7. Kết cấu của đề tài
2.2.4. Kiểm soát hạch toán và quyết toán các khoản chi tại Viện Sốt ré t-
toán, đúng đối tƣợng chi, chấp hành đúng dự toán chi đã đƣợc duyệt.
2.2.4. Kiểm soát hạch toán và quyết toán các khoản chi tại Viện Sốt rét - Ký sinh trùng - Côn trùng Quy Nhơn Ký sinh trùng - Côn trùng Quy Nhơn
Dựa vào chế độ kế toán
Viện Sốt rét - Ký sinh trùng - Côn trùng Quy Nhơn hạch toán và quyết toán các khoản chi theo thông tƣ 107/2017/TT-BTC về chế độ kế toán hành chính sự nghiệp. Thông qua công tác hạch toán kế toán, Viện có thể kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch chi tài chính, tình hình thu nộp, thanh toán, kiểm tra việc giữ gìn, sử dụng tài sản, sử dụng kinh phí, phát hiện và ngăn ngừa kịp thời những vƣớng mắc, sai phạm trong chế độ chính sách, thể lệ tài chính của Nhà nƣớc và của Viện. Các khâu trong quy trình chi tiêu đều đƣợc hạch toán kế toán, lập báo cáo đầy đủ nhƣ: Chi tiền lƣơng, tiền công phải có bảng chấm công và bảng thanh toán tiền lƣơng. Các khoản chi mua ngoài phải có báo cáo mua hàng theo quy định hiện hành và phù hợp với giá cả thị trƣờng tại thời điểm mua.
Dựa vào kho bạc
Kho bạc cũng là một khâu quan trọng trong quá trình thanh quyết toán các khoản thu, chi tại đơn vị, cụ thể:
- Nguồn kinh phí do NSNN cấp của Viện chủ yếu là kinh phí hoạt động thƣờng xuyên, kinh phí đào tạo, kinh phí các chƣơng trình mục tiêu quốc gia và kinh phí thực hiện đề tài NCKH.
Hình 2.5: Quy trình nhận kinh phí từ NSNN cấp
(1) Phòng TCKT trình lãnh đạo thông qua dự toán gởi ra Bộ Y tế.
(2) Bộ Y tế ra quyết định giao dự toán cho đơn vị đồng thời gởi KBNN nhập ngân sách cho đơn vị.
(3) Theo nhu cầu chi, Viện lập giấy rút dự toán ngân sách (bằng tiền mặt, chuyển khoản).
Do Viện có lƣợng tiền mặt từ nguồn thu viện phí hàng ngày nên Viện lấy tiền từ nguồn thu này chi trƣớc cho những hoạt động từ nguồn NSNN cấp. Sau đó kế toán kho bạc xác định nhu cầu tiền mặt đã sử dụng tại đơn vị từ nguồn ngân sách cấp để lập giấy rút dự toán bằng tiền mặt chi tiết theo nguồn kinh phí, nhóm, mục chi và trình lãnh đạo phê duyệt rồi gửi ra KBNN để làm căn cứ cấp phát. Điều này chỉ kiểm soát đƣợc việc thu đủ, rút đủ các nguồn nhƣng không phân biệt thu đúng theo bản chất nguồn kinh phí.
(4) Nếu rút dự toán bằng tiền mặt thì thủ quỹ đến kho bạc nhận tiền và kế toán ra phiếu thu.
(5) Hằng quý Viện lập bảng đối chiếu dự toán với kho bạc.
Việc quyết toán các khoản chi thông qua kho bạc sẽ đảm bảo Viện Sốt rét - Ký sinh trùng - Côn trùng Quy Nhơn chi theo đúng dự toán đã đƣợc duyệt.
Rủi ro xảy ra đối với việc thu NSNN cấp tại đơn vị là việc thu nhận kinh phí từ NSNN cấp đƣợc thực hiện có thể hàng tháng hoặc nhiều tháng sau
Phòng TCKT, Ban lãnh đạo Bộ Y tế Thủ quỹ Kho bạc nhà nƣớc Bảng đối chiếu dự toán (1) (2) (3) (4) (5) (5) (2)
khi kế toán tổng hợp chứng từ xác định đã chi để rút tiền, vì vậy khi có sai phạm trong tháng sẽ không đƣợc điều chỉnh kịp thời, khối lƣợng chứng từ thu dồn lại rất nhiều vì vậy rất khó kiểm tra, điều này sẽ dẫn đến những sai sót trong công tác thu nhƣ: Thu không đúng định mức, thu thiếu so với dự toán, gian lận, sai sót trong công tác thu, các khoản thu bị bỏ quên.
Xác định được những rủi ro trên đơn vị đã đưa ra biện pháp kiểm soát như sau:
- Đơn vị kiểm soát nguồn kinh phí NSNN cấp thông qua dự toán đƣợc cấp có thẩm quyền phê duyệt, đối chiếu nguồn kinh phí nhận đƣợc và dự toán đƣợc lập từ đầu năm của đơn vị.
- Đối với phần kinh phí NSNN đảm bảo hoạt động thƣờng xuyên (đơn vị đảm bảo một phần kinh phí), cơ quan tài chính cấp bằng hạn mức kinh phí vào chi khác. KBNN thực hiện cấp phát cho đơn vị và hạch toán theo mục lục NSNN (nếu đã xác định đƣợc nội dung chi). Trƣờng hợp chƣa xác định đƣợc nội dung chi, KBNN thực hiện thanh toán cho đơn vị và tạm thời hạch toán vào mục chi khác, đồng thời yêu cầu đơn vị xác định rõ mục chi để hạch toán chi theo mục lục NSNN trƣớc khi thực hiện thanh toán lần sau.
- KBNN thực hiện cấp phát, thanh toán kinh phí cho các đơn vị khoán chi khi có đủ điều kiện sau:
+ Quyết định của cơ quan có thẩm quyền cho phép dịch vụ thực hiện khoán biên chế, kinh phí quản lý hành chính và nguồn kinh phí đƣợc giao khoán.
+ Dự toán chi của đơn vị đã đƣợc duyệt trong phạm vi kinh phí đƣợc khoán theo mục lục NSNN.
+ Còn đủ kinh phí để thanh toán, đã đƣợc Thủ trƣởng đơn vị hoặc ngƣời đƣợc uỷ quyền chuẩn chi. Có đủ hồ sơ chứng từ liên quan đến từng
khoản chi.
+ Để kiểm soát nguồn kinh phí NSNN cấp: Thực hiện chi có đúng theo dự toán do đơn vị lập hay không thì tuỳ theo tính chất của từng khoản chi, các hồ sơ chứng từ thanh toán bao gồm:
++ Đối với các khoản chi lƣơng và phụ cấp lƣơng là bản đăng ký biên chế, quỹ lƣơng đƣợc cơ quan có thẩm quyền duyệt, phƣơng án chi trả tiền lƣơng của đơn vị, danh sách những ngƣời hƣởng lƣơng, bảng tăng giảm biên chế, quỹ tiền lƣơng.
++ Với những khoản chi mua sắm vật tƣ, trang thiết bị, phƣơng tiện sửa chữa nhỏ hồ sơ chứng từ bao gồm: dự toán mua sắm, sửa chữa nhỏ đƣợc duyệt quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu (trƣờng hợp phải thực hiện đấu thầu), hợp đồng mua bán hàng hoá dịch vụ, phiếu báo giá của đơn vị cung cấp hàng hoá, dịch vụ, các hồ sơ chứng từ khác có liên quan nhƣ séc, uỷ nhiệm chi …
++ Đối với các khoản chi thƣờng xuyên khác là bảng kê chứng từ thanh toán có chữ ký đầy đủ của Thủ trƣởng hoặc ngƣời đƣợc uỷ quyền và Kế toán trƣởng.
Qua nội dung kiểm soát nhƣ trên ta thấy, việc kiểm soát khoản thu kinh phí từ NSNN cấp rất chặt chẽ bởi vì tất cả các khoản kinh phí NSNN cấp theo dự toán đầu năm của đơn vị đều thông qua KBNN và KBNN có trách nhiệm kiểm soát các hồ sơ, chứng từ, điều kiện chi và thực hiện cấp phát, thanh toán kịp thời các khoản chi NSNN theo đúng quy định KBNN tham gia với cơ quan tài chính, cơ quan quản lý nhà nƣớc có thẩm quyền trong việc kiểm tra tình hình sử dụng kinh phí NSNN và xác nhận số thực chi NSNN qua KBNN của đơn vị.
cho đơn vị sử dụng kinh phí NSNN biết, đồng thời gửi cơ quan tài chính đồng cấp giải quyết trong các trƣờng hợp sau:
Chi không đúng mục đích, đối tƣợng theo dự toán đƣợc duyệt; chi không đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi đƣợc cấp có thẩm quyền quy định.
Công tác quyết toán là khâu cuối cùng của quá trình sử dụng kinh phí. Đây là quá trình phản ánh đầy đủ các khoản thu, chi và báo cáo quyết toán ngân sách theo đúng chế độ báo cáo về biểu mẫu, thời gian, nội dung và các khoản chi tiêu. Trên cơ sở các số liệu báo cáo quyết toán có thể đánh giá hiệu quả phục vụ của chính đơn vị đó, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch đồng thời rút ra ƣu, khuyết điểm của từng bộ phận trong quá trình quản lý để làm cơ sở cho việc quản lý ở chu kỳ tiếp theo, đặc biệt là làm cơ sở cho việc lập kế hoạch dự toán hoạt động của các đơn vị cho năm tiếp theo.