7. Cấu trúc của luận văn
3.2.3 Hoàn thiện về tổ chức hệ thống sổ kếtoán
Để phù hợp với việc xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết nhƣ đã trình bày ở trên, Chi cục thuếcần thiết kế bổ sung các mẫu sổ chi tiết phản ánh các khoản thu, các khoản chi trong các bộ phận kế toán phục vụ quá trình lập báo cáo tài chính và các báocáoquảntrịnộibộkhác.
Hệ thống sổ sách kế toán cần đƣợc thiết kế khoa học, hợp lý, tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu trên cơ sở áp dụng có hiệu quả ứng dụng CNTT.
Hiện nay, Chi cục thuếphần mềm kế toán đang đƣợc áp dụng tại Chi cục thuếcòn nhiều hạn chế, các mẫu sổ chƣa đáp ứng yêu cầu chi tiết hóa, cụ thể hóa thông tin kế toán, chƣa sửa đổi, bổ sung phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. Vì vậy, Chi cục thuế cần phải lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp, hệ thống sổ kế toán phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Một là, đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý của các thông tin phản ánh trong
59
sổ kếtoán;
Hai là, việc thiết kế các mẫu sổ và trình tự ghi chép vào sổ kế toán phải đảm bảo đƣợc yêu cầu quản lý vừa phù hợp với hệ thống tài khoản, phƣơng pháp hạch toán và các báo cáo kế toán hiệnhành;
Ba là, đảm bảo tính khoa học, dễ hiểu, dễ làm, dễ đối chiếu, dễ kiểm tra, thuận lợi cho việc lập và sử dụng các phần mềm kế toán vào công tác hạch toán.
Ngoài ra, để đáp ứng yêu cầu quản lý chi tiết cũng nhƣ cung cấp kịp thời thông tin cho nhà quản trị đơn vị ra quyết định, hệ thống sổ kế toán của Chi cục thuếcũng cần đƣợc hoàn thiện.
Hệ thống sổ kế toán của Chi cục thuế khi đƣợc lập và in ra cần phải đƣợc thực hiện các yếu tố pháp lý nhƣ điền đầy đủ số trang, ngày mở sổ, ký chứng từ đầy đủ, đóng dấu giáp lai và đóng dấu của đơn vị, nghiêm túc chấp hành nguyên tắc sửa chữa số liệu đã có quy định, tránh để tình trạng tẩy xóa, sai sót trên sổ, bảo quản và giữ gìn sổ theo đúng quyđịnh.
Đề nghị đơn vị Chi cục thuế huyện Hoài Ân phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên kế toán, kế toán trƣởng (và ngƣời đƣợc ủy quyền), Thủ trƣởng đơn vị (và ngƣời đƣợc ủy quyền) quản lý để tiện kiểm tra khi cần. Mỗi ngƣời phải ký ba chữ ký mẫu trong sổ đăng ký.
Riêng sổ quỹ tiền mặt, đề nghị kế toán và thủ quỹ thực hiện khóa sổ vào cuối ngày để đối chiếu số dƣ giữa báo cáo tồn quỹ hàng ngày của thủ quỹ với số dƣ trên sổ của bộ phận kế toán. Nếu thủ quỹ phát hiện có sự chênh lệch số tiền đối với sổ kế toán, thì cả hai bộ phận này tiến hành đối chiếu ngay để hoàn thiện. Kế toán trƣởng nên thƣờng xuyên kiểm tra sổ quỹ nhắc nhở việc hoàn thiện sổ theo đúng quy định về đóng dấu giáp lai, đánh số trang...