7. Tổng quan tài liệu
3.2.3. Hoàn thiện công tác triển khai thực hiện
a. Lập hồ sơ thành tích
Đây là yêu cầu cơ bản nhằm theo dõi những thành tựu đã đạt đƣợc của nhân viên. Các đơn vị có trách nhiệm lập hồ sơ thành tích của các cá nhân nhằm theo dõi thƣờng xuyên thành tích của nhân viên có nêu rõ các kết quả đạt đƣợc, các hành vi hƣớng đến mục tiêu và tạo ra kết quả cần khuyến khích cũng nhƣ các tồn tại cần khắc phục mà nhà quản trị cần phản hồi cho nhân viên biết để điều chỉnh kịp thời. Điều này rất quan trọng, vì nó sẽ không bỏ sót và khắc phục đƣợc một số lỗi trong giai đoạn đánh giá thành tích nhƣ: lỗ vầng hào quan, lỗi định kiến…
Lƣu thông tin kết quả đánh giá vào hồ sơ, nhằm so sánh với các lần đánh giá sau để có thể nắm đƣợc sự tiến bộ, cải thiện của nhân viên để có các quyết định hợp lý. Về mặt thủ tục, đây chính là chứng cứ công bằng cho các quyết định nhân sự.
Vấn đề theo dõi thành tích mang tính bắt buộc đối với đơn vị và nhà quản trị, ở góc độ nhân viên, nên khuyên khích nhân viên tự theo dõi thành tích của mình để đánh giá chính xác.
b. Điều chỉnh, cập nhật cam kết trách nhiệm và yêu cầu năng lực khi có thay đổi
Ngân hàng Nhà nƣớc CN tỉnh Gia Lai thực hiện luân chuyển cán bộ theo định kỳ, nhân viên có thể sẽ đƣợc chuyển từ phòng ban này sang phòng ban khác hoặc đƣợc đề bạt, bổ giữ chức vụ lãnh đạo. Điều này sẽ làm thay đổi tính chất công việc, trách nhiệm, kết quả đạt đƣợc, yêu cầu năng lực. Do đó, nhà quản trị cần hƣớng dẫn nhân viên điều chỉnh, cập nhật, bổ sung cam kết trách nhiệm, kết quả cần đạt đƣợc, yêu cầu năng lực phù hợp với nhân viên mới, từ đó xác định tiêu chuẩn đánh giá thành tích của mình.
c. Tạo cơ hội th c đẩy, cung cấp cơ hội phát triển cho nhân viên
Lãnh đạo các cấp phải luôn xác định tạo động cơ thúc đẩy để nhân viên làm việc tốt hơn. Khi có động cơ thúc đẩy, nhân viên sẽ làm việc tốt hơn và chắc chắn kết quả đạt đƣợc sẽ tốt hơn. Muốn tao ra cơ hội phát triển cho nhân viên, ngƣời quản lý cần phải có thái độ công nhận thành tích của nhân viên để khuyến khích tinh thần làm việc , tạo điều kiện cho nhân viên tham gia các khoá học ngoại ngữ, tin học hay các chuyên đề liên quan nhƣ: ngoại thƣơng, luật, Incoterm…
Nhà quản trị cũng cần cung cấp cơ hội phát triển cho nhân viên bằng cách mạnh dạn giao quyền cho cấp dƣới trong công việc, giao những nhiệm vụ theo hƣớng tăng dần sự thách thức nhằm phát huy năng lực của nhân viên, tạo cho họ thấy sự tin tƣởng của lãnh đạo đối với họ, vai trò của họ quan trọng nhƣ thế nào đối với công việc và tập thể.
d. Phản hồi trong quá trình triển khai thực hiện
Thông thƣờng mọi ngƣời hầu hết tin rằng họ đang làm một công việc rất tốt và đƣợc đáp ứng kỳ vọng của tổ chức. Tuy nhiên, để xác định chính xác điều này cần thiết lập một thói quen phản hồi liên tục trong quá trình thực hiện. Nhà quản trị cần trao đổi thƣờng xuyên với nhân viên biết rằng họ đáp ứng kỳ vọng và yêu cầu đến mức nào. Cả lãnh đạo và nhân viên cần thiết lập một mối quan hệ cởi mở, gần gũi, thân thiết, từ đó các lời nhận xét sẽ mang tính tích cực kể cả lúc khen ngợi lẫn khi phê và tự phê.
Phản hồi trong giai đoạn này cũng cần chú trọng tăng cƣờng lời khen, tối thiểu hoá sự chỉ trích. Tuy nhiên, phải sử dụng lời lẽ thái độ phù hợp, tránh việc khen nhân viên quá mức đối với những ngƣời thân thiết, hoặc phê bình chỉ trích bằng lời lẽ không hay sẽ dễ gây phản ứng từ phía nhân viên, từ đó sẽ làm cho nhân viên mất động lực làm việc. Tác giả đề xuất các hình thức phản hồi nhƣ sau:
- Sử dụng lời khen và cách khen để thúc đẩy nhân viên làm việc: Nếu cấp trên sử dụng lời khen và cách khen đúng cách sẽ khích lệ tinh thần làm việc cho nhân viên.
- Tạo quan hệ cởi mở, thân thiện giữa lãnh đạo và nhân viên: Môi trƣờng làm việc nghiêm túc nhƣng thân thiện, lịch sự sẽ làm cho nhân viên cảm thấy không khí nhẹ nhàng, dễ tiếp thu công việc và thực hiện công việc có hiệu quả.
- Lãnh đạo cần định hướng rõ việc khắc phục khuyết điểm trong thực hiện công việc và nêu lên sự hỗ trợ từ phía lãnh đạo: nếu cấp dƣới có khuyết điểm thì cần phải chấn chỉnh và đƣa ra hƣớng khắc phục cho nhân viên của mình.
- Cân nhắc lời lẽ, thái độ khi phê bình: Không nên toả ra thái độ thất vọng vì nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ, lời lẽ phê bình cần đƣợc suy xét kỹ trƣớc khi phát ngôn, tập trung vào những khuyết điểm có tính lặp lại.
- Luôn thê hiện tinh thần hỗ trợ nhân viên: nhân viên thƣờng nêu các nguyên nhân, khó khăn có thật hoặc do nhận thức. Lãnh đạo cần tìm cách gợi mở, có thiện ý hỗ trợ và thể hiên cho nhân viên thấy rằng mình sẽ cố gắng tháo gỡ cùng nhân viên các khó khăn để đạt kết quả cao hơn;
- Việc phản hồi giữa nhà quản trị và nhân viên được diễn ra ngay trong quá trình thực hiện công việc và trong các cuộc họp giao ban của đơn vị.
Giai đoạn triển khai thực hiện thƣờng mang tính quan trọng, nếu triển khai tốt, phản hồi liên tục và tích cực thì hiêu quả mang lại sẽ rất cao.