7. Kết cấu của đề tài
3.2.2. Về kiểm soát tổ chức chấp hành dự toán các khoản chi
Hoàn thiện kiểm soát các khoản chi mua thuốc, hóa chất, vật tƣ Chi mua thuốc, hóa chất, vật tƣ thƣờng là khoản chi có tỷ trọng lớn trong các khoản chi tại Viện. Vì vậy, cần hoàn thiện kiểm soát việc chi tiêu này. Một số mặt hàng mua nhƣng không tổ chức đấu thầu thì để thể hiện công khai, minh bạch, Viện cần phải tổ chức đơn vị cung cấp theo hình thức báo giá cạnh tranh (đơn vị gửi báo giá phải đƣợc niêm phong), có trung tâm lập biên bản mở, chọn, sau lập thủ tục mua theo quy định. Việc kiểm soát đƣợc thiết lập theo trình tự:
- Kiểm soát giấy dự trù mua hàng phải đúng thực tế, phải đƣợc phê duyệt và đánh số để kiểm tra, kiểm soát.
- Bộ phận mua hàng phải đảm bảo độc lập giữa các bộ phận chức năng, không đƣợc kiêm nhiệm, việc phê duyệt phải đúng thẩm quyền, đúng trình tự. Tách biệt độc lập giữa bộ phận mua hàng với bộ phận kế toán, thủ kho.
- Nghiệp vụ mua hàng, thanh toán phải đƣợc ghi sổ kịp thời vào các sổ có liên quan khi có đầy đủ chứng từ, hóa đơn, phiếu nhập kho đã đƣợc phê chuẩn. Nghiệp vụ mua hàng, thanh toán phải đƣợc ghi sổ đầy đủ bằng việc đánh số liên tục các giấy đề nghị mua hàng, phiếu nhập kho và kiểm tra tính liên tục của báo cáo nhận hàng, nhật ký mua hàng, các chứng từ này phải đảm bảo đầy đủ và chặt chẽ.
- Giai đoạn thanh toán phải đảm bảo ngƣời ký duyệt đúng thẩm quyền. - Hàng hóa mua về phải làm thủ tục nhập kho và đƣợc kiểm tra, đối
chiếu giữa các bộ phận chức năng. Khi có nhu cầu sử dụng lập phiếu xuất kho.
Đối với quy trình kiểm soát các khoản chi mua thuốc, hóa chất vật tƣ cần hoàn thiện lại theo Hình sau:
Hình 3.1: Hình quy trình kiểm soát các khoản chi mua thuốc, hóa chất, vật tƣ
(1) Khoa, phòng có nhu cầu lập giấy đề nghị mua hàng trình lãnh đạo phê duyệt.
(2) Giấy đề nghị mua hàng chuyển đến phòng KHTH.
(3) Căn cứ vào kế hoạch đƣợc duyệt, phòng KHTH tổ chức mua hàng nhƣ: liên hệ nhà cung cấp, tổng hợp số lƣợng đã đƣợc phê duyệt và tổ chức đấu thầu.
(4), (5) Bộ phận kế toán kiểm soát giá và lựa chọn giá mua hợp lý và thông báo cho phòng KHTH thực hiện mua hàng.
(6) Phòng KHTH liên hệ đặt hàng nhà cung cấp.
(7), (8), (9) Hàng mua về đƣợc nhập kho. Khi hóa phòng cho nhu cầu sử dụng thì lập phiếu xuất kho và cùng thực hiện hoạt động kiểm soát vật chất, đối chiếu giữa bộ phận mua hàng, bộ phận nhận hàng và kế toán để xác nhận nghiệp vụ mua hàng là có thật. (9 ) (1) (10) Khoa, phòng có nhu cầu Viện trƣởng Phòng KH-TH Phòng TCKT Nhà cung cấp Kho (8) (2) (3) (6) (4) (5) (7)
(10) Làm thủ tục thanh toán cho nhà cung cấp.
Xây dựng định mức tiêu hao thuốc, hóa chất, vật tƣ Luận văn đề xuất xây dựng định mức tiêu hao nhƣ sau:
- Thành lập hội đồng chuyên môn bao gồm: Viện trƣởng, Phó viện trƣởng, Kế toán trƣởng, trƣởng phòng KHTH, các Trƣởng khoa chuyên môn, điều dƣỡng trƣởng.
- Hội đồng xác định danh mục thuốc, vật tƣ tiêu hao dùng cho từng loại dịch vụ y tế. Đối với hóa chất dựa vào quy định theo catolog của máy. Sau đó chạy mẫu kiểm chuẩn để xác định mức tiêu hao.
- Hội đồng họp và xác định định mức hợp lý sau đó ký ban hành định mức thuốc, hóa chất, vật tƣ làm căn cứ thanh quyết toán.
Cần áp dụng các khuôn mẫu KSNB hiệu quả nhƣ COSO vào công tác quản lý tại Viện để kiểm soát việc chi tiêu hợp lý, hạn chế xảy ra sai sót và gian lận. Nâng cao cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin, để đảm bảo thông tin hoạt động từ cấp Viện đến các đơn vị trực thuộc đƣợc cập nhật đầy đủ, chính xác.
3.2.3.Về kiểm soát hạch toán, quyết toán các khoản chi
Về kiểm soát hạch toán, quyết toán các khoản chi, Viện Sốt rét - Ký sinh trùng - Côn trùng Quy Nhơn cần thực hiện một số giải pháp sau:
- Cần có các mốc thời gian cụ thể trong việc hoàn thành các chứng từ cho công tác kế toán, chẳng hạn, chứng từ công tác phí cần nộp sau khi hoàn thành chuyến công tác trong thời hạn 1 tuần, tránh để số lƣợng chứng từ dồn vào cuối kì, thời điểm quyết toán, sẽ khó đảm bảo việc quản lý chi tại Viện.
- Việc kiểm kê các tài sản cố định có giá trị lớn cần có sự tham gia đầy đủ của các thành viên, nhất là kế toán. Việc kiểm kê chính xác thì mới đảm bảo quyết toán chính xác các khoản chi tại Viện
sinh trùng - Côn trùng Quy Nhơn cần lập thêm các báo cáo tháng, quý nhằm có căn cứ kiểm soát nguồn lực tài chính, hoạt động tại Viện.
- Trong những năm qua, số lƣợng cán bộ không ngừng tăng lên. Tuy nhiên, hiện nay vẫn còn tình trạng vừa thừa, vừa thiếu cán bộ có trình độ, có năng lực phù hợp với công việc. Do vậy, Viện cần thực hiện sắp xếp tổ chức bộ máy, biên chế theo hƣớng tinh gọn và hoạt động hiệu quả.
- Cần triển khai công tác khoán kinh phí đến một số khoa chuyên môn nhằm hạn chế tình trạng chi tiêu tùy tiện. Trong thời gian tới, Viện cần xây dựng chức năng nhiệm vụ cụ thể từng phòng ban liên quan đến công tác tài chính, chủ động thực hiện khoán biên chế và kinh phí quản lý hành chính cho tất cả phòng ban và khoa chuyên môn trong Viện. Điều này sẽ giúp các khoa và các phòng ban chủ động trong việc bố trí kinh phí cho hoạt động của khoa phòng mình trong năm, hạn chế tình trạng cơ chế xin - cho trong chi tiêu tài chính.
- Triệt để thực hiện tiết kiệm các khoản chi về quản lý hành chính nhƣ: điện, nƣớc, điện thoại, văn phòng phẩm, công tác phí… hạn chế tổ chức các cuộc họp, hội nghị không cần thiết.
- Xây dựng hệ thống định mức, tiêu chuẩn chế độ chi tiêu theo quy định chi tiêu nội bộ hợp lý.
3.2.4. Về công tác thanh tra, kiểm tra
3.2.4.1. Tăng cường công tác kiểm tra và tự kiểm tra các khoản chi trong đơn vị
Kiểm tra, kiểm soát các khoản chi là công việc thƣờng xuyên tác động lên mọi hoạt động thuộc chức năng, nhiệm vụ của Viện để phục vụ cho công tác quản lý, điều hành đƣợc tốt hơn, uốn nắn, ngăn ngừa những sai phạm có thể xảy ra. Do vậy, tự kiểm tra các khoản chi trong đơn vị cần tăng cƣờng và đảm bảo có hiệu quả.
- Mục đích của công tác tự kiểm tra các khoản chi là: phát hiện và chấn chỉnh kịp thời các sai phạm, áp dụng các biện pháp xử lý các sai phạm theo đúng thẩm quyền. Đồng thời tổ chức rút kinh nghiệm, đánh giá những tồn tại, tìm ra nguyên nhân và đƣa ra phƣơng hƣớng, biện pháp khắc phục nhằm tăng cƣờng công tác quản lý tài chính, KSNB chi trong đơn vị.
Để thực hiện đƣợc mục đích trên thì hàng năm lãnh đạo Viện phải xây dựng kế hoạch kiểm tra, KSNB các khoản chi ngay từ đầu. Cụ thể:
- Lập kế hoạch kiểm tra: Trong kế hoạch phải xác định rõ những ngƣời chịu trách nhiệm kiểm tra từng khâu công việc, đối tƣợng kiểm tra, nội dung và thời gian kiểm tra.
- Nội dung kiểm tra:
Kiểm tra các khoản chi sự nghiệp: kiểm tra việc chấp hành các thủ tục chi tiêu, định mức, tiêu chuẩn theo quy định của Nhà nƣớc và theo quy chế chi tiêu nội bộ bao gồm các khoản chi: chi thanh toán cá nhân nhƣ tiền lƣơng, phụ cấp lƣơng, bảo hiểm..., chi thanh toán hàng hoa, dịch vụ, chi mua sắm, sữa chữa duy tu, bảo dƣỡng thƣờng xuyên cơ sở vật chất, máy móc thiết bị tại đơn vị và các khoản chi khác.
Trong quá trình kiểm tra, kiểm soát các khoản chi bộ phận kế toán phải tự kiểm tra việc thực hiện các chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán và các quy định pháp luật hiện hành về kế toán nhƣ: kiểm tra việc lập, thu thập, xử lý chứng từ kế toán; kiểm tra việc mở sổ, ghi sổ, khóa sổ kế toán; kiểm tra việc áp dụng và ghi chép các tài khoản kế toán; kiểm tra việc lập báo cáo tài chính, phân tích, nộp và sử dụng báo cáo tài chính; kiểm tra việc thực hiện kiểm kê tài sản theo quy định của Nhà nƣớc, việc lƣu trữ hồ sơ tài liệu kế toán.
- Báo cáo kết quả kiểm tra: khi hoàn thành công việc kiểm tra phải báo cáo và công khai kết quả kiểm tra. Quá trình kiểm tra các khoản chi nếu có phát hiện sai sót cần phải đề xuất biện pháp để sữa chữa và điều chỉnh kịp
thời. Đồng thời tổ chức rút kinh nghiệm, đánh giá nhứng tồn tại, tìm ra nguyên nhân và đƣa ra phƣơng hƣớng, biện pháp khắc phục nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB chi, tăng cƣờng công tác quản lý tài chính cho đơn vị.
3.2.4.2. Thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ
Để hoạt động quản lý, kiểm tra, kiểm soát các khoản chi tại đơn vị đạt đƣợc hiệu quả cao thì bên cạnh việc thiết kế các thủ tục kiểm soát đòi hỏi phải tổ chức bộ phận kiểm toán nội bộ. Kiểm toán nội bộ là một bộ phận không thể thiếu trong hệ thống quản lý cũng nhƣ kiểm soát nội bộ của một đơn vị, nó có chức năng kiểm tra, đánh giá tính phù hợp, hiệu quả, sự tuân thủ pháp luật cũng nhƣ các quy định của hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị, phát hiện đƣợc những tồn tại, sơ hở, yếu kém trong quản lý, bảo vệ tài sản để đƣa ra kiến nghị và đề xuất các giải pháp cải tiến, hoàn thiện hệ thống quản lý, hệ thống kế toán và cả hệ thống kiểm soát nội bộ. Thông qua chức năng đảm bảo và chức năng tƣ vấn cho lãnh đạo, kiểm toán nội bộ đang dần đƣợc xem là công cụ hữu hiệu để lãnh đạo Viện kiểm soát mọi hoạt động và quản lý các rủi ro trong các khoản chi tại đơn vị đƣợc tốt hơn khi mà quy mô và độ phức tạp ngày càng lớn của đơn vị vƣợt quá tầm kiểm soát trực tiếp của họ. Do vậy, việc thiết lập bộ phận kiểm toán nội bộ là một vấn đề hết sức cần thiết góp phần hoàn thiện và tăng cƣờng tính hữu hiệu của hệ thống quản lý trong đơn vị.
Hiện nay tại Viện không có bộ phận kiểm toán nội bộ để kiểm soát thực hiện việc tuân thủ các quy định về quản lý, kiểm soát những khoản chi tại đơn vị.Việc tuân thủ các quy định chỉ do nhận thức của từng cán bộ viên chức, hơn nữa không có hoạt động đánh giá định kỳ một cách nghiêm túc hệ thống kiểm soát nội bộ để có những điều chỉnh, cải tiến nhằm khắc phục những hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ chi. Cho nên quy trình thực hiện có thể không còn phù hợp và không mang lại hiệu quả của công việc quản lý, kiểm tra, kiểm soát các
khoản chi thì đòi hỏi phải tổ chức bộ phận kiểm toán nội bộ. Bộ phận này độc lập với các phòng ban chức năng khác, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của lãnh đạo, kiểm tra, kiểm soát tính kinh tế, tính hiệu quả của từng mục chi trong đơn vị, xác định những khoản chi gây lãng phí, không hiệu quả trong hoạt động, phát hiện các sai phạm, gian lận xảy ra ở các bộ phận và báo cáo với lãnh đạo để có những biện pháp khắc phục kịp thời. Đồng thời đánh giá việc thực hiện quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị và thực thi công tác kế toán.
Bộ phận kiểm toán nội bộ thực hiện với các nội dung cụ thể sau:
Về mô hình tổ chức bộ phận kiểm toán nội bộ: Để có thể hoạt động linh hoạt, không quá cồng kềnh, có thể thành lập gồm 4 ngƣời, trong đó có một Trƣởng phòng kiểm toán nội bộ chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Lãnh đạo, một Phó phòng kiểm toán nội bộ chịu trách nhiệm quản lý, huấn luyện các kiểm toán viên nội bộ trong việc thực thi các nhiệm vụ của họ dƣới sự chỉ đạo trực tiếp của Trƣởng phòng kiểm toán nội bộ và hai kiểm toán viên độc lập thực hiện nhiệm vụ kiểm toán. Bộ phận kiểm toán phải đƣợc tổ chức độc lập với các phòng ban, bộ phận khác trong đơn vị, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Viện trƣởng. Bộ phận này có quyền kiểm tra, giám sát tất cả các hoạt động của các bộ phận khác trong đơn vị, có trách nhiệm phát hiện các sai phạm, gian lận xảy ra ở các bộ phận và báo cáo với Lãnh đạo để kịp thời có biện pháp xử lý.
Về nhiệm vụ của bộ phận kiểm toán nội bộ:
- Thực hiện việc giám sát, kiểm tra nhiệm vụ công tác hàng năm của đơn vị.
- Kiểm tra việc sử dụng kinh phí hoạt động từ nguồn NSNN cấp, các khoản thu sự nghiệp, chấp hành chế độ quản lý tài chính, tài sản và công tác tự kiểm tra tài chính của đơn vị.
Với một bộ phận kiểm toán nội bộ làm việc có trách nhiệm và hiệu quả, hệ thống kiểm soát nội bộ các khoản chi của Viện đƣợc kiểm tra và hoàn thiện,
điều này sẽ giúp nâng cao ý thức của nhân viên trong việc tuân thủ quy trình đã đƣợc thiết lập và làm cho hoạt động kiểm soát đạt đƣợc kết quả cao hơn.