7. Kết cấu của đề tài
1.3.1. Môi trƣờng kiểm soát
Môi trƣờng kiểm soát là tập hợp các quy trình, các chuẩn mực và các cấu trúc thiết lập cơ sở cho sự vận hành của KSNB trong toàn bộ tổ chức [7, Đƣờng Nguyễn Hƣng 2016].
Môi trƣờng kiểm soát bao gồm toàn bộ các nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị c tác động đến việc hoạt động, xử lý dữ liệu và thiết kế của các loại hình SNB. Môi trƣờng kiểm soát chịu ảnh hƣởng bởi lịch sử và văn hoá của tổ chức, tạo nên các điểm riêng biệt của một tổ chức và có ảnh hƣởng trực tiếp đến nhận thức của các thành viên trong tổ chức về hoạt động kiểm soát. Môi trƣờng kiểm soát tạo nền tảng cho hệ thống kiểm soát hữu hiệu, nó giúp cấu trúc và cung cấp các nguyên tắc cho một tổ chức.
Các yếu tố của môi trƣờng kiểm soát bao gồm:
* Đặc thù quản lý
“Đặc thù quản lý chỉ những quan điểm, triết lý và phong cách điều hành khác nhau của nhà quản lý cấp cao ở đơn vị”, Đậu Ngọc Châu và Nguyễn Viết Lợi [4, 2013, trang 181]. Mọi hoạt động của tổ chức đều đƣợc điều hành bởi nhà quản lý cấp cao. Vì vậy, những hành vi quản trị hay quan
19
điểm, đƣờng lối, thái độ, nhận thức cũng nhƣ tƣ cách của họ sẽ tác động rất lớn đến việc xây dựng một hệ thống KSNB hữu hiệu. Đặc thù quản lý chỉ rõ những quan điểm khác nhau của nhà quản lý về thái độ với các rủi ro, sự tuân thủ và chính xác của thông tin kế toán và tầm quan trọng của việc hoàn thành các kế hoạch của tổ chức.
Nếu các nhà quản lý cho rằng công tác SNB là cần thiết và không thể thiếu đối với mọi hoạt động trong tổ chức thì các thành viên trong tổ chức cũng sẽ nhận thức đúng đắn về SNB và sẽ tuân thủ mọi quy định cũng nhƣ chính sách đã đề ra và ngƣợc lại.
* Cơ cấu tổ chức
“Cơ cấu tổ chức trong một đơn vị phản ánh việc phân chia quyền lực, trách nhiệm và nghĩa vụ của mọi người trong tổ chức ấy cũng như mối quan hệ hợp tác, phối hợp, kiểm soát và chia sẻ thông tin lẫn nhau giữ những người khác nhau trong cùng một tổ chức”, Đậu Ngọc Châu và Nguyễn Viết Lợi [4, 2013, trang 182]. Cơ cấu tổ chức đƣợc thiết kế theo kiểu phân tán, tập trung và cấu trúc theo nhiều chiều tuỳ theo đặc điểm hoạt động và quy mô của tổ chức. Cần thiết kế cơ cấu tổ chức một cách hợp lý và phân chia hệ thống quản lý thành các cấp, các bộ phận. Cùng với việc xác định nhiệm vụ và chức năng của từng bộ phận nhằm đảm bảo một hệ thống thông tin xuyên suốt từ trên xuống dƣới trong việc ban hành và thực hiện các quyết định, giúp các nhà lãnh đạo truyền đạt, xử lý và sử dụng thông tin một cách hiệu quả.
* Chính sách nhân sự
“Chính sách nhân sự là thông điệp của doanh nghiệp đối với tính chính trực, hành vi đạo đức và năng lực mà doanh nghiệp mong đợi từ nhân viên”
Trần Thị Giang Tân [12, 2012, trang 62]. Trên thực tế các chính sách nhân sự là các quy định về tuyển dụng, tiền lƣơng, đánh giá, đào tạo, đề bạt, luân chuyển, các chính sách khen thƣởng và kỷ luật.
20
- Thông điệp kỳ vọng của doanh nghiệp, cụ thể là thông điệp từ nhà quản lý cấp cao: đây là “thông điệp, thái độ và văn hoá mà hội đồng quản trị truyền đạt trong toàn bộ tổ chức” [17, Bruinsma, C.and Wemmenhove, B., 2009]. Các thông điệp kỳ vọng này đƣợc thiết lập phù hợp sẽ ảnh hƣởng tích cực đến các hành vi của các cá nhân trong tổ chức, sự giám sát lẫn nhau và điều chỉnh hành vi để nhắm tới các giá trị chung của tổ chức.
- Cam kết đối với tính chính trực và hành vi đạo đức là nhân tố cơ bản để hình thành một môi trƣờng kiểm soát vững mạnh của tổ chức nhằm thúc đẩy sự chịu trách nhiệm của các cá nhân nắm giữ các trách nhiệm trong SNB và làm giảm thiểu các rủi ro đối với tổ chức.
- Cam kết về năng lực: Việc đảm bảo năng lực là điều kiện cần thiết để các thành viên trong tổ chức thực hiện và hoàn thành các mục tiêu đề ra một cách hiệu quả nhờ vào những kiến thức và kỹ năng của mình, gopa phần vào việc vận hành hệ thống SNB một cách hiệu quả.
Một chính sách nhân sự tốt là điều kiện không thể thiếu nhằm giúp cho môi trƣờng kiểm soát của đơn vị vững mạnh, n đƣợc biểu hiện thông qua việc:
+ Ban hành các văn bản quy định chi tiết về các chính sách đào tạo, tuyển dụng, trả lƣơng, đánh giá để đề bạt khen thƣởng nhằm khuyến khích mọi ngƣời làm việc hiệu quả hơn.
+ Thiết kế “Bản mô tả công việc” cho từng vị trí và quy định rõ các yêu cầu về trình độ và kỹ năng cho từng công việc cụ thể.
+ Luân chuyển nhân sự tại các bộ phận nhạy cảm.
* Sự chịu trách nhiệm đối với kiểm soát nội bộ
Hội đồng quản trị và nhà quản lý cần xây dựng một cơ chế truyền tải thông điệp hiệu quả và thúc đẩy các thành viên trong tổ chức chịu trách nhiệm trong việc thực hiện SNB cũng nhƣ thực hiện các biện pháp khắc phục khi cần thiết.
21
Nên thực hiện trách nhiệm SNB đồng thời với các công việc chức năng nhằm hỗ trợ việc đạt đƣợc mục tiêu, hoàn thành các nhiệm vụ, công việc đƣợc giao, tránh chỉ lo thực hiện các công việc chức năng của mình mà xem nhẹ hoặc bỏ qua các trách nhiệm SNB trong tổ chức.