7. Kết cấu của đề tài
1.2.3. Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát là những chính sách và những thủ tục đối phó rủi ro và đảm bảo đạt đƣợc mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị. Để đạt đƣợc hiệu quả, hoạt động kiểm soát phải phù hợp, nhất quán giữa các thời kỳ, dễ hiểu, đáng tin cậy và liên hệ trực tiếp đến mục tiêu kiểm soát. Hoạt động kiểm soát có mặt xuyên suốt trong tổ chức, ở các mức độ và các chức năng.
* Phân loại hoạt động kiểm soát.
- Kiểm soát phòng ngừa: Là những chính sách và thủ tục kiểm soát đƣợc đƣa ra nhằm ngăn ngừa, giảm thiểu khả năng xảy ra gian lận và sai sót.
- Kiểm soát phát hiện: Là những chính sách và thủ tục kiểm soát đƣợc đƣa ra nhằm phát hiện kịp thời những hành vi gian lận và sai sót.
- Kiểm soát bù đắp: Là những thủ tục kiểm soát khác đƣợc đƣa ra để thay thế những hoạt động kiểm soát yếu kém, không hiệu quả.
* Các yếu tố trong hoạt động kiểm soát. - Thủ tục ủy quyền và xét duyệt:
+ Việc thực hiện các nghiệp vụ chỉ đƣợc thực hiện bởi ngƣời đƣợc ủy quyền theo trách nhiệm và phạm vi của họ. Ủy quyền là một cách thức chủ yếu để đảm bảo rằng chỉ có những nghiệp vụ có thực mới đƣợc phê duyệt đúng mong muốn của ngƣời lãnh đạo. Các thủ tục ủy quyền phải đƣợc tài liệu hóa và công bố rõ ràng, phải bao gồm những điều kiện cụ thể.
+ Tuân thủ những quy định chi tiết của sự ủy quyền nói trên, nhân viên thực hành đúng theo hƣớng dẫn, trong giới hạn đƣợc quy định của ngƣời lãnh
đạo và luật pháp.
- Phân chia trách nhiệm:
+ Để giảm rủi ro về việc sai sót, lãng phí, những hành động cố ý làm sai và rủi ro không ngăn ngừa đƣợc thì không một bộ phận hay cá nhân nào đƣợc giao một công việc từ lúc bắt đầu cho đến khi kết thúc hoặc đƣợc giao quá nhiều trách nhiệm và quyền hạn. Trách nhiệm phải đƣợc giao một cách có hệ thống cho từng cá nhânđể đảm bảo sự kiểm tra có hiệu quả. Năm trách nhiệm chủ yếu bao gồm ủy quyền, phê chuẩn, ghi chép, xử lý và đánh giá các nghiệp vụ. Tuy nhiên, việc phân chia trách nhiệm có thể bị vô hiệu hóa do sự thông đồng giữa các cá nhân trong tổ chức.
+ Trong một số trƣờng hợp đơn vị có quy mô nhỏ, có quá ít nhân viên để thực hiện việc phân chia phân nhiệm. Khi đó, nhà lãnh đạo phải nhận biết đƣợc rủi ro và bù đắp bằng những biện pháp kiểm soát khác nhƣ sự luân chuyển nhân viên. Sự luân chuyển nhân viên đảm bảo rằng một ngƣời không xử lý mọi mặt nghiệp vụ trong một thời gian dài.
- Kiểm soát việc tiếp cận tài sản và sổ sách: Việc tiếp cận tài sản và sổ sách phải đƣợc giới hạn trong những cá nhân mà họ đƣợc giao trách nhiệm bảo quản hoặc sử dụng tài sản. Trách nhiệm của ngƣời bảo quản tài sản thể hiện qua chứng từ, hàng tồn kho, ghi chép sổ sách. Hạn chế việc tiếp cận tài sản làm giảm rủi ro lạm dụng hoặc làm thất thoát tài sản của Nhà nƣớc. Mức độ giới hạn tùy thuộc vào rủi ro thất thoát tài sản. Mức độ giới hạn phải đƣợc xem xét định.
- Kiểm tra: Các nghiệp vụ và sự kiện phải đƣợc kiểm tra trƣớc và sau khi xử lý. Thí dụ, khi xác định số thu của từng đối tƣợng thì căn cứ vào số tiền đã nộp đối chiếu trên cơ sở các sổ theo dõi thu của cán bộ quản lý thu.
- Đối chiếu: Sổ sách đƣợc đối chiếu với các chứng từ thích hợp một cách định kỳ. Thí dụ, sổ sách ghi chép tiền gửi ngân hàng đối chiếu với sổ
phụ ngân hàng.
- Rà soát việc thực hiện các hoạt động: Việc thực hiện các hoạt động đƣợc rà soát dựa trên một loạt các chuẩn mực nguyên tắc cơ bản, đánh gía hiệu quả và tính hữu hiệu. Nếu sự rà soát cho thấy rằng các hoạt động thực hiện không phù hợp với mục tiêu của tổ chức hoặc các tiêu chuẩn, thì quy trình thực hiện để đạt các mục tiêu cần phải rà soát lại để đƣa ra cải tiến cần thiết.
- Rà soát sự điều hành, xử lý và hoạt động: Việc điều hành, xử lý và hoạt động nên đƣợc rà soát định kỳ để đảm bảo tuân thủ nguyên tắc, chính sách, thủ tục và những đòi hỏi hiện hành khác.
- Giám sát nhân viên (giao việc, soát xét và chấp thuận, hƣớng dẫn và huấn luyện) Việc giám sát kỹ càng đảm bảo rằng mục tiêu của việc tổ chức sẽ đƣợc thực hiện. Sự giao việc, soát xét và chấp thuận công việc của nhân viên bao gồm:
+ Sự thông báo rõ ràng, nghĩa vụ, trách nhiệm và sự chịu trách nhiệm giao cho mỗi thành viên.
+ Đánh giá một cách hệ thống công việc của mỗi thành viên trong phạm vi cần thiết.
+ Chấp thuận công việc theo những tiêu chuẩn để đảm bảo công việc đƣợc thực hiện theo đúng định hƣớng. Ngƣời giám sát cung cấp cho nhân viên những hƣớng dẫn cần thiết và huấn luyện họ để đảm bảo rằng sự sai sót, lãng phí và hành động sai trái đƣợc giảm thiểu và làm cho các nhà lãnh đạo trực tiếp hiểu đƣợc và đạt đƣợc kết quả.