7. Cấu trúc của luận văn
2.1.3 Đặc điểm tổ chức kếtoán tại CCT huyện Hoài Ân
Tổ chức bộ máy kế toán cần đƣợc hiểu nhƣ là việc tạo ra mối quan hệ giữa các cán bộ, nhân viên kế toán cùng các phƣơng tiện kỹ thuật ghi chép, tính toán, thông tin đƣợc trang bị để thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ khâu thu nhận, kiểm tra, xử lý đến khâu tổng hợp, phân tích và cung cấp những thông tin kinh tế về các hoạt động của đơn vị, phục vụ công tác quản lý. Do đó, tổ chức bộ máy kế toán là một trong những nội dung quan trọng trong tổ chức công tác kế toán ở các đơn vị sự nghiệp công lập, bởi suy cho cùng thì chất lƣợng của công tác kế toán phụ thuộc trực tiếp vào trình độ, khả năng thành thạo, đạo đức nghề nghiệp và sự phân công, phân nhiệm hợp lý các nhân viên trong bộ máy kếtoán.
Thông thƣờng những nội dung chính của tổ chức bộ máy kế toán trong các đơn vị sự nghiệp công lập bao gồm xác định số lƣợng nhân viên cần phải có; yêu cầu về trình độ nghề nghiệp; bố trí và phân công nhân viên thực hiện các công việc cụ thể; xác lập mối quan hệ giữa các bộ phận kế toán với nhau cũng nhƣ giữa bộ phận kế toán với các bộ phận quản lý khác có liên quan, kế hoạch công tác và việc kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch; …
Để tổ chức bộ máy kế toán cần phải căn cứ vào hình thức tổ chức công tác kế toán (tập trung, phân tán hay kết hợp giữa tập trung và phân tán), vào đặc điểm tổ chức và quy mô hoạt động của đơn vị, vào tình hình phân cấp
31
quản lý, khối lƣợng, tính chất và mức độ phức tạp của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính cũng nhƣ yêu cầu, trình độ của cán bộ quản lý, cán bộ kế toán. Cụ thể căn cứ vào các nội dung sau:
Một là, tổ chức quản lý của đơn vị. Tổ chức bộ máy kế toán trong đơn vị sự nghiệp công lập cần phù hợp với cơ cấu tổ chức quản lý của đơn vị (nhƣ quy mô của đơn vị và các đơn vị phụ thuộc, cơ cấu các bộ phận phòng ban trong đơn vị, cơ cấu tổ chức bộ phận tài chính kế toán).
Hai là, căn cứ khối lƣợng công việc kế toán. Khối lƣợng công việc bộ máy kế toán của đơn vị sự nghiệp công lập cần đảm nhiệm những nội dung nhƣ đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin kế toán theo yêu cầu, theo dõi, ghi chép các đối tƣợng kế toán và đối tƣợng quản lý chi tiết, xử lý hệ thống chứng từ kế toán, khối lƣợng dữ liệu cần xử lý, hạch toán trên các tài khoản kế toán cho các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, lập và gửi báo cáo kế toán theo quy định,… Khối lƣợng công việc kế toán đƣợc ƣớc tính dựa trên đặc điểm hoạt động của đơn vị, mức độ phức tạp của hoạt động, của yêu cầu thông tin và yêu cầu quản lý trong đơnvị.
Ba là, đặc điểm và định hƣớng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý của đơn vị sự nghiệp công lập. Công nghệ thông tin làm thay đổi cơ bản công việc của nhân viên kế toán: Giảm khối lƣợng công việc ghi chép, tìm kiếm, xử lý, giảm các hạn chế liên quan đến khối lƣợng nghiệp vụ, hạn chế về không gian và thời gian, … Nhân viên kế toán có thể chuyển từ việc ghi sổ, nhập liệu các dữ liệu kế toán sang việc kiểm soát, phân tích dữ liệu và cung cấp thông tin kế toán. Do đó, khi tổ chức bộ máy kế toán cần quan tâm đến các vấn đề nhƣ đặc điểm hệ thống trang thiết bị và cơ sở hạ tầng kỹ thuật hiện có của đơn vị sự nghiệp công lập, định hƣớng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quảnlý.
Hiện nay, các đơn vị sự nghiệp công lập có thể tổ chức bộ máy kế toán
32
theo các hình thứcsau:
- Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung: Còn gọi là mô hình một
cấp. Đơn vị kế toán độc lập chỉ tổ chức một phòng kế toán trung tâm để thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ việc xử lý chứng từ, ghi sổ kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết, lập báo cáo kế toán, phân tích kinh tế các hoạt động. Trƣờng hợp đơn vị kế toán có các đơn vị trực thuộc thì không có tổ chức kế toán riêng mà chỉ có nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ thu thập chứng từ, hƣớng dẫn và thực hiện hạch toán ban đầu các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh thuộc phạm vi đơn vị mình, kiểm tra các chứng từ thu nhận đƣợc và định kỳ gửi toàn bộ chứng từ về phòng kế toán trung tâm.
Nhƣ vậy, ƣu điểm nổi bật của mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung là đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất đối với công tác kế toán, kiểm tra, xử lý và cung cấp thông tin kế toán một cách kịp thời tình hình hoạt động của đơn vị thông qua thông tin kế toán cung cấp, từ đó thực hiện kiểm tra, chỉ đạo sát sao của lãnh đạo đơn vị đối với toàn bộ hoạt động của đơn vị; đồng thời tạo điều kiện trang bị và ứng dụng phƣơng tiện kỹ thuật ghi chép, tính toán và thông tin hiện đại trong công tác kế toán, bồi dƣỡng và nâng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ, nhân viên kế toán và nâng cao hiệu suất công tác kế toán.
Tuy nhiên bên cạnh những ƣu điểm nêu trên, có thể thấy mô hình này không phù hợp với những đơn vị có phạm vi hoạt động rộng, các cơ sở của đơn vị phụ thuộc đặt ở xa đơn vị trung tâm. Đối với những đơn vị sự nghiệp công lập có địa bàn hoạt động phân tán thì việc kiểm tra, giám sát tại chỗ của kế toán đối với các hoạt động của các cơ sở phụ thuộc phần nào bị hạn chế, thông tin kinh tế do kế toán cung cấp cho lãnh đạo các cơ sở phụ thuộc thƣờng không kịp thời ảnh hƣởng tới sự chỉ đạo của lãnh đạo cơ sở sở phụ thuộc đối với các hoạt động ở các cơ sở phụ thuộc đó…
33
Kế toán trƣởng đơn vị hạch toán
Hình 2.1: Tổ chức bộ máy kế toán tập trung
(Nguồn trích dẫn từ sách chế độ kế toán Việt Nam)
Nhƣ vậy, tổ chức hợp lý bộ máy kế toán với sự phân công, phân nhiệm rõ ràng, xác định mối quan hệ giữa các nhân viên kế toán với nhau, mối quan hệ giữa bộ máy kế toán với các bộ phận quản lý khác trong đơn vị là một trong những nội dung quan trọng và là yếu tố quyết định hoàn toàn tới chất lƣợng công tác kế toán của một đơnvị.
2.2 Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại CCT huyện Hoài Ân
Để đánh giá đƣợc thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Chi cục thuế huyện Hoài Ân, tôi đã sử dụng phƣơng pháp phỏng vấn trực tiếp kế toán trƣởng và kế toán nghiệp vụ tại đơn vị và trong quá trình làm việc tại đơn vị.
2.2.1. Thực trạng tổ chức chứng từ kế toán
Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán là khâu công việc quan trọng đối với toàn bộ quy trình kế toán bởi nó cung cấp các thông tin ban đầu về các đối tƣợng kế toán. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán chính là thiết kế hệ thống thông tin ban đầu trên hệ thống các loại chứng từ đƣợc
Các nhân viên kế toán phần hành
tại trung tâm
Bộ phận tài chính và tổng hợp tại
trung tâm
Nhân viên hạch toán ban đầu, báo sổ từ đơn vị trực thuộc
Các phần hành kế toán hoạt động
trung tâm
34
luân chuyển theo một trật tự xác định nhằm các mục đích quản lý và thực hiện các giai đoạn tiếp theo của quá trình hạch toán. Nhƣ vậy nếu nhƣ tổ chức hợp lý, khoa học hệ thống chứng từ kế toán sẽ có ý nghĩa nhiều mặt về pháp lý, về quản lý và về kế toán.
Trên cơ sở xác định loại chứng từ kế toán phù hợp với nội dung của từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán còn phải xác định chứng từ cần sử dụng thuộc loại bắt buộc hay hƣớng dẫn để lập, tổ chức luân chuyển, quản lý và sử dụng cho đúng chế độ và phù hợp với đặc điểm và yêu cầu quản lý của đơnvị.
Tất cả các chứng từ kế toán do đơn vị lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán đơn vị. Bộ phận kế toán phải kiểm tra toàn bộ chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra, xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán.
Thu nhận thông tin kế toán là thu nhận thông tin về các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã thực sự hoàn thành, đây là thông tin về toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị. Để tổ chức thu nhận thông tin và hạch toán ban đầu, kế toán ghi nhận thông tin về đối tƣợng kế toán vào các bản chứng từ kế toán. Hệ thống chứng từkế toán áp dụng cho Chi cục thuế theo Thông tƣ số 107/2017TT-BTC ngày 10/10/2017của Bộ trƣởng Bộ Tài chính, gồm hệ thống chứng từ bắt buộc và hệ thống chứng từ hƣớng dẫn. Tùy từng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các đối tƣợng kế toán khác nhau, có mức độ phức tạp, quy mô khác nhau, mà đơn vị sử dụng các loại chứng từ phù hợp. Thực tế ở Chi Cục thuế, khi có các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh thì phòng kế toán đơn vị phải tổ chức kiểm tra các điều kiện để hạch toán ban đầu đầy đủ ở tất cả các bộ phận và đây là công việc khởi đầu của quy trình kế toán. Tùy thuộc vào loại nghiệp vụ thực hiện, loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh và số lƣợng nghiệp vụ để kế toán sử dụng các loại chứng từ kế toán phùhợp.
35
Quá trình phân loại, kiểm tra chứng từ tại đơn vị đều đảm bảo tuân thủ quy trình luân chuyển chứng từ qua 4 bƣớc nhƣ hình 2.2 dƣớiđây:
Hình 2.2: Quy trình luân chuyển chứng từ ở Chi Cục thuế huyện Hoài Ân
(Nguồn trích dẫn từ sách chế độ kế toán Việt Nam)
- Lập, tiếp nhận chứng từ kế toán:
Chi cục thuế đã chấp hành tốt công tác tổ chức chứng từ kế toán bằng việc xây dựng hệ thống biểu mẫu chứng từ tƣơng đối đầy đủ. Các chứng từ sử dụng hầu hết đều theo mẫu quy định bao gồm cả hai loại là chứng từ bắt buộc và chứng từ hƣớng dẫn. Tuy nhiên trong quá trình hoạt động, Chi cục thuế đã cải tiến, bổ sung một số chỉ tiêu và tự xây dựng thêm một số chứng từ để quản lý tốt nghiệp vụ phát sinh.
Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến hoạt động của Chi cục thuế đều đƣợc lập chứng từ kế toán về cơ bản theo đúng quy định của Nhà nƣớc. Tất cả các chứng từ kế toán đều tập trung ở Phòng TC- Nghiệp vụ- Ấn chỉ của đơn vị. Nhìn chung, nội dung các chứng từ kế toán đƣợc lập đều rõ ràng, đúng với từng nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Trên các chứng từ kế toán đều ghi rõ trách nhiệm từng ngƣời có liên quan đến chứng từ nhƣ ngƣời lập, ngƣời quản lý trực tiếp, chủ tài khoản, ... đảm bảo thực hiện ghi đầy đủ các yếu tố của chứng từ, đảm bảo chứng từ có tính pháp lý cao và đúng chế độ kế toán hiện hành và là căn cứ để tiến hành các phần hành kế toán hoặc khai báo và nhập dữ liệu vào máy tính theo yêu cầu của phần mềm kế toán ápdụng.
36
Ngoài ra, kết quả phỏng vấn khảo sát cũng cho thấy Chi cục thuế đã sử dụng các mẫu chứng từ có sẵn trên máy tính nhƣ Giấy rút dự toán ngân sách, Bảng thanh toán tiền lƣơng… Nhân viên kế toán chỉ cần bổ sung vào chứng từ các thông tin cần thiết về nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tuy nhiên, do hạn chế của phần mềm kế toán về giới hạn của số ký tự mà phần diễn giải nghiệp vụ kinh tế phát sinh đôi khi kế toán phải viết tắt hoặc quá tóm tắt nội dung nghiệp vụ dẫn đến thiếu rõ ràng trong việc phản nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh gây khó khăn cho quá trình ghi sổ kế toán cũng nhƣ công tác kiểm tra, thanh tra.
- Kiểm tra, ký chứng từ kế toán:
Chi cục thuế đã tổ chức kiểm tra chứng từ trƣớc khi sử dụng. Chứng từ đƣợc kiểm tra các vấn đề nhƣ tính hợp pháp của nội dung kinh tế các nghiệp vụ; tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu; tính chính xác của các số liệu trên chứng từ và kiểm tra các định khoản kế toán trên chứng từ. Việc kiểm tra chứng từ đƣợc thực hiện bởi kế toán phụ trách từng phần. Thông qua việc kiểm tra, các thông tin ghi trên chứng từ kế toán đƣợc xác nhận là chính xác, đúng đắn, đảm bảo chất lƣợng trƣớc khi ghi sổ kế toán và có thể phát hiện những sai sót hoặc dấu hiệu lợi dụng chứng từ kế toán. Kế toán trƣởng thực hiện việc kiểm tra lại và ký duyệt trƣớc khi trình Chi cục trƣởng ký duyệt.
Qua khảo sát thực tế và bản thân tự nghiên cứu tại Chi cục thuế thì một chứng từ kế toán đều trải qua ít nhất hai lần kiểm tra: Kiểm tra lần đầu và kiểm tra lầnsau.
Kiểm tra lần đầu là công việc kiểm tra của các kế toán phần hành nhằm kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp cũng nhƣ những điều kiện thực hiện các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ. Đây là khâu kiểm tra rất quan trọng bởi tính kịp thời và trực tiếp của nó ngay sau khi nghiệp vụ kinh tế phát
37
sinh. Kiểm tra lần sau do Kế toán trƣởng thực hiện sau khi nghiệp vụ kinh tế đã đƣợc hoàn thành và kế toán viên đã ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ đó vào chứng từ kế toán nhằm đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ kếtoán.
-Phân loại, sắp xếp, định khoản kế toán và ghi sổ kếtoán:
Sau khi đƣợc kiểm tra, chứng từ kế toán đƣợc phân loại, sắp xếp theo các tiêu thức khác nhau tùy theo nhu cầu quản lý của đơn vị. Lưu trữ, bảo quản chứng từ kếtoán:
Kết quả khảo sát thực tế về quá trình lƣu trữ, bảo quản chứng từ tại Chi cục thuế cho thấy các chứng từ kế toán phát sinh hàng tháng, sau khi đã đƣợc ghi sổ kế toán hoặc nhập số liệu vào máy vi tính đều đƣợc đóng thành tập, ghi rõ bên ngoài tập chứng từ các thông tin về thời gian và số hiệu, sau đó đƣa vào lƣu trữ và bảo quản theo chế độ quy định.
Hiện nay, qua khảo sát việc lƣu trữ chứng từ kế toán tại Chi cục thuế đều do bộ phận kế toán đảm nhận.
Cùng với việc tố chức chứng từ nhằm quản lý tốt các khoản thu, Chi cục thuế đã chú ý đến tố chức chứng từ nhằm ghi nhận đầy đủ, kịp thời các khoản chi phát sinh trong đơn vị. Các nội dung chi đƣợc phân loại theo các ký hiệu loại chứng từ tƣơng ứng các khoản chi cho con ngƣời, chi chuyên môn nghiệp vụ, chi mua sắm, sửa chữa TSCĐ, chi quản lý hành chính, chi sự nghiệp, dịch vụ khác chỉ mang tính tƣơng đối phù hợp.
Nhƣ vậy, qua các nội dung trình bày về tổ chức chứng từ kế toán nêu trên, cho thấy các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã đƣợc Chi cục thuế tổ chức lập chứng từ khá đầy đủ, kịp thời mặc dù còn một số chứng từ chƣa có mẫu quy định, hạn chế chất lƣợng thông tin cung cấp và xác định chính xác từng loại chi phí phát sinh. Việc tổ chức hệ thống chứng từ tại Chi cục thuế nhƣ
38
trên đã góp phần quan trọng vào việc kiểm soát thu, chi của đơn vị. Qua đó, tăng cƣờng công tác quản lý các nguồn thu, các khoản chi, đem lại hiệu quả cho việc sử dụng các nguồn lực tài chính tại đơn vị.
Đơn vị chƣa mở sổ đăng ký chữ ký những ngƣời có trách nhiệm theo quy định, điều này gây khó khăn cho việc quản lý, kiểm tra mẫu chữ ký mỗi khi cần thiết.
Qua phỏng vấn trực tiếp bộ phận kế toán, việc cho nợ chứng từ còn xảy ra hàng tháng, vì tinh thần làm việc chƣa nghiêm túc, còn cả nể. Những nguyên nhân trên làm dẫn đến tình trạng nợ chứng từ tại các bộ phận hoặc có thể bị các bộ phận bỏ quên chứng từ nếu nợ lâu.
Công tác lƣu trữ chứng từ kế toán chƣa đƣợc tốt, chƣa có địa điểm riêng dành cho việc lƣu trữ hồ sơ, chứng từ kế toán, toàn bộ đều đƣợc lƣu trữ tại phòng kế toán của đơn vị. Khi chứng từ đƣợc bổ sung thì bộ phận kế toán phải tìm kiếm thời gian phát sinh chứng từ và lục lại hồ sơ để lƣu trữ chứng từ bổ sung làm rất mất thời gian, ảnh hƣởng đến công tác tập hợp, lƣu trữ chứng từ và công tác kiểm tra kế toán.
2.2.2. Thực trạng tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Chi cục thuế đã căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán đƣợc quy định tại Chếđộ kế toán HCSN ban hành theo Thông tƣ số 107/2017/TT-BTC ngày