1 .Tính cấp thiết của đề tài
7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THU BẢO HIỂM XÃ HỘI BẮT BUỘC TẠ
2.2.3. Quy trình thu BHXH bắt buộc
a. Đối với các đơn vị sử dụng lao động lần đầu tham gia BHXH bắt buộc
Trƣớc hết, NLĐ tại các đơn vị sử dụng lao động cần phải căn cứ vào quyết định tuyển dụng, quyết định nâng lƣơng hoặc hợp đồng lao động kê khai 3 bản “Tờ khai tham gia BHXH bắt buộc” nộp cho NSDLĐ. Các thông
54
tin kê khai phải đúng sự thật, đầy đủ các nội dung. Đối với những NLĐ đã đƣợc cấp sổ BHXH thì không phải kê khai mà chỉ phải nộp sổ BHXH
Thứ hai là cán bộ phụ trách BHXH tại đơn vị sử dụng lao động tiến hành kiểm tra, đối chiếu tờ khai tham gia BHXH với hồ sơ gốc của từng NLĐ; sau đó NSDLĐ tiến hành kí, xác nhận và phải chịu trách nhiệm về những nội dung trên tờ khai của NLĐ.
Thứ ba, NSDLĐ lập hồ sơ và gửi đến BHXH huyện Krông Nô để tham gia BHXH cho NLĐ. Hồ sơ phải đầy đủ các loại giấy tờ sau:
+ Công văn đăng kí tham gia BHXH.
+ Bản sao quyết định thành lập hoặc chứng nhận đăng kí kinh doanh hoặc giấy phép hoạt động.
+ Đối với NSDLĐ là cá nhân thì họ sẽ nộp bản hợp đồng lao động đã kí kết với NLĐ.
+ Hai bản “Danh sách lao động tham gia BHXH bắt buộc” (Mẫu số 02a - TBH).
+Tất cả các bản tờ khai của NLĐ.
Thứ tƣ, tại cơ quan BHXH huyện Krông Nô :
BHXH huyện Krông Nô tiến hành tiếp nhận hồ sơ của các đơn vị sử dụng lao động tại bộ phận một cửa. Sau đó hồ sơ đƣợc chuyển đến bộ phận thu. Cán bộ thu sẽ tiến hành kiểm tra số lƣợng, tính hợp pháp của các loại giấy tờ, đối chiếu với hồ sơ của NLĐ. Nếu hồ sơ đã hợp lệ thì cán bộ thu ghi mã số quản lí đơn vị và từng NLĐ trên danh sách và trên tờ khai tham gia BHXH bắt buộc.
Nếu hồ sơ chƣa hợp lệ thì cán bộ thu tại BHXH huyện Krông Nô phải hƣớng dẫn cụ thể để đơn vị hoàn thiện.
Tiếp theo là cơ quan BHXH huyện Krông Nô kí, đóng dấu vào “Danh sách lao động tham gia BHXH” (Mẫu số 02a - TBH), trong thời hạn không quá 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ phải trả lại đơn vị 01 bản danh sách để đơn vị thực hiện đóng BHXH. Cơ quan BHXH huyện Krông Nô lƣu
55
một bản danh sách. Riêng 03 tờ khai (Mẫu số 01 - TBH) của NLĐ thì sau khi cấp sổ BHXH hoàn chỉnh, cơ quan BHXH huyện Krông Nô sẽ trả lại đơn vị 02 bản tờ khai cùng với sổ BHXH.
b. Đối với các đơn vị sử dụng lao động đang tham gia BHXH bắt buộc
NSDLĐ sẽ lập hai bản “Danh sách điều chỉnh lao động hoặc mức đóng BHXH bắt buộc” (mẫu số 03 - TBH), kèm theo hồ sơ nhƣ: tờ khai, quyết định tuyển dụng, quyết định tăng, giảm lƣơng nộp cho BHXH huyện Krông Nô trƣớc ngày 20 của tháng. Các trƣờng hợp tăng, giảm từ ngày 16 trở đi thì đơn vị sử dụng lao động lập danh sách và thực hiện nộp hồ sơ vào đầu tháng kế tiếp.
BHXH huyện Krông Nô: tiếp nhận, kiểm tra, thẩm định hồ sơ; kí, đóng dấu vào danh sách lao động tham gia BHXH; các tờ khai (nếu có), thông báo cho đơn vị đóng BHXH, cấp sổ BHXH kịp thời cho NLĐ.
Hàng tháng hoặc hàng quý, BHXH huyện Krông Nô sẽ thông báo kết quả đóng BHXH bắt buộc gửi đơn vị sử dụng lao động để đơn vị đó kiểm tra, đối chiếu với những số liệu mà họ đã đóng. Với số tiền còn thiếu thì sẽ đƣợc các đơn vị đóng vào tháng hoặc đầu quý sau; với số tiền thừa sẽ đƣợc trừ trực tiếp vào tháng hoặc quý sau. Nếu số liệu chƣa thống nhất thì đơn vị sử dụng lao động phải phối hợp với cán bộ thu BHXH huyện Krông Nô để xác định lại trƣớc ngày 15 của tháng sau, từ ngày 15 trở đi nếu NSDLĐ không có ý kiến phản hồi thì số liệu mà BHXH huyện Krông Nô thông báo là số liệu đúng.
Tăng, giảm lao động hoặc thay đổi căn cứ đóng BHXH trong tháng thì: NSDLĐ: lập 02 bản “Danh sách điều chỉnh lao động và mức đóng BHXH bắt buộc” (mẫu 03- TBH) kèm theo hồ sơ gồm: Tờ khai, quyết định tuyển dụng nộp cho cơ quan BHXH trƣớc ngày 20 của tháng. Trƣờng hợp tăng giảm từ ngày 16 của tháng trở đi thì lập danh sách và thực hiện vào đầu tháng kế tiếp. Cơ quan BHXH huyện Krông Nô: Tiếp nhận, thẩm định hồ sơ, ký đóng dấu
56
vào danh sách lao động tham gia BHXH bắt buộc, các tờ khai (nếu có), thông báo cho đơn vị đóng BHXH cấp sổ BHXH kịp thời cho NLĐ.
Khi ngƣời sử dụng lao động di chuyển từ địa bàn Tỉnh này sang Tỉnh khác, phải xuất trình hồ sơ kèm theo “Danh sách điều chỉnh lao động và mức đóng BHXH, BHYT bắt buộc” (mẫu số 03 – TBH); đóng đủ BHXH cho NLĐ đến thời điểm di chuyển, cơ quan BHXH tỉnh nơi đi xác nhận sổ BHXH cho NLĐ, NSDLĐ đăng ký tham gia BHXH với cơ quan BHXH tỉnh Đăk Nông theo thủ tục tham gia BHXH lần đầu tiên.
Ngƣời SDLĐ thay đổi pháp nhân, quyền sở hữu hoặc giải thể, phá sản theo quy định của pháp luật phải thông báo bằng văn bản cho cơ quan BHXH huyện Krông Nô và đóng đủ BHXH cho NLĐ đến thời điểm thay đổi. Cơ quan BHXH huyện Krông Nô xác nhận sổ BHXH cho NLĐ theo nguyên tắc đóng đến thời điểm nào thì xác nhận tới thời điểm đó.