7. Kết cấu của luận văn
3.2.1 Hoàn thiện về môi trường kiểm soát
Tính chính trực và giá trị đạo đức
Ban giám đốc cần phải ban hành qui chế xử phạt những hành vi được coi là vi phạm về tính chính trực và giá trị đạo đức có như vậy mới giúp cho nhân viên nhận thức được mức độ quan trọng của quy định và tuân thủ một cách nghiêm túc. Nội dung qui chế được chia thành 2 phần chính:
- Phần 1: Những hành vi nào được xem là vi phạm tính chính trực và giá trị đạo đức.
- Phần 2: Hình thức xử lý và khen thưởng cho những cá nhân và tập thể các phòng ban thực hiện tốt. Làm cơ sở đề xuất khen thưởng cuối năm.
Bảng 3.1: Xử lý vi phạm qui chế STT Mức độ vi phạm Nội dung vi phạm Hình thức xử lý Lần 1 Lần 2 Lần 3 1 Vi phạm bình thường Những quy định trong " Quy chế chuẩn mực đạo đức và hành vi ứng xử " Nhắc nhở Làm kiểm điểm Cho thôi việc 2 Vi phạm nghiêm trọng. Ảnh hưởng đến uy tín, lợi ích của Ngân hàng
Cho thôi việc
(Nguồn: Tác giả nghiên cứu)
Ban giám đốc cũng cần phải gương mẫu trong việc thực hiện việc xử phạt theo các khung xử lý đã đề ra, cần có các biện pháp khuyến khích phát hiện sai phạm và khắc phục sai phạm theo quy chế đề ra.
Ngoài ra Ban giám đốc cần có những chính sách nhằm mục tuyên truyền, định hướng tư tưởng cho toàn thể nhân viên nhận thức được tầm quan trọng
của Đạo đức nghề nghiệp, bởi vì đặc thù công việc rất dễ bị cám dỗ dẫn đến sai phạm.
Cam kết về năng lực và chính sách nhân sự
Ngoài việc ban giám đốc đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên ra thì Ban giám đốc nên yêu cầu nhân viên lập bảng tổng kết công việc đã hoàn thành, chưa hoàn thành, khó khăn cần giải quyết trong tháng kèm theo minh chứng để có thể theo dõi công việc của nhân viên một cách cụ thể hơn để có các giải pháp xử lý kịp thời. Trưởng phòng ban sẽ dựa vào bảng tổng kết do nhân viên đã thiết lập, kiểm tra lại và có sự đánh giá công việc của nhân viên một cách đúng đắn hơn, từ đó có thể điều chỉnh công việc cho phù hợp với năng lực của từng nhân viên cũng như đưa ra các quyết định khen thưởng hoặc phê bình thích hợp.
Cơ cấu tổ chức và phân định quyền hạn, trách nhiệm
Ban giám đốc nên luân chuyển công việc giữa các nhân viên nhằm tạo được nguồn năng lực đủ sức đáp ứng những công việc khác nhau khi cần thiết. Việc luân chuyển công việc giữa các nhân viên cũng giúp cho các nhân viên hiểu thêm về các công việc trong phòng ban tránh việc nhàm chán khi nhân viên đảm nhận một công việc trong nhiều năm. Cụ thể phòng tài chính kế toán một nhân viên thực hiện một phần công việc kế toán trong nhiều năm liền có thể dẫn đến việc nhàm chán và chủ quan khi thực hiện công việc. Ngân hàng nên có chính sách luân chuyển nhân viên kế toán thực hiện các phần hành khác nhau sau một đến hai năm. Điều này có thể giúp Ngân hàng tránh tình trạng bị động khi nhân viên nghỉ việc đột xuất, vì các nhân viên khác có thể tạm thời đảm nhận cho đến khi tuyển nhân sự phù hợp.