7. Kết cấu của luận văn
1.4. Tạo động lực làm việc cho công chức
1.4.1. Khái niệm tạo động lực làm việc cho công chức
Dưới góc độ quản lý nhân sự, tạo động được hiểu là sự vận dụng một hệ thống các chính sách, biện pháp, các kỹ thuật quản lý tác động đến người lao động nhằm làm cho người lao động có được động lực để làm việc. Nói cách khác, đó chính là việc áp dụng các cách thức quản lý để tác động tới người lao động làm cho người lao động có động lực trong công việc, thúc đẩy họ hài lòng hơn với công việc và mong muốn được đóng góp cho tổ chức. Để tạo động lực cho người lao động, nhà quản lý phải sử dụng tổng hợp các biện pháp nhằm tác động tới các cá nhân trong tổ chức nhằm tạo ra động lực làm việc cho họ.
Do vậy, tạo động lực làm việc cho công chức là quá trình sử dụng tổng
hợp cách thức, biện pháp nhằm khuyến khích, động viên, khơi dậy niềm khát khao, tinh thần tự giác, tự nguyện để mỗi công chức nỗ lực, phấn đấu cho mục tiêu hoàn thành công việc được giao với kết quả tốt nhất, qua đó góp phần nâng cao năng suất, hiệu quả, sự thành công của tổ chức.
Động lực làm việc chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố, các nhân tố này luôn thay đổi và khó nắm bắt. Các yếu tố này làm ảnh hưởng đến động lực làm việc của công chức gắn liền với bản thân họ và môi trường sống, môi trường làm việc của họ. Có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến động lực làm việc, tuy nhiên có thể chia theo ba nhóm chính: yếu tố thuộc về cá nhân, yếu tổ thuộc về tổ chức và yếu tố thuộc về công việc
1.4.2.1. Yếu tố thuộc về cá nhân
- Mục tiêu cá nhân
Mục tiêu cá nhân là cái đích mà mỗi cá nhân muốn đạt tới. Đó là nhu câu của mỗi cá nhân, là sự định hướng của mỗi công chức. Khi cá nhân công chức có mục tiêu càng rõ ràng, cụ thể và lượng hóa được mục tiêu của mình thì việc thực hiện công việc càng hiệu quả hơn. Mỗi cá nhân có thể có ít, hoặc nhiều, hoặc rất nhiều mục tiêu, đặt trong mối quan hệ với mục tiêu của tổ chức. Có thể có các trường họp mục tiêu của cá nhân thuận theo mục tiêu của tổ chức, nhưng cũng có thể có trường hợp công chức có mục tiêu cá nhân ngược lại mục tiêu của tổ chức hoặc mục tiêu của cá nhân không ảnh hưởng, liên quan đến mục tiêu của tổ chức.
Khi nghiên cứu sự tác động của mục tiêu cá nhân tới động lực làm việc của người công chức. Ta nhận thấy mức độ khó, dễ, trung bình của mục tiêu ảnh hưởng rất nhiều tới việc tạo động lực làm việc. Nếu mục tiêu cá nhân mang độ khó cao, cá nhân công chức lúc này sẽ phải cố gẳng nỗ lực rất nhiều để đạt được mục tiêu đề ra chính sự cố gắng, nỗ lực đã tạo cho họ động lực để làm việc. Nhưng nếu mục tiêu chỉ ở mức quá thấp, có thể đạt được một cách dễ dàng và khi cá nhân không cần cố gắng cũng đạt được thì bản thân họ sẽ thiếu động lực để làm việc. Vì lẽ đó việc định hướng mục tiêu phấn đấu cho công chức và việc tạo môi trường công bằng cho mọi công chức được cạnh tranh, thi đua, phấn đấu lành mạnh là một yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến
động lực làm việc của công chức. - Nhu cầu cá nhân
“Nhu cầu là đòi hỏi tất yếu mà con người cảm thấy cần được thỏa mãn để tồn tại và phát triển” [24]. Có hai loại nhu cầu: nhu cầu vật chất và nhu cầu tinh thần
Nhu cầu của con người tạo ra động cơ thúc đẩy họ làm việc thỏa mãn nhu cầu của mình đồng thời tạo ra giá trị cho tổ chức. Ở mỗi thời điểm con người có những nhu cầu khác nhau, trong đó nhu cầu nào đã chín mùi sẽ là động lực thúc đẩy họ hoạt động và khi nhu cầu đó đã được thỏa mãn thì nó sẽ không còn là động lực thúc đẩy con người làm việc nữa, lúc này nhu cầu khác xuất hiện sẽ đóng vai trò là động lực. Trong quá trình lao động, nhu cầu và việc được thỏa mãn nhu cầu là động lực quan trọng thúc đẩy công chức làm việc do đó nhà quản lý phải nắm bắt được nhu cầu đó của công chức để có những tác động tích cực nhằm phát huy tốt nhất năng lực của công chức.
- Trình độ chuyên môn
Khi công chức có hiểu biết về chuyên môn càng sâu, các kỹ năng, kỹ xảo nghề càng thành thạo bao nhiêu thì thời gian hao phí lao động của họ càng được rút ngắn bấy nhiêu “cụ thể là: hiểu về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao; hiểu và biết cách vận dụng vào các văn bản, nghị quyết, chỉ thị có liên quan tới nhiệm vụ được giao; nắm được các yêu cầu về cải cách hành chính, hiểu rõ cách thức thực hiện công việc theo chuyên môn” [18. tr.56], từ đó góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan nhà nước. Nếu trình độ chuyên môn của công chức có ảnh hưởng rất lớn đến động lực làm việc của họ. Trình độ chuyên môn của công chức cao hơn nhiều so với đòi hỏi công việc họ nắm giữ thì người này sẽ nhanh chóng rơi vào tình trạng nhàm chán và thiếu động cơ làm việc. Nhưng nếu trình độ chuyên môn của công chức thấp hơn yêu cầu của công việc thì họ thường xuyên gặp khó khăn,
thiếu sót trong công việc, dần dần sẽ gây bế tắc, mệt mỏi, chán nản và không còn động cơ làm việc. Do đó, cần chú ý phân công đúng người, đúng việc, phù hợp với chuyên môn và công việc. Khi công việc có yêu cầu cao hơn về chuyên môn sẽ kích thích và tạo nên động lực làm việc của công chức.
- Đặc điểm nhân khẩu học
Các đặc điểm về nhân khẩu học là những yếu tố nền tảng cho biết nguồn gốc và quá trình phát triển của công chức, bao gồm các đặc điểm về giới tính, lứa tuổi, dân tộc, tôn giáo. Các yếu tố nhân khẩu học có ảnh hưởng tới nỗ lực và kết quả thực hiện công việc, tới động lực làm việc. Tính cách, tâm lý, tuổi tác, giới tính, học vấn, dân tộc, tôn giáo cùng các quan điểm về giá trị ... đều ảnh hưởng tới động lực làm việc của họ. Ví như lao động tuổi càng cao thì trách nhiệm với công việc của họ lớn. Hay giới tính nam nữ cũng ảnh hưởng đến động lực : đối với lao động nam thường năng động, tính tìm tòi sáng tạo, mạnh bạo có thể lực song lại hay ganh đua, hay có tính cẩu thả, nóng vội, thiếu kiên trì; còn đối với phụ nữ lại có tính cẩn thận, sức chịu đựng, ít ganh đua nhau. Vì lẽ đó, có thể khẳng định các yếu tố nhân khẩu học có ảnh hưởng nhất định đến động lực làm việc của công chức, đòi hỏi các nhà quản lý cần có các chính sách hợp lý để phát huy được khả năng của bản thân công chức, tạo động lực cho họ làm việc tốt hơn.
1.4.2.2. Yếu tố thuộc về tổ chức
- Cơ cấu tổ chức
“Cơ cấu tổ chức là hệ thống các nhiệm vụ, mối quan hệ báo cáo và
quyền lực nhằm duy trì sự hoạt động của tổ chức. Cơ cấu tổ chức xác định cách thức phân chia, tập hợp và phối hợp các nhiệm vụ công việc trong tổ
chức nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức” [21].
Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo:
trong tổ chức nhằm đạt mục tiêu chung.
+ Nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn lực tổ chức, góp phần tăng cường hoạt động chung của tổ chức.
+ Quản lý và kiểm soát các hoạt động của tổ chức.
+ Linh hoạt giúp tổ chức thích nghi nhanh chóng với những thay đổi của môi trường bên ngoài.
+ Khuyến khích sự tham gia của người lao động vào hoạt động chung của tổ chức và tạo động lực cho người lao động trong tổ chức.
Như vậy, khi cơ cấu tổ chức được thiết kế thỏa mãn các điều kiện trên thì tổ chức đó sẽ thu hút được nhiều nguồn lao động dồi dào, tạo nhiều động lực cho người lao động làm việc.
- Văn hóa tổ chức
“Văn hóa tổ chức là hệ thống các giá trị, chuẩn mực chung được xây dựng trong suốt quá trình tồn tạ và phát triển của một tổ chức, được thừa nhận bởi các thành viên trong tổ chức, thể hiện ở lối hành xử của họ đối với bên trong và bên ngoài tổ chức” [9. tr116].
Văn hóa tổ chức là điều khó thấy, khó nhận biết, tiềm ân nhưng chúng ta đều thừa nhận sự tồn tại, sự hiện diện của nó. Sự ảnh hưởng của văn hóa tổ chức tới các hoạt động của tổ chức được biểu hiện rất đa dạng ở nhiều góc độ với những mức độ khác nhau. Với động lực làm việc của người lao động trong tổ chức, văn hóa tổ chức cũng có những ảnh hưởng khá rõ ràng. Rất nhiều tổ chức thành công trong việc xây dụng cho mình một bản sắc văn hóa riêng, tạo cho các thành viên trong tổ chức có một chất keo gắn kết chung vì mục tiêu và giá trị của tổ chức. Văn hóa tổ chức cũng giúp việc quản lý tổ chức trở nên dễ dàng hơn bằng cách đưa ra những chuẩn mực để định hướng hành vi của các cá nhân, làm cho họ thực hiện các quy định, kỷ luật một cách tự nguyện, tự giác. Làm việc trong một tổ chức với kỷ luật lỏng lẻo, với
những giá trị, truyền thống nghèo nàn ... sẽ làm cho nhân viên không có sự gắn bó với tổ chức, thiếu đi niềm tự hào, niềm tin vào tổ chức. Những quan niệm không đúng đắn về vấn đề con người, về đánh giá, về khen thưởng, kỷ luật... sẽ làm cho nhân viên cảm thấy bất mãn, không hài lòng và tất nhiên không thể có động lực làm việc. Văn hóa tổ chức có thể là nguyên nhân rất nhiều người lao động rời bỏ tổ chức mặc dù mức lương họ được hưởng là cao hơn mong đợi.
- Phong cách các nhà lãnh đạo, quản lý
Quản lý là sự tác động có tổ chức, có định hướng của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm đạt được mục tiêu quản lý. Nói cách khác, nó là tiến trình thực hiện công việc thông qua người khác. Khía cạnh quan trọng của quản lý là làm sao phối hợp những nỗ lực của cá nhân trong tổ chức để tạo thành sức mạnh tổng hợp nhằm thực hiện tốt các mục tiêu chung, đó chính là phong cách lãnh đạo.
“Phong cách của một một nhà lãnh đạo không phải chỉ phản ánh những yếu tố tâm lý chủ quan của nguời lãnh đạo đó mà còn phản ánh những yếu tố môi trường xã hội trong hệ thống quản lý” [19. tr 67].
Có rất nhiều trường hợp, công chức vào làm việc trong tổ chức, có động lực làm việc chính là ngưỡng mộ phong cách lãnh đạo của người lãnh đạo, quản lý. Có ba phong cách lãnh đạo cơ bản: Phong cách lãnh đạo độc đoán; phong cách lãnh đạo dân chủ và phong cách lãnh đạo tự do. Người lãnh đạo cần lựa chọn và tạo cho mình những phong cách lãnh đạo phù hợp với tổ chức của mình giúp nhân viên mình phấn khích và có động lực làm việc hơn.
- Chính sách nhân sự và sự thực hiện
Bất kỳ một đơn vị nào cũng có những chính sách nhân sự căn cứ vào đặc điểm của tổ chức mình. “Chính sách nhân sự được quan niệm là những nguyên tắc chỉ đạo, quy tắc, phương pháp, thủ tục được thiết lập gắn với hoạt
động tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng cũng như sử dụng lực lượng lao động
nhằm hỗ trợ và thúc đẩy việc thực hiện các mục tiêu đã xác định” [14]. Các
chính sách này phải phù hợp với tính chất công việc và thỏa mãn mục tiêu của người lao động và linh hoạt trong khi sử dụng và trong mỗi thời điểm khác nhau. Người quản lý giỏi là phải biết sử dụng chính sách nhân sự này một cách linh hoạt, phù hợp với từng lao động gắn với tính chất công việc được giao có tính đến tác động của yếu tố môi trường bên ngoài cơ quan.
Chính sách nhân sự tốt là nhân tố quan trọng trong việc giữ chân, thu hút nhân tài, tạo thêm động lực làm việc nhưng khi chính sách nhân sự không phù hợp và thiếu hợp lý, đồng thời việc thực hiện không đảm bảo công bằng sẽ khiến công chức cảm thấy chán nản, bất mãn, không tin tưởng vào sự công bằng và mất động lực làm việc.
- Cơ hội thăng tiến
Trong điều kiện hiện nay, người lao động làm việc không chỉ để lấy thu nhập mà họ còn mong muốn mình có chỗ đứng nhất định trong xã hội. Những công việc giúp họ có cơ hội thăng tiến tốt, chắc chắn sẽ có tác động mạnh mẽ đến động lực làm việc của người lao động.
- Điều kiện làm việc
“Đó là những điều kiện về cơ sở vật chất, kỹ thuật, bảo đảm cho việc thực hiện các hoạt động công vụ của cán bộ, công chức” [18. tr.63] , bao gồm các phương tiện máy móc, dụng cụ, môi trường không khí : nhiệt độ, tiếng ồn, bụi bặm … Nối dài thêm “ cánh tay năng lực” của công chức; tác động trực tiếp đến sức khỏe, tinh thần và khả năng làm việc của công chức và tất nhiên điều đó cũng ảnh hưởng đến quá trình sản xuất sức lao động thông qua việc bố trí phục vụ nơi làm việc họp lý sẽ đảm bảo cho công việc thông suốt, đảm bảo khả năng làm việc, từ đó khiến họ yên tâm làm việc, kích thích họ hăng say với công việc và làm việc có năng suất
1.4.2.3. Yếu tố thuộc về công việc
- Vị trí công việc
Vị trí công việc và khả năng phát triển nghề nghiệp là vấn đề được nhiều người lao động quan tâm khi lựa chọn nghề nghiệp. Một công việc không được người khác coi trọng, không có khả năng phát triển thì chắc chắn không thể tạo động lực cho người lao động. Ngược lại, công việc hấp dẫn, tạo nhiều cơ hội cho người lao động phát triển tay nghề, nâng cao trình độ chuyên môn, được mọi người coi trọng, xã hội đề cao thì chắc chắn bản thân người lao động sẽ buộc phải nỗ lực cố gắng hoàn thành công việc.
- Tính chất công việc
Tính chất công việc có tác động rất lớn đến cách thức tạo động lực làm việc cho người lao động. Những công việc có tính chất ổn định, lặp đi lặp lại thường là các công việc liên quan đến sổ sách, giấy tờ, thủ tục hành chính...những công việc này thường không tạo hứng thú làm việc đối với người lao động. Do đó, khả năng thu hút lao động rất hạn chế, và động lực làm việc của người lao động làm những công việc này thường thấp. Ngược lại, những công việc mang tính chất phức tạp, đòi hỏi sự nhanh nhẹn, nỗ lực như công việc nhân viên kinh doanh, bán hàng, quản lý.bản thân những công việc này đã tạo sự thu hút, hứng thú cho người lao động nên thường tạo động lực nhiều cho người lao động.
Công việc là tập họp các nhiệm vụ được thực hiện bởi người lao động hay những nhiệm vụ tương tự nhau được thực hiện bởi một số người lao động để hoàn thành mục tiêu của tổ chức.
Mỗi công việc có đặc điểm khác nhau, đặt ra những yêu cầu khác nhau đối với người lao động muốn hoàn thành nó. Để người lao động có hứng thú thực hiện công việc, cần trao cho họ một công việc phù họp. Thêm vào đó, công việc ấy cần phải được trả thù lao một cách xứng đáng, được thiết kế rõ
ràng và vấn đề làm giàu công việc cũng cần được chú ý. Do vậy, nhà quản lý