7. Kết cấu của đề tài
2.2.4. Phƣơng pháp khảo sát
Trong luận văn nghiên cứu, tác giả sẽ sử dụng những câu hỏi thiết kế với lƣu ý áp dụng riêng cho doanh nghiệp theo bản gốc COSO 1992 và dựa theo 17 nguyên tắc trong COSO 2013 để xây dựng bảng câu hỏi. Việc nghiên cứu khảo sát thực hiện, tác giả sẽ sử dụng công cụ đánh giá là bảng câu hỏi gồm 60 câu hỏi và đánh giá phân tích theo 5 nhân tố cấu thành nên hệ thống
MÔI TRƢỜNG KIỂM SOÁT ĐÁNH GIÁ RỦI RO HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT HỆ THỐNG KSNB TẠI CÔNG TY TNHH XỬ LÝ NỀN ĐẤT YẾU BÌNH ĐỊNH GIÁM SÁT THÔNG TIN TRUYỀN THÔNG
47
KSNB: Môi trƣờng kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin - truyền thông và Giám sát.
Trong quá trình tiến hành khảo sát, trực tiếp hỏi và giải thích những vấn đề trong bảng khảo sát ở Phụ lục 1 đến từng đối tƣợng để tránh những sai sót ảnh hƣởng đến kết quả và quá trình xử lý số liệu. Bên cạnh đ tham khảo thêm ý kiến và nhận xét của các đối tƣợng.
Sau khi khảo sát đối tƣợng, tất cả các số liệu, thông tin thu thập đƣợc sẽ đƣợc xử lý bởi phần mềm Excel. Kết quả của quá trình khảo sát đƣợc tập hợp ở các bảng Phụ lục từ 2 - 12.
Dựa vào số liệu tổng hợp ở các bảng Phụ lục từ 2 - 12 để tác giả đánh giá thực trạng của hệ thống KSNB tại Công ty TNHH Xử lý nền đất yếu Bình Định. Từ đ làm cơ sở để chỉ ra những ƣu điểm, hạn chế còn tồn tại và chỉ ra những nguyên nhân của những hạn chế, sau đ đề xuất các giải pháp cụ thể.
2.3. THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN XỬ LÝ NỀN ĐẤT YẾU BÌNH ĐỊNH
2.3.1. Môi trƣờng kiểm soát
a. Tính chính trực và giá trị đạo đức
Tính chính trực và giá trị đạo đức là khái niệm đƣợc COSO nhấn mạnh rằng: Muốn duy trì sự trung thực và các giá trị đạo đức thì phải làm cho nguyên tắc này phổ biến và thừa nhận rộng rãi trong tổ chức, n đƣợc thể hiện rõ nét nhất là ban hành chuẩn mực đạo đức trong doanh nghiệp.
Qua khảo sát về tính chính trực và các giá trị đạo đức của các thành viên trong Công ty TNHH Xử lý nền đất yếu Bình Định ở Phụ lục 2, cho biết:
Theo kết quả khảo sát cho thấy công ty đã c chính sách nhằm nâng cao tính chính trực và giá trị đạo đức tại Công ty. Kết quả phỏng vấn cho thấy 90% ý kiến đồng ý đều thực thi tính chính trực và đạo đức trong cả lời nói và việc làm trong cách ứng xử với khách hàng, tính chính trực và đạo đức của từng
48
nhân viên luôn đƣợc nhấn mạnh. Ban lãnh đạo luôn rèn luyện tính trung thực và truyền đạt các giá trị đạo đức đến từng cán bộ công nhân viên thông qua tác phong và công việc điều hành công ty hàng ngày. Ngoài ra, công ty thƣờng xuyên tổ chức các buổi văn nghệ tự biên tự diễn chào mừng ngày lễ lớn của đất nƣớc, của công ty, tích cực ủng hộ các phong trào xã hội, làm việc ngh a nhƣ giúp đỡ ngƣời nghèo, các nạn nhân chất độc màu da cam, đồng bào lũ lụt, …Tất cả những việc đ là xây dựng nền văn hoá doanh nghiệp, tạo một không khí hồ hởi, phấn đấu tin cậy lẫn nhau trong nội bộ, thắt chặt sự đoàn kết trong Công ty.
Hàng năm, Công ty đều tổ chức các buổi tổng kết nhằm đánh giá tình hình hoạt động của Công ty trong một năm. Nhằm khen thƣởng những cá nhân, các phòng, ban có thành tích xuất sắc là tấm gƣơng đạo đức của Công ty. Điều này giúp cho nhân viên hiểu rõ hơn về những giá trị, đ ng g p của cá nhân đối với hoạt động chung của Công ty.
Đối với mục tiêu đã đƣợc xác lập, qua khảo sát cho thấy 77% ý kiến “C ” cho biết mục tiêu xác lập của Công ty luôn tạo áp lực cho cá nhân và bộ phận trong việc hoàn thành mục tiêu. Đây là áp lực mang tính tích cực, nhằm thúc đẩy tinh thần và trách nhiệm của nhà quản lý trong đơn vị. Hiện nay, với cơ cấu thị trƣờng mở sức hút cạnh tranh gay gắt, chất lƣợng công trình phải đạt trên mức cao nhất. Do đ , mức độ đ ng g p của nhân viên trong quá trình làm việc cần phải nổ lực hết mình và đòi hỏi phải c năng lực. Thành tích làm việc cũng nhƣ sự nổ lực, kỹ năng làm việc của nhân viên là một phần căn cứ làm mục tiêu đề bạt thăng chức; Tại công ty nếu mục tiêu đề ra trong ngắn hạn không hoàn thành đƣợc nhiệm vụ, vấn đề lƣơng cũng ảnh hƣởng theo.
Tuy nhiên, Công ty còn một số hạn chế trong quy tắc bằng văn bản: Về câu hỏi “Công ty c ban hành các văn bản quy định về đạo đức và phổ biến đến toàn thể nhân viên không?” 100% ý kiến trả lời “ hông”. Các quy tắc
49
này chỉ thông qua ý tƣởng và truyền đạt theo quan điểm của nhà quản lý mà không truyền đạt cụ thể những việc nhân viên đƣợc phép làm, không làm.
Dựa vào kết quả khảo sát, 77% ý kiến “ hông” và 23% ý kiến “ hác” cho biết Công ty vẫn chƣa ban hành văn bản nào quy định hành vi nào chấp nhận hay không chấp nhận và hình thức xử lý. Đây là lỗ hỏng lớn trong quá trình kiểm soát các hoạt động của Công ty.
Vẫn còn một số nhân viên chƣa ý thức đƣợc những vi phạm của mình ảnh hƣởng đến mục tiêu của công ty nhƣ vi phạm về thời gian làm việc, các nhân viên trong quá trình giao dịch chƣa giải thích đƣợc chính sách của công ty.
b. Cam kết về năng lực
Sự phát triển của một tổ chức luôn gắn liền với chất lƣợng đội ngũ nhân sự. Ngƣời quản lý phải thể hiện rõ cam kết yêu cầu nâng cao về năng lực đội ngũ nhân viên thì đội ngũ này mới đáp ứng đƣợc yêu cầu về công việc. Kể cả đối với hệ thống KSNB, nếu hệ thống này đƣợc thiết kế rất tốt, quy định chặt chẽ nhƣng thiếu con ngƣời c trình độ năng lực thì không thể vận hành hiệu quả đƣợc. Kết quả khảo sát cam kết về năng lực của nhân viên đƣợc trình bày tại Phụ lục 3, cho thấy:
Trong tiêu chuẩn tuyển dụng, các doanh nghiệp đều có yêu cầu về kiến thức và kỹ năng đối với từng chức danh cụ thể. Qua khảo sát có 70% ý kiến khẳng định rằng, trong công tác tuyển dụng đã sử dụng Bảng mô tả công việc quy định rõ yêu cầu về kỹ năng và kinh nghiệm, chức năng và nhiệm vụ cho từng vị trí trong công ty. Chẳng hạn nhƣ yêu cầu chung về độ tuổi, sử dụng thành thạo về tin học văn phòng, yêu cầu đối với kỹ sƣ công trình phải tốt nghiệp trình độ từ cao đẳng trở lên. Điều này giúp cho việc tuyển dụng đƣợc thực hiện công bằng, minh bạch và ngƣời tuyển dụng sẽ đáp ứng đƣợc những yêu cầu công việc.
50
lý nhân viên, từ đ xác định đƣợc khả năng của nhân viên c đáp ứng yêu cầu công việc hay không để làm cơ sở để thực hiện các chính sách điều chuyển buộc thôi việc đối với nhân viên không đáp ứng đƣợc yêu cầu công việc.
Bên cạnh việc đánh giá kết quả hoạt động của mỗi nhân viên cuối năm công ty cũng c chính sách khen thƣởng tƣơng ứng với đ ng g p của nhân viên, với 73% ngƣời khảo sát đồng ý, đây là nguồn động lực tích cực đối với các nhân viên trong công ty, tạo điều kiện nâng cao năng suất lao động và nổ lực của nhân viên hoàn thành mục tiêu chung của công ty.
Đội ngũ lãnh đạo chủ chốt của công ty c trình độ từ đại học trở lên, luôn học hỏi kinh nghiệm từ các công ty bạn cũng nhƣ trao dồi kiến thức từ các chuyên gia nƣớc ngoài. Trải qua kinh nghiệm thực tế để quản lý một cách khoa học.
c. Cơ cấu tổ chức, quyền hạn và trách nhiệm
Cơ cấu tổ chức hợp lý là yếu tố quan trọng giúp nhà quản lý thực hiện tốt chức năng quản lý đơn vị. Để môi trƣờng kiểm soát tốt, doanh nghiệp phải c sơ đồ cơ cấu tổ chức và sự phân quyền hạn trách nhiệm giữa các cấp rõ ràng. Kết quả tổng hợp số liệu khảo sát về cơ cấu tổ chức, quyền hạn và trách nhiệm đƣợc trình bày tại Phụ lục 4, cho thấy:
Công ty đã xây dựng đƣợc cơ cấu tổ chức phù hợp với quy mô, đặc điểm của công ty, kết quả khảo sát cho thấy có 83% ý kiến đồng ý. Việc xây dựng cơ cấu tổ chức để phù hợp với quy mô hoạt động hàng năm công ty luôn tổ chức đánh giá để Hội đồng quản trị công ty xem xét đƣa ra hƣớng mới phù hợp thực tế hiện tại, đăng ký lại Giấy phép hoạt động kinh doanh để tăng cƣờng thêm năng lực nâng cao doanh thu, lợi nhuận cho công ty, từ đ đồng ngh a với việc nâng cao lƣơng hoặc tạo điều kiện cho cán bộ, nhân viên phục vụ công ty c đời sống khá hơn. Ngoài ra, còn tăng mức đ ng g p thuế cho Nhà nƣớc.
51
cụ thể bằng văn bản, các nhân viên đều biết đƣợc nhiệm vụ của mình và nhiệm vụ giữa các phòng ban khác.
Tuy nhiên, với kết quả khảo sát có 53% ý kiến trả lời “ hông” cho thấy nhà quản lý chƣa hiểu hết nguyện vọng của nhân viên dẫn đến hoạt động kiểm soát chƣa đƣợc phát huy tối đa tiềm năng của công ty. Từ đ , khi quy định trách nhiệm công ty vẫn chƣa phân biệt rõ ràng giữa các bộ phận phòng ban, các đội thi công. Nên khi có vấn đề xảy ra thì diễn ra tình trạng đùn đẩy trách nhiệm lẫn nhau, không có tính trung thực cao trong công ty.
Kết quả khảo sát có 60% ý kiến trả lời “ hông” cho thấy Công ty còn thiên về tính chất gia đình trị, một số nhân viên có mối quan hệ với cấp quản lý nên đƣợc uỷ quyền thực hiện nhiệm vụ mà chƣa đáp ứng đƣợc một số tiêu chuẩn cần thiết gây nên tính so sánh, bất mãn của một số nhân viên công ty, …
Kết quả khảo sát có 57% ý kiến trả lời “ hông” cho thấy một số cán bộ cấp quản lý công ty có mối quan hệ bà con ỷ lại vào mối quan hệ này nên thƣờng chèn ép công nhân ngoài công trình, báo cáo với Ban giám đốc về năng lực làm việc chƣa đúng thực tế với năng lực thực sự của họ tuỳ theo mức độ thƣơng hay ghét làm lệch về suy ngh và đánh giá đối với công nhân viên của Ban giám đốc.
Ngoài ra, từ khảo sát cho biết ý kiến “ hông” chiếm 60% thể hiện, Công ty chƣa thiết lập các kiểm tra, giám sát về việc sử dụng đối với ngƣời đƣợc phân cấp.
d. Chính sách nhân sự
Nhân sự là một trong các nguồn lực quan trọng quyết định đến sự tồn tại và phát triển của bất lỳ một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nào. Vì vậy, vấn đề nhân sự luôn đƣợc quan tâm hàng đầu.
Yếu tố giúp ta nhận biết đƣợc một công ty hoạt động tốt hay không, thành công hay không chính là lực lƣợng nhân sự của công ty đ - những con
52
ngƣời cụ thể với lòng nhiệt huyết, nhiệt tình và sáng tạo. Mọi thứ còn lại nhƣ: máy móc thiết bị, của cải vật chất, công nghệ kỹ thuật đều có thể mua đƣợc, học hỏi đƣợc, sao chép đƣợc, nhƣng con ngƣời thì không thể. Vì vậy, có thể khẳng định rằng chính sách nhân sự phù hợp có vai trò thiết yếu đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Kết quả tổng hợp số liệu khảo sát về chính sách nhân sự đƣợc trình bày tại Phụ lục 5, cho thấy:
Công ty có xây dựng quy chế khen thƣởng, kỷ luật. Với kết quả khảo sát có 83% ý kiến trả lời “C ” cho biết nhân viên luôn tuân thủ trách nhiệm đối với công việc, kế hoạch đƣợc giao, nếu không hoàn thành nhiệm vụ họ sẽ bị kỷ luật và cuối năm việc khen thƣởng cũng cân nhắc. Công ty đã đƣa ra quy định trả tiền lƣơng và sử dụng quỹ khen thƣởng, quỹ phúc lợi hợp lý. Điều này là nguồn động viên, khích lệ nhân viên tăng năng suất làm việc, giúp nhân viên yên tâm công tác. Và qua kết quả khảo sát có 100% ý kiến trả lời “C ” đồng ngh a công ty luôn tạo điều kiện cho nhân viên tham gia các khoá đào tạo để nâng cao nghiệp vụ chuyên môn và nâng cao tay nghề.
Tuy nhiên, có 70% ý kiến trả lời “ hông” đối với nhận định “Công ty thiết lập quy trình tuyển dụng nhân viên và luôn áp dụng một cách công khai và rõ ràng”. Qua khảo sát, tìm hiểu thực tế thì quá trình xét duyệt hồ sơ tuyển dụng nhân sự không khách quan, vẫn còn hiện tƣợng ƣu tiên những ứng viên có quen biết gửi gắm. Điều này có thể dẫn tới việc tuyển dụng không hiệu quả, bỏ sót những nhân viên c năng lực cũng nhƣ phẩm chất tốt.
Chƣa tiếp nhận đƣợc ý kiến, nguyện vọng của nhân viên với nhà quản lý. Kết quả khảo sát là 67% ý kiến trả lời “ hông”. Hiện tại nhân viên chỉ có thể đề bạt nguyện vọng, ý kiến tại bộ phận và cuộc họp cuối quý của công ty. Do đ , họ không thể phát huy đƣợc kiến thức cũng nhƣ ý kiến của mình tới nhà quản lý. Mặt hạn chế này đã gây ảnh hƣởng tiêu cực đến thái độ làm việc của nhân viên.
53
đ. Triết lý quản lý và phong cách điều hành
Do đặc thù ngành nghề kinh doanh là tƣ vấn xây dựng và thi công xây dựng nên Công ty gặp khá nhiều rủi ro trong kinh doanh, đặc biệt là áp lực cạnh tranh cùng ngành. Chính vì thế mà nhà Lãnh đạo của Công ty luôn quan tâm đến việc làm sao để đạt đƣợc lợi nhuận cao với mức chí phí thấp hợp lý. Qua kết quả khảo sát về triết lý quản lý và phong cách điều hành của Công ty TNHH Xử lý nền đất yếu Bình Định đƣợc trình bày ở Phụ lục 6, cho thấy:
Kết quả khảo sát có 100% ý kiến trả lời “C ” cho thấy hầu hết tất cả các nhà quản lý đều rất thận trọng trong quyết định kinh doanh, khi thực hiện dự án thì nhà quản lý luôn cân nhắc giữa các yếu tố nhƣ chi phí, giá thành, chất lƣợng công trình, …sau đ mới đƣa ra quyết định.
Công ty luôn chú trọng đến nhân sự đặc biệt là nguồn nhân sự chủ chốt, hạn chế đến mức cao nhất thay đổi nhân sự chủ chốt. Kết quả khảo sát có 100% ý kiến trả lời “ hông” cho thấy môi trƣờng làm việc và phong cách quản lý ổn định giúp cho hoạt động kiểm soát thuận lợi.
Có 73% ý kiến cho rằng, khi có sai phạm xảy ra nhà quản lý luôn xử lý minh bạch, công bằng và nhất quán đã giúp hạn chế tối đa sự lặp lại các sai phạm, điều chỉnh hành vi của nhân viên đúng đắn hơn, phù hợp với mục tiêu phát triển của công ty.
Tuy nhiên, việc nghiên cứu giám sát các rủi ro của công ty chỉ ở tại bộ phận kế toán, bộ phận chăm s c khách hàng, phần lớn công ty vẫn chấp nhận rủi ro để có lợi nhuận. Kết quả khảo sát có 47% ý kiến trả lời “C ” và 53% ý kiến trả lời “ hông” cho thấy nhà quản lý chấp nhận chịu lỗ một vài chi phí để có thể giành dự án bằng cách chịu giảm chi phí xuống để trúng thầu dự án.
Ngoài ra, do nhà quản lý chƣa nhận thức đúng đắn về các nguyên nhân có thể ảnh hƣởng đến rủi ro. Kết quả khảo sát có 57% ý kiến cho rằng nhà