7. Kết cấu của đề tài
1.2.4. Thông tin và truyền thông
Thông tin và truyền thông là hai thành phần gắn kết với nhau. Đó là hệ thống thu nhận, xử lý, ghi chép thông tin và hệ thống truyền thông thông tin cho các đối tƣợng bên trong và bên ngoài đơn vị.
* Thông tin: Là dữ liệu đã đƣợc xử lý nhằm phục vụ cho quá trình ra quyết định. Không phải bất kỳ tin tức, sự kiện nào cũng trở thành thông tin mà phải qua quá trình xử lý để đảm bảo tính hữu ích của thông tin, nó phải đáp ứng các yêu cầu:
+ Tính chính xác: Thông tin phải phản ánh đúng bản chất nội dung tình huống.
+ Tính kịp thời: Thông tin đƣợc cung cấp đúng lúc, đúng thời điểm theo yêu cầu của các nhà quản trị.
+ Tính đầy đủ và hệ thống: Thông tin phải phản ánh đầy đủ mọi khía cạnh của tình huống giúp ngƣời sử dụng có thể đánh giá vấn đề một cách toàn diện.
+ Tính bảo mật: Đòi hỏi thông tin phải đƣợc cung cấp đúng ngƣời phù hợp với quyền hạn và trách nhiệm của họ.
- Thông tin đƣợc cung cấp qua hệ thống thông tin, trong đó hệ thống thông tin kế toán là một bộ phận quan trọng. Thông tin có thể chính thức hoặc không chính thức và đƣợc thu thập từ nhiều nguồn khác nhau.
- Thu nhận, xử lý thông tin, mục đích chính của hệ thống là tập hợp những thông tin đáng tin cậy về các hoạt động của DN để sẵn sàng cung cấp cho những ngƣời cần thiết. Qua đó cấp quản lý nhận diện đƣợc các rủi ro. Trong đó, hệ thống thông tin kế toán (hệ thông sổ sách và chứng từ, bao gồm kế toán tài chính, kế toán quản trị và kế toán chi phí) đóng vai trò quan trọng. Các nhân viên kế toán cần đƣợc trang bị kiến thức về phân loại, tính hợp lệ, cách thức ghi chép chứng từ vào sổ. Mục tiêu của hệ thống kế toán là:
+ Xác định và ghi chép tất cả các nghiệp vụ có thật.
+ Diễn giải nghiệp vụ một cách chi tiết để ghi chép đúng giá trị của chúng.
một cách đúng đắn. * Truyền thông
- Truyền thông là thuộc tính của hệ thống thông tin nhƣng đƣợc nêu ra để nhấn mạnh vai trò của việc truyền đạt thông tin. Các kênh truyền thông bao gồm truyền thông từ cấp trên xuống cấp dƣới, từ cấp dƣới lên cấp trên, trao đổi giữa các bộ phận trong tổ chức, giữa tổ chức với đối tƣợng bên ngoài. - Thông tin đƣợc truyền đạt bằng nhiều hình thức, văn bản, truyền miệng, thƣ điện tử, có thể bằng các mẫu biểu, sơ đồ bắt buộc hoặc tùy chọn, có thể công khai hoặc không công khai tùy theo phân quyền quản lý và xử lý thông tin của đơn vị. Việc truyền thông thông tin đóng vai trò quan trọng trong hệ thông KSNB. Nó giúp cho nhân viên hiểu biết về vai trò và trách nhiệm của họ và biết đƣợc công việc của họ có liên quan đến ngƣời khác nhƣ thế nào và họ đƣợc yêu cầu báo cáo thông tin đến những ai. Đôi với hệ thông thông tin kế toán, sơ đồ hạch toán, sổ tay hƣớng dẫn về các chính sách và thủ tục kế toán và các báo cáo kế toán là phƣơng tiện truyền thông hữu hiệu. Nó giúp cho việc xử lý các nghiệp vụ đúng đắn và thông nhất trong toàn đơn vị, thông qua đó cấp quản lý biết đƣợc tình hình tài chính, hoạt động chung của đơn vị cũng nhƣ của từng bộ phận.