Trong tiến trình cải cách hành chính nhà nước và trước bối cảnh đang diễn ra cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, vai trò và vị trí của hoạt động ứng dụng CNTT ngày càng được khẳng định, cụ thể:
Thứ nhất, ứng dụng CNTT góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ quá trình quản lý nhà nước một cách kịp thời và hiệu quả. Đồng thời, cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý nhà nước.
Thứ hai, ứng dụng CNTT trong quản lý nhà nước giúp cho cán bộ, công chức có thể nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết, xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Hồ sơ, tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở Việt Nam hiện nay.
Thứ ba, tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của các đơn vị chuyên môn trong cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra, giám sát. Đồng thời góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức và các bí mật quốc gia.
Thứ tư, CNTT đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của xã hội. Đó chính là nhân tố giúp kết nối và trao đổi giữa các thành phần của xã hội toàn cầu. Sự phát triển của CNTT, trước hết đã làm thay đổi phương thức tổ chức hoạt động kinh tế, sau đó tác động đến hoạt động của các khu vực khác trong nền kinh tế như: khu vực chế tạo, chế biến và dịch vụ, quản lý nhà nước… CNTT không chỉ thúc đẩy nhanh quá trình tăng trưởng kinh tế, mà còn kéo theo sự biến đổi trong phương thức sáng tạo của cải, trong lối sống và tư duy của
con người. Sự kết hợp giữa CNTT, công nghệ viễn thông và công nghệ Internet đã trở thành công cụ đắc dụng phục vụ phát triển kinh tế, xã hội. Môi trường trao đổi thông tin đa truyền thông, đa phương tiện đã xóa bỏ các rào cản về mặt vật lý, địa lý; biến đổi cách thức giao tiếp đến cách sử dụng thông tin, biến đổi bản chất thương mại, bản chất của công việc và thay đổi cách thức chăm sóc y tế và giáo dục.
CNTT nhanh chóng thay đổi thế giới một cách mạnh mẽ, sự chuyển đổi này có vị thế trong lịch sử như một cuộc cách mạng kinh tế - xã hội và có ảnh hưởng to lớn đến đời sống con người. Có thể nói, CNTT là động lực quan trọng nhất để phát triển kinh tế đất nước, nâng cao năng lực cạnh tranh quốc gia.
Thứ năm, vai trò của CNTT trong hoạt động tác nghiệp, chuyên môn cũng ngày càng được khẳng định. Các hoạt động tác nghiệp, chuyên môn ngày nay thường liên kết nhiều đơn vị, mối quan hệ đa dạng, phức tạp, khoảng cách giữa các đơn vị, đối tác không chỉ bó hẹp trong mỗi quốc gia mà còn vươn ra toàn thế giới. Thông tin tác nghiệp cần được lưu trữ ngày càng lớn, thời gian lâu hơn; dữ liệu cần phải đảm bảo an toàn, đáp ứng yêu cầu truy xuất nhanh chóng, chính xác, vì vậy, chỉ có ứng dụng CNTT mới đáp ứng được các yêu cầu trên.
Vai trò của ứng dụng CNTT trong quản lý nhà nước ngày càng được khẳng định và tăng cường trong xã hội thông tin hiện nay. Nhu cầu tổng hợp thông tin trên nền tảng dữ liệu điện tử phục vụ hoạt động quản lý nói chung và giải quyết công việc nói riêng ngày càng cao và cấp thiết. Vì thế, việc ứng dụng CNTT cần được tổ chức hợp lý và tự động hóa các khâu nghiệp vụ để nâng cao chất lượng và hiệu quả của hoạt động quản lý nhà nước.