7. Kết cấu của luận văn
3.2.3 Hoàn thiện về hoạt động kiểm soát
3.2.3.1 Hoạt động kiểm soát chung
Theo như phân tích thực trạng ở chương 2 hoạt động kiểm soát chung của Ngân hàng làm tốt. Tuy nhiên cần duy trì và đảm bảo hoạt động này được diễn ra thường xuyên và liên tục, điều này sẽ giúp Ngân hàng quản lý hiệu quả vá tránh được một số rủi ro ảnh hưởng đến mục tiêu.
3.2.3.2 Hoạt động kiểm soát các quy trình chính
Hoàn thiện quy trình gửi tiền và rút tiền từ tài khoản tiền gửi.
- Tại hai nghiệp vụ này thì GDV là người thực hiện kiểm đếm thu chi tiền cho khách hàng như vậy sẽ mất nhiều thời gian nên khách hàng chờ giao dịch sẽ lâu. Vì vậy tác giả đề xuất ở khâu thực hiện nghiệp vụ thu chi tiền cho khách hàng như sau:
- Sắp xếp cán bộ tại phòng giao dịch khách hàng và phòng Quản Lý Và Dịch Vụ Kho Quỹ bởi vì hiện nay BIDV Quy Nhơn đang áp dụng mô hình 1 cửa, tức khách hàng đến chỉ cần ngồi trước quầy giao dịch viên thì giao dịch
viên thực hiện tất cả các khâu từ thu chi tiền đến hạch toán báo sổ chính vì vậy giao dịch viên mất thời gian nhiều trong việc kiểm tiền, chưa kể những giao dịch viên yếu về kỹ năng kiểm đếm tiền, tác giả đề xuất mô hình mới như sau:
- Tại PGDKH và phòng QL và DVKQ kết hợp với nhau, thu chi tiền sẽ do kho quỹ thực hiện, và hạch toán sẽ do phòng GDKH thực hiện cách thức thực hiện như sau:
+ Cấp user thực hiện cho cán bộ kiểm ngân chỉ thực hiện được 4 chức năng trên BDS đó là nhập xuất tiền nội bộ, thu chi tiền cho khách hàng
+ Cán bộ kiểm ngân có thể thuê hợp đồng khoán gọn
Hoàn thiện kiểm soát quy trình gửi tiền và rút tiền từ tài khoản tiền gửi.
Bước 1: Sau khi khách hàng lập chứng từ tại quầy tư vấn, nếu thực hiện rút tiền thì ngồi ghế chờ tới số thứ tự Tư vấn chuyển chứng từ qua GDV hạch toán và GDV sau khi hạch toán xong sẽ chuyển qua kiểm ngân chi tiền khách hàng
Nếu khách hàng thực hiện nộp tiền thì chờ số thứ tự trước quầy kiểm ngân, sau khi kiểm ngân kiểm tiền chuyển qua GDV hạch toán
Bước 2: GDV hạch toán và chuyển lại cho kiểm ngân chứng từ để thực hiện chi tiền cho khách hàng
Bước 3: Cuối ngày GDV kiểm lại toàn bộ chứng từ và kiểm ngân xuất tiền về quỹ chính
- Ưu điểm của mô hình này là:
+ Tách bạch khâu hạch toán và chi tiền kiểm soát được gian lận về tiền bạc + Chuyên môn hóa cao, GDV tập trung vào thực hiện hạch toán, còn kiểm ngân tập trung vào thu chi tiền cho khách hàng
+ Tiết kiệm được chi phí nhân công, vì nếu theo phương pháp này thì hiện nay có 6 GDV thực hiện nhưng theo phương pháp mới chỉ cần 3 giao dịch viên thực hiện hạch toán và 1 GDV ATM là tổng cộng 4 GDV, và 3 kiểm
ngân và 1 ngân quỹ chính là có thể thực hiện 1 cách nhanh chóng, không có tình trạng khách hàng chờ. Mặt khác lương 1 giao dịch viên cao gấp 2 lần cán bộ khoán vậy có nghĩa giảm 1 giao dịch viên là tăng được 2 khoán gọn, dẫn đến giảm chi phí được 1 GDV
+ Bổ sung nhân sự cho khối trực tiếp, giảm giao dịch viên có thể bố sung sang cho khối QHKH
+ GDV có thời gian để kiểm soát lại chứng từ hạch toán của mình
+ Xu hướng công nghệ mới dần dần các ngân hàng áp dụng công nghệ 4.0 thì những kiểm ngân đó tương lai không xa sẽ được thay thế bởi máy đếm tiền tự động, đến khi đó 1 máy đếm tiền tự động có công suất thực hiện gấp rất nhiều nhiều lần con người. Khi đó không gặp khó khăn về bố trí nhân sự
Vì vậy để áp dụng mô hình này là nếu chi nhánh vẫn giữ mô hình 1 cửa thì gộp phòng GDKH và phòng Quản Lý và Dịch Vụ Kho Quỹ lại thành 1 phòng. Còn nếu không gộp phòng thì chuyển sang mô hình 2 cửa