích tốt: đáp ứng các mục tiêu;
- Thành tích trung bình: không đáp ứng tất cả các mục tiêu;
- Thành tích không thể chấp nhận: không đáp ứng các mục tiêu, thiếu cải thiện thành tích, thiếu năng lực.
c. Trách nhiệm của nhà quản trị trong giai đoạn xem xét thành tích
Nhà quản trị có 7 trách nhiệm chính:
- Xem xét chƣơng trình và khung thời gian cho cuộc họp: những cuộc họp đánh giá thành tích luôn có một số các yếu tố khó khăn. Bất chấp tiến trình đƣợc tích hợp vao tổ chức tốt nhƣ thế nào và cá nhân thực hiện tốt nhƣ thế nào. Một cách dễ dàng để đặt ngƣời khác vào sự thoải mái và kế thúc buổi họp đến một sự khởi đầu suôn sẻ là bao trùm những chi tiết hậu cần trƣớc tiên.
- Xem xét và thảo luận bản đánh giá thành tích bạn đã viết và danh sách các thành tựu cá nhân: Đây là trái tim của cuộc họp. Nhà quản trị và cá nhân xem xét bản đánh giá thành tích nhà quản trị đã viết(và bản tự đánh giá nếu cá nhân hoàn thành nó).
- Lắng nghe và phản hồi thích hợp với nhận thức và phản hồi của cá nhân: Cuộc trao đổi cần phải đến từ hai phía, không chỉ là một phía. Nhà quản Trị cần giải mình đi đến những phản quyết và đánh giá nhƣ thế nào để viết bản đánh giá và sau đó lắng nghe phản ứng và bình luận của nhân viên. Mục đích là cả hai bên kết thúc cuộc họp với sự thấu hiểu chung về thành tích cá nhân. Điều đó chỉ có thể xảy ra nếu nhà quản trị lắng nghe một cách thành thật những phản ứng của cá nhân.
- Thảo luận đánh giá của bạn về thành tích cá nhân đối với mục tiêu trên tổng thể cả quá trình: Có ba nội dung chính mà cuộc thảo luận tập trung vào: Đầu tiên và quan trọng nhất là những điểm mạnh mà cá nhân thể hiện trong suốt quá trình một năm; tập trung thứ hai là lĩnh vực mà cá nhân nên tập trung vào để phát triển và thăng tiến trong tƣơng lai.
- Đảm bảo sự thấu hiểu đầy đủ về thông điệp cốt lõi: Nhà quản trị cần viết bản đánh giá thành tích bằng việc xác định thông điệp cốt lõi mà họ muốn truyền đạt suốt cuộc thảo luận về thành tích. Trong suốt quá trình xem xét thành tích, nhà quản trị cần chắc chắn rằng cá nhân thấu hiểu những thông điệp cốt lõi mà nhà quản trị gửi đến.
- Tổng kết thảo luận xem xét đánh giá bằng việc sắp xếp cuộc họp hoạch định thành tích để lập kế hoạch thành tích của năm đến: Mục đích chính của giai đoạn xem xét thành tích là thảo luận thành tích cá nhân qua giai đoạn đánh giá. Một khi nhà quản trị và cá nhân có cuộc thảo luận đầy đủ, thật là thích hợp để đặt ra thời gian để ngồi lại với nhau để nói về kỳ vọng, mục tiêu và kế hoạch phát triển thành tích cho 12 tháng tới.
- Xử lý các yêu cầu quản trị: Hầu hết các thủ tục đánh giá thành tích yêu cầu cá nhân ký vào bản sao biểu mẫu. Hầu hết cho phép cá nhân viết các bình luận về phản ứng của họ về việc xem xét. Một vài thủ tục đánh giá cung cấp một tiến trình kháng án. Và có thể có những vấn đề quản trị khác. Một cách thoải mái để thỏa mãn buổi thảo luận là sửa lại các yêu cầu quản trị để chắc chắn rằng tất cả đã đƣợc trao đổi.
d. Trách nhiệm của nhân viên trong giai đoạn xem xét thành tích.
Cũng nhƣ nhà quản trị có những trách nhiệm, nhân viên cũng phải những điều tƣơng ứng. Họ có sáu trách nhiệm chính:
- Thảo luận danh sách thành tựu mà bạn (nhân viên) viết: Nhà quản trị khôn ngoan yêu cầu mỗi cấp dƣới của mình tạo nên danh sách các công việc đã hoàn thành để bắt đầu giai đoạn đánh giá thành tích. Danh sách này đƣợc dự định cung cấp cho nhà quản trị với các ghi chép về những công việc đã hoàn thành và các thành tựu mà nhân viên đó cảm thấy là điều quan trọng nhất trong giai đoạn đánh giá. Trong cuộc họp, nhân viên nên xem xét lại danh sách các công việc đã hoàn thành mà anh ta đã chuẩn bị để đảm bảo rằng ngƣời đánh giá có sự liên kiết thích hợp những thành tựu của anh ta trong quá trình đánh giá.
- Thảo luận những gì nhân viên đã đạt đƣợc đối với kế hoạch phát triển của mình: Cá nhân có trách nhiệm tạo ra và thực hiện kế hoạch phát triển. Cuộc thảo luận xem xét thành tích là thời gian lý tƣởng để nói về cái gì đã đạt đƣợc và trọng tâm nỗ lực phát triển vào đâu trong năm đến.
- So sánh đánh giá của bạn về thành tích của mình với đánh giá của ngƣời đánh giá: Hầu hết thời gian nhân viên và nhà quản trị cần thiết đi đến kết luận chung về chất lƣợng thành tích nhân viên – thậm chí khi thành tích không thật sự tốt. Nhƣng thật quan trọng khi hai bên nói chuyện về tất cả các lĩnh vực của bản đánh giá, thậm chí những lĩnh vực mà cả hai bên ngƣời đánh
giá và cá nhân cùng đồng thuận là thành tích tuyệt vời. Và trong những trƣờng hợp, có sự khác biệt đáng kể giữa đánh giá của nhà quản trị về chất lƣợng công việc và cảm giác của nhân viên về mức độ công việc của họ, điều đó đƣợc bình phẩm rằng có một sự thấu hiểu chung.
- Làm rõ những đánh giá và những ví dụ không rõ ràng. Nhân viên thƣờng cảm thấy nhƣ là họ đơn giản là tiếp thu âm thầm thảo luận của nhà quản trị về thành tích của mình. Đó là sai lầm. Cho dù nhà quản trị sẽ ra quyết định cuối cùng về xếp hạng thành tích, rất thích hợp cho nhân viên để chờ đợi rằng nhà quản trị sẽ diễn tả mỗi một đánh giá với những ví dụ và minh họa của thành tích trong buổi thảo luận.
- Xem xét cách phản hồi của ngƣời giá nhƣ thế nào sẽ ảnh hƣởng kế hoạch thành tích ở giai đoạn đánh giá sắp xếp: Khi nhân viên có sự thấu hiểu tốt đánh giá của nhà quản trị về thành tích của mình, và suy nghĩ về tiến trình nhà quản trị sử dụng để xác định mức độ xếp hạng đƣợc chỉ ra, cá nhân thƣờng đặt thông tin để sử dụng. Họ sẽ tiếp cận dự án mới nhƣ thế nào để mà họ hiểu ông chủ của họ xem xét cách họ thực hiện chúng nhƣ thế nào? Năng lực nào là quan trọng nhất.
- Lắng nghe và phản ứng thích hợp với những quan điểm và phản hồi của ngƣời đánh giá: Xem xét thành tích là một cuộc thảo luận, không phải là một thuyết trình. Hai bên phải là những thành viên tích cực cho chính họ và tổ chức để có đƣợc tất cả những lợi ích tiềm tàng từ quá trình này.