3.2.1. Đánh giá
3.2.1.1. Chất lượng nguồn nhân lực
Tính đến thời điểm hết tháng 6/2020 hoạt động đánh giá chất lượng lao động các cá nhân trong công ty được thực hiện theo Quy chế đánh giá chất lượng lao động. Tuy nhiên Quy chế chỉ đưa ra các quy định về trừ điểm, cộng điểm cho một số tình huống cụ thể và khá chung chung cho quá trình đánh giá của từng cá nhân. Đặc biệt với hoạt động của phòng Đảm bảo chất lượng, gần như có rất ít các tình huống có thể dẫn đến hậu quả để có thể áp dụng các khung đánh giá này. Do đó việc đánh giá chất lượng nhân lực trong phòng hiện tại có nhiều khó khăn, chủ yếu dựa vào thành tích nổi bật của các cá nhân trong cải tiến sản xuất để đánh giá chất lượng định kỳ cho nhân viên.
Nhiệm vụ chính của QA/QC trong quá trình hoạt động là kiểm soát quá trình sản xuất, cập nhật hệ thống tiêu chuẩn khi có thay đổi và lên kế hoạch kiểm soát, đo lường và phân tích dữ liệu để đưa ra cải tiến. Hoạt động chiếm tỷ trọng lớn nhất của phòng về thời gian và nguồn nhân lực là kiểm soát quy trình, tuy nhiên dựa trên thống kê chất lượng các điểm ghi nhận thì có sự không đồng đều giữa các cá nhân trong phòng, cụ thể: có 03/12 thành viên còn lại chiếm tỷ trọng khoảng 80% tổng số ghi nhận, 9/12 thành viên còn lại chỉ ghi nhận 20%. Tuy nhiên dựa trên Quy chế đánh giá chất lượng lao động thì không có sự khác nhau giữa các mức độ này.
Do đó vấn đề đặt ra ở đây là hoạch định công việc rõ ràng và đưa ra bộ chỉ số KPI hiệu quả cho từng vị trí công việc, từ đó dễ dàng hơn trong việc ghi nhận và
Vũ Thị Hồng Hạnh
49
đánh giá năng lực các cá nhân trong phòng. Tiêu chí đánh giá KPI phải thỏa mãn các yêu cầu sau[68]
• S (Specific) - Tính cụ thể: Các kết quả của mục tiêu có được xác định cụ
thể và dễ hiểu với các thành viên không?
• M (Measurable) - Có thểđo lường được: Có thể đo lường được mức độ
thành công hay thất bại của các kết quả mục tiêu hay không?
• A (Achievable) - Tính khả thi: Kết quả mục tiêu này có thể đạt được trên
thực tế không?
• R (Relevant) - Tính liên quan: Các kết quả này có quan trọng với mục tiêu
đề ra không?
• T (Time-bound) - Có thời hạn: Bạn đã đặt ra thời hạn để các mục tiêu phải
hoàn thành chưa?
3.2.2.2. Hoạt động kiểm soát chất lượng QC
Như đã phân tích ở phía trên, hoạt động kiểm soát chất lượng QC được thực hiện tương đối tốt tại các công đoạn, thông số kiểm soát theo như chương trình tiên quyết, kế hoạch OPRP hay kế hoạch HACCP được tuân thủ trong hệ thống. Chỉ số được đưa ra xem xét để cải tiến hơn nữa là thông số kiểm soát hóa chất trong quá trình sử dụng hóa chất khử trùng với các mục đích:
- Khử trùng rau củ quả ăn liền trong các món salad, đĩa nguội - Khử trùng dụng cụ tiếp xúc trực tiếp với thực phẩm.
Tuy nồng độ tại công ty đưa ra kiểm soát nằm trong giới hạn tiêu chuẩn nhưng do một số nguyên nhân dẫn đến sai lỗi trong quá trình kiểm soát.
3.2.2.3. Hoạt động đảm bảo chất lượng QA
Đánh giá hệ thống tài liệu, hồ sơ và báo cáo định kỳ cho thấy còn các vấn đề đáng lưu ý như sau:
- Với tần suất kiểm tra được hoạch định, lượng hồ sơ cần lưu cũng khá lớn, ít nhất 180 tờ/tháng cho các biểu mẫu, chưa tính báo cáo. Số lượng này tính trên lượng hồ sơ của đơn vị sản xuất và phục vụ, mua hàng sẽ gấp lên khoảng 30 lần;
- Thêm nữa hồ sơ có các sai sót cũng thường xuyên xảy ra do một số đặc điểm:
Vũ Thị Hồng Hạnh
50
Yêu cầu tiêu chuẩn nghiêm ngặt: các biện pháp khắc phục phải được ghi chi tiết và tỉ mỉ
Nhân viên quên không ghi biện pháp/hành động khắc phục khi thông số thực tế vượt quá giới hạn cho phép, dù thực tế đã thực hiện các hành động này
Do đó, việc cải tiến hệ thống hồ sơ báo cáo được đặt ra bức thiết để nâng cao hiệuquả trong quá trình làm việc nhằm mục tiêu:
- Giảm thiểu thời gian, đơn giản hóa công đoạn làm báo cáo với các số liệu chính xác và được tổng hợp nhanh chóng;
- Giảm thiểu sai lỗi trong quá trình ghi nhận hồ sơ.
3.2.2. Đề xuất giải pháp
Qua bước đánh giá ở trên cho thấy: Hệ thống kiểm soát chất lượng tại NCS được thực hiện theo đúng yêu cầu của hệ thống ISO 22000 chi tiết, đầy đủ, đáp ứng tất cả yêu cầu tiêu chuẩn. Tuy nhiên để hệ thống này hoạt động tốt hơn, hiệu quả hơn nữa và khắc phục được những tồn tại đang có cần thiết kế xây dựng và quản lý QA/QC trên nền hệ thống kiểm soát chất lượng hiện đã có bổ sung và cải tiến những điểm còn tồn tại được tổng kết như sau:
1) Đối với quản lý nguồn lực: Đưa ra bộ chỉ số KPI rõ ràng cho từng vị trí công việc, từ đó cụ thể hóa cách thức đánh giá chất lượng lao động các cá nhân trong phòng ĐBCL, nâng cao hiệu quả của quá trình kiểm tra giám sát;
Đối với hoạt động này, các bước tiến hành như sau:
Bước 1: Xác định mục tiêu là giảm thiểu sự không đồng đều trong ghi nhận sai lỗi cá nhân, đưa ra thang KPI phù hợp
Vũ Thị Hồng Hạnh
51
Biểu đồ 3.6: Biểu đồ phân tích nguyên nhân gốc rễ của việc ghi nhận không đồng đều giữa các cá nhân
STT Nguyên nhân gốc rễ Giải pháp
1 Mức độ điểm đánh giá chưa có sự phân loại
Xây dựng bảng chỉ tiêu đánh giá có ghi nhận các mức độ tương ứng theo đánh giá mức độ hoàn thành các chỉ tiêu
Cách thức đánh giá
Ngại va chạm với các đơn vị khác
Tiêu chí đánh giá chưa rõ ràng, cụ thể Tương tác với các đơn vị khác Làm vừa Ý thức cá nhân Ghi nhận không đồng đều Sợ áp lực từ cách nhìn của người khác Sợ ghi nhận sai Mức độ điểm đánh giá chưa có sự phân loại
Kết quả đánh giá chưa được sử dụng một cách
Vũ Thị Hồng Hạnh
52 2
Kết quả đánh giá chưa được sử dụng một cách hữu ích
Kết quả đánh giá sẽ được sử dụng là một yếu tố xem xét trong đánh giá hàng tháng, tăng lương trước thời hạn hoặc tổ chức thi lên bậc
3
Tiêu chí đánh giá chưa rõ ràng, cụ thể
Xây dựng các tiêu chí đánh giá cụ thể theo phân công, phạm vi công việc của từng vị trí, đảm bảo đánh giá đúng, chính xác
4
Ngại va chạm với các đơn
vị khác
Rèn luyện tâm lý vững vàng qua các buổi briefing, bình giảng tình huống sai phạm đã được ghi nhận, cách thức xử lý tình huống phát sinh hiệu quả dựa trên nguyên tắc tư duy dựa trên đánh giá rủi ro, quyết định dựa trên bằng chứng
5
Sợ áp lực từ cách nhìn của người khác
Động viên tinh thần của người lao động, cho NLĐ thấy rõ được ý nghĩa công việc của các vị trí mình đang thực hiện
6 Làm vừa đủ
Thay đổi cách thức đánh giá, cách thức vận dụng kết quả đánh giá để nhân viên nhận thức được ý nghĩa, lợi ích của việc cống hiến, tìm tòi, học hỏi liên tục trong quá trình thực hiện công việc.
7 Sợ ghi nhận sai Liên tục rèn luyện kiến thức, kỹ năng chuyên môn thông qua bình giảng tình huống, kiểm tra định kỳ phạm vi công việc.
Vũ Thị Hồng Hạnh
53
Nội dung giải pháp Thực hiện Thời gian
Xây dựng bảng chỉ tiêu đánh giá có ghi nhận các mức độ tương ứng theo đánh giá mức độ hoàn thành các chỉ tiêu
QAM Tháng 07/2020
Kết quả đánh giá sẽ được sử dụng là một yếu tố xem xét trong đánh giá hàng tháng, tăng lương trước thời hạn hoặc tổ chức thi lên bậc
QAM
Tháng 08/2020
Xây dựng các tiêu chí đánh giá cụ thể theo phân công, phạm vi công việc của từng vị trí, đảm bảo đánh giá đúng, chính xác
QAM
Tháng 07/2020
Rèn luyện tâm lý vững vàng qua các buổi briefing, bình giảng tình huống sai phạm đã được ghi nhận, cách thức xử lý tình huống phát sinh hiệu quả dựa trên nguyên tắc tư duy dựa trên đánh giá rủi ro, quyết định dựa trên bằng chứng QAM, chuyên viên QA Thường xuyên
Động viên tinh thần của người lao động, cho NLĐ thấy rõ được ý nghĩa công việc của các vị trí mình đang thực hiện
QAM, công đoàn
Thường xuyên
Thay đổi cách thức đánh giá, cách thức vận dụng kết quả đánh giá để nhân viên nhận thức được ý nghĩa, lợi ích của việc cống hiến, tìm tòi, học hỏi liên tục trong quá trình thực hiện công việc.
Vũ Thị Hồng Hạnh
54
Liên tục rèn luyện kiến thức, kỹ năng chuyên môn thông qua bình giảng tình huống, kiểm tra định kỳ phạm vi công việc.
QAM Thường
xuyên
2) Đối với hoạt động QC: giảm thiểu số sai lỗi về hóa chất khử trùng ghi nhận tại công đoạn khử trùng rau không qua gia nhiệt và dụng cụ bếp sau rửa
Đối với hoạt động này, các bước tiến hành như sau: Bước 1:
− Xác định mục tiêu: Cải tiến hoạt động QA/QC đối với kiểm soát nồng độ hóa chất khử trùng rau củ quả, dụng cụ sử dụng trực tiếp không qua rửa.
Bước 2: Đo lường và phân tích
Đo lường và phân tích lỗi phát hiện tại công đoạn khử trùng, rửa dụng cụ bếp, phân tích dữ liệu và trình bày ở phần khảo sát. Qua bước phân tích này, vấn đề lựa chọn để giải quyết là: Giảm thiểu số sai lỗi về nồng độ hóa chất khử trùng ghi nhận.
Vũ Thị Hồng Hạnh
55
Biểu đồ 3.7: Biểu đồ phân tích nguyên nhân sai lỗi hóa chất khử trùng
− Thiết lập giải pháp: Từ biểu đồ phân tích nguyên nhân ở trên, nguyên nhân gốc rễ và giải pháp được đưa ra như sau:
Ký hiệu: C: các nguyên nhân khách quan từ khách hàng hoặc tiêu chuẩn; N: các yếu tố khó kiểm soát hoặc cần chi phí để kiểm soát; X: các yếu tố có thể kiểm soát được, cần thử nghiệm để tìm giải pháp tốt nhất
Lỗi hóa chất
Xuất phát từ nội bộ
Cách thức kiểm tra nội bộ
Các đơn vị không ể
QC kiểm tra xác suất đầu ca
Khâu kiểm tra cần yếu tố kỹ thuật của máy móc
Áp lực nước không đều Các khâu kiểm tra
không phát hiện
NCC cài
Sai lỗi từ cài đặt
Vũ Thị Hồng Hạnh
56
Nguyên nhân gốc rễ C/N/X Giải pháp
1 Áp lực nước không đều N
− Bổsung bơm tăng áp trước khi đẩy nước vào bình tích áp để phân phối đến toàn bộ hệ thống
2
Các đơn vị không tự tiến hành kiểm tra nồng độ hóa chất khử trùng được
N
− Xem xét và đưa ra kế hoạch thực hiện đào tạo nhân viên các đơn vị sử dụng test strip kiểm tra nồng độ hóa chất − Bổ sung thêm lượng test strip để các
đơn vị chủ động kiểm tra theo tần suất thống nhất giữa các đơn vị
3 QA chỉ kiểm tra xác suất đầu
ca C
− Để có đủ nguồn nhân lực và thời gian kiểm tra cần bổ sung thêm lao động lấy tăng mẫu kiểm tra
4 NCC cài đặt sai đầu bơm N
− Khuyến cáo về lỗi xảy ra, ghi lại và phản ánh đến nhà cung cấp
− Yêu cầu NCC điều chỉnh tần suất kiểm tra định kỳ hệ thống bơm tự động
− Yêu cầu nhân viên mua hàng và QA đánh giá nhà cung cấp
5 Khâu kiểm tra phía sau cần
yếu tố kỹ thuật N
− Đã có yêu cầu kiểm soát nhưng chưa phù hợp. Hiện tại chủ yếu đơn vị QA thực hiện xem xét và báo MK thông báo NCC khi có phản hồi từ các đơn vị
− Thành lập hướng dẫn chi tiết phù hợp hơn với cách thức xử lý: báo bộ phận kỹ thuậtkhi xảy ra sai lỗi liên quan hệ thống bơm hóa chất.
Vũ Thị Hồng Hạnh
57 Bước 3: Thực hiện cải tiến và kiểm soát:
− Lập kế hoạch hành động cải tiến
Nội dung giải pháp Thực hiện Thời gian
− Bổ sung bơm tăng áp trước khi đẩy nước vào bình tích
áp để phân phối đến toàn bộ hệ thống TTB
Tháng 07/2020
− Xem xét và đưa ra kế hoạch thực hiện đào tạo nhân viên các đơn vị sử dụng test strip kiểm tra nồng độ hóa chất
QA, SX
Tháng 07/2020
− Bổ sung thêm lượng test strip để các đơn vị chủ động
kiểm tra theo tần suất thống nhất giữa các đơn vị MK
Tháng 07/2020
− Khuyến cáo về lỗi xảy ra, ghi lại và phản ánh đến nhà cung cấp
− Yêu cầu NCC điều chỉnh tần suất kiểm tra định kỳ hệ thống bơm tự động
− Yêu cầu nhân viên mua hàng và QA đánh giá nhà cung cấp
− MK, QA
Thường xuyên
− Thành lập hướng dẫn chi tiết phù hợp hơn với cách thức xử lý: báo bộ phận kỹ thuật khi xảy ra sai lỗi liên quan hệ thống bơm hóa chất.
− QA
Tháng 07/2020
3) Đối với hoạt động QA: Ứng dụng hệ thống hồ sơ phần mềm tích hợp trên hệ thống quản trị sản xuất hiện tại để nâng cao hiệu quả của báo cáo và giảm thiểu thời gian thống kê dữ liệu
Vũ Thị Hồng Hạnh
58
3.3. Áp dụng cải tiến và Đánh giásơ bộ hiệu quả hệ thống và quản lý QA/QC tại Công ty CP suất ăn hàng không Nội Bài Công ty CP suất ăn hàng không Nội Bài
Sau khi khảo sát và được thiết kế như đã trình bày ở trên, các cải tiến cho hệ thống QA/QC được đưa vào áp dụng tại NCS từ tháng 6/2020 đến tháng 12/2020. Các kết quả đánh giá sau khi áp dụng như sau:
Mặc dù gặp phòng ĐBCL gặp khá nhiều khó khăn trong giai đoạn triển khai mô hình đánh giá mới như: một số cá nhân ngại ngùng khinhìn thấy con số thống kê kết quả công việc hay có phản ứng khá tiêu cực khi đánh giá chi tiết công việc của mình. Tuy nhiên sau khi cải tiến phòng ĐBCL đã có nhiều thay đổi tích cực:
- Chức năng nhiệm vụ của từng vị trí được mô tả rõ ràng, thuận tiện cho việc đánh giá chất lượng nhân viên và đảm bảo thực hiện công việc không chồng chéo, hiệu quả tăng cao.
- Nhân viên thực hiện tốt phạm vi công việc, đáp ứng được yêu cầu về kiểm soát các điểm trọng yếu của quá trình sản xuất, cung ứng với tinh thần trách nhiệm cao
- Không có công việc bị tồn đọng sang đến các ca trực ngày hôm sau mà chưa được triển khai/xử lý
- Việc đánh giá nhân viên trở nên công khai, minh bạch, thuận lợi cho quá trình đề xuất các vị trí cao hơn trong tương lai
- Số ghi nhận trong quá trình tăng, mức độ phân bố đồng đều hơn đối với các cá nhân trong phòng.
3.3.1. Hiệu quả của kiểm soát chất lượng QC
3.3.1.1. Kiểm tra hàng nhập
Do ánh hưởng của dịch bệnh nên 6 tháng cuối năm 2020 sản lượng có sự sụt giảm đối với các hãng quốc tế, do đó số mẫu phân tích cũng giảm đi. Kết quả kiểm tra hàng nhập dựa trên các chỉ tiêu kiểm soát hóa học cũng không chịu sự tác động của các cải tiến do tần suất lấy mẫu đa có quy định cụ thể, và chất lượng hàng nhập tại NCS vẫn là một công đoạn có tính chất ổn định cao. Kết qủa nhận được được thể hiện trong bảng sau:
Vũ Thị Hồng Hạnh
59
Bảng 3.11: Kết quả phân tích mẫu kiểm tra hàng nhập
Nhóm
mẫu Chỉ tiêukiểm tra Tổng mẫu