7. Kết cấu của luận văn
2.2.2 Thực trạng hệ thống KSNB tại BIDV chi nhánh Quy Nhơn
2.2.2.1 Môi trường kiểm soát
Tính chính trực và giá trị đạo đức
Bảng 2.1: Kết quả khảo sát về tính chính trực và giá trị đạo đức
STT Câu hỏi khảo sát
Kết quả khảo sát Tỷ lệ (%) Có Không Tính chính trực và giá trị đạo đức
1 Quy tắc đạo đức ứng xử có được Ngân hàng xây dựng
thành văn bản không ? 100% 0%
2
Cán bộ và nhân viên trong Ngân hàng có thực hiện nghiêm túc các yêu cầu về đạo đức ứng xử đã đề ra không ?
100% 0%
3
Trong Ngân hàng có tồn tại áp lực hoặc cơ hội cho cán bộ và nhân viên dẫn đến các hành vi thiếu trung thực không ?
97,8% 2,2%
4 Quy tắc đạo đức có được phổ biến tới toàn bộ cán bộ và
nhân viên trong Ngân hàng không ? 100% 0% 5 Theo Anh (Chị) những biện pháp xử lý khi vi phạm quy
tắc đạo đức ứng xử có phù hợp không ? 13,3% 86,7%
Tính chính trực và giá trị đạo đức là yếu tố cốt lõi trong bất kỳ doanh nghiệp kinh doanh nào. Là một đơn vị kinh doanh dịch vụ tài chính, quy tắc đạo đức ứng xử là hết sức cần thiết. Nhận thức được điều đó ban lãnh đạo cũng đã cập nhật, đổi mới nội dung trong văn bản cho phù hợp với tình hình thực tại, cụ thể là ban hành kèm theo quyết định số 218/QĐ-BIDVBH ngày 12/06/2017 của Giám đốc ngân hàng TMCP đầu tư và phát triển chi nhánh Quy Nhơn về "Quy chế chuẩn mực đạo đức và hành vi ứng xử trong Ngân
hàng BIDV chi nhánh Quy Nhơn" (Phụ lục 3). Trong văn bản cũng chỉ rõ
cách hành xử đối với khách hàng, đối với nhân viên với nhau, giữa lãnh đạo đối với nhân viên.
Tất cả các cán bộ nhân viên trong ngân hàng thực hiện một cách nghiêm túc những chuẩn mực cũng như các nguyên tắc ứng xử được nêu lên trong bộ quy chế đề ra theo kết quả khảo sát.
Kết quả khảo sát cho thấy nhân viên làm việc trong ngân hàng không chịu áp lực gì của cấp lãnh đạo để dẫn đến hành vi thiếu trung thực trong công việc.
Về văn bản quyết định ban hành "Quy chế chuẩn mực đạo đức và hành
vi ứng xử trong Ngân hàng BIDV chi nhánh Quy Nhơn" được ban lãnh đạo và nhân viên trong ngân hàng xem như là tôn chỉ để thực hiện hàng ngày, vì vậy tất cả mọi người đều được biết. Ngoài ra trong các cuộc họp nội bộ được cán bộ lãnh đạo thường xuyên nhắc nhở nhằm tạo được hình ảnh đẹp đối với khách hàng cũng như mối quan hệ của toàn thể nhân viên được đoàn kết khắn khích cùng nhau xử lý công việc một cách hiệu quả.
Tuy vậy, theo kết quả khảo sát có 86,7% số người trong ngân hàng không được nắm ro về cách thức xử phạt hành vi vi phạm của bộ quy chế. Bởi vì khi xảy ra vi phạm tùy vào hành vi vi phạm sẽ được cấp lãnh đạo xem xét xử lý, chứ không được đề cập trong bất kỳ văn bản nào.
Cam kết về năng lực và chính sách nhân sự
Bảng 2.2: Kết quả khảo sát cam kết về năng lực và chính sách nhân sự
STT Câu hỏi khảo sát
Kết quả khảo sát Tỷ lệ (%)
Có Không Cam kết về năng lực
1 Ngân hàng có bảng mô tả công việc của từng
vị trí nhất định không ? 100% 0%
2 Ban giám đốc có yêu cầu về kiến thức và kỹ
năng của từng cá nhân để giao việc không ? 73,3% 26,7% 3 Ngân hàng có các biện pháp để kiểm tra năng
lực cán bộ và nhân viên không ? 82,2% 17,8%
Chính sách nhân sự
4 Ngân hàng có xây dựng chính sách và thủ tục
tuyển dụng nhân sự không? 100% 0%
5
Ban giám đốc có tạo điều kiện để nhân viên nâng cao về năng lực và kỹ năng phù hợp với công việc không ?
100% 0%
6
Mức độ đãi ngộ nhân sự (khen thưởng, phụ cấp, hoàn thành tốt công việc...) có được ban hành bằng văn bản không ?
91,1% 8,9%
7
Định kỳ Ban giám đốc có đánh giá mức độ hoàn thành công việc đối với từng cá nhân không ?
84,4% 15,6%
(Nguồn: Tác giả khảo sát)
Đối với trình độ và năng lực của cán bộ quản lý và nhân viên luôn được cấp lãnh đạo Ngân hàng chú tâm cụ thể là khi bắt đầu tuyển dụng nhân sự Ngân
hàng đã đưa ra bảng mô tả công việc cho từng vị trí và yêu cầu trình độ, kiến thức, kỹ năng của người được tuyển dụng thích hợp với yêu cầu công việc được tuyển dụng ( Phụ lục 4) 100% người được khảo sát trả lời là có.
Đối với việc kiểm tra năng năng lực của cán bộ và nhân viên thì Ngân hàng kiểm tra bằng cách đánh giá qua hiệu quả hoàn thành công việc, hoàn thành chỉ tiêu được giao 82,2% trả lời là có.
Về xây dựng chính sách và thủ tục tuyển dụng Ngân hàng được các lãnh đạo xây dựng rất chặt chẽ, bởi vì mỗi vị trí tuyển dụng rất quan trọng đối với toàn bộ Ngân hàng và thương hiệu của BIDV. Đầu tiên là thông báo tuyển dụng một cách công khai trên tất cả các phương tiện truyền thông của Ngân hàng (web, dán thông báo trước chi nhánh và các phòng giao dịch trực thuộc). Ngoài ra cấp lãnh đạo đã lập ra 2 hình thức tuyển dụng vừa phỏng vấn trực tiếp và vừa thi tự luận kiểm tra trình độ chuyên môn.
Ngân hàng luôn luôn tạo điều kiện hỗ trợ cho cán bộ nhân viên nâng cao trình độ chuyên môn và nghiệp vụ để phụ vụ tốt trong công việc bằng cách hỗ trợ thời gian và kinh phí một phần, và cũng để tạo động lực cho cán bộ, nhân viên có năng lực gắn bó lâu dài và tận tâm với Ngân hàng.
Về mức độ đãi ngộ, khen thưởng, phụ cấp thì ngân hàng cũng có ban hành rõ bằng văn bản điều này có 89% số người được khảo sát trả lời có. Tuy nhiên về mặt khen thưởng khi hoàn thành tốt công việc thì không được lập thành văn bản, mà chỉ được khen thưởng thông qua đánh giá cảm tính của cấp quản lý đề xuất cho ban lãnh đạo để có hướng khen thưởng khích lệ cho nhân viên có động lực làm việc.
Định kỳ ban lãnh đạo có đánh giá mức độ hoàn thành công việc thông qua việc hoàn thành chỉ tiêu được giao cụ thể cho từng cá nhân, và làm cơ sở đề xuất khen thưởng cuối năm cho từng cá nhân 84,4% số người khảo sát trả lời là có.
Triết lý quản lý và phong cách điều hành
Bảng 2.3: Kết quả khảo sát về triết lý quản lý và phong cách điều hành
STT Câu hỏi khảo sát
Kết quả khảo sát Tỷ lệ (%) Có Không Triết lý quản lý và phong cách điều
hành
1 Theo anh (chị), phong cách lãnh đạo
của Ban giám đốc có dân chủ không? 93,3% 6,7%
2
Các cuộc họp của Ban giám đốc và trưởng các phòng ban có diễn ra thường xuyên không?
100% 0%
3
Ban giám đốc có thường xuyên theo dõi, đánh giá các hoạt động của các phòng ban không?
97,8% 2,2
4
Ban giám đốc có kiên quyết chống các hành vi gian lận và sai trái trong Ngân hàng không?
100% 0%
5 Cấp quản lý có bị điều chuyển vị trí mà
không có lý do chính đáng không? 100% 0%
6
Ban giám đốc có thường xuyên chăm lo thăm hỏi đời sống của nhân viên
không?
71,1% 28,9%
Ban giám đốc luôn đề cao tính dân chủ thể hiện qua việc tôn trọng ý kiến đóng góp của tập thể và cá nhân trong Ngân hàng, luôn bình đẳng với tất cả mọi người không phân biệt đối xử. Ngoài ra còn được thể hiện qua những lúc trao đổi công việc cho nhân viên, nếu gặp khó khăn trong khi thực hiện công việc có thể trao đổi trực tiếp với ban lãnh đạo để hỗ trợ cùng nhau giải quyết công việc một cách hiệu quả nhất.
Các cuộc họp giữa ban giám đốc Ngân hàng và các phòng ban, phòng giao dịch (PGD) trực thuộc diễn ra một cách thường xuyên, luôn yêu cầu các phòng ban , PGD phải báo cáo tình hình hoạt động, để có thể chỉ đạo kịp thời tránh bị động trong giải quyết công việc.
Theo kết quả khảo sát cho thấy Ban giám đốc rất kiên quyết chống các hành vi sai trái, gian lận, bởi vì Ban lãnh đạo nhận thức rõ tầm quan trong trong công việc kinh doanh của Ngân hàng, nếu để xảy ra sai sót gian lận không những ảnh hưởng đến tập thể cá nhân trong Ngân hàng mà còn ảnh hưởng đến danh tiếng của BIDV. Nên khi phát hiện hay có người tố cáo thì Ban giám đốc rất chú tâm tìm hiểu và có biện pháp mạnh để xử lý và ngăn chặn kịp thời, nhằm giảm thiểu thiệt hại xuống thấp nhất.
Về vị trí của các cấp quản lý không bị điều chuyển nếu không có lý do chính đáng, điều này tạo được lòng tin và sự an tâm đối với những người có trình độ năng lực tốt.
Bên cạnh đó ban giám đốc thường xuyên chăm lo thăm hỏi cuộc sống thường ngày của nhân viên, cho thấy được nhà quản lý rất quan tâm đến nhân viên của mình. Thể hiện được triết lý nhân văn trong cách đối xử nên được nhiều người tận tâm với công việc và có được sự gắn bó lâu dài với trường.
Cơ cấu tổ chức và phân định quyền hạn, trách nhiệm
Bảng 2.4: Kết quả khảo sát cơ cấu tổ chức và phân định quyền hạn, trách nhiệm.
STT Câu hỏi khảo sát
Kết quả khảo sát Tỷ lệ (%)
Có Không Cơ cấu tổ chức
1 Sơ đồ về cơ cấu tổ chức có phù hợp với đặc điểm
hoạt động của ngân hàng không ? 100% 0% 2 Cơ cấu nhân sự hiện tại có đáp ứng được yêu cầu
nhiệm vụ của các bộ phận không ? 93,3% 6,7% 3 Vị trí nhân viên làm việc trong phòng ban có định kỳ
luân chuyển công việc không ? 24,4% 75,6%
4
Định kỳ Ngân hàng có điều chỉnh lại cơ cấu tổ chức cho phù hợp với sự thay đổi về môi trường hoạt động không ?
88,9% 11,1%
Phân định quyền hạn và trách nhiệm
5 Trách nhiệm, quyền hạn giữa các phòng ban trong
Ngân hàng có bị chồng chéo không ? 2,2% 97,8% 6 Quyền hạn và trách nhiệm của từng cá nhân có tương
xứng với nhau không ? 86,7% 13,3%
7 Nguyên tắc ủy quyền trong Ngân hàng có được đảm
bảo nghiêm ngặt không ? 100% 0%
(Nguồn: Tác giả khảo sát)
Sơ đồ cơ cấu của Ngân hàng được cho là phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh. Với cách bố trí các phòng ban quản lý chặt chẽ, mỗi bộ phận được tách bạch rõ ràng cho từng bộ phận. Theo khảo sát có 93,3% cho rằng cơ cấu nhân sự hiện tại luôn đáp ứng được nhu cầu công việc hiện nay.
Kết quả khảo sát cho thấy có 75,6% số người được khảo sát cho thấy một số vị trí nhân viên trong Ngân hàng không được luân chuyển công việc định kỳ. Cụ thể là vị trí nhân viên kho quỹ, nhân viên phòng kế toán tài chính, các vị trí này nếu không luân chuyển định kỳ sẽ có thể tiềm ẩn một số rủi ro về gian lận.
Là một trong số các Ngân hàng hàng đầu của đất nước, đòi hỏi cấp lãnh đạo phải linh hoạt trong sự thay đổi của môi trường hoạt động kinh doanh. Ban lãnh đạo cũng đã có những thay đổi nhất định trong cơ cấu tổ chức của đơn vị ví dụ như thay đổi lập thêm đơn vị nghiên cứu về nội dung của báo cáo Basel II.
Đối với trách nhiệm và quyền hạn của từng phong ban không chồng chéo lẫn nhau, phòng ban nào có trách nhiệm và quyền hạn của phòng ban đó và tự chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về những vấn đề liên quan có 97,8% trả lời là không.
Quyền hạn và trách nhiệm của từng cá nhân cũng được thể hiện rõ trong bảng mô tả công việc khi tuyển dụng vào làm việc nên có 86,7% trả lời là có. Tuy nhiên cũng 13,7% trả lời quyền hạn và trách nhiệm chưa tương xứng với nhau, cụ thể là nhân viên phòng giao dịch khách hàng trách nhiệm rất lớn, tìm kiếm khách hàng, thực hiện chỉ tiêu doanh thu, nhưng quyền hạn thì không tương xứng với trách nhiệm.
Theo kết quả khảo sát về sự tuân thủ nguyên tắc ủy quyền của Ngân hàng thì tất cả số người cho là có, bởi vì nguyên tắc ủy quyền giúp cho cấp quản lý hiểu rõ được trách nhiệm và quyền hạn của mình khi thực hiện công việc được ủy quyền. Cụ thể là ban giám hiệu ủy quyền cho toàn bộ tất cả các phòng ban trực tiếp lập kế hoạch và thực hiện công viêc chuên môn mà phòng mình phụ trách.
2.2.2.2 Đánh giá rủi ro
Bảng 2.5: Kết quả khảo sát về Đánh giá rủi ro
STT Câu hỏi khảo sát
Kết quả khảo sát Tỷ lệ (%)
Có Không
Xác định rủi ro
1
Ban giám đốc có thiết lập cơ chế xác định rủi ro tiềm ẩn (bên trong nội bộ, bên ngoài) ảnh hưởng đến mục tiêu không?
53,3% 46,7%
2 Mục tiêu chung của Ngân hàng có được phổ biến
bằng văn bản cụ thể không? 13,3% 86,7%
3 Ban Giám đốc có đặt ra mục tiêu cụ thể cho từng
phòng ban, từng bộ phận bằng văn bản không? 95,6% 4,4%
Nhận dạng và phân tích rủi ro
4
Ban giám đốc có xây dựng cơ chế nhận dạng rủi ro (rủi ro tín dụng, hệ thống thông tin, thay đổi của luật pháp, rủi ro lãi suất,...) không?
95,6% 4,4%
5 Khi rủi ro xảy ra Ban giám đốc có phân tích tìm
hiểu nguyên nhân không? 86,7% 13,3%
Đánh giá rủi ro
6 Ban giám đốc có xây dựng cơ chế đánh giá rủi ro
tác động đến mục tiêu không? 88,9% 11,1%
Đối phó với rủi ro
7
Định kỳ, ban giám đốc có lập kế hoạch xem xét, đánh giá lại danh sách các rủi ro cùng với biện pháp ứng phó tương ứng không ?
77,8% 22,2%
Xác định rủi ro
Việc xác định rủi ro là điều cần thiết đối với doanh nghiệp hoạt động kinh doanh, những rủi ro có thể xãy ra làm ảnh hưởng đến quá trình thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp. Chính vì thế để ngăn ngừa và giảm thiểu rủi ro Ban giám đốc cũng lập ra phòng quản lý rủi ro nhằm mục đích phân tích và đánh giá tác động của rủi ro tiềm ẩn đến việc thực hiện các mục tiêu. Phòng quản lý rủi ro chịu trách nhiệm tìm hiểu rà soát là làm kế hoạch ứng phó với rủi ro rồi báo cáo ban giám đốc.
Phòng quản lý rủi ro đã và đang đẩy mạnh việc triển khai một số công cụ quản lý rủi ro hoạt động của Ngân hàng BIDV theo thông lệ: RCSA (Tự nhận diện rủi ro và kiểm soát), KRI (Dấu hiệu rủi ro chính), LDC (Thu thập và phân tích dữ liệu tổn thất rủi ro hoạt động), BCP (Kế hoạch kinh doanh liên tục), Bảo hiểm BBB/ECC và D&O. Nghiên cứu các hướng dẫn của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam tại Thông tư số 41/2016/TT-NHNN ngày 30/12/2016. Bên cạnh đó, Ngân hàng đã và đang thực hiện xây dựng, nâng cấp nhiều chương trình phần mềm hỗ trợ thu thập, xử lý dữ liệu rủi ro hoạt động. Văn hóa quản lý rủi ro hoạt động cũng được chú trọng nâng cao thông qua các khóa đào tạo và hội thảo truyền thông về quản lý rủi ro hoạt động.
Kết quả khảo sát cho thấy 86,7% trả lời là ban lãnh đạo không ban hành văn bản phổ biến mục tiêu chung của Ngân hàng. Tại công ty thường tổ chức các cuộc họp tổng kết quý, sáu tháng và cả năm giữa ban lãnh đạo với toàn thể nhân viên. Trong các buổi họp, có thảo luận về các mục tiêu và định hướng của công ty. Các kế hoạch ngắn hạn và dài hạn, từ đó trưởng các phòng ban có thể đề ra các biện pháp nhằm đạt được những mục tiệu của Ngân hàng.
Về việc đặt ra mục tiêu cụ thể cho từng phòng ban, bộ phận thì có 95,6% cho rằng Ban giám đốc có đặt mục tiêu cụ thể cho từng phòng ban bằng văn bản. Trưởng các phòng ban căn cứ vào văn bản để hướng dẫn cho nhân viên các biện pháp, phương hướng nhằm thực hiện những mục tiêu do Ban giám
đốc đề ra. Ngoài ra, còn có trách nhiệm đôn đốc theo dõi từng nhân viên mà