7. Kết cấu của đề tài
1.3.2. Kiểm soát tổ chức chấp hành dự toán chi
Tổ chức chấp hành dự toán chi là quá trình sử dụng tổng hợp các biện pháp kinh tế tài chính, hành chính nhằm biến các chỉ tiêu chi ghi trong dự toán ngân sách của đơn vị thành hiện thực. Trên cơ sở dự toán ngân sách đƣợc giao, các đơn vị sự nghiệp tổ chức triển khai thực hiện, đƣa ra các biện pháp cần thiết đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ chi đƣợc giao đồng thời phải có kế hoạch sử dụng kinh phí ngân sách theo đúng mục đích, chế độ, tiết kiệm và có hiệu quả.
Đối với dự toán chi thƣờng xuyên đƣợc cấp có thẩm quyền giao, đơn vị sự nghiệp đƣợc điều chỉnh nội dung chi cho phù hợp với tình hình thực tế của đơn vị, đồng thời gửi cơ quan cấp trên và Kho bạc Nhà nƣớc nơi đơn vị mở tài khoản giao dịch để theo dõi, quản lý, thanh toán, quyết toán. Cuối năm ngân sách dự toán chi hoạt động thƣờng xuyên và các khoản thu sự nghiệp chƣa sử dụng hết đơn vị đƣợc chuyển sang năm sau tiếp tục sử dụng.
nhóm mục chi; kinh phí cuối năm chƣa sử dụng hoặc không sử dụng hết thực hiện theo quy định của Luật ngân sách nhà nƣớc và các văn bản hƣớng dẫn của Bộ Tài chính.
Đối với việc phân phối kết quả hoạt động thu chi hàng năm dựa trên kết quả báo cáo công khai tài chính hàng năm của đơn vị đƣợc xác định trên cơ sở chênh lệch giữa tổng số thu và tổng số chi của đơn vị trong năm tài chính. Hàng năm sau khi trang trải các khoản chi phí, nộp thuế và các khoản nộp khác theo quy định; phần chênh lệch thu lớn hơn chi (thu, chi hoạt động thƣờng xuyên và nhiệm vụ Nhà nƣớc đặt hàng), đơn vị đƣợc sử dụng theo trình tự sau:
- Trích quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp: Trích tối thiểu 35% tổng số chênh lệch thu lớn hơn chi xác định trong năm.
- Chi thu nhập tăng thêm cho CBVC: Chi thu TNTT trong năm (không bao gồm phần chi TNTT bổ sung cho năm trƣớc) không vƣợt quá 2 lần quỹ tiền lƣơng cấp bậc, chức vụ trong năm do nhà nƣớc quy định.
Tổng số chênh lệch thu chi còn lại (sau khi trừ 35% trích Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp và chi thu nhập tăng thêm nêu trên) đƣợc phân bổ trích các quỹ còn lại nhƣ sau
- Quỹ phúc lợi và khen thƣởng: trích 40% (nhƣng tối đa không vƣợt quá 3 tháng lƣơng, tiền công và thu nhập tăng thêm bình quân trong năm)
- Quỹ dự phòng ổn định thu nhập: trích 60%.
Trƣờng hợp quỹ phúc lợi và khen thƣởng vƣợt quá 3 tháng lƣơng, tiền công và thu nhập tăng thêm bình quân trong năm thì điều chỉnh cho Quỹ dự phòng ổn định thu nhập hoặc quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp
Số kinh phí còn lại chƣa sử dụng đƣợc kết chuyển sang năm sau.
Căn cứ vào mức quy định trên đây, mức cụ thể chi trả thu nhập tăng thêm và trích lập các quỹ do thủ trƣởng đơn vị sự nghiệp quyết định theo quy
chế chi tiêu nội bộ của đơn vị
Nội dung chi của quỹ khen thƣởng, quỹ phúc lợi theo quy định trên bao gồm cả nội dung chi khen thƣởng, chi phúc lợi của hoạt động thu phí, lệ phí (đối với những đơn vị đƣợc giao thu phí, lệ phí).
Để kiểm soát tổ chức chấp hành dự toán chi, các đơn vị sự nghiệp cần tiến hành theo dõi chi tiết từng khoản chi trong kỳ của đơn vị đối chiếu với dự toán đã đƣợc duyệt, quy chế chi tiêu nội bộ tại đơn vị và thông qua kho bạc.
Một số vấn đề hay gặp trong chấp hành dự toán chi nhƣ sau:
- Khai khống các khoản chi tiền thông qua giả mạo chứng từ gốc nhƣ hóa đơn mua hàng, đơn đặt hàng để lấy tiền của đơn vị. Có ba thủ thuật giả mạo chúng từ gốc: Lập ra công ty hoặc thông đồng với một công ty nào đó để xuất hóa đơn cho những hàng hóa hoặc dịch vụ không có thật hoặc có giao hàng cung cấp dịch vụ nhƣng tính tiền với giá cao hơn. Chi trả không đúng cho nhà cung cấp: thủ tục gian lận thƣờng thực hiện là chi hai lần cho cùng một hóa đơn, trả tiền không đúng nhà cung cấp hay trả lố số tiền ghi trên hóa đơn. Nhân viên gian lận có thể thông đồng với nhà cung cấp để chia số tiền kiếm đƣợc hoặc thậm chí không cần thông đồng với nhà cung cấp mà đơn giản là yêu cầu họ trả lại số tiền dƣ và bỏ túi riêng.
- Mua hàng hay chi cho mục đích cá nhân nhƣng lại yêu cầu đơn vị trả tiền.
- Giả mạo séc để lấy tiền
Nhân viên giữ séc trắng hoặc lấy đƣợc séc trắng sẽ viết séc chi tiền, giả mạo chữ ký và ghi tên ngƣời nhận là bản thân ngƣời gian lận, hay dùng để chi trả cho nhà cung cấp dịch vụ hay hàng hóa mua cho cá nhân.
Nhân viên ghi séc sẽ ghi sai đối tƣợng thụ hƣởng so với chứng từ gốc kèm theo để chi tiền cho ngƣời thông đồng hay cho nhà cung cấp dịch vụ
hay hàng hóa dùng cho mục đích cá nhân. Cơ hội để họ thực hiện là khi vì áp lực thời gian, công việc... ngƣời ký séc không tập trung, hay lơ là và ký các séc ghi sai đối tƣợng thụ hƣởng.
Bản thân ngƣời có thẩm quyền ký séc lập và ký séc cho bản thân để lấy tiền của đơn vị.
1.3.3. Kiểm soát hạch toán và quyết toán chi
Công tác quyết toán là khâu cuối cùng của quá trình sử dụng kinh phí. Đây là quá trình phản ánh đầy đủ các khoản thu, chi và báo cáo quyết toán ngân sách theo đúng chế độ báo cáo về biểu mẫu, thời gian, nội dung và các khoản chi tiêu. Trên cơ sở các số liệu báo cáo quyết toán có thể đánh giá hiệu quả phục vụ của chính đơn vị đó, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch đồng thời rút ra ƣu, khuyết điểm của từng bộ phận trong quá trình quản lý để làm cơ sở cho việc quản lý ở chu kỳ tiếp theo, đặc biệt là làm cơ sở cho việc lập kế hoạch dự toán hoạt động của các đơn vị cho năm tiếp theo. Các đơn vị sự nghiệp thực hiện hạch toán vào các mục chi theo mục lục ngân sách đã quy định.
Nội dung của quyết toán gồm có: kiểm tra, đối chiếu, tổng hợp, phân tích số liệu kế toán và lập, gửi các báo cáo quyết toán, thực hiện báo cáo quý sau 15 ngày và báo cáo năm sau 45 ngày theo quy định của Nhà nƣớc. Trên cơ sở các số liệu BCQT có thể đánh giá hiệu quả phục vụ của viện, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch, rút ra ƣu khuyết điểm của từng bộ phận để làm cơ sở cho quản lý ở chu kỳ tiếp theo, đặc biệt là làm cơ sở cho việc lập kế hoạch tài chính của năm sau.
Việc kiểm soát hạch toán và quyết toán chi bao gồm:
Kiểm tra, đối chiếu, xác nhận tất cả các số liệu kế toán đã hạch toán thuộc mọi nghiệp vụ phát sinh trong năm hiện hành.
quan hoặc cá nhân có liên quan bằng văn bản và có đầy đủ chữ ký của thủ trƣởng và kế toán trƣởng.
Trƣờng hợp có sai sót, chênh lệch phải tìm rõ nguyên nhân và tiến hành điều chỉnh theo chế độ quy định. Tuyệt đối không thực hiện quyết toán khi các số liệu chƣa khớp đúng.
Cuối kỳ báo cáo theo mẫu biểu thống nhất và xử lý những trƣờng hợp trái với quy định để tránh tình trạng sai sót.