trong đăng ký, quản lý cư trú.
Cơ sở dữ liệu về cư trú của công dân trên địa bàn thành phố Hà Nội được xây dựng từ lâu, thông tin được lưu trữ khá đa dạng, tuy nhiên còn có nhiều bất cập khi mà thông tin không được bổ sung thường xuyên, giấy tờ, tài liệu có thể bị thất lạc, mục nát làm ảnh hưởng không nhỏ đến công tác quản lý cư trú của công dân trên địa bàn thành phố. Cơ sở dữ liệu lạc hậu như vậy gây cản trở không nhỏ cho quá trình thực hiện các mặt công tác nghiệp vụ của ngành Công an, từ đó tạo tâm lý e ngại cho cán bộ, chiến sĩ khi muốn tìm hay bổ sung thông tin khi có yêu cầu. Công tác quản lý cư trú theo phương pháp truyền thống của Công an thành phố Hà Nội đã không phát huy cao hiệu quả quản lý, từ đó yêu cầu phải có phương pháp quản lý mới. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý cư trú đang từng bước được triển khai, yêu cầu sự chỉ đạo, thực hiện thống nhất của các cơ quan, ban ngành có liên quan. Tuy thời gian đầu thực hiện đề án xây dựng cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư còn gặp nhiều khó khăn, chịu sự phản hồi của nhiều luồng tư tưởng trái chiều từ phía công dân. Nhưng Công an Thành phố Hà Nội luôn linh hoạt,
tích cực phát hiện những tồn tại, thiếu sót trong quá trình thực hiện để kịp thời sửa chữa phù hợp tình hình hiện nay. Đồng thời tìm ra những ưu điểm từ phương pháp ứng dụng công nghệ thông tin trong xây dựng cơ sở dữ liệu cư trú để tiếp tục khai thác, phát huy. Việc chuyển đổi quản lý, theo dõi dữ liệu dân cư từ sổ sách vào quản lý, theo dõi bằng dữ liệu điện tử đã tạo một bước đột phá trong công tác quản lý dữ liệu dân cư trên địa bàn Thủ đô, làm giảm tải đồng thời nâng cao hiệu quả công tác quản lý của Cảnh sát QLHC về TTXH. Đồng thời, sau khi hoàn thành việc chuyển đổi, sẽ phục đắc lực cho công tác cải cách hành chính công của Công an thành phố.
Trong thời gian tới, nhằm khai thác có hiệu quả đồng thời tiếp tục phát triển dữ liệu dân cư đáp ứng yêu cầu đặt ra trong quản lý cư trú, Công an thành phố Hà Nội cần tập trung vào một số vấn đề sau:
- Thứ nhất, khảo sát đánh giá hiệu quả việc thực hiện đề án ứng dụng công nghệ thông tin trong xây dựng cơ sở dữ liệu về cư trú của Công an thành phố Hà Nội
+ Thu thập, chọn lọc, sắp xếp thông tin dữ liệu dân cư.
Thu thập thông tin: đây là nhiệm vụ đầu tiên trong toàn bộ các bước thực hiện đề án ứng dụng công nghệ thông tin trong xây dựng cơ sở dữ liệu về cư trú. Các đơn vị cần thu thập đầy đủ, có hệ thống các thông tin đa dạng, nhiều nguồn để phục vụ hoạt động lưu trữ. Để đảm bảo cho việc thu thập thông tin được chính xác, nhanh chóng, mỗi cán bộ cơ sở phải trực tiếp xuống địa bàn gặp gỡ, trao đổi, lấy các thông tin cần thiết để phục vụ việc hoàn thiện biểu mẫu trong phiếu “Thu thập thông tin dân cư”.
Chọn lọc, sắp xếp thông tin: Từ các thông tin thu thập được ban đầu từ các nguồn tin khác nhau như phiếu thu thập thông tin dân cư, sổ quản lý nhân khẩu, hộ khẩu, bản khai, phiếu báo nhân khẩu, thông tin về quản lý đối tượng, hồ sơ tàng thư nghiệp vụ,… cần phải có sự sắp xếp theo trật tự, tiêu chuẩn cụ
thể, loại bỏ những thông tin không cần thiết để phù hợp với yêu cầu lưu trữ phục vụ công tác chuẩn bị cho việc cập nhật dữ liệu vào máy tính được nhanh chóng và hạn chế sai sót.
+ Lưu trữ thông tin.
Các thông tin sau khi đã thu thập, chọn lọc, sắp xếp cần được tiến hành cập nhật, lưu trữ vào máy tính theo các biểu mẫu được quy định sẵn trong phần mềm. Việc cập nhật thông tin phải do Cảnh sát khu vực trực tiếp tiến hành thông qua mã số đươc cung cấp đúng chức năng, nhiệm vụ phân công và theo đúng phạm vi quản lý. Ngoài ra mỗi cán bộ, chiến sĩ phải xây dựng kế hoạch cụ thể phù hợp đảm bảo việc nhập thông tin dân cư đúng tiến độ chất lượng cũng như yêu cầu nghiệp vụ đã đề ra.
+ Sử dụng, khai thác, tra cứu và tìm kiếm thông tin.
Việc sử dụng tra cứu thông tin cần thực hiện theo đúng quy định, chỉ khi nào có yêu cầu mới tiến hành tra cứu, bám sát nội dung cần tìm. Cơ sở dữ liệu về cư trú của công dân sau khi được nhập vào máy tính sẽ cho phép khai thác thông tin bất cứ lúc nào khi cần thiết. Tuy nhiên, để đảm bảo yếu tố bí mật của thông tin thì trong quá trình sử dụng và khai thác cần quy định rõ mức độ mật của thông tin gắn với đó những loại thông tin nào được phép cung cấp, những người nào được phép khai thác, sử dụng. Với mỗi cấp độ khác nhau có thể sử dụng, khai thác, tìm kiếm thông tin phù hợp yêu cầu công tác của mình. Tuyệt đối không để xảy ra tình trạng khai thác thiếu sự kiểm soát, phục vụ các mục đích, cơ hội cá nhân.
Để phát huy vai trò, tác dụng của công tác xây dựng cơ sở dữ liệu về cư trú, đáp ứng yêu cầu thực tế đặt ra thì việc sử dụng, khai thác, tra cứu và tìm kiếm thông tin có ý nghĩa đặc biệt quan trọng. Để thông tin dữ liệu về cư trú không bị chế, khô cứng, kém hiệu quả, cần có kế hoạch cụ thể, tập trung các biện pháp để khai thác sử dụng chúng. Đây là một nội dung, yêu cầu không
thể thiếu trong công tác xây dựng cơ sở dữ liệu về cư trú của công dân đặc biệt là khi đã tiến hành ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác này.
+ Kiểm tra, đánh giá công tác, cập nhật dữ liệu thông tin.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào xây dựng cơ sở dữ liệu về cư trú của công dân trên địa bàn thành phố Hà Nội tính đến nay đã cơ bản được triển khai. Để nâng cao hiệu quả công tác này, trong quá trình thực hiện các đơn vị cần định kì hoặc theo yêu cầu đột xuất tổ chức các buổi họp tổng kết rút kinh nghiệm chuyên đề về quá trình thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin trong xây dựng cơ sở dữ liệu về cư trú của công dân trên địa bàn thành phố Hà Nội. Qua đó đánh giá những thuận lợi, khó khăn trong quá trình thực hiện, những mặt đã đạt được cũng như những tồn tại từ đó đề xuất lên lãnh đạo Công an thành phố chỉ đạo hướng giải quyết. Lãnh đạo các cấp cần thường xuyên làm tốt công tác theo dõi đánh giá hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong xây dựng cơ sở dữ liệu về cư trú của cán bộ, chiến sĩ đơn vị mình thông qua hệ thống quản lý, cấp độ quản lý đã được phân quyền trên phần mềm ứng dụng.
Bên cạnh việc xây dựng, khai thác, sử dụng, quản lý thông tin ban đầu thì một nhiệm vụ hết sức quan trọng khác đặt ra là cần cập nhật cơ sở dữ liệu dân cư một cách thường xuyên, liên tục. Sở dĩ cần cập nhật dữ liệu là bởi có những thông tin chỉ có tính ổn định tạm thời thậm chí khá lâu nhưng cũng có thông tin thay đổi thường xuyên như thông tin lưu trú, tạm trú, tạm vắng,... mà nếu chúng ta không tiến hành cập nhật thì sẽ dẫn tới tình trạng bỏ sót, để lọt thông tin. Bên cạnh đó, một yêu cầu đặt ra là phải loại bỏ những thông tin cũ, không còn cần thiết và điều chỉnh những thông tin mà vào thời điểm hiện tại đã có sự thay đổi so với thông tin khi lưu trữ ban đầu. Do vậy, mỗi cán bộ, chiễn sĩ cần chú ý để cập nhật kịp thời, tránh tình trang hời hợt, chỉ tập trung vào lần đầu mà buông lỏng trong việc cập nhật thông tin, kéo theo hệ quả là
hiệu quả công tác không đạt theo yêu cầu đề ra.
- Thứ hai, tiếp tục hoàn thiện phần mềm, hệ thống lưu trữ thông tin và đầu tư cơ sở vật chất, trang bị phương tiện xây dựng cơ sở dữ liệu về cư trú
Nghiên cứu và hoàn thiện phần mềm công nghệ, hệ thống lưu trữ thông tin là khâu chủ chốt, quan trọng nhất trong các nội dung cần làm trong công tác ứng dụng công nghệ thông tin xây dựng cơ sở dữ liệu về cư trú của công dân. Quá trình xây dựng phần mềm đã được tiến hành với sự tính toán kĩ lưỡng nhằm đáp ứng đầy đủ nội dung, yêu cầu quản lí, khoa học, nghiệp vụ. Tuy nhiên trong quá trình ứng dụng phần mềm vào hoạt động thực tiễn vẫn còn những khó khăn, tồn tại nhất định. Vì vậy, yêu cầu đặt ra là phải tiếp tục hoàn thiện phần mềm, hệ thống lưu trữ thông tin.
Trước tiên phải hoàn thiện hoạt động đăng ký, cấp tài khoản đảm bảo tính bí mật, tính phân quyền quản lý đối với mỗi loại tài khoản riêng.
Hoàn thiện các nội dung trong hệ thống các biểu mẫu. Một số nội dung không cần thiết, liên quan và phục vụ công tác quản lý cư trú có thể loại bỏ để tránh nặng chương trình, hạn chế nhầm lẫn trong quá trình vận hành.
Cần phải có tính đúng đắn và chuẩn xác của dữ liệu. Hệ thống cơ sở dữ liệu chuẩn sẽ mang lại những lợi ích thiết thực trong quá trình sử dụng, khai thác, tra cứu, tìm kiếm thông tin phục vụ các yêu cầu nghiệp vụ và góp phần giảm bớt thời gian, tính phức tạp trong quá trình tìm kiếm cho cán bộ, chiến sĩ vận hành hệ thống cũng như tạo điều kiện thuận lợi cho việc chia sẻ thông tin. Để đạt được điều này cần hoàn thiện hệ thống từ điển chuyên dùng, xây dựng những chuẩn hóa về nội dung, mã hóa.
Hệ thống lưu trữ thông tin để đảm bảo yêu cầu có ý nghĩa rất quan trọng. Việc xây dựng một hệ thống lưu trữ chung cho toàn bộ phần mềm là hết sức quan trọng. Hệ thống này cần làm tốt công tác bảo mật những số liệu đã nhập vào máy, hệ thống thông tin trên máy cần được quản lý chặt chẽ
nhằm ngăn chặn sự truy nhập của những người không được phép.
Không ngừng đầu tư xây dựng cơ sở vật chất, trang bị phương tiện, xây dựng cơ sở dữ liệu về cư trú. Một trong những nguyên nhân ảnh hưởng đến hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin vào xây dựng cơ sở dữ liệu về cư trú của công dân trên địa bàn thành phố Hà Nội còn chậm chưa thực sự đáp ứng yêu cầu đặt ra là do nguồn tài chính, hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật, trang bị phương tiện còn hạn chế. Do đó, trong thời gian tới để nâng cao hiệu quả công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong xây dựng cơ sở dữ liệu cư trú của công dân trên địa bàn thành phố Hà Nội, lãnh đạo các đơn vị Công an cũng như lực lượng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội, Công an các cấp cơ sở cần:
Nâng cấp hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật, phương tiện nhập dữ liệu hiện có, tiếp tục khai thác những thiết bị nào còn phát huy tác dụng, còn khả năng đáp ứng yêu cầu công tác. Đối với những trang thiết bi, phương tiện đã cũ, hoạt động kém hiệu quả thì cần thay mới không để tình trạng máy móc, thiết bị đã cũ, chậm sửa chữa, cấp mới gây trở ngại cho hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong xây dựng cơ sở dữ liệu về cư trú của công dân.
Đẩy nhanh việc trang bị, cấp phát thêm đồng bộ máy tính, thiết bị hiện đại, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao trong hoạt động lưu trữ, khai thác, sử dụng thông tin. Đảm bảo sự thống nhất về trang thiết bị, phương tiện giữa các cơ sở với nhau. Ngoài ra, các đơn vị cũng cần chủ động tự huy động các nguồn kinh phí khác nhau để tự trang bị máy tính, thiết bị cho đơn vị mình.
Tổ chức lực lượng có trình độ về công nghệ thông tin, có khả năng sửa chữa, cài đặt thành thạo máy tính nhằm phục vụ công tác lưu trữ, khai thác thông tin dân cư diễn ra thuận lợi, đạt kết quả cao. Cần xây dựng hệ thống cơ sở hạ tầng, trang cấp các thiết bị, vật dụng phục vụ công tác như tủ sắt, cặp hồ sơ, máy đọc mã vạch trên căn cước công dân, máy tính, hồ sơ, sổ sách,... đảm
bảo tốt nhất điều kiện vật chất phục vụ cho quá trình công tác.
Thời gian tới cần tập trung nâng cao trình độ tin học cho cán bộ làm công tác quản lý cư trú đối với công dân. Vấn đề này có ý nghĩa quyết định tới chất lượng, hiệu quả công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong việc xây dựng cơ sở dữ liệu về cư trú của công dân.
Thay đổi nhận thức cán bộ về khoa học công nghệ thông tin và hoạt động ứng dụng nó trong xây dựng cơ sở dữ liệu về cư trú của công dân. Mỗi cán bộ, chiến sĩ cần nhận thức về ý nghĩa to lớn từ việc đổi mới phương pháp làm việc truyền thống trên hồ sơ giấy tờ với việc kết hợp các công việc này với hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin. Trong đó phải xác định ứng dụng công nghệ thông tin là chủ yếu, mang tính chiến lược lâu dài trong công tác quản lý cư trú công dân. Bản thân mỗi cán bộ, chiến sĩ cần tự giác tích cực học tập, bồi dưỡng kiến thức về công nghệ thông tin, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác xây dựng cơ sở dữ liệu về cư trú của công dân. Kiên quyết đấu tranh với những tư tưởng bảo thủ, chậm đổi mới, chậm ứng dụng khoa học công nghệ trong quá trình công tác.
Nắm tình hình, thống kê số lượng, trình độ của cán bộ, chiến sĩ liên quan đến công nghệ thông tin, đánh giá nhu cầu về cán bộ trong đơn vị mình từ đó kịp thời đề xuất lãnh đạo bổ sung cán bộ có chuyên môn về công nghệ thông tin, đào tạo nâng cao trình độ cho cán bộ, chiến sĩ đang tiến hành công tác này. Ngoài ra, có thể tuyển chọn cán bộ bên ngoài được đào tạo chính quy về công nghệ thông tin vào công tác trong lực lượng Cảnh sát QLHC về TTXH. Đảm bảo mỗi Đội Cảnh sát QLHC về TTXH, Công an phường đều có cán bộ chuyên môn về công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu thực tiễn. Tiếp nhận sinh viên của các trường Công an đã được gửi đi đào tạo ở khối các trường tự nhiên, kĩ thuật, sinh viên được cử đi nước ngoài về công nghệ thông tin.
biết về công nghệ thông tin và ứng dụng công nghệ thông tin trong việc xây dựng cơ sở dữ liệu về cư trú của công dân cho đội ngũ cán bộ, chiến sĩ. Phối hợp với các Trung tâm đào tạo tổ chức các lớp bồi dưỡng về kiến thức tin học, các lớp tập huấn về công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong xây dựng cơ sở dữ liệu về cư trú của công dân cho cán bộ, chiến sĩ cấp phòng, Đội Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội và Cảnh sát khu vực. Thường xuyên kiểm tra, đánh giá kiến thức tin học của cán bộ để tiếp tục kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng.
Trong thời gian tới, khi hệ thống các phần mềm, các thiết bị khoa học, thiết bị kiểm tra căn cước công dân được hoàn thiện, Hà Nội có thể thí điểm thực hiện theo mô hình mà hiện nay nhiều quốc gia đã triển khai là bỏ quản lý theo hộ khẩu bằng bản giấy, thay vào đó là quản lý đồng bộ trên mạng máy