7. Kết cấu của luận văn
1.1.4 nghĩa của hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu trong khu vực công
Đối với một tổ chức hành chính công thì theo Hƣớng dẫn về KSNB của Tổ chức quốc tế các cơ quan kiểm toán tối cao (INTOSAI) sẽ thấy rõ đƣợc tầm quan trọng của tổ chức KSNB hữu hiệu tại các tổ chức, đơn vị nói chung và các đơn vị thuộc khu vực công nói riêng nhƣ:
- Tạo lập một cơ cấu kỷ cƣơng trong toàn bộ quy trình hoạt động của đơn vị.
- Giúp nhận biết, phân tích và lựa chọn đƣợc phƣơng pháp tối ƣu đối phó với các sự kiện bất lợi trong việc thực hiện mục tiêu
- Tạo lập đƣợc một hệ thống thông tin và truyền đạt thông tin hữu hiệu trong toàn tổ chức phục vụ cho việc thực hiện tất cả các mục tiêu KSNB
- Việc kiểm tra đánh giá thƣờng xuyên, định kỳ giữa các bộ phận với nhau hoặc cấp trên với cấp dƣới giúp phát hiện, ngăn chặn kịp thời những sai phạm do thiếu sót hoặc cố tình gây ra, đồng thời cũng giúp đánh giá và hoàn thiện hơn những bất cập cần bổ sung của HTKSNB…
KSNB giúp ngƣời quản lý có cái nhìn toàn diện về vấn đề kiểm soát trong tổ chức theo hƣớng xác định mục tiêu, đánh giá rủi ro và thiết lập các hoạt động kiểm soát; đồng thời tạo lập một môi trƣờng kiểm soát tốt đi đôi với một
21
hệ thống thông tin hữu hiệu. Do đó, khái niệm và các chuẩn mực KSNB cần đƣợc đƣa vào chƣơng trình đào tạo cán bộ quản lý các đơn vị khu vực công.
1.2 CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƢỞNG ĐẾN TÍNH HỮU HİỆU CỦA HỆ THỐNG KİỂM SOÁT NỘİ BỘ
1.2.1 Môi trƣờng kiểm soát
Morim, A. C. V. P., Inácio, H., & Vieira, E. (2018) cho rằng môi trƣờng kiểm soát bao gồm bộ tiêu chuẩn, cấu trúc, quy trình và là xƣơng sống để thiết lập KSNB của toàn tổ chức. Môi trƣờng kiểm soát bị ảnh hƣởng nhiều hơn bởi cấu trúc của tổ chức và các mối quan hệ trách nhiệm, chức năng giữa các cá nhân, bộ phận trong tổ chức (Mohamed, M. M.; 2018). Theo Angella Amudo & Eno L. Inanga (2009) môi trƣờng kiểm soát có ảnh hƣởng lan rộng đến các quyết định và hoạt động của một tổ chức, và cung cấp nền tảng cho toàn bộ hệ thống KSNB. Nếu nền tảng này không mạnh hay có thể hiểu là nếu môi trƣờng kiểm soát không phải là tích cực, thì toàn bộ hệ thống KSNB sẽ hoạt động không hiệu quả nhƣ mong muốn.
1.2.2 Đánh giá rủi ro
Theo Morim, A.C.V.P., Inácio, H., & Vieira, E. (2018) thành phần này của hệ thống kiểm soát nội bộ làm nổi bật tầm quan trọng của việc xác định thận trọng trong quản lý và đánh giá các yếu tố để đạt đƣợc mục tiêu của tổ chức. Hệ thống KSNB phục vụ để đạt mục tiêu tổ chức, việc đánh giá rủi ro là rất quan trọng vì nó ghi nhận các sự kiện quan trọng đe dọa đến mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị. Phân tích đánh giá rủi ro để thu hẹp vào những rủi ro chủ yếu. Việc nhận dạng rủi ro chủ yếu hết sức quan trọng, vì nó liên quan đến những đe dọa của rủi ro và liên quan đến sự phân chia trách nhiệm và nguồn lực đối phó rủi ro. Kết quả nghiên cứu của Lê Đoàn Minh Đức, Hà Hữu Phƣớc, Nguyễn Cao Ngọc Thảo (2016), Angella Amudo & Eno L. Inanga (2009), Sultana & Haque, (2011); Gamage và cộng sự (2014) cũng cho thấy đây là nhân tố quan trọng tác động đến tính hữu hiệu của hệ thống KSNB.
22
1.2.3 Hoạt động kiểm soát
Theo Mohamed, M. M. (2018) hoạt động kiểm soát có mặt xuyên suốt trong tổ chức, ở các mức độ và các chức năng, là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý đƣợc thực hiện. Hoạt động kiểm soát bao gồm các hoạt động kiểm soát phòng ngừa và phát hiện rủi ro. Do đó, để cân bằng giữa thủ tục kiểm soát phát hiện và phòng ngừa thông thƣờng là phối hợp các hoạt động kiểm soát để hạn chế, bổ sung lẫn nhau giữa các thủ tục kiểm soát.
Hay Bùi Tƣ (2018) các chính sách và thủ tục kiểm soát phải đƣợc thiết lập và thực thi để giúp đảm bảo các hành động cần thiết để đạt đƣợc các mục tiêu của tổ chức đƣợc thực hiện có hiệu quả ra, cũng nhƣ để kiểm tra tính chính xác và đầy đủ của thông tin cũng nhƣ các uỷ quyền giao dịch. Kết quả nghiên cứu của Angella Amudo & Eno L. Inanga (2009), Sultana & Haque, (2011); Gamage và cộng sự (2014) cũng cho thấy đây là nhân tố quan trọng tác động đến tính hữu hiệu của hệ thống KSNB.
1.2.4 Thông tin và truyền thông
Theo Lê Đoàn Minh Đức, Hà Hữu Phƣớc, Nguyễn Cao Ngọc Thảo (2016) thông tin bao gồm các quy định, chính sách, thủ tục của đơn vị. Thông tin đƣợc cung cấp qua hệ thống thông tin. Trong đó, hệ thống thông tin kế toán là một phân hệ quan trọng. Ngoài ra các phân hệ thông tin khác nhƣ lƣu trữ, tra cứu cũng rất cần thiết đối với hệ thống KSNB vì nó cung cấp cơ sở cho những nhận định, phân tích tình hình hoạt động, về những rủi ro và những cơ hội liên quan đến hoạt động của đơn vị. Thông tin có thể thu thập từ nhiều nguồn: Từ internet, từ số liệu của các cơ quan chức năng, từ báo đài hoặc tự tổ chức mạng lƣới thu thập…Truyền thông là một phần của hệ thống thông tin nhƣng đƣợc nêu ra để nhấn mạnh vai trò của việc truyền đạt thông tin. Các kênh truyền thông bao gồm truyền thông từ cấp trên xuống cấp dƣới, từ cấp dƣới phản hồi lên cấp trên, trao đổi giữa các bộ phận trong tổ chức, giữa tổ chức với các đối tƣợng bên ngoài…(Angella Amudo & Eno L. Inanga, 2009).
23
1.2.5 Giám sát
Giám sát là quá trình mà ngƣời quản lý đánh giá chất lƣợng của hoạt động kiểm soát. Hệ thống KSNB cần đƣợc giám sát để đánh giá chất lƣợng hoạt động của hệ thống qua thời gian. Việc giám sát đƣợc thực hiện thƣờng xuyên, định kỳ hoặc kết hợp cả hai. Những yếu kém của hệ thống KSNB phải đƣợc thông báo cho lãnh đạo cấp trên. Giám sát này bao gồm cả việc xem xét các phát hiện kiểm toán và các kiến nghị của kiểm toán viên để chúng thực hiện đƣợc trong thực tế một cách hữu hiệu (Lê Đoàn Minh Đức, Hà Hữu Phƣớc, Nguyễn Cao Ngọc Thảo, 2016). Theo Angella Amudo & Eno L. Inanga (2009), Sultana & Haque, (2011) thì hoạt động giám sát là một cơ sở chủ yếu cho việc đánh giá tính hữu hiệu của kiểm soát nội bộ. Nó cung cấp sự hỗ trợ có giá trị cho việc khẳng định tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ.
1.2.6 Công nghệ thông tin
Theo Angella Amudo & Eno L. Inanga (2009) thì công nghệ đóng vai trò quan trọng với hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị, cụ thể công nghệ cho phép các đơn vị thực hiện một số các hoạt động giám sát thông qua các cơ chế nhƣ bảng điều khiển, so sánh chi tiết giao dịch với ngƣỡng định trƣớc từ đó cho thấy sự bất thƣờng trong các giao dịch, và đánh giá hiệu suất thông qua các chỉ số ...” Từ quan điểm của các kiểm toán viên, cả Getz và Herrygers đều nhấn mạnh công nghệ thông tin nhƣ là một lĩnh vực trọng tâm trong khuôn khổ COSO năm 2013. Hay COBIT cũng đƣa ra một số chỉ dẫn về sự tác động của CNTT với hệ thống KSNB.
1.3 CÁC LÝ THUYẾT NỀN 1.3.1 Lý thuyết đại diện 1.3.1 Lý thuyết đại diện
Lý thuyết đại diện đƣợc phát triển bởi Jensen và Meckling năm 1976. Lý thuyết này nghiên cứu mối quan hệ giữa bên ủy quyền và bên đƣợc ủy quyền. Lý thuyết đại diện cho rằng xung đột sẽ phát sinh khi có thông tin không đầy đủ và bất cân xứng giữa chủ thể và đại diện của đơn vị. Cả hai bên có lợi ích khác nhau và vấn đề này đƣợc giảm thiểu bằng cách sử dụng các cơ chế thích hợp để
24
có thể hạn chế sự phân hóa lợi ích giữa bên sở hữu và bên quản lý. Lý thuyết đại diện cũng là cơ sở để xây dựng các báo cáo nội bộ trong tổ chức, các báo cáo đánh giá trách nhiệm phù hợp với hệ thống phân quyền trong các tổ chức nhằm đảm bảo nhu cầu thông tin của bên sở hữu.
Lý thuyết này đƣợc sử dụng trong nghiên cứu này nhằm giả thích: Chất lƣợng của các cơ chế quản trị nội bộ liên quan chặt chẽ đến hiệu quả hoạt động tốt hơn của các tổ chức. KSNB là một trong những cơ chế quản trị nội bộ nhằm giúp các tổ chức kiểm soát tốt hơn sự xung đột lợi ích, quản lý và chia sẻ các rủi ro, nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức.
Trong nghiên cứu này với việc phân tích về lý thuyết đại diện nhƣ vừa nêu trên, tác giả kỳ vọng các nhà quản lý của đơn vị, tức bên lãnh đạo đơn vị BHXH sẽ thực hiện việc xây dựng một hệ thống KSNB đầy đủ, hữu hiệu trong đó bao gồm sự đầy đủ và hữu hiệu của các thành phần môi trƣờng kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát nhằm đáp ứng việc kiểm soát tốt các hoạt động bên trong đơn vị BHXH.
1.3.2 Lý thuyết đối phó ngẫu nhiên
Lý thuyết đối phó ngẫu nhiên đƣợc nhiều tác giả quan tâm và đƣợc giải thích theo nhiều cách khác nhau. Donaldson (2001) có cách tiếp cận đối phó ngẫu nhiên trong lý thuyết hành vi tổ chức, tác giả xây dựng ba yếu tố cốt lõi tạo thành mô hình nghiên cứu áp dụng trong KSNB, đó là: Có sự kết nối giữa các đặc điểm đối phó ngẫu nhiên và cấu trúc KSNB; Đặc điểm đối phó ngẫu nhiên xác định cấu trúc KSNB; Có sự phù hợp về mức độ của cấu trúc KSNB với mỗi cấp độ của đặc tính đối phó ngẫu nhiên. Các phát biểu về đối phó ngẫu nhiên đều tƣơng thích với tài liệu và khuôn khổ KSNB. Trong các khuôn khổ về KSNB đã khẳng định sự cần thiết của KSNB là khác nhau do đặc điểm tổ chức. Sự khác nhau này do quy mô, văn hóa, triết lý quản lý, mục tiêu, môi trƣờng hoạt động (Lakis & Giriũnas, 2012).
Do đó, cách tiếp cận lý thuyết đối phó ngẫu nhiên cung cấp một lời giải thích cho sự đa dạng KSNB trong thực tế. Mỗi tổ chức lựa chọn hệ thống kiểm
25
soát phù hợp nhất bằng cách xem xét các đặc điểm đối phó ngẫu nhiên. Nhƣ vậy, cần có KSNB đối với hoạt động của tổ chức, nhƣng KSNB có thể thay đổi.
Lý thuyết này khi đƣa vào nghiên cứu, tác giả kỳ vọng rằng các đơn vị thuộc BHXH tỉnh Bình Định sẽ xây dựng một hệ thống KSNB hữu hiệu (với sự đầy đủ và hữu hiệu của các thành phần của hệ thống này gồm môi trƣờng kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin truyền thông và giám sát) phù hợp đặc thù với quy mô, quản lý, mục tiêu của BHXH tỉnh Bình Định này.
1.3.3 Lý thuyết thể chế
DiMaggio & Powell, 1983; Meyer & Rowan, 1977; Scott, 1987) mô tả lý thuyết thể chế gồm hai loại tổ chức: Kỹ thuật (liên quan đến cách thức xử lý các hoạt động hàng ngày nhằm đạt đƣợc hiệu quả cao) và thể chế (liên quan đến sự mong đợi các giá trị từ môi trƣờng bên ngoài hơn là từ bản thân đơn vị).
Lý thuyết thể góp phần giải thích những áp lực cho các thể chế, dƣới những áp lực này, các tổ chức cố gắng tuân thủ các tiêu chuẩn, từ đó giúp tổ chức dễ đƣợc nhận biết và đƣợc chấp nhận đƣợc trong lĩnh vực mà tổ chức đó hoạt động, giúp thúc đẩy tính hợp pháp của tổ chức.
Áp dụng nghiên cứu này, tác giả kỳ vọng rằng các nhà quản lý luôn thực hiện các chức năng của mình để đảm bảo đơn vị hoạt động theo hƣớng tuân thủ, chấp hành pháp luật, quy định, chính sách của Nhà nƣớc. Khi đó hệ thống KSNB hữu hiệu là một trong những công cụ cần thiết giúp đơn vị đạt đƣợc mục tiêu tuân thủ này. Lý thuyết này đƣợc đƣa vào nghiên cứu nhằm giải thích sự đầy đủ và hữu hiệu của các thành phần thuộc hệ thống KSNB nhƣ: Môi trƣờng kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin truyền thông và giám sát ảnh hƣởng đến tính hữu hiệu của hệ thống này.
26
KẾT LUẬN CHƢƠNG 1
Nội dung chƣơng này trình bày cơ sở lý thuyết liên quan đến đề tài nghiên cứu. Cụ thể, trƣớc hết tác giả trình bày về khái niệm KSNB, các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ, về tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ. Tiếp đó, nội dung chƣơng này tác giả cũng trình bày về các nhân tố ảnh hƣởng đến tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ nhƣ môi trƣờng kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin truyền thông, giám sát và công nghệ thông tin. Bên cạnh đó, tác giả cũng trình bày các lý thuyết nền liên quan nhằm giải thích tác động của các nhân tố đến tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ.
27
CHƢƠNG 2: PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
2.1. PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.1.1. Nghiên cứu định tính 2.1.1. Nghiên cứu định tính
Nghiên cứu định tính là một dạng của nghiên cứu khám phá. Các dự án đƣợc nghiên cứu định tính đƣợc thực hiện với một nhóm nhỏ các đối tƣợng nghiên cứu, trong trƣờng hợp này chọn mẫu đƣợc áp dụng theo phƣơng pháp chọn mẫu lý thuyết (Nguyễn Đình Thọ, 2013).
Quy trình chọn mẫu lý thuyết đƣợc tiến hành thông qua việc thảo luận với các chuyên gia để thu thập các dữ liệu cần thiết cho việc xây dựng lý thuyết cho đến điểm bảo hòa (điểm tới hạn) là điểm mà đến đây không còn thông tin gì mới nữa để tiếp tục cho các phần tử tiếp theo (Nguyễn Đình Thọ, 2013).
Đối tƣợng khảo sát cho nghiên cứu định tính: Trƣớc tiên tiến hành khảo sát với mẫu là 5 ngƣời bao gồm các chuyên gia làm việc trong các lĩnh vực giảng dạy, quản lý và làm việc thực tế tại BHXH tỉnh Bình Định, nhằm tham khảo ý kiến của các chuyên gia về Các nhân tố ảnh hƣởng đến tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ tại BHXH tỉnh Bình Định, xây dựng thang đo cho từng nhân tố và thực hiện điều chỉnh thang đo sao cho phù hợp. Các câu hỏi để thảo luận phỏng vấn xoay quanh các vấn đề Các nhân tố ảnh hƣởng đến tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ tại BHXH tỉnh Bình Định.
- Về cơ cấu chuyên gia đƣợc lựa chọn để phỏng vấn: (1) Ban lãnh đạo BHXH tỉnh Bình Định: 4 cá nhân.
(2) Nhà nghiên cứu và giảng dạy về chuyên ngành kế toán có kinh nghiệm: 1 Giảng viên của trƣờng đại học.
- Tiêu chuẩn về kinh nghiệm: Các đối tƣợng đƣợc phỏng vấn là ngƣời đang làm việc tại BHXH tỉnh Bình Định có thời gian công tác 5 năm trở lên hoặc đã có nhiều nghiên cứu trong lĩnh vực kiểm soát nội bộ đã đƣợc công bố.
- Tiêu chuẩn về trình độ: Có trình độ từ thạc sĩ trở lên, trong đó chú trọng đến các chuyên gia có trình độ cao nhƣ: Tiến sĩ trở lên (Danh sách chuyên gia
28
xem ở Phụ lục 1).
- Công cụ thu thập dữ liệu: Là bảng khảo sát với 2 phần chính: Phần giới thiệu và phần thảo luận gồm các câu hỏi mở.
- Phƣơng pháp khảo sát: Trực tiếp phỏng vấn với các chuyên gia.
- Nội dung khảo sát: Căn cứ vào kết quả nghiên cứu của các công trình nghiên cứu trƣớc liên quan; cơ sở lý thuyết về hệ thống kiểm soát nội bộ, quan sát tình hình thực tế hệ thống kiểm soát nội bộ tại BHXH Bình Định. Tác giả đề xuất mô hình nghiên cứu nháp, thang đo nghiên cứu nháp về các nhân tố ảnh hƣởng đến tính hữu hiệu của hệ thống KSNB tại BHXH tỉnh Bình Định, thông qua khảo sát chuyên gia, các chuyên gia hỗ trợ tác giả trong việc hiệu chỉnh mô hình nghiên cứu nháp, đồng thời xây dựng, hoàn thiện mô hình nghiên cứu chính thức của đề tài về các nhân tố tác động đến tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ tại BHXH tỉnh Bình Định.
Cụ thể nhƣ sau: