7. Tổng quan tài liệu
1.2.2. Triển khai thực hiện quản trị thành tích
a. Khái niệm về triển khai quản trị thành tích
Một khi giai đoạn hoạch định thành tích đã hoàn thành, sau đó là thời gian đƣa công việc vào thực hiện – thực hiện kế hoạch. Triển khai thực hiện là giai đoạn thứ hai của một tiến trình quản trị thành tích có hiệu quả. Đối với cá nhân, trách nhiệm then chốt trong giai đoạn này là sẽ đƣa công việc vào thực hiện – đạt đƣợc mục tiêu. Đối với ngƣời đánh giá, có hai trách nhiệm chính: tạo điều kiện để thúc đẩy, và đƣơng đầu và sửa chữa bất kì các vấn đề nào về thành tích. Trong một tiến trình quản trị thành tích có hiệu quả, triển khai thực hiện cũng bao gồm một đánh giá giữa kỳ để đảm bảo rằng quá trình tích luôn đƣợc duy trì.
Có lẽ một trong những khái niệm quan trọng nhất của quản trị thành tích là nó là một tiến trình liên tục, nó phản ánh sự thực hành quản trị đƣợc thiết lập định hƣớng tốt, giám sát và đo lƣờng thành tích và dẫn dắt các hành động phù hợp với định hƣớng. Quản trị thành tích không nên áp đặt đối với các nhà quản trị nhƣ là việc gì đó “đặc biêt” họ phải làm. Vì thế, nó đƣợc xem nhƣ là chức năng tự nhiên mà tất cả các nhà quản trị tốt thực hiện.
Để đảm bảo văn hóa quản trị thành tích đƣợc xây dựng và duy trì, quản trị thành tích phải có sự hỗ trợ và khuyến khích tích cực của quản trị cấp cao, những ngƣời phải làm rõ rằng nó đƣợc xem nhƣ là cách thức quan trọng cho sự thành công bền vững của tổ chức. Họ phải nhấn mạnh rằng quản trị thành tích là điều mà những nhà quản trị đƣợc chờ đợi để thực hiện và thành tích của họ trên cƣơng vị nhƣ quản trị thành tích một cách tận tâm và hợp lý.
Trong suốt quá trình một năm, ngƣời lao động làm việc để đạt đƣợc các mục tiêu và trách nhiệm quan trọng của công việc. Nhà quản trị cung cấp sự huấn luyện và phản hồi cho các cá nhân để tăng xác suất thành công, họ tạo ra các điều kiện để khuyến khích nhân viên và giải quyết những vấn đề thành tích phát sinh. Giữa năm – có lẽ là thƣờng xuyên hơn, họ gặp gỡ để xem xét thành tích các cá nhân và so sánh với kế hoạch, mục tiêu mà họ thảo luận trong cuộc họp hoạch định thành tích.
b. Nội dung triển khai thực hiện quản trị thành tích
* Trách nhiệm của nhà quản lý trong giai đoạn triển khai thực hiện
Về cơ bản, nhà quản trị có hai trách nhiệm chính trong giai đoạn triển khai thực hiện. Đầu tiên là để tạo điều khiển thúc đẩy mọi ngƣời thực hiện ở một mức độ tuyệt vời. Điều thứ hai là loại bỏ những vấn đề của thành tích khi chúng phát sinh.
Trách nhiệm đầu tiên của một nhà quản lý trong giai đoạn thực hiện công tác thành tích là tạo điều kiện thúc đẩy. Sự thúc đẩy là ở bên trong, nhà quản trị không thể tự mình thúc đẩy bất cứ ai làm việc gì mà ngƣời đó không muốn, nhà quản trị có thể ép buộc, có thể hăm dọa nhƣng không thể thúc đẩy động lực trong họ, nhà quản trị chỉ có thể tạo ra những điều kiện dẫn đến những động cơ thúc đẩy bên trong họ. Các nhân viên có động lực thúc đẩy làm việc tốt hơn và thích công việc nhiều hơn so với những ngƣời không đƣợc thúc đẩy. Điều thực sự thúc đẩy con ngƣời là các yếu tố: cơ hội đạt đƣợc thành tích, sự công nhận, học tập và phát triển, quyền tự chủ trong việc thực hiện công việc, tăng số lƣợng thách thức và công việc xứng đáng.
Nhà quản trị cũng có một số trách nhiệm khác trong việc giai đoạn triển khai thực hiện tiến trình quản trị thành tích. Đó là:
- Duy trì hồ sơ thành tích: Mọi nhà quản lý đều có theo dõi những ngƣời trong bộ phận làm tốt nhƣ thế nào. Thông thƣờng, các nhà quản lý chờ
cho đến gần thời gian đánh giá thành tích để khám phá rằng họ chỉ có thể nhớ những gì đã làm trong sáu tuần cuối cùng hoặc lâu hơn một chút. Đó là lý do tai sao việc duy trì tốt hồ sơ thành tích cá nhân trong suốt một năm là quan trọng. Đừng phạm sai lầm khi chỉ theo dõi các vấn đề về thành tích. Hồ sơ nên bao gồm các ví dụ của cả kết quả và hành vi gây ra, cũng nhƣ những ngƣời thực hiện đúng mục tiêu.
- Cập nhật mục tiêu khi các điều kiện thay đổi: Trong suốt quá trình một năm, các công việc và mục tiêu của cá nhân sẽ có sự thay đổi so với kế hoạch đầu năm, điều quan trọng đối với nhà quản trị là thƣờng xuyên kiểm tra để điều chỉnh cho phù hợp. Các công việc hoàn thành, hãy ghi chú chúng đã hoàn thành, kết quả là gì, và làm thế nào để các cá nhân thực hiện tốt nó. Nếu mục tiêu cần phải đƣợc sửa đổi, cùng với các cá nhân hãy điều chỉnh những mục tiêu thay đổi và giải thích các yêu cầu mới.
- Cung cấp thông tin phản hồi và huấn luyện cho thành công: Trừ khi ai có nói với họ khác, hầu hết mọi ngƣời tin rằng họ đang làm một công việc tốt và đƣợc đáp ứng kỳ vọng của tổ chức. Cung cấp thƣờng xuyên và thông tin phản hồi của nhà quản trị. Tuy nhiên, nhà quản trị tốt tạo ra sự thực hành liên tục để cho mọi ngƣời biết họ đang tìm kiếm điều gì và làm nhƣ thế nào để thành tích của họ đo lƣờng đúng.
- Cung cấp kinh nghiệm và cơ hội phát triển: Ngƣời phát triển là khi họ đƣợc thể hiện mình trong các tình huống khó khăn, khi họ đã hoàn toàn thành công các yêu cầu đặt ra bởi những tình huống khó khăn, và khi họ phản ánh về những gì họ đã làm và những gì họ sẽ làm khác nhau trong thời gian tới với một tình huống tƣơng tự phát sinh. Nhà quản trị có thể đẩy nhanh sự phát triển nhân viên bằng cách làm cho chắc chắn họ đang thể hiện có chủ đích với những tình huống mà nó sẽ buộc họ phải học hỏi và phát triển.
nghiên cứu nghiêm túc đầu tiên về những gì đƣa vào trong đánh giá thành tích và những gì không đƣa vào, ngƣời ta đã phát hiện ra rằng những lời chỉ trích về thành tích của một cá nhân thƣờng không dẫn đến cải thiện thành tích đáng kể. Các nghiên cứu nhận thấy, những gì làm đã củng cố thế mạnh của cá nhân và khuyến khích anh ta để làm cho việc sử dụng nhiều hơn những kỹ năng đã phát triển đặc biệt tốt.
- Tiến hành một cuộc đánh giá giữa kỳ: Trong khi việc triển khai đang diễn ra, thông tin phản hồi chính thức là điều cần thiết để thực hiện công việc hiệu quả, xem xét giữa kỳ chính thức hơn là một kỹ thuật mạnh mẽ để đảm bảo rằng thành tích của mọi ngƣời vẫn đƣợc theo dõi.
* Trách nhiệm của nhân viên trong giai đoạn triển khai thực hiện
Nhân viên có một trách nhiệm cơ bản, đó là hoàn thành công việc. Tuy nhiên, họ cũng có một số công việc khác nhau nhƣ sau:
- Thu hút những thông tin phản hồi về thành tích và huấn luyện: trong khi nhà quản trị chịu trách nhiệm cung cấp thông tin phản hồi về thành tích, nhân viên cũng là chịu trách nhiệm về yêu cầu đó. Giao tiếp cởi mở với nhà quản trị về tiến độ và các vấn đề trong việc đạt đƣợc mục tiêu. Điều quan trọng cho ngƣời lao động là để cho nhà quản trị biết khi họ đang gặp những trở ngại, khi thời hạn thực hiện công việc đang đến gần, khi khách hàng không hài lòng. Và điều quan trọng cho các nhà quản tri là phản ứng một cách thích hợp khi tin xấu đƣợc công bố. Hoặc khi ngƣời ta mắc sai lầm, điều họ cần là sự rèn luyện, cần đƣợc xây dựng lòng tin rằng họ sẽ sửa chữa và làm tốt hơn trong tƣơng lai.
- Cập nhật mục tiêu khi điều kiện thay đổi: Các cá nhận thƣờng biết sớm hơn nhà quản trị khi một mục tiêu cần phải đƣợc sửa đổi, những điều kiện thay đổi, các ƣu tiên khác can thiệp. Cho phép nhà quản trị biết đƣợc mục tiêu đó cần đƣợc sửa đổi để đảm bảo với thuộc cấp rằng họ sẽ không
đƣợc đánh giá lại mục tiêu mà nó không quan trọng hoặc đã bị hủy bỏ vài tháng trƣớc khi thẩm định.
- Hoàn thành kế hoạch phát triển: Một khi các cá nhân và ngƣời quản lý đã đồng ý về kế hoạch phát triển, cá nhân có trách nhiệm để thực hiện thành công. Và cũng nhƣ nó là quan trọng để mang lại bất kỳ thay đổi mục tiêu đến sự chú ý của nhà quản trị, các cá nhân cũng chịu trách nhiệm để cho ông chủ của họ biết về bất kỳ thay đổi đáng kể trong kế hoạch phát triển.
- Theo dõi các thành tích: Cũng nhƣ ông chủ chịu trách nhiệm cho việc theo dõi mọi ngƣời đang làm và duy trì hồ sơ riêng của họ về kết quả đạt đƣợc và chƣa đƣợc của mình.
Giữ hồ sơ về thành tích của mình là hữu ích trong trƣờng hợp có một sự khác biệt đáng kể về quan điểm giữa các cá nhân và nhà quản trị trong các cuộc thảo luận đánh giá thành tích. Nếu cá nhân có thể chỉ ra một loạt các thành tựu xác thực mà ông chủ đã bị bỏ qua trong việc xem xét thành tích, tỷ lệ đi lên rằng họ có thể thành công trong việc đàm phán một sự thay đổi tích cực trong xếp hạng cuối cùng.
- Tích cực tham gia trong cuộc họp đánh giá giữa kỳ: Nếu nhà quản lý tiến hành đánh giá giữa kỳ, cá nhân có thể nhận đƣợc lợi ích đáng kể bằng cách có thể để tìm ra chính xác thành tích của họ đƣợc nhận biết nhƣ thế nào trƣớc khi nó trở thành một vấn đề của hồ sơ chính thức (một yếu tố của các hồ sơ nhân viên lâu dài) tại thời điểm đánh giá cuối năm.