7. Kết cấu của luận văn
1.2.4 Thông tin và truyền thông
Thông tin trong một tổ chức đƣợc nghiên cứu nhằm phục vụ cho quá trình ra quyết định điều khiển các hoạt động của đơn vị. Nhƣ vậy không phải bất kỳ tin tức nào cũng trở thành thông tin cần thiết mà nó phải đáp ứng đƣợc các yêu cầu:
+ Tính chính xác: Thông tin phải phản ánh đúng bản chất nội dung tình huống. + Tính kịp thời: Thông tin đƣợc cung cấp đúng lúc, đúng thời điểm theo yêu
18
cầu của các nhà quản trị.
+ Tính đầy đủ và hệ thống: Thông tin phải phản ánh đầy đủ mọi khía cạnh của tình huống giúp ngƣời sử dụng có thể đánh giá vấn đề một cách toàn diện.
+ Tính bảo mật: Đòi hỏi thông tin phải đƣợc cung cấp đúng ngƣời phù hợp với quyền hạn và trách nhiệm của họ.
Thông tin đƣợc cung cấp qua hệ thống thông tin. Trong đó, hệ thống thông tin kế toán là một phân hệ quan trọng. Ngoài ra các phân hệ thông tin khác nhƣ lƣu trữ, tra cứu cũng rất cần thiết đối với KSNB vì nó cung cấp cơ sở cho những nhận định, phân tích tình hình hoạt động, về những rủi ro và những cơ hội liên quan đến hoạt động của đơn vị. Thông tin có thể thu thập từ nhiều nguồn: Từ internet, từ số liệu của các cơ quan chức năng, từ báo đài hoặc tự tổ chức mạng lƣới thu thập…
Truyền thông là một phần của hệ thống thông tin nhƣng đƣợc nêu ra để nhấn mạnh vai trò của việc truyền đạt thông tin. Các kênh truyền thông bao gồm truyền thông từ cấp trên xuống cấp dƣới, từ cấp dƣới phản hồi lên cấp trên, trao đổi giữa các bộ phận trong tổ chức, giữa tổ chức với các đối tƣợng bên ngoài…