7. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
1.4.2. Kiểm soát chi thường xuyên ngân sách xã qua Kho bạc Nhà nước
1.4.2.1. Khái niệm, mục tiêu kiểm soát chi thường xuyên ngân sách xã
Kiểm soát chi thường xuyên NSNN cấp xã qua KBNN là việc KBNN thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát các khoản chi thường xuyên NSNN cấp xã theo các chính sách, chế độ, tiêu chuẩn và định mức chi tiêu do Nhà nước quy định, nhằm tăng cường kỷ luật tài chính và sử dụng tiết kiệm, có hiệu quả các nguồn lực tài chính, đồng thời, ngăn chặn và khắc phục tình trạng quan liêu, tham nhũng. Từ đó, nâng cao hiệu lực quản lý nhà nước ở cơ sở. [17, tr 105]
20
Mục tiêu kiểm soát chi thường xuyên NSNN cấp xã qua KBNN là nhằm đảm bảo việc sử dụng kinh phí NSNN cấp xã đúng mục đích, hiệu quả. Thực hiện tốt công tác kiểm soát chi thường xuyên NSNN nói chung và NSNN cấp xã nói riêng có ý nghĩa rất lớn trong việc phân phối và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực tài chính của đất nước; tạo điều kiện giải quyết tốt mối quan hệ giữa tích lũy và tiêu dùng; tăng cường kỷ luật tài chính; nâng cao niềm tin của nhân dân vào vai trò quản lý, điều hành của cơ quan chính quyền các cấp.
1.4.2.2. Sự cần thiết phải kiểm soát chi thường xuyên ngân sách xã qua Kho bạc Nhà nước
NSNN cấp xã là một đơn vị dự toán đồng thời cũng là một cấp ngân sách nên việc kiểm soát chặt chẽ các khoản chi thường xuyên NSNN cấp xã có ý nghĩa quan trọng trong việc thực hiện tiết kiệm chống lãng phí nhằm tập trung mọi nguồn lực tài chính để phát triển kinh tế, xã hội, góp phần kiềm chế lạm phát, ổn định tiền tệ và lành mạnh hóa nền tài chính quốc gia.
Các khoản chi của NSNN cấp xã thường mang tính chất không hoàn trả trực tiếp. Do vậy, cần thiết phải có một cơ quan Nhà nước có chức năng, nhiệm vụ để thực hiện kiểm tra, kiểm soát các khoản chi của NSNN để đảm bảo cho việc chi trả của Nhà nước là phù hợp với các nhiệm vụ đã giao.
Do yêu cầu của mở cửa hội nhập, thì việc kiểm tra, kiểm soát và thực hiện chi trả trực tiếp các khoản chi NSNN từ KBNN đến từng đối tượng sử dụng là rất cần thiết, để đảm bảo yêu cầu, kỉ cương quản lý tài chính và sử dụng kinh phí NSNN đúng mục đích, có hiệu quả.
1.4.2.3. Nội dung kiểm soát chi thường xuyên ngân sách xã qua KBNN
KBNN với vai trò quản lý các khoản chi thường xuyên ngân sách cấp xã đảm bảo tiết kiệm hiệu quả, ngăn chặn các hiện tượng tiêu cực, nguồn kinh phí được sử dụng đúng mục đích và có hiệu quả. Nội dung kiểm soát chi thường xuyên ngân sách cấp xã qua KBNN gồm các nội dung:
21
Thứ nhất, kiểm soát lập dự toán chi thường xuyên NSNN cấp xã qua KBNN: Hàng năm, trên cơ sở hướng dẫn của UBND cấp trên, UBND xã lập dự toán ngân sách năm sau trình HĐND xã quyết định. Sau khi dự toán ngân sách xã được HĐND xã quyết định, UBND xã báo cáo UBND huyện, Phòng Tài chính huyện, đồng thời thông báo công khai dự toán ngân sách xã cho nhân dân biết theo chế độ công khai tài chính về NSNN. Kế toán của UBND xã gửi đến KBNN hồ sơ dự toán được duyệt. KBNN kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của bản dự toán do UBND cấp xã gửi đến trước khi thực hiện nhập vào chương trình Hệ thống thông tin quản lý ngân sách và Kho bạc (TABMIS).
Thứ hai, kiểm soát chấp hành chi thường xuyên NS cấp xã qua KBNN: Kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ chi NSNN do đơn vị gửi đến. Kiểm tra đối chiếu tính hợp pháp về con dấu, chữ kí của người quyết định chi và kế toán đơn vị.
Kiểm tra các điều kiện chi theo chế độ quy định, cụ thể: các khoản chi phải có trong dự toán được duyệt, hoặc được KBNN tạm cấp, tạm ứng dự toán theo quy định của pháp luật; đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi NSNN cấp có thẩm quyền quy định, đối với khoản chi chưa có chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi, KBNN kiểm tra, kiểm soát và cấp phát căn cứ vào mức chi trong dự toán được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.
Kiểm soát quá trình thực hiện dự toán nhằm đảm bảo các khoản chi phải đủ điều kiện theo quy định trước khi xuất quỹ NSNN chi trả cho đối tượng thụ hưởng NSNN. Kiểm soát chấp hành chi là khâu chủ yếu của chu trình kiểm soát chi và cũng là nhiệm vụ quan trọng nhất của KBNN trong việc quản lý chi quỹ NSNN, nhằm đảm bảo chi không được vượt quá tồn quỹ của NSNN cấp xã, chi đúng nguồn kinh phí được cấp, giúp ngăn chặn kịp thời những khoản chi không đúng chế độ quy định, tránh lãng phí và thất thoát tiền, tài sản Nhà nước.
22
Thứ ba, kiểm soát quyết toán chi thường xuyên NSNN cấp xã qua KBNN: là kiểm tra, đối chiếu số liệu chi NSNN chính xác đến từng nội dung chi theo mục lục NSNN cho các đơn vị sử dụng NSNN. KBNN ký xác nhận số liệu các báo cáo quyết toán chi NSNN theo quy định.
1.4.2.4. Quy trình kiểm soát chi thường xuyên ngân sách xã qua KBNN
Quy trình thủ tục kiểm soát chi thường xuyên NSNN phải đảm bảo tính khoa học, đơn giản, rõ ràng, công khai và minh bạch. Có sự phân công nhiệm vụ cụ thể đối với cán bộ tham gia quy trình kiểm soát chi, đảm bảo giải quyết công việc nhanh gọn, tránh gây phiền hà, sách nhiễu khách hàng.
Cơ chế kiểm soát chi thường xuyên NSNN cấp xã phải đạt được mục tiêu cấp đủ nhưng đúng đối tượng.
1 2 6 5 3 7 4 5
Sơ đồ 1.1: Quy trình giao dịch “một cửa” chi NSNN tại Kho bạc Nhà nước Phù Mỹ
Ghi chú:
Hướng đi của hồ sơ, chứng từ kiểm soát chi Hướng đi của chứng từ thanh toán
Bước 1. Tiếp nhận hồ sơ chứng từ Bước 2. Kiểm soát chi
Khách hàng
Thủ quỹ Thanh toán viên Trung tâm thanh
toán
Giao dịch viên Kế toán trưởng
23
Bước 3. Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) ký chứng từ. Bước 4. Giám đốc (hoặc người được ủy quyền) ký.
Bước 5. Thực hiện thanh toán
Bước 6. Trả tài liệu, chứng từ cho khách hàng. Bước 7. Chi tiền mặt tại quỹ.
Quy trình kiểm soát chi thường xuyên NSNN cấp xã qua KBNN được thực hiện chủ yếu ở khâu kiểm soát trong khi chi bao gồm các bước cụ thể sau:
Một là, đầu năm Ngân sách, đơn vị sử dụng NSNN gửi đến KBNN nơi giao dịch các loại văn bản, giấy tờ theo yêu cầu trong hồ sơ ban đầu để KBNN kiểm tra và lưu giữ
Hai là, căn cứ vào dự toán được phân bổ và theo yêu cầu nhiệm vụ chi, đơn vị sử dụng NSNN lập giấy rút dự toán ngân sách, kèm theo hồ sơ thanh toán gửi KBNN nơi giao dịch.
Ba là, KBNN nơi giao dịch kiểm tra hồ sơ thanh toán, các điều kiện chi theo quy định và giấy rút dự toán ngân sách của thủ trưởng đơn vị sử dụng NSNN hoặc của người được uỷ quyền, cụ thể:
- Kiểm soát, đối chiếu các khoản chi so với dự toán NSNN, bảo đảm các khoản chi phải có trong dự toán NSNN được cấp có thẩm quyền giao, số dư tài khoản dự toán của đơn vị còn đủ để chi.
- Kiểm tra, kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của các hồ sơ, chứng từ theo quy định đối với từng khoản chi. Mỗi khoản chi đều phải có đầy đủ các loại hồ sơ, chứng từ theo mẫu chứng từ quy định. KBNN có trách nhiệm kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ trước khi cấp phát, thanh toán kinh phí NSNN cho đơn vị sử dụng NSNN.
- Kiểm tra, kiểm soát tính hợp pháp về con dấu và chữ ký của Thủ trưởng và kế toán đơn vị quan hệ ngân sách: Người đứng đầu cơ quan, đơn vị quan hệ ngân sách, đồng thời là chủ tài khoản phải đăng ký chữ ký mẫu của
24
mình, chữ ký mẫu của kế toán và mẫu dấu của cơ quan, đơn vị tại KBNN nơi đơn vị sử dụng NSNN giao dịch.
- Kiểm tra, kiểm soát các khoản chi, bảo đảm đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi NSNN do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định. Đối với các khoản chi chưa có chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi NSNN; KBNN căn cứ vào dự toán NSNN đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền giao để kiểm soát.
Bốn là, KBNN tiến hành thực hiện việc chi trả, thanh toán cho đơn vị thụ hưởng NSNN nếu đủ điều kiện theo quy định và hạch toán theo đúng quy định của mục lục ngân sách nhà nước hiện hành. Cụ thể:
- Đối với các khoản chi có thể thanh toán trực tiếp, KBNN kiểm tra, kiểm soát các hồ sơ, chứng từ và điều kiện chi theo quy định và thanh toán trực tiếp cho đơn vị cung cấp hàng hóa, dịch vụ.
- Đối với những khoản chi chưa thực hiện được việc thanh toán trực tiếp, KBNN thực hiện cấp tạm ứng. Các đơn vị quan hệ ngân sách thực hiện việc chi tiêu và phải chịu trách nhiệm về quyết định chi của đơn vị, đảm bảo đúng định mức, chế độ chi tiêu hiện hành.
- Chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng sau, các đơn vị quan hệ ngân sách phải kê các chứng từ chi có liên quan. KBNN kiểm tra, kiểm soát, nếu đủ điều kiện thanh toán thì làm thủ tục chuyển từ cấp tạm ứng sang cấp phát thanh toán. KBNN chỉ thực hiện cấp tạm ứng cho tháng tiếp theo nếu đơn vị đã thanh toán số tạm ứng của tháng trước.
- Trường hợp không đủ điều kiện chi, KBNN từ chối thanh toán theo quy định.
Kiểm soát sau khi chi
Kiểm soát sau khi chi thực chất là giai đoạn kiểm tra việc chấp hành pháp luật NSNN trong hoạt động quản lý tài chính của đơn vị sử dụng NSNN. KBNN có trách nhiệm kiểm soát tồn quỹ tiền mặt, kiểm soát tiền gửi KBNN,
25
kiểm soát các nguồn thu khác của đơn vị và cách đơn vị sử dụng các nguồn thu đó. Loại kiểm soát này thể hiện rõ nhất trong quá trình sử dụng phương thức cấp tạm ứng cho các khoản chi hành chính, chi mua sắm tài sản, sửa chữa xây dựng nhỏ chưa đủ điều kiện cấp phát, thanh toán trực tiếp hoặc tạm ứng theo hợp đồng. Sau khi đã thực hiện chi, đơn vị có trách nhiệm gửi đến kho bạc giấy đề nghị thanh toán, bảng kê thanh toán kèm theo các hồ sơ, chứng từ có liên quan để thanh toán số tạm ứng và làm thủ tục chuyển từ cấp tạm ứng sang cấp thanh toán. Ở đây, KBNN kiểm tra, kiểm soát báo cáo thực chi của đơn vị, nếu đủ điều kiện thì thực hiện thủ tục cấp phát thanh toán và thu hồi tạm ứng.
1.4.2.5. Chỉ tiêu đánh giá công tác kiểm soát chi thường xuyên ngân sách xã qua Kho bạc Nhà nước
Chỉ tiêu dùng đánh giá việc kiểm soát chi thường xuyên ngân sách cấp xã qua KBNN bao gồm:
- Số tiền từ chối thanh toán
- Số món thiếu hồ sơ, thủ tục thanh toán không đầy đủ - Số dự toán hủy bỏ cuối năm
- Số liệu chi chuyển nguồn hàng năm - Số tiền bị thanh tra, kiểm toán xuất toán