7. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
1.3. KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG ĐƠN VỊ BẢO HIỂM XÃ HỘI
1.3.1. Đặc điểm hoạt động trong đơn vị Bảo hiểm xã hội
Theo Tổ chức Lao động quốc tế (ILO) thì BHXH là sự bảo vệ của xã hội đối với các thành viên của mình thông qua các biện pháp công cộng nhằm chống lại các khó khăn về kinh tế, xã hội do bị ngừng hoặc giảm thu nhập gây ra bởi ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, thất nghiệp, thương tật, tuổi già, chết; đồng thời đảm bảo các chăm sóc y tế và trợ cấp cho các gia đình đông con [7].
Theo Luật Bảo hiểm xã hội số 58/2014/QH13 ngày 20/11/2014 định nghĩa [16]: “Bảo hiểm xã hội là sự đảm bảo thay thế hoặc bù đắp một phần thu nhập của người lao động khi họ bị giảm hoặc mất thu nhập do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hết tuổi lao động hoặc chết, trên cơ sở đóng vào quỹ bảo hiểm xã hội”.
Như vậy, BHXH là một hình thức bảo hiểm có tầm quan trọng đối với một quốc gia. Nó có một số đặc điểm cơ bản sau:
- Mục đích hoạt động của BHXH không vì lợi nhuận mà vì quyền lợi của người lao động và cộng đồng.
24
- Hoạt động BHXH nhằm huy động sự đóng góp của người lao động, người sử dụng lao động và Nhà nước nhằm tạo lập tài chính để phân phối sử dụng nó đảm bảo bù đắp một phần thu nhập nhất định nào đó cho người lao động khi có những sự cố như: tai nạn, ốm đau, thai sản, hưu trí,...
- Việc phân phối sử dụng quỹ BHXH được chia làm hai phần:
+ Phần thực hiện chế độ hưu trí mang tính chất bồi hoàn. Mức bồi hoàn phụ thuộc vào mức đóng góp vào quỹ BHXH.
+ Các chế độ còn lại vừa mang tính chất bồi hoàn, vừa mang tính chất không bồi hoàn. Nghĩa là, người lao động trong quá trình lao động không bị ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, thất nghiệp, tử tuất, bệnh nghề nghiệp thì không được bồi hoàn. Ngược lại, nếu trong quá trình làm việc mà người lao động ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, thất nghiệp, tử tuất, bệnh nghề nghiệp thì được cơ quan BHXH chi trả theo chế độ quy định hiện hành.
Quy định về các chế độ BHXH ở nước ta hiện nay bao gồm [16]: - Bảo hiểm xã hội bắt buộc, gồm các chế độ sau đây:
+ Ốm đau; + Thai sản;
+ Tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; + Hưu trí;
+ Tử tuất.
- Bảo hiểm xã hội tự nguyện, gồm các chế độ sau đây: + Hưu trí;
+ Tử tuất.
- Bảo hiểm thất nghiệp, gồm các chế độ sau đây: + Trợ cấp thất nghiệp;
+ Hỗ trợ học nghề; + Hỗ trợ tìm việc làm.
25
Có thể nói, sự tồn tại và phát triển quỹ BHXH phụ thuộc vào điều kiện phát triển kinh tế, xã hội của xã hội loài người nói chung, của từng nước nói riêng. Việc vận dụng và thực hiện các chế độ BHXH do tổ chức quốc tế về lao động quy định hoàn toàn phụ thuộc vào điều kiện kinh tế xã hội của từng nước, vừa ổn định đời sống của người lao động, vừa ổn định phát triển kinh tế xã hội của đất nước.
1.3.2. Mục tiêu kiểm soát nội bộ trong đơn vị Bảo hiểm xã hội
Do tính chất đặc thù của ngành BHXH Việt Nam là hoạt động vì mục tiêu xã hội, thực hiện chính sách an sinh xã hội do Nhà nước giao; vì vậy, mục tiêu KSNB trong đơn vị BHXH bao gồm [20]:
- Thứ nhất, hoạt động kiểm soát trong đơn vị BHXH cần được thực hiện ở mọi khâu, mọi quy trình, đặc biệt là với những hoạt động có rủi ro cao như thu, chi tài chính. Xây dựng hệ thống KSNB vững mạnh sẽ góp phần giúp đơn vị đạt được các mục tiêu kiểm soát trong các hoạt động của đơn vị.
- Thứ hai, KSNB vững mạnh sẽ làm tăng sự tuân thủ quy định thu của BHXH Việt Nam và pháp luật của cán bộ viên chức ngành BHXH và của đơn vị sử dụng lao động, hoạt động thu được kiểm soát chặt chẽ, do đó công tác thu đảm bảo được thu đúng, thu đủ và thu kịp thời vào quỹ BHXH, BHYT, BHTN, góp phần phòng chống thất thoát thu.
- Thứ ba, hệ thống KSNB vững mạnh còn góp phần giúp cho công tác chi trả được nhanh chóng, kịp thời, chính xác, an toàn, đúng chế độ cho người thụ hưởng. Đồng thời, với hệ thống KSNB vững mạnh sẽ kiểm soát được chặt chẽ hoạt động thu, chi tài chính, giảm rủi ro các hành vi gian lận, vi phạm pháp luật về BHXH, BHYT, BHTN, hạn chế thất thoát và phòng ngừa hành vi trục lợi quỹ BHXH, BHYT, BHTN góp phần đảm bảo an sinh xã hội cho đất nước.
26
1.3.3. Các yếu tố cơ bản của hoạt động kiểm soát nội bộ trong đơn vị bảo hiểm xã hội
1.3.3.1 Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát là nền tảng cho tất cả các yếu tố khác trong KSNB trong hoạt động BHXH. Các yếu tố về môi trường kiểm soát tạo lập kỷ cương, đạo đức và cơ cấu tổ chức trong đơn vị BHXH.
- Tính chính trực và giá trị đạo đức: nhiệm vụ cơ bản của ngành BHXH là đảm bảo an sinh xã hội, mang tính chất phục vụ không vì mục đích lợi nhuận, đảm bảo hỗ trợ một phần thu nhập cho người lao động khi họ gặp phải những rủi ro gây mất hoặc giảm thu nhập. Với tính chất đặc thù của ngành BHXH là phục vụ nên toàn bộ cán bộ viên chức ngành BHXH phải xác định mục tiêu chính trong công tác là phục vụ đối tượng tham gia BHXH, BHYT, BHTN. Cán bộ, viên chức ngành BHXH phải luôn trau dồi chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp, thực hiện nghiêm quy tắc ứng xử của người cán bộ viên chức để phục vụ tốt cho đối tượng, không gây phiền hà, nhũng nhiễu, hạch sách đối tượng đến liên hệ công tác.
- Năng lực nhân viên: để thực hiện tốt vai trò phục vụ đối tượng tham gia các loại hình BHXH, BHYT ngày một mở rộng theo chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước, tiến tới BHXH cho mọi người lao động, BHYT toàn dân, ngành BHXH cần có một đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức bảo đảm về chất lượng, có bản lĩnh chính trị vững vàng, có ý thức, trách nhiệm, có tinh thần phục vụ đối tượng, phục vụ nhân dân. Đồng thời, trong tình hình hiện nay, các đơn vị sử dụng lao động luôn né tránh, trốn đóng BHXH, BHYT, BHTN cho người lao động, nhiều đơn vị chiếm dụng quỹ BHXH, nợ đóng BHXH, BHYT, BHTN cho người lao động trong thời gian dài làm ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động khi xảy ra rủi ro, một số khác làm khống chứng từ để trục lợi quỹ BHXH, BHYT, BHTN,…
27
Trước tình hình đó đòi hỏi cán bộ viên chức ngành BHXH phải đảm bảo trình độ chuyên môn để tránh thất thoát quỹ BHXH, BHYT, BHTN. Việc tuyển dụng viên chức ngành BHXH thông qua thi tuyển để lựa chọn được những người có năng lực để thực hiện tốt công tác được giao. Đồng thời, ngành BHXH cũng thường xuyên tổ chức các lớp đào tạo, tập huấn, bồi dưỡng nhằm nâng cao trình độ cho cán bộ viên chức.
- Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo: lãnh đạo ngành BHXH rất quan tâm tới KSNB. Ngành BHXH từ trung ương đến địa phương đều ban hành các quy tắc ứng xử trong cơ quan. Thường xuyên nghiên cứu các rủi ro có thể xảy ra trong hoạt động của đơn vị, khi phát hiện sai sót thì kịp thời điều chỉnh. Luôn duy trì chế độ báo cáo thường xuyên, định kỳ từ địa phương đến trung ương.
-Cơ cấu tổ chức: Ngày 05/01/2016, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 01/2016/NĐ-CP quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
28
Hình 1.2: Cơ cấu tổ chức của BHXH Việt Nam
29
Theo đó, Bảo hiểm xã hội Việt Nam là cơ quan Nhà nước trực thuộc Chính phủ. Chức năng, quyền hạn và cơ cấu tổ chức được quy định rõ ràng, chặt chẽ từ trung ương đến địa phương phù hợp với đặc điểm nhiệm vụ hoạt động của đơn vị. Có sự phân công trách nhiệm rõ ràng cho từng cán bộ viên chức trong đơn vị để đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ và thực hiện được chức năng giám sát chéo lẫn nhau.
- Chính sách nhân sự: để thực hiện mục tiêu trong hoạt động BHXH, nhà lãnh đạo phải đưa ra những hệ thống văn bản thống nhất, quy định chi tiết việc tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, bổ nhiệm. Nhân viên được tuyển dụng phải bảo đảm được về tư cách đạo đức cũng như kinh nghiệm để thực hiện công việc được giao. Nhà lãnh đạo cần thiết lập các chương trình động viên, khuyến khích bằng các hình thức khen thưởng và nâng cao mức khuyến khích cho những hoạt động cụ thể. Đồng thời, những hình thức kỷ luật nghiêm khắc cho các hành vi vi phạm cũng cần được các nhà lãnh đạo quan tâm.
- Quan hệ với các cơ quan quản lý Nhà nước: việc duy trì và thực hiện trách nhiệm báo cáo với các cơ quan quản lý trực tiếp và gián tiếp của Nhà nước, Chính phủ đối với tổ chức BHXH. Phối hợp với các cơ quan chức năng có liên quan trong việc kiểm tra việc thực hiện các chính sách về BHXH nhằm bảo vệ lợi ích chính đáng của người lao động.
Như vậy, môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố ảnh hưởng đến quá trình thiết kế, vận hành và xử lý dữ liệu của hệ thống KSNB trong đơn vị, trong đó nhân tố quan trọng và chủ yếu là nhận thức của hoạt động kiểm tra, kiểm soát và điều hành hoạt động của nhà quản lý lãnh đạo.
1.3.3.2. Đánh giá rủi ro
KSNB phục vụ để đạt mục tiêu của tổ chức, việc đánh giá rủi ro là rất quan trọng vì nó ghi nhận các sự kiện quan trọng đe dọa đến mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị.
30
Trong ngành BHXH, việc nhận dạng các rủi ro và mức độ ảnh hưởng của các rủi ro có thể xảy ra là một bộ phận quan trọng của hệ thống KSNB. Trong hoạt động BHXH, các rủi ro được ghi nhận chủ yếu ở hoạt động thu, chi các quỹ bảo hiểm. Ngoài các rủi ro xuất phát từ năng lực và đạo đức nhân viên BHXH, rủi ro thu các khoản BHXH, BHYT, BHTN không đủ có thể do các đơn vị sử dụng lao động không cung cấp thông tin đầy đủ hay rủi ro chi BHXH, BHYT, BHTN không đúng đối tượng do người lao động khai man thông tin. Ngoài ra, hoạt động BHXH còn đứng trước rủi ro mất cân đối thu - chi các quỹ BHXH, BHYT, BHTN. Với số thu các quỹ BHXH, BHYT, BHTN như hiện nay, quỹ BHXH, BHYT, BHTN nếu không có sự đầu tư thích hợp và an toàn để tăng trưởng các quỹ thì trong tương lai với sự tăng giá và điều chỉnh thu nhập, câu hỏi đặt ra liệu các quỹ BHXH, BHYT, BHTN có còn đủ khả năng chi trả các chế độ cho người lao động hay không. Từ đó, đòi hỏi sự cần thiết sớm đưa ra các biện pháp để khắc phục rủi ro xuất phát từ cân đối thu - chi các quỹ BHXH, BHYT và BHTN.
1.3.3.3. Hoạt động kiểm soát
Bảo hiểm xã hội Việt Nam là đơn vị Nhà nước trực thuộc Chính phủ nên mọi hoạt động kiểm soát được quy định chặt chẽ thông qua: Luật BHXH [16]; Luật BHYT [17], Luật Việc làm [18] liên quan đến BHTN, các Nghị định Chính phủ; các Bộ ngành liên quan: Bộ Y tế, Bộ Lao động Thương binh và Xã hội, Bộ Tài chính... Tuy nhiên, vấn đề đặt ra là hoạt động kiểm soát trong thực tế có được áp dụng đúng với các quy định hướng dẫn hay không. Nếu thực hiện các quy định của hoạt động kiểm soát không đầy đủ thì rủi ro chắc chắn sẽ xảy ra. Cần phải phân chia trách nhiệm rõ ràng cho nhiều nhân viên chứ không thể để một nhân viên kiêm nhiệm làm nhiều khâu, chẳng hạn như nhân viên thu kiêm nhiệm luôn công việc của nhân viên cấp thẻ BHYT, sổ BHXH; nhân viên kế toán kiêm nhiệm công việc của nhân viên giải quyết
31
chế độ chính sách; việc một người làm từ khâu đầu đến khâu cuối rất dễ phát sinh rủi ro sai phạm, phát sinh tiêu cực. Do vậy, việc thực hiện các hoạt động kiểm soát đúng theo quy định là vô cùng quan trọng để giảm thiểu các rủi ro xảy ra sai phạm trong nội bộ BHXH.
- Thủ tục phân quyền và xét duyệt: việc thực hiện các nghiệp vụ tại đơn vị BHXH chỉ được thực hiện bởi người được ủy quyền trong phạm vi trách nhiệm được phân quyền của họ. Đây là một cách thức để đảm bảo rằng nhân viên hành động đúng theo hướng dẫn và trong giới hạn được quy định bỡi người lãnh đạo và pháp luật.
- Phân chia trách nhiệm: để giảm thiểu rủi ro về việc sai sót, hành động cố ý làm sai trong các hoạt động thu, chi các khoản BHXH, BHYT, BHTN thì không một cá nhân nào được giao một việc từ khâu đầu cho tới khâu cuối. Tuy nhiên, ở các đơn vị, phòng/ban đơn vị BHXH nếu có ít nhân viên để thực hiện việc phân chia trách nhiệm, khi đó nhà lãnh đạo phải nhận biết được rủi ro và có biện pháp kiểm soát khác như sự luân chuyển nhân viên, tránh để nhân viên xử lý các mặt nghiệp vụ trong một thời gian dài,…
- Kiểm soát việc tiếp cận tài sản và sổ sách: việc tiếp cận tài sản và sổ sách trong ngành BHXH phải được giới hạn trong những cá nhân mà họ được giao nhiệm vụ bảo quản hoặc sử dụng tài sản. Trách nhiệm của người bảo quản tài sản thể hiện qua việc quản lý chứng từ, sổ sách, dữ liệu thông tin người đóng, người hưởng các chế độ BHXH, BHYT và BHTN.
- Kiểm tra và đối chiếu: các nghiệp vụ thu, chi BHXH, BHYT, phải được kiểm tra, đối chiếu thông tin giữa thông tin người lao động, đơn vị sử dụng lao động cung cấp với cơ sở dữ liệu ngành BHXH quản lý trước và sau khi xử lý. Thí dụ, phải kiểm tra thông tin người kê khai hưởng BHTN với các giấy tờ chứng minh người lao động đang thất nghiệp, số tháng đóng BHTN,…
32
1.3.3.4. Thông tin và truyền thông
Thông tin và truyền thông trong đơn vị BHXH vô cùng quan trọng đòi hỏi ngành BHXH cần hiện đại hóa hệ thống công nghệ thông tin, thiết lập các hệ thống báo cáo trong đó chứa đựng những thông tin về tài chính, hoạt động hoặc tuân thủ có thể giúp cho ban lãnh đạo có thể thu thập và nhận biết chính xác, kịp thời, đầy đủ các thông tin liên quan đến trách nhiệm và hoạt động đạt được mục tiêu của đơn vị mình; đầu tư các hệ thống phần mềm trong các nghiệp vụ ngăn chặn các rủi ro rò rỉ thông tin trong quá trình tác nghiệp nghiệp vụ cũng chính là các chốt kiểm soát quan trọng trong hệ thống KSNB của ngành BHXH.
Hoạt động thông tin trong ngành BHXH cần được truyền đạt xuyên suốt từ trên xuống dưới, báo cáo từ dưới lên trên, và thông tin tới các ngành liên quan. Qua đó từng nhân viên ngành BHXH sẽ biết và hiểu được nhiệm vụ của mình và kết quả công việc của mình được đánh giá ra sao để phát huy hoặc cải tiến nhằm đạt mục tiêu chung của ngành.
1.3.3.5. Hoạt động giám sát
Công tác giám sát trong ngành BHXH được thực hiện thường xuyên hàng ngày. Đặc điểm hoạt động của ngành BHXH là phục vụ, việc giám sát thường xuyên giúp cơ quan BHXH kịp thời thu thập và xử lý thông tin nhằm nâng cao chất lượng phục vụ nhân dân, phục vụ đối tượng tham gia BHXH, BHYT, BHTN. Thường xuyên báo cáo hoạt động, báo cáo tài chính với cấp trên để lãnh đạo nắm tình hình đơn vị, kịp thời có các biện pháp, hoạt động nhằm hoàn thành mục tiêu của đơn vị.
Bên cạnh giám sát thường xuyên thì báo cáo định kỳ cũng được thực