7. Kết cấu của đề tài
2.3.3. Các hoạt động kiểm soát
a.Các hoạt động kiểm soát cơ bản
Kết quả khảo sát về các hoạt động cơ bản của Công ty đƣợc tổng hợp ở Phụ lục 9, cho biết:
+ Sự soát xét của nhà quản lý và phân tích rà soát
Hoạt động soát xét lại và phân tích rà soát đƣợc Công ty rất chú trọng. 100% ý kiến cho rằng Công ty đều thực hiện việc so sánh giữa thực tế so với kế hoạch chung cho toàn Công ty và cho từng bộ phận. Công việc thực hiện này Ban giám đốc công ty rất quan tâm và giao cho Ph giám đốc kiểm tra để kịp thời báo cáo. Do đặc thù ngành nghề nên nhà quản lý của Công ty thƣờng xuyên theo dõi biến động về giá mua vật tƣ.
Kết quả khảo sát có 77% ý kiến trả lời “C ” cho biết các sáng kiến đổi mới của nhân viên hay cấp quản lý đều đƣợc Ban lãnh đạo công ty xem xét một cách thấu đáo, triệt để, nếu áp dụng đƣợc vào thực tiễn công ty sẽ cho thực hiện, nhân rộng và công bố tác giả của sáng kiến, đồng thời có chế độ khen thƣởng khích lệ tƣơng xứng.
Ngoài ra, với kết quả khảo sát có 100% ý kiến trả lời “C ” cho biết việc phân tích so sánh số liệu giữa công ty mình với các đối thủ cạnh tranh đƣợc tiến hành thƣờng xuyên và đề ra biện pháp, phƣớng án khắc phục kịp thời.
59
công ty các báo cáo trình lên Ban giám đốc chƣa bảo đảm độ chính xác và kịp thời,điều này làm ảnh hƣởng rất lớn đến các quyết định đề ra kế hoạch kinh doanh của các lãnh đạo vì vậy ngoài các báo cáo tài chính, cần có các báo cáo định kỳ, báo cáo nhanh về mua vật tƣ, sử dụng vật tƣ, tài sản, tình hình biến động của nợ kh đòi qua các năm, Ban giám đốc sẽ đối chiếu với kế hoạch và dự toán để xem xét các bất thƣờng cần điều chỉnh.
+ Bất kiêm nhiệm và phân công, phân nhiệm
Kết quả khảo sát có 93% ý kiến trả lời “C ” cho thấy hầu hết các bộ phận đều phân chia nhiệm vụ của mỗi thành viên, không có hiện tƣợng một cá nhân nắm hết tất cả các khâu của quy trình nghiệp vụ. Các nhà lãnh đạo chủ chốt khi phân công công việc cho nhân viên đều tách biệt các chức năng xét duyệt và bảo quản tài sản, chức năng kế toán và bảo quản tài sản, chức năng xét duyệt và kế toán.
+ Kiểm soát quả trình xử lý thông tin
Theo kết quả khảo sát có 83% ý kiến trả lời “ hông” cho biết việc luân chuyển chứng từ vẫn chƣa đƣợc quy định cụ thể về trình tự và thời gian luân chuyển làm cho các nghiệp vụ khi phát sinh không đƣợc xử lý kịp thời gây tổn thất cho hoạt động kinh doanh tại đơn vị.
Kết quả khảo sát có 73% ý kiến trả lời “C ” cho biết phần mềm kế toán có thể đáp ứng đƣợc mức độ kinh doanh phức tạp của Công ty. Phần mềm kế toán Bravo mà Công ty đang sử dụng có nhiều tính năng nổi trội nhƣ bổ sung chức năng tạo tự động chứng từ ghi sổ theo năm, giúp tiết kiệm đƣợc thời gian. Ngoài ra, phần mềm còn có thể bổ sung phiếu xuất kho ngƣợc lại theo định mức vật tƣ.
+ Kiểm soát vật chất
Kết quả khảo sát có 70% ý kiến trả lời “ hông” cho biết việc kiểm kê tài sản, hàng tồn kho và đối chiếu với số lƣợng trên sổ sách đƣợc công ty thực
60
ty chƣa kiểm soát hiệu quả các vật tƣ xuất dùng cho các công trình. Hàng năm công ty chỉ mới kiểm kê tài sản tại văn phòng làm việc. Nhìn chung, vẫn còn tình trạng sử dụng tài sản không hiệu quả và không có biện pháp để đánh giá hiệu quả sử dụng. Bên cạnh đ , quy định về định mức tồn quỹ tiền mặt trong ngày đƣợc công ty thực hiện nghiêm túc. Cuối mỗi ngày, thủ quỹ sẽ kiểm kê tiền mặt tại quỹ và đối chiếu với số dƣ trên sổ sách, nếu số tiền mặt tồn quỹ trong ngày vƣợt mức quy định thì thủ quỹ phải làm thủ tục nộp số tiền vƣợt mức quy định vào tài khoản ngân hàng của công ty. Số tiền tồn quỹ đƣợc cất giữ trong két sắt, chìa khóa và mã khóa do thủ quỹ nắm giữ và chịu trách nhiệm. Định kỳ hai tháng một lần, kiểm soát viên của công ty sẽ kiểm tra đột xuất tiền mặt tồn quỹ.
Theo kết quả khảo sát có 60% ý kiến trả lời “C ” và có 40% ý kiến trả lời “ hông” cho thấy việc đối chiếu công nợ với khách hàng đƣợc công ty thực hiện vào cuối mỗi năm và kế toán theo dõi công nợ gửi cho tất cả các khách hàng để gởi biên bản xác nhận công nợ. Tuy nhiên, các khoản nợ chƣa thu hồi tốt.
b.Hoạt động kiểm soát chi phí
Số liệu khảo sát về hoạt động kiểm soát chi phí đƣợc tổng hợp ở Phụ lục 10, cho biết:
Với câu hỏi “Công ty c quan tâm đến hoạt động kiểm soát chi phí không?” qua kết quả khảo sát có 100% ý kiến trả lời “C ” cho thấy kiểm soát chi phí chính là mối quan tâm lớn nhất của Ban giám đốc của công ty, cụ thể nhƣ sau:
+ Về chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Theo kết quả khảo sát có 87% ý kiến trả lời “C ” cho biết Công ty có phân định rõ ràng việc lựa chọn nhà cung cấp và thu mua vật tƣ. Công ty tiến hành phân công tách biệt trách nhiệm giữa việc lựa chọn nhà cung cấp và thu
61
mua vật tƣ. ế toán vật tƣ sẽ xem lại lịch sử bán hàng của các nhà cung cấp về giá, chính sách hậu mãi, tỷ lệ nợ gối đầu để lựa chọn nhà cung cấp. Sau đ sẽ cử nhân viên cầm phiếu “Yêu cầu nhập vật tƣ” với đầy đủ chữ ký của Giám đốc, Trƣởng Phòng kỹ thuật, Kế toán vật tƣ để đi mua hàng.
Kết quả khảo sát có 77% ý kiến trả lời “C ” về việc Công ty có tiến hành kiểm tra việc bảo quản, dự trữ vật tƣ tại kho và 90% ý kiến trả lời “C ” về việc Công ty có tiến hành kiểm tra chất lƣợng vật tƣ trƣớc khi qua kho. Khi nhập vật tƣ qua kho, mọi trƣờng hợp mất mát, hƣ hỏng vật tƣ đều do thủ kho chịu trách nhiệm. Trong quá trình sử dụng vật tƣ, khi c vấn đề sơ suất thất thoát vật tƣ làm tăng chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thì sẽ do Ban quản lý chịu trách nhiệm.
+ Chí phí nhân công trực tiếp
Qua kết quả khảo sát có 83% ý kiến trả lời “ hông” và chỉ có 17% ý kiến trả lời “C ” cho thấy Công ty chƣa chú trọng đến việc tiến hành kiểm tra đột xuất số lƣợng nhân công thực tế. Việc kiểm soát số lƣợng công nhân ngoài công trƣờng đƣợc giao cho đội trƣởng đội thi công.
Công ty sử dụng hình thức khoán theo sản phẩm hoàn thành để kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp. Chủ yếu Phòng kế toán sẽ xăn cứ vào khối lƣợng hoàn thành của đội thi công sau khi đƣợc Phòng kỹ thuật xác nhận và Bảng đơn giá khoán nhân công áp dụng riêng cho từng nội dung công việc cụ thể để thanh toán tiền lƣơng cho nhân viên.
+ Chi phí máy thi công
Công ty kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công bằng cách phân chia trách nhiệm giữa các bộ phận cụ thể, nhằm thực hiện việc mua sắm, sử dụng, bảo quản, bảo trì, sửa chữa máy thi công đúng mục đích, đúng kế hoạch, tránh tình trạng lạm dụng, mất cắp, sử dụng máy thi công không đúng mục đích. Tuy nhiên, với câu hỏi “Quy trình sửa chữa máy thi công c đƣợc phân công,
62
phân nhiệm rõ ràng không?” kết quả khảo sát có 20% ý kiến trả lời “C ” và 63% ý kiến trả lời “ hông” cho biết quy trình sửa chữa máy thi công chƣa đƣợc phân công, phân nhiệm rõ ràng. Điều này, cho thấy Công ty vẫn chƣa chú trọng kiểm soát quy trình sửa chữa.
+ Chi phí sản xuất chung
Theo kết quả khảo sát có 100% ý kiến trả lời “C ” cho biết Ban lãnh đạo Công ty luôn yêu cầu các khoản chi phục vụ công trình phải có chứng từ đầy đủ và hợp lý, phải đƣợc xét duyệt của Ban Giám đốc, đội trƣởng mới đƣợc chi. Riêng vật liệu công cụ dụng cụ xuất dùng cho mục đích chung của đội thì đƣợc tổ trƣởng, các nhân viên quản lý khác theo dõi chặt chẽ và báo cáo tình hình, mục đích sử dụng cho đội trƣởng.