Thông thường, nếu không phải vì các mục đích khác thì việc đánh giá công chức phường được triển khai mỗi cuối năm. Thời điểm đánh giá, phân loại công chức được quy định tại Khoản 2 Điều 5 Nghị định 56/2015/NĐ-CP về đánh giá và phân loại cán bộ, công chức, viên chức, sửa đổi bởi Khoản 1 Điều 1 Nghị định 88/2017/NĐ-CP, cụ thể: Thời điểm đánh giá, phân loại cán
bộ, công chức, viên chức được tiến hành trong tháng 12 hàng năm, trước khi thực hiện việc bình xét thi đua, khen thưởng hàng năm.
Từ năm 2016 – 2019, thời điểm đánh giá công chức thường được Uỷ ban nhân dân phường tại Quận 11 thực hiện theo hướng dẫn, kế hoạch của Uỷ ban nhân dân Quận 11. Nhìn chung, tùy vào tình hình tại cơ quan, đơn vị hằng năm mà thời điểm đánh giá, phân loại công chức phường tại Quận 11 có sự thay đổi, giao động vào giữa đến cuối tháng 12. Riêng công tác đánh giá công chức phường tại Quận 11 năm 2018 được triển khai trễ hơn so với quy định của pháp luật. Cụ thể, theo Kế hoạch số 222/KH-UBND ngày 29 tháng 11 năm 2019 về đánh giá, phân loại cán bộ, công chức, viên chức và người lao động năm 2019 của Ủy ban nhân dân Quận 11 thì công tác đánh giá công chức được triển khai từ ngày 07/01/2019 đến ngày 18/01/2019. Việc bình xét thi đua, khen thưởng sẽ được thực hiện ngay sau khi có kết quả đánh giá công chức hằng năm.
2.2.4. Về quy trình đánh giá
Quy trình đánh giá công chức được Ủy ban nhân dân 16 phường tại Quận 11 áp dụng đồng loạt và thống nhất nhằm tạo ra kết quả trung thực, khách quan, dân chủ và khoa học. Đây là quy trình chung được quy định tại Nghị định 56/2015/NĐ-CP ngày 09 tháng 6 năm 2015 của Chính phủ về đánh giá và phân loại cán bộ, công chức, viên chức.
Quy trình đánh giá công chức phường hằng năm ở Quận 11 có thể được sơ đồ hoá như sau:
Hình 2.5: Sơ đồ quy trình đánh giá công chức phường tại Quận 11
Công chức phường thực hiện tự đánh giá, phân loại theo mẫu số 02
Ủy ban nhân dân phường tổ chức họp cơ quan Công chức tự trình bày bản tự đánh giá
Tập thể đóng góp ý kiến, nhận xét
Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường quyết định đánh giá, phân loại công chức
Thông báo kết quả đánh giá, phân loại công chức cho công chức
Quy trình đánh giá công chức phường định kỳ hàng năm có các bước như sau:
Bước 1: Công chức viết bản tự nhận xét, đánh giá bằng lời theo mẫu được quy định tại Nghị định 56/2015/NĐ-CP ngày 09 tháng 6 năm 2015 của Chính phủ về đánh giá và phân loại cán bộ, công chức, viên chức.
Cuối cùng, công chức tự đánh giá ưu, nhược điểm của bản thân và tự phân loại, đánh giá theo 4 mức: Hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ, hoàn thành tốt nhiệm vụ, hoàn thành nhiệm vụ nhưng còn hạn chế về năng lực và chưa hoàn thành nhiệm vụ. Khi thực hiện viết bản tự đánh giá này, công chức được yêu cầu bám sát vào các tiêu chí phân loại công chức theo 4 mức được quy định.
Bước 2: Tổ chức họp đóng góp ý kiến, nhận xét cho công chức phường. Cuộc họp này thường được tổ chức theo từng khối (Khối văn hóa – xã hội, Khối địa chính – xây dựng – hành chính). Thành phần tham dự là các cán bộ, công chức trong khối, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường phụ trách khối đó và Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường. Các ý kiến đóng góp này sẽ được ghi nhận vào biên bản họp và được thông qua vào cuối cuộc họp.
Bước 3: Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường trên cơ sở ý kiến đóng góp của tập thể, của lãnh đạo trực tiếp quản lý công chức cũng như ý kiến của chính cá nhân công chức, ghi nhận nhận xét về công chức đó vào Mục 2 phần III và phân loại công chức đó theo 4 loại: Hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ, hoàn thành tốt nhiệm vụ, hoàn thành nhiệm vụ nhưng còn hạn chế về năng lực và không hoàn thành nhiệm vụ.
Bước 4: Sau 5 ngày kể từ ngày có kết luận đánh giá, phân loại công chức, Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường thông báo kết quả đánh giá đến từng công chức của đơn vị.
Trong trường hợp không đồng ý với kết quả đánh giá, phân loại của mình, công chức có quyền khiếu nại theo quy định pháp luật.
Bước 5: Như đã nêu ở trên, kết quả đánh giá công chức giữ vai trò quan trọng trong việc quản lý và sử dụng công chức. Do đó, hồ sơ đánh giá công chức cuối năm phải được lưu vào hồ sơ của từng công chức tại bộ phận quản lý công chức đó (đối với công chức phường là bộ phận văn phòng). Hồ sơ nhận xét đánh giá của công chức phường sau khi hoàn chỉnh sẽ được gửi về phòng Nội vụ tổng hợp và lưu hồ sơ. [25], [29], [35], [42]
Thành phần hồ sơ đánh giá, phân loại công chức hoàn chỉnh bao gồm: - Phiếu tự đánh giá, phân loại công chức, có phần nhận xét, đánh giá của người có thẩm quyền;
- Biên bản họp đóng góp ý kiến của tập thể;
- Kết luận và thông báo bằng văn bản về kết quả đánh giá, phân loại công chức của cấp có thẩm quyền quản lý; hồ sơ giải quyết khiếu nại về kết quả đánh giá, phân loại cán bộ, công chức, viên chức (nếu có).
Trường hợp cán bộ, công chức, viên chức do người đứng đầu cơ quan, đơn vị cấp trên trực tiếp đánh giá, phân loại, cơ quan, đơn vị gửi 02 bộ hồ sơ đề nghị cấp có thẩm quyền đánh giá và phân loại cán bộ, công chức, viên chức và người lao động (qua cơ quan làm công tác tổ chức cán bộ cùng cấp tổng hợp chung), mỗi bộ gồm:
a) Tờ trình của cơ quan, đơn vị;
b) Phiếu tự đánh giá và phân loại đã có ý kiến của lãnh đạo cơ quan, đơn vị theo mẫu được quy định;
c) Biên bản cuộc họp đánh giá của cơ quan, đơn vị; d) Ý kiến nhận xét của cấp ủy đảng cơ quan, đơn vị.
Để thu thập thông tin phục vụ cho đề tài, tác giả đã thực hiện khảo sát 116 trong số 131 công chức phường hiện có. Kết quả, khi được hỏi về quy trình đánh giá công chức phường thì có 116/116 công chức được khảo sát (đạt tỷ lệ 100%) trả lời bản thân biết rõ về quy trình đánh giá công chức. Tuy nhiên, khi được hỏi về việc Uỷ ban nhân dân phường nơi công chức đó đang công tác có thực hiện đánh giá công chức đúng quy trình hay không thì nhận được các câu trả lời khác nhau:
Bảng 2.8 : Kết quả khảo sát việc thực hiện quy trình đánh giá công chức tại Uỷ ban nhân dân 16 phường
ĐVT: Câu trả lời Đúng quy trình Thiếu các bƣớc theo quy trình Chƣa đúng quy trình UBND phường 1 7 1 0 UBND phường 2 2 6 0 UBND phường 3 9 0 0 UBND phường 4 8 0 0 UBND phường 5 8 2 0 UBND phường 6 6 2 0 UBND phường 7 8 0 0 UBND phường 8 8 0 0 UBND phường 9 7 1 0 UBND phường 10 6 2 0 UBND phường 11 3 5 0 UBND phường 12 8 0 0
UBND phường 13 7 1 0
UBND phường 14 9 0 0
UBND phường 15 9 0 0
UBND phường 16 6 2 0
(Nguồn: Tổng hợp từ kết quả khảo sát)
Qua kết quả khảo sát, đa phần Uỷ ban nhân dân các phường đều thực hiện đúng quy trình đánh giá công chức. Riêng Uỷ ban nhân dân phường 2 và Uỷ ban nhân dân phường 11 thì có trên 60% công chức được khảo sát cho rằng Uỷ ban nhân dân phường nơi mình đang công tác còn chưa thực hiện đầy đủ các bước theo quy trình đánh giá công chức. Cụ thể: Công chức chưa nhận được thông báo về kết quả đánh giá công chức năm.